Un análisis de causa raíz es una metodología de gestión de proyectos que busca llegar al origen de un problema para eliminarlo.
Incluso si el plan de diseño perfecto se realizó y se ejecutó de manera ejemplar, esto no eliminaría todos los riesgos que podrían surgir de la ejecución del propio proyecto.
Los planes están inevitablemente destinados a cambiar por una razón u otra.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Las actividades para la reducción del riesgo del proyecto
Durante las fases de un proyecto, hay tres actividades principales enfocadas en reducir el riesgo del proyecto.
1. La primera actividad de reducción de riesgos ocurre durante la planificación del proyecto.
Cuando se realiza una evaluación proactiva de riesgos, los riesgos identificados pueden ser:
- mitigados o evitados, por ejemplo, modificando el plan del proyecto;
- transferidos, por ejemplo, a través de un seguro;
- o aceptados, por ejemplo, no haciendo nada.
2. La segunda actividad es la evaluación continua de riesgos durante el proyecto.
3. La última actividad de reducción de riesgos consiste en recopilar retrospectivamente las «lecciones aprendidas«, es decir, al final del proyecto. Esta acción tendrá el menor impacto en el proyecto actual, pero servirá de beneficio para otros en el futuro.
Sin embargo, debido a problemas imprevistos que ocurren durante un proyecto:
- la gestión de riesgos es inútil, ya que ya se ha completado,
- las lecciones aprendidas son demasiado tempranas, ya que se realizan al final del proyecto.
En este caso, la acción correctiva es un proceso crítico que aborda los problemas ad hoc encontrados durante los proyectos.
¿Por qué es indispensable un análisis de causa raíz?
Lamentablemente, las acciones tomadas para resolver un problema a menudo se refieren solo al problema en sí, no a sus causas subyacentes.
Se abordan las situaciones contingentes relacionadas con el problema y los recursos del proyecto se dedican a compensarlo. De hecho, sin embargo, no se pueden tomar acciones correctivas reales.
En otras palabras, las causas del problema permanecen desconocidas, lo que significa que el problema podría volver a ocurrir más adelante en el proyecto o durante proyectos futuros.
Es precisamente en estos momentos cuando el análisis de causa raíz se vuelve necesario. Como se explicó anteriormente, es una metodología de gestión de proyectos que intenta llegar al origen de un problema para erradicarlo antes de que surja.
Una vez que se ha identificado la causa raíz, esto ayudará a eliminar y prevenir problemas que puedan ocurrir en el futuro.
Al realizar un análisis de causa raíz, analizamos el error de un producto o proceso para determinar exactamente qué salió mal.
La prevención de problemas es mucho menos costosa para una organización que resolver el problema en sí, y realiza actividades de solución de problemas de manera considerable.
¿Cómo se realiza el análisis de causa raíz?
Básicamente, un análisis de causa raíz ocurre cuando surge la necesidad de un proyecto de mejora de la calidad.
Esto sucede cuando hay un problema o una falla (factor causal) en la calidad de un proceso o en la calidad de un producto.
Al iniciar un análisis de causa raíz (rca), es importante ir directo al corazón del problema.
Estos son los pasos básicos a abordar:
- Definir el problema: qué sucedió, dónde y cuándo se identificó, cuándo comenzó y cuán significativo es?
- Comprender el proceso: ¿cuáles fueron los pasos del proceso que debieron realizarse antes de que se descubriera el problema?
- Identificar las posibles causas: si las cosas no van según lo planeado, ¿cuál de los pasos del proceso pudo haber causado el problema?
- Recopilar datos: ¿qué información podría indicar cuál de las posibles causas ocurrió realmente para crear el problema?
- Analizar los datos: ¿qué datos indican las posibles causas que contribuyeron o no?
- Identificar posibles soluciones: ¿qué cambios en los procesos de planificación y ejecución del proyecto podrían prevenir que estos procesos fallen en el futuro?
- Seleccionar soluciones: ¿cuál de las posibles soluciones identificadas es la más practicable?
- Implementar soluciones: planificar y ejecutar las soluciones seleccionadas.
- Evaluar los efectos: ¿se han implementado las soluciones y han funcionado?
- Institucionalizar el cambio: actualizar las directrices y herramientas de gestión de proyectos para garantizar que los proyectos futuros sigan los procesos mejorados.
Los pasos 1 a 5 generalmente se realizan de manera cíclica, hasta que se encuentran y demuestran las causas.
Por supuesto, no es necesario realizar este nivel de investigación y acción para cada problema que ocurre durante un proyecto.
Por lo tanto, un componente importante del proceso de acción correctiva es la evaluación de riesgos y el acuerdo sobre un curso de acción razonable. Estos son acuerdos que también pueden surgir durante las reuniones de estado de avance del trabajo.
Es decir, para cada problema que ocurre, es necesario considerar la entidad relativa y la probabilidad como parte de una evaluación de riesgos antes de confirmar la necesidad de un análisis de causa raíz.
Otros obstáculos para los gerentes de proyecto incluyen:
- La tendencia de un individuo a intentar investigar y resolver el problema sin ayuda. Un solo individuo difícilmente conocerá todos los procesos lo suficiente para poder evaluarlos de manera efectiva y sin prejuicios. Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben asegurarse de involucrar a más actores en el diagnóstico de problemas complejos.
- En la prisa por resolver problemas, las personas hacen suposiciones y saltan a las causas o soluciones sin tener los datos adecuados para respaldarlas. Esto lleva a manipular los procesos, lo que puede causar más problemas. Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que la información adecuada esté disponible antes de decidir qué acciones tomar.
- La acción correctiva a menudo tiene una connotación negativa en las organizaciones. Sin embargo, muchos estudios han demostrado que las personas y las organizaciones aprenden más de sus fracasos que de sus éxitos. Por lo tanto, la acción correctiva debe considerarse simplemente como un proceso de aprendizaje.
- La acción correctiva se ve como algo agregado al «trabajo normal» en lugar de como parte de la gestión empresarial efectiva. En realidad, sin embargo, es una parte integral de la gestión de la calidad.
- Muchas organizaciones quieren asignar automáticamente la causa a un error humano. El problema es que no basta con proporcionar la identificación de soluciones, ya que se debe conocer la causa de dicho error humano. Muchas de las causas de los errores humanos se revelan en deficiencias de información, equipos y procesos de gestión. Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben centrarse en las fallos de proceso en lugar de culpar a las personas.
Conclusiones
En conclusión, no siempre será necesario utilizar un análisis de causa raíz para resolver cada problema en un proyecto. Pero los problemas que no se pueden resolver o los problemas que no son familiares son los adecuados para un análisis de causa raíz.
¿Alguna vez has realizado un análisis de causa raíz? Cuéntanos sobre tu experiencia.
