Cómo gestionar las partes interesadas del proyecto

Gestión de partes interesadas en un proyecto puede ser vital para la supervivencia misma del proyecto.

Por lo tanto, incluir a todos los interesados en el proyecto, así como a todos aquellos que pueden influir en el proyecto, es un paso fundamental para un inicio óptimo.

Identificación de partes interesadas

Antes de iniciar un nuevo proyecto, cada gerente de proyecto debe tomarse el tiempo necesario para identificar a todas las partes interesadas.

Como primer paso, es necesario analizar a las partes interesadas, es decir, realizar un análisis de las partes interesadas, o una evaluación de los participantes clave en un proyecto.

Posteriormente, es necesario identificar sus características e intereses individuales, definir los roles y el nivel de participación y determinar si existen conflictos de interés entre las partes interesadas.

Además, es necesario evaluar cómo el proyecto influirá en ellos y en sus necesidades.

Después, pasamos a evaluar la influencia de una parte interesada, es decir, el grado en que las partes interesadas pueden influir en el proyecto.

Cuanto más influyente sea una parte interesada, más el gerente de proyecto necesitará su apoyo y consentimiento.

El gerente de proyecto, sabiendo lo que cada parte interesada espera del proyecto, podrá ajustar el nivel de apoyo en consecuencia.

¿Cómo se debe gestionar a una parte interesada del proyecto?

Para complicar aún más las cosas, puede haber muchas partes interesadas, con diferentes características.

La respuesta en este caso es simple. Debes tratarlas de la misma manera que tratas cualquier otra tarea en la lista de tareas: es decir, clasificándolas por prioridad.

Durante un proyecto, una parte interesada puede ser más influyente que otra, mientras que algunas partes interesadas pueden requerir más atención que otras.

Con la gestión de partes interesadas, nos referimos a crear una relación positiva con las partes interesadas, cumpliendo sus expectativas y los objetivos que acordaron al inicio del proyecto.

Sin embargo, esta relación no se otorga a priori, sino que debe ganarse.

Las ventajas de una buena gestión de partes interesadas

Se puede construir una relación positiva con las partes interesadas mediante la comunicación proactiva y escuchando sus necesidades.

Una forma de hacerlo es entrevistar a las partes interesadas del proyecto, por supuesto no a todas, pero sí a las más importantes.

Puede ser necesario hablar con expertos para obtener la información básica que necesitas sobre grupos específicos.

Esto con el fin de aprovechar al máximo las conversaciones individuales con las partes interesadas, sin palabras innecesarias o superfluas.

Al hablar con una parte interesada, es necesario entender sus expectativas del proyecto.

En caso de dudas o cuando un concepto no ha sido comprendido por completo, es necesario pedir aclaraciones.

Además, cada parte interesada puede tener una idea diferente de lo que significa el éxito del proyecto y descubrirlo solo al final del proyecto es un fracaso seguro.

Un director de proyecto debe recopilar esta información de antemano e incluirla en los objetivos.

Esto le daría la garantía de que todas las partes interesadas respaldan los resultados finales.

Gestión de partes interesadas y el fallo de la comunicación pasiva

Otro concepto clave es mantener a las partes interesadas involucradas y no usar solo una comunicación pasiva.

Pide su contribución, aprende a conocerlas mejor, tal vez durante un descanso para el café, un almuerzo o una reunión rápida; en resumen, hazlas participar; esto puede cambiarlo todo.

Las partes interesadas también deben recibir actualizaciones regulares sobre el estado del proyecto.

A diario puede ser exagerado, cada mes no es suficiente, a menos que se haya acordado esa frecuencia.

Por lo general, una actualización semanal es la mejor estrategia.

La comunicación regular siempre se agradece y puede incluso suavizar la situación cuando hay malas noticias que compartir.

Estas son las bases para construir relaciones sólidas con las partes interesadas.

Pero como en cualquier relación, hay sutilezas que todo director de proyecto exitoso debería comprender.

Por ejemplo, un director de proyecto debe aprender a reconocer las diferencias y «ajustar» su comportamiento para relacionarse mejor con distintos tipos de partes interesadas.

