El método Kanban se desarrolló como una metodología para mejorar la eficiencia de la producción.
La palabra japonesa «Kanban» significa «cartel» en inglés y surgió en la empresa Toyota, en Japón.
Hoy en día este método se utiliza ampliamente.
Actualmente, el método Kanban no solo se emplea como un sistema de planificación para la producción ajustada, sino también en proyectos Agile con el fin de gestionar la lista de actividades pendientes.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
De hecho, gracias a la popularidad de Kanban, actualmente existen innumerables herramientas de gestión de proyectos que siguen este método. El objetivo es ayudar a las personas a planificar y priorizar.
Las ventajas de este método son diversas.
Las tarjetas Kanban funcionan como paneles visuales con notas virtuales que se pueden agregar.
Estas notas se pueden mover para organizar el orden de las actividades o para priorizar las tareas pendientes.
Kanban se usa frecuentemente en empresas de software para gestionar el estado de errores. Por ejemplo, usamos Twproject para cambiar el estado y la prioridad de todas nuestras nuevas funciones incluidas en cada versión.
Por lo tanto, Twproject permite opciones de planificación más flexibles, una entrega más rápida, así como mayor precisión y transparencia durante todo el ciclo de vida del proyecto.
La empresa Toyota, donde este sistema se implementó por primera vez, creó seis reglas que permiten aplicar el método Kanban al proceso de producción.
Hoy en día, personas y gestores de proyectos de los sectores más diversos utilizan el método Kanban para planificar y gestionar actividades y sus prioridades.
De hecho, Kanban es un proceso estructurado de priorización.
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es como una pizarra.
Un espacio en el que las tarjetas Kanban representan las actividades individuales que deben realizarse y se categorizan según su prioridad y fecha de entrega.
Actualmente, las tarjetas Kanban se usan principalmente como software en línea o, en algunos casos, están integradas directamente en software más complejo de gestión de proyectos.
En general, permiten seguir el flujo de trabajo, no solo de un equipo, sino también de cada colaborador individual.
Se usa especialmente en equipos de desarrollo de software que siguen la metodología Agile.
Se utiliza para definir la historia de usuario y las prioridades de las actividades en el backlog o como herramienta de colaboración para la innovación.
Si consideramos la forma más básica (y más estructurada), la tarjeta Kanban se puede dividir en tres niveles:
- Trabajo/actividad en espera;
- Trabajo/actividad en progreso;
- Trabajo/actividad completado;
Obviamente, la complejidad de la tarjeta depende del objetivo del proyecto.
A medida que se completa cada tarea, los miembros del equipo mueven las tarjetas Kanban a través de las distintas secciones del tablero.
Las tarjetas Kanban permiten:
- Visualizar el flujo de trabajo;
- Limitar la cantidad de actividades en curso;
- Mover una actividad de una sección a otra;
- Supervisar, adaptar y mejorar el proceso.
¿Qué son las tarjetas Kanban?
El método Kanban puede considerarse como un sistema de conocimiento y las tarjetas permiten representar cada objeto de trabajo o actividad individual.
Cada tarjeta Kanban incluye los datos críticos de la actividad específica a la que se refiere.
Las tarjetas tienen distintos colores que indican el tipo de tarea realizada.
Los distintos colores también pueden referirse a otras distinciones acordadas al inicio del proyecto.
Algunas formas en que una tarjeta Kanban ayuda a los equipos y a los gestores de proyectos:
- Comprensión rápida de los detalles de cada actividad/tarea;
- Comunicación sencilla dentro del equipo;
- Información sobre documentos;
- Apoyo para el futuro flujo de trabajo.
Cómo usar el método Kanban en la gestión de proyectos
Para gestionar distintos proyectos de forma eficiente y productiva, se requieren distintas metodologías.
En general, el método Kanban es una excelente herramienta para planificar el proyecto y priorizar las actividades.
Puede aumentar la eficiencia del equipo, optimizar la gestión del tiempo, así como permitir una gestión general del proyecto más fluida y sencilla.
También es excelente para apoyar la asignación de recursos, la gestión del flujo de trabajo y la reducción de desperdicios.
Esto es lo que explica con más detalle:
Usa el método Kanban para: Asignar recursos
El primer paso es crear las actividades y luego asignarlas a un miembro del equipo.
Es fundamental asegurarse de que las personas adecuadas trabajen en las tareas correctas de la manera adecuada.
Esto ayudará a gestionar correctamente el trabajo, sin bloquear a ningún otro miembro del equipo ni retrasar la producción.
Cada vez que se agrega una nueva actividad del proyecto al flujo de trabajo, se puede asignar fácil y rápidamente el recurso adecuado.
Usa el método Kanban para: Gestión del flujo de trabajo
El método Kanban es una herramienta perfecta que permite visualizar el flujo de trabajo de cualquier proyecto.
El flujo de trabajo es una serie secuencial de actividades y la tarjeta Kanban, con su representación visual, hace que todo sea más comprensible.
Gracias a la observación de cómo se relacionan las actividades, se promoverá la colaboración dentro del equipo y, al mismo tiempo, se podrá lograr mayor eficiencia y productividad.
Usa el método Kanban para: reducir el desperdicio
La reducción del desperdicio, ya sea de recursos o de costos en general, no es solo una regla de un sistema lean.
Todo gerente de proyectos está interesado en obtener resultados en este sentido.
Las tarjetas Kanban ayudan en la identificación de un proceso probablemente costoso.
Algo que no funciona según lo planeado, una sobreproducción o una situación en la que los miembros del equipo están bloqueando el flujo de trabajo son fácilmente detectables.
La gran ventaja radica en detectar estos factores antes de que se conviertan en problemas.
No hay límite en la cantidad de tarjetas, integraciones y gestión de flujos de trabajo que permite el método Kanban.
Este método puede funcionar no solo en una pequeña empresa con una sola oficina, sino también en una empresa multinacional con oficinas en todo el mundo.
El método Kanban en el software
El hilo conductor que permite aprovechar todas las ventajas de este método es un software de gestión de proyectos.
Por esta razón, incorporamos en Twproject la funcionalidad Kanban para organizar la lista de tareas del proyecto.
Las tareas pendientes (ToDo) que en Twproject se usan como tarjetas pueden gestionarse fácilmente con el Kanban multidimensional de TWproject.
De hecho, permite organizarlas de forma completamente visual.
Es posible moverlas y organizarlas por tarea, responsable, estado o grado de gravedad.
En resumen, un Kanban multidimensional muy flexible.
¿También usas el método Kanban para tus proyectos?
