Uno de los mayores desafíos que un gestor de proyectos puede enfrentar al integrarse a un nuevo equipo es lograr cambios positivos y que estos surtan efecto sin encontrar resistencia por parte del equipo.
Uno de los ejemplos más frecuentes ocurre cuando un gestor de proyectos decide introducir una nueva herramienta de gestión de proyectos.
Este momento de cambio, aunque pueda percibirse como muy estresante, es en realidad una excelente oportunidad para que una empresa mejore su estrategia y sus organizaciones.
Entonces, ¿qué pasa si tú eres ese gestor de proyectos? ¿Qué pasa si realmente deseas transformar la organización de tu empresa con un nuevo software de gestión de proyectos?
Define tus expectativas:
Una de las acciones más importantes que debes realizar antes de introducir un nuevo software es identificar tus objetivos. Debes responder estas dos preguntas:
- ¿Cuáles son las razones principales por las que buscas una herramienta de gestión de proyectos?
- ¿Cuáles son las funciones clave del software que elegiste?
Estas preguntas muy sencillas te permitirán analizar qué le falta actualmente a tu equipo y cuáles son los hitos que deseas alcanzar en el futuro. A continuación, algunos ejemplos:
«Realmente necesito que todos vean en qué están trabajando, dejar de perder tiempo con correos electrónicos, señalar problemas y retrasos. El software que elegí cuenta con excelentes tableros que muestran la lista de tareas activas por prioridad.»
«Comencé a buscar un software de gestión de proyectos porque realmente no sabemos cuánto cuestan nuestros proyectos. Queríamos registrar horas y generar informes con los costos de los recursos. Elegimos el software que nos permite gestionar los costos de los recursos fácilmente, junto con una herramienta de registro de horas.»
Una vez que tengas claros tus objetivos, sé realista y establece algunos logros pequeños para el corto plazo. Tener expectativas realistas es muy importante; de hecho, es un punto clave: si esperas alcanzar metas irreales, tu equipo experimentará inmediatamente una sensación de fracaso, lo que hará que el software fracase también.
Al mismo tiempo, si no comunicas tus expectativas, nadie comprenderá cuánto beneficiosa será esta transformación y abandonarán el software.
Nadie dijo que fuera fácil…
Comunicación con el equipo: el cambio es para mejorar…
El otro punto clave al introducir un nuevo software en una empresa es hacer entender a todos que esto realmente ayudará a que todos trabajen mejor, no solo al gestor de proyectos.
En algunos casos, esto resulta muy difícil.
Si eres el gestor de proyectos de un equipo cohesionado, quizás esto no te afecte directamente, pero ahora me dirijo a todos aquellos gestores que deben administrar un equipo grande, tal vez distribuido, con varias personas que trabajan de formas distintas. Entonces, ¿cómo lograr que sientan que los cambios son para mejorar?
No es un software para controlar quién trabaja y quién no. Puede parecer algo negativo decirlo, pero la mayoría de las veces este tipo de software se percibe como una herramienta de control. No lo es, y debes explicarlo claramente. No importa si, en el futuro, obtendrás informes impresionantes sobre todas las horas trabajadas ni si, gracias al software, podrás identificar quién tiene demasiada carga de trabajo. La razón del cambio no es el control, o al menos no debería serlo ;-).
Sé tú mismo gestor de proyectos y organiza mejor tu trabajo. Una vez que el gestor de proyectos haya creado la estructura de las tareas, con sus dependencias y cronogramas, todo el equipo podrá revisar sus prioridades, organizar sus pendientes y gestionar su trabajo de forma autónoma. Si tú, como gestor de proyectos, logras que comprendan la utilidad de esta nueva responsabilidad, los tendrás a bordo.
Estos son solo dos ejemplos de lo que puedes destacar ante tu equipo para que entiendan cuán útil puede ser un software de gestión de proyectos y para que sepan que es una herramienta para todo el equipo.
Obtén el máximo rendimiento del software
Al seguir esta estrategia sencilla pero efectiva para introducir el nuevo software en tu empresa, obtendrás resultados notables con el tiempo. Si tu equipo utiliza el software e ingresa y actualiza los datos sin dificultad, lograrás algo como lo siguiente:
Ingresar estimaciones y worklog → seguimiento de la carga de trabajo y los costos del equipo
Cuando el software se introduce adecuadamente, comenzarás a ingresar diagramas de proyectos y asignarás tus recursos con estimaciones y costos horarios. Gracias a esto, y al hecho de que tu equipo ingrese su worklog, podrás visualizar la carga de trabajo de tus recursos, controlar el avance de las tareas y verificar los costos, con todos los datos actualizados en tiempo real.
Gestionar equipos y agendas → compartir reuniones y documentos
Si comienzas a usar una agenda compartida, podrás compartir citas y crear reuniones fácilmente según los grupos de trabajo asociados a las tareas. Podrás verificar indisponibilidades y, mediante la misma conexión, compartir documentos de forma sencilla.
Lee más aquí sobre la gestión de agendas de equipos distribuidos.
Usar listas de verificación de tareas → autorregulación y responsabilidad
Cuando se introduce un software de gestión de proyectos, también puede ofrecerte la posibilidad de llevar un seguimiento de listas de pendientes vinculadas a los proyectos. Esta es una forma muy útil para que todos los usuarios organicen y prioricen su trabajo; finalmente, dejarán de usar notas en sus escritorios y ninguna idea ni mensaje se perderá.
Si sientes que tu equipo necesita una forma más estructurada de trabajar, probablemente sea el momento de introducir un software de gestión de proyectos. Sí, será un gran cambio, pero puedes obtener resultados reales si sigues nuestra estrategia. Nuestro software, Twproject, puede brindarte realmente todos los resultados mencionados anteriormente, con todas esas funciones integradas en una sola plataforma.
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