Evaluar los costos y beneficios de un proyecto no es algo que pueda dejarse a las sensaciones del Project Manager. Hablamos de la esencia del negocio empresarial y, por lo tanto, necesitamos elementos ciertos sobre los cuales realizar las evaluaciones.
Cuando se gestiona un proyecto, de hecho, es necesario tomar muchas decisiones clave, considerando todos los aspectos, incluidos los costos potenciales.
INDICE DEI CONTENUTI
- Che cos’è l’analisi costi-benefici?
- Lo scopo dell’analisi costi-benefici
- Come utilizzare l’analisi costi-benefici
- 1) Fare un brainstorming su vantaggi e costi
- 2) assegnare un valore monetario ai costi
- 3) Assegnare un valore monetario ai vantaggi
- 4) Confrontare costi e vantaggi
- Come valutare l’analisi costi-benefici
- Quanto è accurata l’analisi costi-benefici?
- L’affidabilità dell’analisi costi/benefici
Siempre hay algo que debe ejecutarse y, a menudo, ese algo es fundamental para el éxito del proyecto y de la propia organización.
Debido a las altas apuestas en juego, los buenos gerentes no toman decisiones basándose únicamente en el instinto, sino que prefieren minimizar el riesgo lo mejor posible y actuar solo cuando hay más certeza que incertidumbre.
Pero, ¿cómo es posible hacerlo teniendo una miríada de variables y una economía en constante cambio?
La solución es consultar datos concretos con herramientas de informes, gráficos y hojas de cálculo, aún mejor con la ayuda de un software de gestión de proyectos.
Por lo tanto, es posible utilizar estos datos para evaluar tus decisiones mediante un proceso llamado análisis costo-beneficio (CBA).
Un uso inteligente del análisis costo-beneficio ayudará a minimizar los riesgos y maximizar las ganancias, tanto para el proyecto específico como para la organización en general. Este método de evaluación es crucial para la gestión eficaz de un proyecto.
¿Qué es el análisis costo-beneficio?
Jules Dupuit, un ingeniero y economista francés, introdujo los conceptos básicos del análisis costo-beneficio en la década de 1840.
Este método se volvió popular en la década de 1950; es una forma sencilla de evaluar los costos y beneficios del proyecto y, en consecuencia, determinar si proceder (o no) con un proyecto.
Como su nombre indica, el análisis costo-beneficio implica sumar los beneficios de una línea de acción y compararlos con los costos asociados.
Los resultados del análisis a menudo se expresan como un período de recuperación de la inversión, es decir, el tiempo necesario para que los beneficios cubran los costos, considerando también la tasa de descuento.
De hecho, muchas personas que lo utilizan buscan recuperar la inversión en menos de un período específico.
Puedes usar esta técnica en diferentes situaciones. Por ejemplo, cuando deseas:
- Decidir si contratar a nuevos miembros del equipo.
- Evaluar un nuevo proyecto o cambiar de iniciativa.
- Determinar la viabilidad de una compra con capital.
El análisis de costo-beneficio para la gestión de proyectos es una herramienta adicional a disposición del gerente de proyecto.
El propósito del análisis de costo-beneficio
El propósito del análisis es tener un enfoque sistemático para comprender las ventajas y desventajas de los distintos caminos posibles para un proyecto, incluidas las transacciones, las actividades, los requisitos empresariales y las inversiones.
En esencia, el análisis de costo-beneficio ofrece opciones y proporciona el mejor enfoque para alcanzar el objetivo ahorrando en inversiones.
Hay dos objetivos principales que lograr con el uso de este análisis:
- Determinar si el proyecto es válido, justificable y factible, evaluando si sus beneficios superan los costos.
- Ofrecer una base para la comparación de proyectos determinando qué beneficios son mayores que sus costos.
Cómo utilizar el análisis de costo-beneficio
Estos son los pasos para realizar un análisis de costo-beneficio.
1) Hacer una lluvia de ideas sobre beneficios y costos
Aunque existen directrices sobre cómo hacer un presupuesto de proyecto, siempre es necesario tomarse el tiempo para reflexionar sobre todos los costos asociados al proyecto y hacer una lista, incluidos posibles costos imprevistos (aquellos en los que puedas pensar).
Luego, harás lo mismo con respecto a todos los beneficios del proyecto, incluidos los posibles beneficios imprevistos.
2) Asignar un valor monetario a los costos
Los costos incluyen tanto el precio de los recursos físicos necesarios como el costo del esfuerzo humano involucrado en todas las fases de un proyecto.
