El trabajo desde casa es una modalidad laboral que ha tenido un creciente éxito en los últimos años. En la actualidad, el trabajo desde casa es prácticamente la única opción que la mayoría de las empresas se ven obligadas a adoptar si no quieren cerrar.
CONTENIDO
- ¿Qué es la gestión virtual de proyectos y cómo funciona?
- 5 consejos efectivos para la gestión remota de proyectos
- 1. Contar con un sistema
- 2. Usar las herramientas de comunicación de forma adecuada
- 3. Construir y mantener la confianza
- 4. Aprovechar al máximo las reuniones virtuales
- 5. Enfatizar la responsabilidad
Los gestores de proyectos deben, por tanto, gestionar el único canal de comunicación disponible: el canal de comunicación virtual, que, si se gestiona adecuadamente, puede ser tan eficaz como el presencial.
Siempre que los gestores sean capaces de guiar, delegar tareas, celebrar reuniones y supervisar a las personas dondequiera que se encuentren, la gestión remota de un proyecto puede seguir siendo exitosa.
¿Qué es la gestión virtual de proyectos y cómo funciona?
La gestión virtual de proyectos se basa en el trabajo de un equipo de proyecto desde distintas ubicaciones, y, en la mayoría de los casos, sus miembros nunca se reúnen en persona.
Muchas responsabilidades y el ciclo de vida del proyecto son las mismas que en la gestión de proyectos «tradicional», aunque otros factores son completamente diferentes.
No existe una solución única para ser un gestor virtual de proyectos exitoso. Todo dependerá de las estrategias y objetivos que siga una organización, así como de la política de la empresa.
La mayor diferencia entre la gestión virtual de proyectos y la gestión tradicional radica, sin duda, en el canal de comunicación.
Un buen gestor virtual de proyectos (PM) debe ser empático y capaz de percibir, incluso de forma remota, sensaciones de caos o confusión generalizada dentro del equipo.
Además, como nunca antes, es indispensable invertir en software de gestión de proyectos (enlace a Inicio) para ayudar al gestor de proyectos a mantenerse actualizado en tiempo real sobre el avance de las actividades.
5 consejos efectivos para la gestión remota de proyectos
Lo que buscamos con este artículo es ofrecer a los gestores de proyectos que deben llevar a cabo proyectos gestionados de forma remota algunas sugerencias que los orienten.
1. Contar con un sistema
La naturaleza misma de un equipo virtual hace que su gestión a largo plazo sea más difícil que la de un equipo «tradicional».
Las dificultades en la comunicación o la planificación pueden provocar la pérdida de información importante durante el proceso.
Más aún, puede resultar difícil determinar en cualquier momento quién está trabajando en qué o cuándo están disponibles los distintos miembros del equipo.
Demasiada ambigüedad en un equipo virtual puede derivar en problemas importantes para el proyecto.
Si un gestor virtual de proyectos no dispone de un sistema bien establecido para supervisar el progreso, el flujo de trabajo y las expectativas, el equipo tendrá dificultades para ser eficiente.
Los líderes exitosos son proactivos y organizados, lo que les permite asegurarse de que todos estén alineados y trabajen hacia objetivos claramente definidos.
2. Usar las herramientas de comunicación de forma adecuada
Como ya se mencionó, la comunicación es fundamental en el caso de los equipos virtuales.
Afortunadamente, existen muchas tecnologías y herramientas que facilitan enormemente compartir información y colaborar con otras personas.
Para la mayoría de los equipos virtuales más eficientes, el correo electrónico se ha vuelto prácticamente obsoleto.
Herramientas de colaboración como plataformas de videoconferencia, programas de mensajería instantánea, software de gestión de proyectos y nubes de almacenamiento y compartición de documentos permiten a los equipos acceder rápidamente a la información y los materiales que necesitan en cualquier momento.
Estas herramientas también ayudan a los empleados a aclarar situaciones problemáticas y a brindar apoyo de forma más efectiva.
Es, por tanto, fundamental que el gestor de proyectos tenga claridad sobre qué herramientas están disponibles y para qué deben usarse.
3. Construir y mantener la confianza
Aunque un equipo virtual cuente con los mejores procesos y herramientas, no logrará resultados positivos si sus miembros no confían unos en otros o —peor aún— no confían en su gestor de proyectos.
La falta de confianza puede manifestarse de diversas formas, pero, en la mayoría de los casos, el problema de fondo es la ausencia de relaciones sólidas y genuinas dentro del equipo.
Para trabajar juntos de forma productiva, las personas deben comprenderse y confiar unas en otras.
Los gestores virtuales de proyectos deben recordar, por tanto, que estas relaciones son importantes y, para mantenerlas y cultivarlas, deben promover regularmente ejercicios de team building.
4. Aprovechar al máximo las reuniones virtuales
Las reuniones virtuales son una de las formas más efectivas en que los equipos remotos pueden compartir información, revisar el progreso y establecer prioridades.
También constituyen una buena oportunidad para mantener relaciones y familiarizarse más y sentirse más cómodos entre sí.
Una reunión virtual nunca debe ser algo obvio ni improvisado; debe planificarse con mucho cuidado.
Las reuniones deben ser lo suficientemente regulares para que los participantes sepan qué esperar de ellas, pero no tan frecuentes como para interferir con su trabajo diario.
La información se compartirá en las actas, que también pueden almacenarse en los documentos del software de gestión de proyectos.
5. Enfatizar la responsabilidad
Una de las actividades más importantes para un gestor virtual de proyectos es asegurarse de que cada miembro se sienta responsable de su propio trabajo.
Dado que los miembros del equipo suelen depender mucho unos de otros, el incumplimiento de compromisos por parte de algunos puede dificultar que el resto del equipo cumpla con los suyos.
Los líderes virtuales no solo deben dar ejemplo en cuanto a la asunción de responsabilidades, sino también definir claramente qué se espera de cada persona y cómo se distribuyen dichas responsabilidades.
Sin embargo, la comunicación es crucial, porque es imposible exigir responsabilidad por un resultado si la persona no ha comprendido cabalmente lo que se espera de ella.
Al comunicar las expectativas con anticipación y verificarlas periódicamente con las personas involucradas, los gestores virtuales de proyectos pueden sentar una base sólida para hacer que todo el equipo asuma responsabilidades.
Actualmente vivimos un momento en que es necesario que las personas puedan gestionar estos entornos de trabajo virtuales.
Un buen gestor virtual de proyectos puede marcar la diferencia entre un equipo remoto eficiente y uno que no logra alcanzar sus objetivos de forma consistente.
Un buen gestor virtual de proyectos comprende que un equipo remoto tiene necesidades y características muy distintas a las de un equipo tradicional.
Esto permitirá implementar soluciones y prácticas que faciliten el éxito de todos en sus funciones mientras trabajan de forma remota.