Cómo relacionarse con diferentes tipos de partes interesadas

Al realizar un análisis de partes interesadas, los gerentes de proyecto pueden recopilar información suficiente para construir relaciones sólidas, independientemente de las diferencias entre ellos.

Por ejemplo, las necesidades y requisitos de un director de marketing serán diferentes a los de un director de información.

Por lo tanto, el compromiso del gerente de proyecto con cada uno debe ser diferente.

Todas las partes interesadas del proyecto tendrán intereses diferentes.

Algunas estarán más interesadas en el ROI del proyecto, otras querrán mejorar las operaciones, otras querrán aumentar la cuota de mercado o la producción, etc.

Tener en cuenta las expectativas y necesidades de cada uno es crucial durante cada conversación, relación o correo electrónico, sin importar lo casual o formal que sea la comunicación.

Independientemente de las necesidades o deseos de una parte interesada, todas las partes interesadas respetarán a un gerente de proyecto que:

• sea siempre honesto, incluso cuando les diga algo que no quieren escuchar;
• se convierta en el «propietario» del proyecto;
• sea confiable;
• sea firme en sus decisiones;
• asuma su responsabilidad por los errores.

Alcanzar los objetivos de un proyecto requiere un gerente de proyecto enfocado y bien organizado, capaz de involucrar a un equipo proactivo y de obtener el apoyo de todas las partes interesadas.

Construir relaciones sólidas y de confianza con las partes interesadas desde el inicio puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.

Herramientas para ayudar en la gestión de interesados

Hay muchos factores «desaceleradores» en un proyecto, y la falta de apoyo de los interesados es uno de ellos.

¿Cómo te aseguras de contar con su apoyo?

Como se mencionó anteriormente, la clave está en identificar quiénes son los interesados y qué influencia tienen en el proyecto.

Solo porque son importantes en la organización en general no significa necesariamente que lo sean para el proyecto.

Solo porque creen que son importantes no significa que realmente lo sean.

Solo porque no crean que deben estar involucrados no significa que no lo deban estar.

No todos los interesados son iguales, por lo que entender cómo tratar a cada uno es esencial.

Para ayudarte a identificarlos, puedes usar esta matriz simple:

• Personas con mucho poder y mucho interés en el proyecto (gestionar de cerca): estas personas tienen un gran interés en el proyecto y tienen el poder para ayudar a completarlo con éxito. Por lo tanto, es esencial involucrar plenamente a estos interesados, prestar atención a sus aportes, implementar sus ideas cuando sea posible y asegurarse de que siempre estén satisfechos. Debes seguirlos de cerca.
• Personas con mucho poder, pero menos interés en el proyecto (mantener satisfechos): estas personas tienen poca participación o interés personal en el proyecto, pero son muy poderosas. Sin duda, es mejor mantenerlas satisfechas, pero debes molestarlas lo menos posible. Pueden estar involucradas en las decisiones más importantes, pero en general debes «solo» asegurarte de que entiendan cómo el proyecto tendrá un impacto positivo en ellas.
• Personas con poco poder, pero mucho interés en el proyecto (mantener informados): estas personas tienen una verdadera pasión por el proyecto, pero tienen poca influencia sobre él. La mejor estrategia es mantenerlas informadas sobre cualquier desarrollo importante. El proyecto, en la mayoría de los casos, puede tener un impacto directo en este tipo de interesado, por lo que suelen estar más que dispuestos a ayudar cuando pueden.
• Personas con poco poder y poco interés en el proyecto (monitorear – mínimo esfuerzo): estas representan a los interesados más apáticos, los menos interesados en el proyecto y que, en general, requieren poco tiempo y atención. Si no son molestados o no se les causa ningún daño, un gerente de proyecto apenas tendrá que ocuparse de ellos.

Asegurarse de que los interesados sean escuchados y valorados aumentará sin duda la confianza y el apoyo.

Construir relaciones positivas y comprender las motivaciones toma tiempo y esfuerzo, pero a largo plazo hará que todo el trabajo sea más fácil.

Los proyectos son más exitosos cuando todos están a bordo y reman en la misma dirección!

¿Alguna vez has lidiado con un interesado difícil en el proyecto?

¿Qué hiciste para mejorar la situación?

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