Cómo Advance utilizó Twproject para mejorar la visibilidad, minimizar la carga administrativa de la gestión de proyectos y aumentar el cumplimiento en el registro de horas

El desafío

Desde el desarrollo de software y la gestión de redes hasta la implementación de herramientas comerciales, Advance ofrece una amplia gama de servicios de consultoría tecnológica.

Advance es una consultora estratégica de nicho que ofrece los servicios de una gran firma, y eso se refleja en la diversidad de proyectos que gestionan simultáneamente.

“Nuestro sistema anterior estaba enfocado en ticketing y gestión de incidencias y lo hacía bien, pero no teníamos la visibilidad que necesitábamos sobre el estado general de los proyectos”.

John-Paul sabía que los project managers pasaban la mitad del día organizando tickets en un tablero, lo cual no era productivo.

“Buscaba algo que eliminara la carga administrativa de gestionar proyectos y que me diera una visión clara de lo que está pasando”.

Advance necesitaba una herramienta como Twproject para ver y gestionar las tareas ToDo de manera simple y ágil.

Tenemos mucha más visibilidad sobre lo que está pasando. Los proyectos funcionan con mayor fluidez y hemos reducido la carga administrativa.

Enfoque

• Implementación: Advance optó por una configuración estándar de Twproject con personalizaciones mínimas, priorizando la rapidez de adopción.
• Gestión flexible de proyectos: Algunos project managers crean diagramas Gantt detallados para proyectos grandes, mientras que otros prefieren una gestión más ágil basada en ToDos. Twproject se adapta a ambos estilos.
• Clientes: El equipo de Advance consideró importante tener cada proyecto vinculado a un cliente, facilitando el seguimiento y la facturación.
• Conocimiento organizacional: La información de clientes y proyectos se centraliza y está disponible para todos, eliminando la dependencia de la memoria individual.
• Gestión continua: La solución tenía que ser gestionable sin un administrador de PM dedicado, ya que el equipo es pequeño y todos tienen múltiples responsabilidades.

Resultados

• Mayor visibilidad para el seguimiento de proyectos centrado en el cliente
• Gestionar proyectos se siente más fluido y requiere menos tiempo
• Ya no es necesario perseguir a los usuarios por las hojas de horas

Mayor visibilidad

Desde la implementación de Twproject, los datos de clientes y proyectos son más fáciles de encontrar ya que todo está en un solo lugar.

“La capacidad de búsqueda de texto completo es ‘fantástica’. Las etiquetas proporcionan una forma fácil de rastrear y categorizar proyectos por tipo, cliente y prioridad”.

Menor carga administrativa con mejor control

El equipo de Advance redujo la carga administrativa asociada con mantener su herramienta de gestión de proyectos actualizada. La interfaz intuitiva y los procesos automatizados redujeron significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas.

“Twproject tiene la capacidad de usar diferentes mecanismos para saber cómo avanzas en un proyecto. La estructura anidada de proyectos nos permite ver el avance general y entrar en detalle cuando es necesario”.

Mayor cumplimiento en las hojas de horas

El enfoque simplificado de Twproject para gestionar las hojas de horas ayudó con la adopción por parte de los usuarios, ya que la herramienta facilita el registro del tiempo de forma natural e integrada con el trabajo diario.

“Eso ayudó a que la gente se involucrara. Antes tenía que perseguir más a las personas por sus tareas. Ahora rara vez tengo que hacerlo”.

Conclusión

Desde la implementación de Twproject, Advance ha logrado mejorar y escalar su enfoque de gestión de proyectos centrado en el cliente, con mayor visibilidad, menor carga administrativa y mejor cumplimiento en el registro de horas.

Twproject es realmente bueno cuando gestionas varios proyectos que son bastante diferentes. Te da la flexibilidad que necesitas sin la complejidad que no necesitas.