Tuve la idea de esta publicación al leer un artículo interesante de Katelyn Anton http://newhiteboard.com/2012/01/18/the-practical-project-cost-management, te sugiero encarecidamente que lo eches un vistazo, ya que es un resumen breve pero bien estructurado.
La mayoría de las otras herramientas de gestión de proyectos abordan la “gestión de costos” como algo relegado a proyectos complejos con miles de subtareas, recursos y dólares; por esta razón, este enfoque suele ser tedioso y requiere personal capacitado. Un enfoque diferente, elegido por la mayoría de las herramientas en línea ligeras, es ignorar por completo el tema.
En realidad, utilizando Twproject, podemos intentar tener un enfoque más ligero para la gestión de costos de proyectos siguiendo pocas reglas y obteniendo todos los beneficios sin el dolor.
En este artículo, nos gustaría mostrar cómo usar Twproject para la gestión de costos de proyectos.
En primer lugar, una definición “oficial” del costo de un proyecto según el PMBOK:
“Los recursos necesarios para completar las actividades programadas.”
En la práctica, debes estimar y hacer seguimiento de los costos de las horas trabajadas por los recursos, no solo en las tareas, sino también en las actividades de gestión de proyectos (no subestimes el trabajo de gestión de proyectos). Luego, debes considerar costos fijos como servicios de terceros, maquinaria, otros costos no directamente conectados con tus recursos y costos del calendario de recursos como gastos de viaje y alojamiento. Twproject te permite hacer seguimiento de todos estos tipos de costos.
Podemos identificar dos fases distintas: Planificación y Gestión.
Planificación
Resumen:
En la primera fase, necesitas formular una predicción sobre el esfuerzo de los recursos, el cronograma y los costos fijos.
Una consideración interesante se ejemplifica en lo que se conoce como “triángulo del proyecto”: muestra cómo el mismo proyecto puede gestionarse de manera diferente según los aspectos en los que te enfoques. A todos les gustaría estar exactamente en el medio :).
Una estimación perfecta requiere un análisis completo del problema, lo cual puede requerir tanto tiempo como hacerlo, por lo que tenemos que detenernos en algún punto e intentar adivinar. Hay muchos tipos diferentes de enfoques, pero generalmente sugerimos comenzar descomponiendo el proyecto en subtareas que deberían ser más fáciles de estimar.
Twproject te permite descomponer un proyecto en muchos niveles de subtareas, por lo que puedes decidir la granularidad de tu análisis. ¿Cuándo debería detenerme? No hay una fórmula mágica, pero una subtarea de 20 días debería ser un buen compromiso.
(de wikipedia)
Ejemplo de Twproject:
En nuestro caso de prueba, somos una empresa que organiza un curso de actualización en seguridad para los equipos de clientes. El ejemplo es muy simple (casi tonto), en realidad nos gustaría mostrarte cómo construir un submarino nuclear, pero nos rendimos :).
Aquí está el Gantt del proyecto
Incluso en este ejemplo simple, hay dos tipos diferentes de estimación. La tarea de “configuración” es incierta, ya que no sabemos exactamente el esfuerzo necesario para encontrar un socio y una ubicación, mientras que la parte de “ejecución” está determinada por costos fijos.
Centrémonos en la “configuración”: la gestión de recursos en Twproject comienza asignando recursos a la tarea.
Aquí hemos asignado a Silvia y hemos estimado 16 horas para realizar su tarea y un presupuesto personal de 200 para gastos; mientras tanto, hemos completado las asignaciones para la fase de configuración, agregando otros recursos.
Ten en cuenta que el “presupuesto” para gastos es distinto de la estimación de trabajo y que puedes especificar un costo por hora directamente en la asignación, de modo que pueda variar en diferentes tareas (incluso para el mismo recurso).
La fase de ejecución es más directa, y decidimos asignar un presupuesto de 6000 para la ubicación y la catering y 5000 para el instructor.
Aquí está nuestra estimación para el proyecto:
Twproject muestra los costos totales planificados para nuestra tarea: el primer cuadro muestra los costos planificados en términos de horas de trabajo estimadas para nuestros recursos. El segundo cuadro, en cambio, muestra el costo fijo estimado del curso.
Establecimos un presupuesto de 13000 en la raíz porque este es un ejemplo muy simple. Esto finaliza la fase de planificación.
Ten en cuenta que “presupuesto” puede usarse con dos significados: como el costo máximo establecido para este proyecto, o como el precio al que tu empresa “vende” este proyecto. El último caso suele satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas.
Informes y Monitoreo
Resumen:
Esta fase suele ser la Cenicienta de la gestión de proyectos. En el pasado, nos enfocamos más en la planificación, construyendo enormes diagramas de Gantt que colgábamos en la pared detrás de los hombros del gerente de proyectos, que en hacer seguimiento de las ejecuciones de los proyectos.
Esta elección no fue hecha exclusivamente por una mala gestión, sino también porque no había herramientas para recopilar datos donde se producía esta información; en ese momento, la única herramienta de gestión de proyectos era Microsoft Project :).
Solo una herramienta ampliamente utilizada por todo el equipo permite recopilar datos consistentes y actualizados; los datos surgen de las personas de primera línea del equipo.
Twproject está diseñado para ayudar a recopilar datos de abajo hacia arriba.
Ejemplo de Twproject:
Volvamos a nuestro ejemplo.
El proyecto comenzó y Silvia tomó el teléfono buscando una buena ubicación para el curso.
Visitó uno de ellos y al final del día registró su trabajo
Y los gastos (eventualmente agregando sus recibos escaneados):
Mientras tanto, Roberto tuvo algunos problemas para encontrar un instructor con el presupuesto dado. Gastó 22 horas buscándolo y el mejor precio que obtuvo fue 5500.
Sistema de notificaciones de Twproject, alertó al Gerente de Proyecto sobre el desbordamiento de Roberto.
Al final del curso, la situación de costos se resume de la siguiente manera:
En este caso, tuvimos suerte, ya que los desbordamientos aún están dentro del margen previsto. En caso de desbordamiento del presupuesto, Twproject alertará a los usuarios suscritos (generalmente gerentes de proyectos) sobre el lamentable evento.
Por supuesto, este es un ejemplo muy simple, pero debería darte una idea de todas las funcionalidades de gestión de costos de Twproject, que también pueden aplicarse a proyectos más complejos.
Si tienes preguntas, sugerencias o dudas sobre el enfoque de gestión de costos con Twproject, hazlo saber agregando un comentario.
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