Cómo calcular las horas de trabajo en un proyecto

Saber cómo calcular las horas trabajadas en un proyecto ayuda a rastrear la productividad y los costos asociados a cada actividad.

Además, esta información permitirá al project manager tener en cuenta la carga de trabajo de cada miembro del equipo y posibles ineficiencias.

En este artículo veremos por qué el time tracking es fundamental en la gestión de un proyecto y los diferentes métodos utilizados para el cálculo de las horas trabajadas.

Seguimiento del tiempo: 5 razones por las que es importante en la gestión de proyectos

1. Rastrear y estimar el tiempo de trabajo

El seguimiento del tiempo permite al project manager calcular el número total de horas empleadas para completar un trabajo determinado.

Además, esta información permite realizar estimaciones y proyecciones para trabajos futuros similares.

2. Permite facturar correctamente a los proveedores

El seguimiento del tiempo ayuda a crear facturas precisas para tus proveedores, evitando errores en el registro de horas y permitiendo un pago puntual.

3. Ayuda a gestionar mejor al equipo del proyecto

Seguir el tiempo ayuda a los líderes empresariales a gestionar sus equipos de manera eficaz para aumentar la productividad general, así como la de cada individuo.

Con la herramienta adecuada de time tracking, el project manager podrá obtener información detallada.

4. Permite crear un registro de trabajo

Los informes de seguimiento del tiempo son útiles cuando las partes interesadas solicitan más detalles sobre el proyecto.

Esta documentación, además, también ayuda a explicar cuántos recursos se requieren para un proyecto determinado.

Es vital durante la auditoría o cuando se emprenden proyectos masivos.

Cómo registrar las horas trabajadas

Existen varios métodos para registrar las horas trabajadas, desde los más básicos hasta los más tecnológicos. Estos son:

Papel y lápiz

El método (ya obsoleto) de papel y lápiz consiste en anotar en un papel la hora de inicio y de fin de la actividad laboral.

Este método bastante básico se utiliza principalmente en pequeñas empresas con muy pocos empleados, generalmente de gestión familiar.

Lógicamente, se trata de una solución que difícilmente garantiza la precisión de las horas y minutos trabajados registrados.

Además, puede reducir la productividad de quien se encarga de realizar el control manual de estos documentos.

Como es evidente, se trata de un método totalmente insostenible dentro de una organización más estructurada.

Reloj digital

Se trata de un dispositivo que “imprime” digitalmente la hora y la fecha de inicio y fin del tiempo de trabajo en el registro personal del empleado.

Para usarlo, basta con acercar la tarjeta al sensor del dispositivo, que enviará automáticamente los datos al registro personal del empleado guardado dentro de un programa calculador de horas, generalmente gestionado por Recursos Humanos.

Algunos relojes electrónicos pueden requerir un PIN o una huella digital para registrar los datos.

De esta manera es posible calcular el turno de trabajo y las posibles horas extras de forma exacta e inmediata.

Software de seguimiento del tiempo

El uso de un software de seguimiento del tiempo instalado directamente en la computadora o dispositivo móvil es una forma moderna de calcular el número de horas trabajadas.

Una vez que hayas iniciado sesión en el sistema y hecho clic en el botón para registrar la entrada y la salida, el servidor del sitio web registrará los datos.

La mayoría de los softwares vienen con una opción de localización para garantizar el registro correcto del tiempo de trabajo.

Calcular las horas trabajadas en un proyecto: elige un software de gestión de proyectos

Las soluciones vistas anteriormente para el seguimiento del tiempo pueden ser eficaces en algunos casos, pero la precisión y la eficacia del uso de un software de gestión de proyectos como Twproject no tienen igual.

Mira de cuántas maneras puedes hacerlo.

Personalización de las entradas de tiempo

Twproject te permitirá crear entradas de horario manualmente o utilizando un rastreador automático.

La primera solución permite a los empleados seleccionar una tarea e ingresar manualmente, en una página estilo Excel, el tiempo dedicado a trabajar en ella.

De esta manera, el empleado puede enfocarse completamente en el trabajo e ingresar las horas dedicadas a la actividad más tarde.

La segunda solución consiste en utilizar un temporizador que registre automáticamente el tiempo dedicado a cada actividad.

Con un simple clic en el botón de reproducción dentro del software, será posible comenzar a registrar el tiempo dedicado a una actividad.

Con esta solución, los empleados deberán recordar pausar el temporizador durante los descansos.

Seguimiento de las horas de trabajo

Twproject te permite monitorear el worklog ingresado en tiempo real, destacando posibles desviaciones respecto al plan.

Podrás identificar las horas trabajadas por tarea, por proyecto y por colaborador.

Creación de informes

Un software de gestión de proyectos debe permitirte filtrar el worklog y extraer los datos según diversos filtros.

De esta manera, podrás crear informes sobre los plazos extremadamente útiles no solo para el gerente de proyecto, sino también para las partes interesadas.

Recordatorios

Puede ocurrir que olvides ingresar las horas trabajadas correspondientes a algunas actividades.

Un buen software de gestión de proyectos debe tener una función para recordarte ingresar el tiempo de trabajo donde falte.

Solo de esta manera será posible una gestión del proyecto eficaz y precisa.

Para concluir, el cálculo del número de horas trabajadas en un proyecto es importante para hacer seguimiento de la productividad, gestionar los costos de manera correcta y promover un ambiente de trabajo positivo.

Como se ha visto, existen diferentes métodos para medir el tiempo trabajado, pero la eficiencia de Twproject en el time tracking es inigualable.