¿Alguna vez has tenido la sensación de que todo en tu lista de tareas tiene máxima prioridad? Si es así, ¿qué método usas para identificar qué se puede posponer?
Como gestor de proyectos, sabes que gestionar los plazos de los proyectos es fundamental; con un plan correcto y realista podrás trabajar mejor, y todo tu equipo también, ya que, si está organizado, dará lo mejor de sí.
Existen varios métodos para mejorar la gestión del tiempo de trabajo, cada uno centrado en un aspecto distinto del problema: minimizar interrupciones, identificar fechas límite realistas, planificación correcta de proyectos y organización de actividades según su importancia. Debes encontrar el método que mejor refleje tu estrategia de trabajo para maximizar la productividad.
Estos son 3 métodos efectivos que te ayudarán a mejorar tu organización:
Define prioridades reales:
Piensas que tienes una lista de tareas de alta prioridad, pero a veces lo urgente puede confundirse con lo realmente importante. Gracias a sistemas de mensajería instantánea como Skype o Slack, colaborar con el equipo se ha vuelto mucho más fácil; sin embargo, el número de interrupciones ha crecido exponencialmente, con el resultado de que a menudo recibes urgencias que no te corresponden. El mismo correo electrónico, si se usa como lista de tareas, introduce un concepto erróneo de urgencia, transmitiendo una sensación de prisa alejada de la realidad. El último mensaje siempre parece el más importante.
Debes aprender a reconocer qué es realmente importante, qué es urgente y qué se puede posponer.
El mejor momento para establecer y categorizar tus prioridades es por la mañana, tan pronto como llegues a la oficina, incluso antes de revisar tu bandeja de entrada.
Para determinar si una tarea es realmente importante debes considerar su esfuerzo requerido, su fecha de vencimiento y sus costos. Planificar adecuadamente tu trabajo te ayudará enormemente a mejorar la gestión del tiempo de trabajo; cuando un proyecto tiene una fecha de finalización clara y tu esfuerzo ha sido definido, podrás determinar su importancia con mayor facilidad.
¿Cuánto falta para finalizar el proyecto? ¿Cuánto tiempo necesito para cerrar esta actividad? ¿Puedo posponerla?
Una vez establecida la secuencia de actividades del proyecto, puedes analizar las urgencias ubicándolas en la lista ya creada. En general, las interrupciones se perciben como urgencias y, por tanto, deben minimizarse. Si una urgencia que interrumpe tu concentración en una actividad específica genera un desperdicio de recursos y reduce tu productividad, debe posponerse. Por ello, es importante usar algunas estrategias para minimizar las interrupciones, por ejemplo, revisar el correo solo por la mañana y después del almuerzo, o usar herramientas que indiquen a tus colegas que no puedes ser molestado.
Pide ayuda y delega:
Si no puedes completar una actividad dentro del cronograma establecido sin retrasar el proyecto, es importante pedir ayuda. Contratar a un colega con menor carga de trabajo puede salvar al proyecto de un retraso indeseable. En general, siempre que sea posible, es una buena idea involucrar y delegar tareas a tu equipo. En este caso, controlar su carga de trabajo es crucial para no sobrecargar a quienes ya tienen una lista de tareas muy extensa.
Un método que funciona muy bien es analizar la lista de prioridades en una reunión compartida, para equilibrar las tareas entre todos los recursos del proyecto. Esto mejora la gestión del tiempo de trabajo de todo el equipo, maximizando la productividad y fortaleciendo la cultura del equipo.
Usar un enfoque ágil para la gestión de proyectos, por ejemplo, ayuda enormemente a todo el equipo a trabajar en el método de asignación y distribución del tiempo. Este método requiere que el equipo se reúna periódicamente para analizar las fechas límite de una lista pequeña y seleccionada de actividades. Al dividir todo el proyecto en pasos recursivos será más fácil mantener el control.
Mantente organizado:
Para organizar las actividades de tu equipo, puede ser de gran ayuda usar una herramienta que haga seguimiento de tus tareas y te permita establecer prioridades. Escribir una lista de actividades en papel es arriesgado: cada cambio requiere esfuerzo y no puedes compartirla en tiempo real con nadie que trabaje contigo.
Si confías en un software para gestionar los tiempos de tus proyectos, será más fácil ver qué hacer y cuándo, tanto para ti como para tu equipo. Por ejemplo, al ingresar un proyecto con hitos (milestones), recibirás una notificación al acercarte a ellos, lo que te permitirá actuar de inmediato en caso de retrasos; o al asignar tareas a todos los recursos, facilitarás la comunicación e intercambiarás actividades, acelerando el proceso.
Otra ventaja de planificar tus actividades con una herramienta específica es poder controlar la carga de trabajo de tus colegas, identificando quién tiene menor compromiso, además de contar con un historial de cuánto tiempo dedicaron a ciertas actividades, para lograr una organización cada vez más precisa y realista.
Conclusión:
Siguiendo estos sencillos consejos para la gestión del tiempo de trabajo aprenderás a gestionar tus procesos de manera más eficaz:
- Crea una lista de prioridades realista y minimiza interrupciones / urgencias: aprende a identificar lo importante frente a lo urgente/interrupciones
- Comparte tus tareas con tu equipo optimizando el tiempo: aprende a equilibrar el trabajo dentro de tu equipo, confía en tus colegas y delega.
- Usa un software de gestión de proyectos para maximizar la productividad: confía en una herramienta que te ayude a revisar tu lista ordenada de tareas y mantenerte enfocado en lo que hay que hacer.
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