Restricciones del proyecto

Las llamadas restricciones clásicas del proyecto, es decir, Rápido, Económico y Inherente al alcance, son uno de los mayores desafíos de todo gerente de proyectos que debe respetar estos tres criterios durante cada trabajo.

Específicamente:

• Tiempo: ¿cuál es la fecha límite para entregar el resultado?
• Costo: ¿cuál es el presupuesto disponible para lograr este resultado?
• Alcance: ¿cuál es exactamente el resultado esperado?

La triple restricción de los proyectos

Esta tríada también se llama triple restricción; si se requiere más para una restricción dada, esto afectará directamente a las otras dos.

Aquí hay un ejemplo simple para entender por qué: si decides extender el alcance y crear 20 páginas web en lugar de 10, lógicamente necesitarás más tiempo y dinero para alcanzar la meta con éxito.

La triple restricción es bien conocida en entornos de gestión de proyectos y la mayoría de la literatura afirma que una vez que se respeta, los resultados estarán garantizados.
Sin embargo, a menudo, incluso si esta triple restricción está equilibrada, los problemas ocurren de la misma manera. ¿Por qué?

A menudo, los gerentes de proyectos no tienen en cuenta la existencia de otras restricciones, que también deberían optimizarse.

Una restricción del proyecto es una restricción definida o inflexible en un proyecto. Todas las restricciones son compromisos.

Un enfoque extendido de las restricciones en la gestión de proyectos

Un proyecto a menudo se define como exitoso si los objetivos del proyecto se logran antes de la fecha límite y dentro del presupuesto dado.

Pero además del tiempo, el alcance (o propósito del proyecto) y el costo, hay seis restricciones adicionales que limitan el proceso de logro de los objetivos del proyecto. Veamos cuáles son.

Restricción de calidad

Aunque esta restricción es bastante similar a la restricción de alcance, en realidad hay diferencias.

El alcance define el resultado exacto deseado; en nuestro ejemplo, el alcance del proyecto es la creación de 10 páginas web.

La calidad se centra, en cambio, en los atributos de cada una de estas páginas.
Puede definirse respondiendo a la pregunta: «¿En qué medida el resultado corresponde a las expectativas iniciales?»

En este ejemplo, por lo tanto, la calidad no define el número de páginas web, pero puede medirse con otros parámetros.

Podría usarse como criterio para evaluar la calidad del proyecto, por ejemplo, el número de palabras en cada página.
La solicitud podría ser de 1,000 palabras y la tolerancia de calidad podría ser de +/- 100 palabras.
Así, si una página web contiene 900 palabras, se aprobará; si, en cambio, otra página web contiene solo 850, esta se rechazará.

En este caso, es evidente cómo la calidad se relaciona con las otras restricciones. Por ejemplo, si el tiempo está a punto de expirar, la fecha límite solo puede respetarse si se aumenta el nivel de tolerancia de calidad aceptando un número de palabras correspondiente a 800, porque, de hecho, escribir más significaría no respetar la fecha límite.

Restricción de riesgo

La gestión de riesgos es una tarea importante para los gerentes de proyectos y cualquier riesgo, por supuesto, puede tener un impacto, más o menos grave, en el proyecto.

Por ejemplo, al preparar el sitio web, decides omitir el paso de revisión del cliente porque estás atrasado. De esta manera, existe el riesgo de que el cliente rechace las páginas finales precisamente porque no tuvo la oportunidad, durante el trabajo, de dar su retroalimentación.

Por supuesto, el riesgo puede controlarse en cierta medida a través del análisis de riesgos, pero las contingencias siempre están a la vuelta de la esquina durante todo el ciclo de vida de un proyecto.

Restricción de recursos

Los recursos están estrechamente conectados con el costo del proyecto.

La cantidad de presupuesto disponible para lograr el resultado deseado limitará el uso y la adquisición de recursos, lo que crea una restricción separada.

A veces, incluso una cantidad infinita de dinero no puede permitirte adquirir los recursos específicos que necesitas.

Por ejemplo, puede tomar más tiempo del esperado recibir un recurso físico que es esencial para el diseño de páginas web, como un hardware, por ejemplo, lo que significará consecuentemente no respetar una fecha límite.

En este caso, ninguna cantidad de dinero podría reducir los tiempos de entrega y, por lo tanto, los recursos pueden considerarse como una restricción en sí mismos.

Restricción de sostenibilidad

La sostenibilidad de un proyecto puede desempeñar un papel importante en la estrategia a largo plazo de una organización y a menudo puede influir en el éxito de un proyecto.

Hay tres tipos de sostenibilidad: social, ambiental y económica.

Aunque las dos primeras generalmente no se aplican directamente a un proyecto, el componente económico no debe ser ignorado por los gerentes de proyectos.

Básicamente, gestionar la sostenibilidad económica de un proyecto se refiere a cómo el gerente de proyectos gestiona su posible impacto en el futuro de la organización en general.

Por ejemplo, si estás trabajando en una línea de producción de automóviles, puedes usar materiales de bajo costo para construir algunas partes del automóvil para ahorrar costos.

Sin embargo, de esta manera, la sostenibilidad económica de la organización podría verse sacrificada, ya que los consumidores finales podrían quejarse y, en consecuencia, elegir productos de la competencia en el futuro.

Restricción de procesos y estructuras organizacionales

La estructura organizacional de una empresa puede tener un gran impacto en el éxito del proyecto, ya que define el entorno del proyecto.

De hecho, las partes interesadas podrían tener una influencia significativa en las decisiones que deben tomarse.

O bien, el flujo de comunicación que es demasiado lento podría llevar a desaceleraciones inesperadas del proyecto.

Por lo tanto, tener una estructura organizacional eficiente detrás de un proyecto significa tener una restricción menos.

Restricción de metodología

Scrum, Agile, Kanban … Se pueden usar diferentes metodologías de gestión de proyectos para trabajar en un proyecto.

Cada una de estas metodologías tiene diferentes límites.

Si usas la metodología Scrum, tendrás que organizar reuniones diarias y recibir numerosas retroalimentaciones y, en consecuencia, invertir en recursos adecuados para cubrir estos esfuerzos.

Por otro lado, si usas la metodología Agile, generalmente será más difícil estimar el tiempo necesario para concluir una tarea con anticipación, lo que aumenta el riesgo de perder la fecha límite.

Por lo tanto, para elegir la metodología correcta, es importante evaluar la situación específica de cada proyecto.

Restricción de satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente mide en qué medida las expectativas del cliente corresponden al resultado final de un proyecto.

Si el equipo ha entregado excelentes resultados a tiempo y dentro del presupuesto, es probable que el cliente esté feliz y satisfecho.

Pero si el costo resulta ser más alto de lo esperado, esto significaría comprometerse para alcanzar un nivel de satisfacción, al menos suficiente, por parte del cliente.

La satisfacción del cliente influirá greatly en el éxito del proyecto y, por lo tanto, es posible considerarla como una restricción separada.

Para concluir, es esencial conocer las diferentes restricciones de un proyecto. La única manera de controlarlas es entenderlas.

Por lo tanto, al trabajar en un proyecto y, sobre todo, al tomar decisiones importantes sobre él, el gerente de proyectos no tendrá que considerar solo el tiempo, el alcance y el presupuesto, sino también los factores de calidad, riesgo, recursos, sostenibilidad, estructura organizacional, metodología y satisfacción del cliente.