La mayoría de los gerentes de proyectos deben enfrentar proyectos cuya planificación se realizó incorrectamente, sin alinearse con las expectativas del cliente, con el mal resultado de grandes retrasos y sobrecostos presupuestarios, y quizás esto también te haya sucedido a ti.
Es cierto que las empresas están en constante renovación, los equipos de trabajo son heterogéneos y distribuidos, cada vez más flexibles, y, con frecuencia, esta flexibilidad obliga a los gerentes de proyectos a revisar sus procesos para hacerlos también más flexibles. Las metodologías ágiles son la respuesta perfecta a esta necesidad.
En la década de 1990, hubo una desviación significativa de los proyectos respecto de la planificación y, sobre todo, de los requisitos del cliente, particularmente en el sector de desarrollo de software que utilizaba el enfoque tradicional en cascada (waterfall).
Hoy, como entonces, las empresas planifican y evalúan el proyecto según los requisitos inicialmente establecidos, realizando únicamente una entrega final del producto, lo que podría generar malentendidos. El proyecto, gestionado así, suele terminar tarde y fuera del presupuesto.
Los métodos ágiles, como SCRUM, surgen de la necesidad de mover el proyecto desde la parte planificada y contratada para acercarlo al cliente, a sus necesidades y a su satisfacción durante todo el proceso de desarrollo.
Una empresa que decide adoptar este marco de trabajo puede minimizar los riesgos mediante un seguimiento cíclico del avance del proyecto. Al involucrar al equipo y al cliente durante todo el proceso, es mucho más fácil mantenerse alineado con la planificación y cumplir con los plazos y el presupuesto.
¿Qué es la metodología SCRUM?
Es la más conocida de las técnicas ágiles; se trata de un marco de trabajo, un conjunto de procedimientos, para la gestión iterativa del proceso de desarrollo a partir de un conjunto predeterminado de tareas. Se basa en la idea de refinar, iteración tras iteración, la idea inicial del cliente, según lo que se entrega periódicamente y según sus comentarios.
Al inicio del proyecto definimos una lista de tareas (backlog); luego, de forma cíclica, seleccionamos un subconjunto priorizado ejecutable en aproximadamente 1-2 semanas (sprint); se completan las tareas y, al final del sprint, se somete el resultado al cliente para su evaluación. Cada sprint incluye reuniones para priorizar actividades, compartir el avance del trabajo y una reunión final para revisión y análisis. Estos ciclos se repiten hasta finalizar todas las actividades.
El objetivo de la metodología SCRUM es evitar malentendidos, de modo que el cliente pueda colaborar con el equipo de forma cíclica para orientar el producto en la dirección correcta, sin sorpresas desagradables al final del proyecto. Por lo tanto, puede no haber una fecha de lanzamiento final; el proyecto finaliza cuando la lista de actividades está vacía y el cliente queda satisfecho.
Este marco de trabajo también facilita la estimación del proyecto, ya que no requiere una estimación completa y total, sino únicamente una estimación cíclica que proteja tanto al cliente como a la empresa frente a estimaciones incorrectas: si el cliente tiene un presupuesto limitado, su lista de actividades también será limitada; si el cliente dispone de un presupuesto ilimitado, podrá refinar y agregar actividades hasta la conclusión del proyecto, de común acuerdo con la empresa.
¿Por qué debería usar una metodología ágil?
Aunque la metodología SCRUM nació en el ámbito del desarrollo de software, puede ser útil para muchas empresas, no solo al adoptarla directamente, sino también al abrazar su filosofía general.
Recientemente hemos aplicado el método scrum al marketing digital y descubrimos que también este tipo de empresas pueden beneficiarse de este marco de trabajo. Algunos ejemplos:
1) Define con el cliente una lista tan detallada como sea posible de requisitos / actividades / necesidades: esto te ayudará a estimar el esfuerzo requerido para tu proyecto, concienciará al cliente sobre posibles problemas críticos y te protegerá frente a solicitudes adicionales no contempladas.
2) Prioriza las actividades y estímalas junto con tu equipo: esta práctica puede ser muy útil para la ejecución del proyecto. Al involucrar al equipo en la estimación, este se compromete y adquiere mayor autonomía, obteniendo de él información precisa que solo reside en el conocimiento técnico de los especialistas. Además, el equipo que prioriza las actividades gestiona efectivamente su propia carga de trabajo y toma mayor conciencia de ella. Involucrar al equipo es la estrategia más eficaz para estimar proyectos.
3) Organiza la gestión en iteraciones de producción: ya sea que el cliente participe o que los ciclos sean internos para la empresa, organizar las producciones en iteraciones obliga a cada equipo a hacer un punto de situación de forma periódica, identificando de inmediato cualquier desviación respecto de lo esperado y evitando retrasos innecesarios.
4) Reuniones diarias sobre el avance del trabajo: esta actividad, muchas veces subestimada, es en realidad fundamental. Actualizar al equipo sobre el progreso de su trabajo les permite compartir momentos de mayor presión y ayudar a superar retrasos, salvaguardando al proyecto de cuellos de botella.
La lista de beneficios que puedes obtener al adoptar métodos ágiles es numerosa, ya sea que sigas sus principios al pie de la letra o simplemente apliques su filosofía. La naturaleza cíclica del sistema te permitirá mejorar con el tiempo, comprendiendo junto con tu equipo qué funciona y qué no.
Si decides utilizar un software de gestión de proyectos que soporte esta técnica, organizar mejor tu trabajo será aún más sencillo: un software como Twproject puede guiarte para mejorar tus procesos internos y recuperar el control sobre tus proyectos.
Related Posts
