Estimar el esfuerzo y los costos de un proyecto es, para algunos gestores de proyectos, uno de los aspectos más difíciles de la gestión de proyectos.
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Para preparar un plan de proyecto preciso y completo, será necesario, de hecho, estimar muchos factores: cuánto tiempo tomará realizar el trabajo, cuánto costará, cuánto dinero ahorrará o generará el proyecto, el nivel de riesgo y una multitud de otros aspectos.
La estimación es la determinación aproximada del tamaño, alcance, valor, costo o naturaleza de algo.
Como muchos gestores de proyectos dirán, la palabra clave en esta definición es «aproximada».
El núcleo de la gestión de proyectos es, por tanto, incluso con una experiencia previa significativa, la incertidumbre inherente a cualquier proyecto. Esto simplemente no permite una precisión absoluta en las estimaciones.
Métodos de estimación del esfuerzo y los costos de un proyecto
No es necesario volver a analizar las diferencias entre esfuerzo y duración, tema sobre el que ya hemos profundizado en este artículo. Mantengámonos en el concepto de que la estimación es esencialmente una hipótesis y veamos qué se puede hacer para convertirla en el mejor escenario posible.
A continuación se presentan cinco métodos para lograr las estimaciones más realistas posibles:
- Pide a la persona encargada de ejecutar el trabajo que elabore la estimación.
- Pide la opinión de un experto o una persona con experiencia en ese ámbito específico.
- Utiliza datos existentes —por ejemplo, de proyectos anteriores similares— y realiza los ajustes pertinentes (lecciones aprendidas).
- Utiliza pruebas, estudios de campo u otras experiencias simuladas como guía.
Todos estos enfoques son definitivamente válidos y, según el caso, algunos funcionarán mejor que otros.
El mejor enfoque dependerá de factores como la disponibilidad de datos históricos, las capacidades de estimación de los ejecutores o expertos en el área correspondiente y el tiempo disponible para elaborar una estimación.
Las estimaciones deben representar lo que el gestor de proyectos considera el resultado más probable; por lo tanto, no debe preocuparse por aplicar su criterio a los insumos recibidos, siempre que tenga una razón válida para hacerlo.
Riesgos de la estimación
La estimación es, sin duda, un proceso difícil y existen muchos factores que pueden afectar la precisión o validez de las estimaciones de esfuerzo o costos de un proyecto.
Entre los riesgos más comunes se encuentran los siguientes:
- Ámbito de trabajo mal definido: esto puede ocurrir cuando el trabajo no está suficientemente desglosado o cuando se interpretan erróneamente los elementos individuales del trabajo.
- Omisiones: en resumen, algo se ha dejado fuera.
- Optimismo excesivo: en este caso, se toma como base para la estimación un escenario exitoso y ni siquiera se considera el peor caso.
- Amortiguación: ocurre cuando el estimador incluye un factor de seguridad en la estimación, una especie de margen que garantiza que la estimación se cumpla o no se supere.
- Falta de consideración de riesgos e incertidumbre
- Estimaciones apresuradas: si las estimaciones se realizan bajo presión para cumplir un plazo demasiado ajustado, es muy probable que resulten irreales.
- El ejecutor y el estimador tienen dos niveles diferentes de habilidad: las personas trabajan con distintos niveles de eficiencia y, a veces, esto afecta significativamente el tiempo y los costos de una actividad. Por ello, es necesario realizar la estimación considerando quién llevará a cabo realmente el trabajo.
- Presión externa: a muchos gestores de proyectos se les asignan objetivos específicos —y a veces irreales— de esfuerzo y costos del proyecto. Si un gestor de proyectos se encuentra en esta situación, debe comunicar claramente lo que considera razonablemente alcanzable.
- Falta de participación de los ejecutores de la actividad: una estimación elaborada sin involucrar a quienes ejecutarán la actividad podría ser inexacta porque se basa en concepciones erróneas. Por eso, siempre es importante comparar directamente al estimador con el ejecutor.
Juego de Planificación: un método de estimación
Además de los métodos tradicionales para estimar el esfuerzo y los costos de un proyecto, existe otro, utilizado principalmente por los equipos Agile: el Planning Game.
El propósito de usar este método es evitar la influencia de otros participantes.
El Planning Game debe obligar a las personas a pensar de forma independiente y proponer sus cifras de estimación simultáneamente, sin aportes ni influencia de otros participantes.
Veamos cómo se lleva a cabo normalmente un planning game. Cada participante dispone de una serie de tarjetas con valores estimados (los valores pueden ser, incluso de forma aproximada, los de la sucesión de Fibonacci).
Luego se considerarán las actividades individuales a realizar. Cada miembro del equipo evalúa todos los factores de la actividad del proyecto y selecciona una tarjeta que colocará boca abajo sobre la mesa. Una vez que todos los participantes hayan realizado su elección, se voltean las tarjetas.
No es posible seleccionar dos tarjetas para la misma actividad.
A continuación, los participantes revisarán las evaluaciones realizadas y discutirán conjuntamente las razones de sus elecciones.
De esta manera, cada participante pensará de forma independiente en cuánto esfuerzo dedicará el equipo para completar la actividad en cuestión.
Una vez finalizada la discusión, se repetirá la evaluación hasta que todos los participantes asignen a la actividad el mismo valor. Luego, este valor se registrará en la actividad correspondiente y el proceso se repetirá para la siguiente actividad del proyecto, y así sucesivamente hasta finalizar.
Para cada actividad, los valores más alto y más bajo asignados serán fundamentales. No necesariamente quienes han otorgado dichas valoraciones están equivocados, pero es posible que estos miembros del equipo posean información o conocimientos valiosos para lograr una estimación más realista.
De este modo, al finalizar el Planning Game, se obtendrá una estimación compartida para cada actividad individual del proyecto. Así, ningún miembro del equipo ni ninguna parte interesada externa podrá culpar a nadie por estimaciones incorrectas.
El Planning Game también recibe, en ocasiones, el nombre de Planning Poker o Scrum Poker, y es una derivación del Delphi Method, una técnica de toma de decisiones grupal en la que los participantes entregan sus estimaciones a un facilitador, quien se encarga de proporcionar un resumen anónimo de las evaluaciones de los expertos junto con una explicación.
El Juego de Planificación para superar los riesgos de estimación del esfuerzo: conclusiones
En última instancia, la técnica de estimación de esfuerzo y costos más adecuada para cada proyecto individual depende de la experiencia del gestor de proyectos, sus preferencias y los parámetros disponibles en cada situación.
Además, actualmente existen programas de software de gestión de proyectos que utilizan estadísticas para ayudar a los gestores de proyectos a calcular contingencias destinadas a manejar riesgos, incertidumbres y lo desconocido de forma relativamente fluida.
Aunque existen algunas diferencias menores, el concepto básico es el mismo en todas las herramientas: ofrecer un conjunto de resultados posibles para cada elemento de trabajo individual de cada proyecto. ¿Has probado ya las estadísticas de TwProject de forma gratuita? Si aún no lo has hecho, disfruta ahora de la prueba gratuita de 15 días.