Los costos suelen ser relativamente más fáciles de estimar que los ingresos.
Es importante considerar la mayor cantidad posible de costos relacionados. Por ejemplo, ¿cuánto costará la capacitación de los miembros del equipo?
Habrá una disminución de la productividad mientras las personas aprenden un nuevo sistema o tecnología, ¿y cuánto costará eso?
Además, es importante pensar en los costos que continuarán incurriéndose una vez que el proyecto haya finalizado.
3) Asignar un valor monetario a los beneficios
Este paso es menos simple que el segundo paso: en primer lugar, a menudo es muy difícil predecir con precisión los ingresos, especialmente para los nuevos productos.
En segundo lugar, junto con los beneficios financieros esperados, a menudo hay beneficios intangibles que también son resultados importantes del proyecto.
Por ejemplo, ¿cuál es el impacto en el medio ambiente, en la satisfacción de los empleados o en la salud y seguridad? ¿Cuál es el valor monetario de dicho impacto?
Por ejemplo, ¿la conservación de un antiguo monumento vale $500.000 o vale $5.000.000 debido a su importancia histórica? O bien, ¿cuál es el valor de un viaje sin estrés para ir al trabajo por la mañana?
En estos casos, es importante consultar a otras partes interesadas y decidir cómo evaluar estos elementos intangibles.
4) Comparar costos y beneficios
El último paso es comparar el valor de los costos con el valor de los beneficios y utilizar este análisis para decidir qué línea de acción adoptar.
Para ello, calcula los costos totales y los beneficios totales y compara los dos valores para determinar si los beneficios superan los costos.
En esta etapa es importante considerar el tiempo de recuperación de la inversión, para descubrir cuánto tiempo tomará alcanzar el “break even”, o punto de equilibrio, es decir, el momento en que los beneficios cubrirán los costos.
Un ejemplo simple, considerando una situación en la que se reciben los mismos beneficios en cada periodo, es calcular el periodo de recuperación dividiendo el costo total previsto del proyecto por los ingresos totales previstos. De esta manera:
Costo total / ingresos totales (o beneficios) = duración (periodo de amortización).
Cómo evaluar el análisis de costo-beneficio
Los datos recopilados se utilizan para ayudar a determinar si el proyecto tendrá una consecuencia positiva o negativa.
Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos al evaluar esta información:
- ¿Cuáles son los efectos sobre los usuarios?
- ¿Cuáles son los efectos sobre los no usuarios?
- ¿Hay efectos de externalidad?
- ¿Existe un beneficio social?
También es importante tener en cuenta el valor temporal del dinero gastado. Esto se puede hacer convirtiendo los costos y beneficios futuros esperados a tasas actuales.
Por supuesto, existe un riesgo inherente a cualquier empresa y el riesgo y la incertidumbre siempre deben considerarse.
Esto se puede calcular con la teoría de la probabilidad.
La incertidumbre es diferente al riesgo, pero puede evaluarse utilizando un análisis de sensibilidad para ilustrar cómo responden los resultados a los cambios en los parámetros.
¿Qué tan preciso es el análisis de costo-beneficio?
La respuesta corta es que el análisis será tanto más preciso cuanto lo sean los datos ingresados en el proceso.
Algunas imprecisiones son causadas por lo siguiente:
- Confiar demasiado en los datos recopilados de proyectos pasados, especialmente cuando estos proyectos difieren en función, tamaño, etc., del proyecto en el que estás trabajando
- Uso de impresiones subjetivas durante la evaluación
- El uso inadecuado de la heurística (resolución de problemas que emplea un método práctico no garantizado) para obtener el costo de los intangibles
- Sesgo de confirmación o uso exclusivo de datos que respaldan lo que deseas encontrar
En general, el análisis de costos y beneficios es más adecuado para proyectos de pequeña y mediana escala que no requieren demasiado tiempo para completarse.
En estos casos, el análisis puede llevar a las personas involucradas a tomar decisiones apropiadas.
En cuanto a los grandes proyectos que se extienden durante mucho tiempo, puede haber varios factores externos problemáticos a tener en cuenta en un análisis de costos y beneficios, como por ejemplo: la inflación, las tasas de interés, etc.,
Existen otros métodos que complementan el análisis de costos y beneficios en la evaluación de proyectos más grandes.
En general, sin embargo, el uso de esta metodología es un paso crucial para determinar si vale la pena emprender un proyecto o no.
La fiabilidad del análisis de costos/beneficios
El análisis de costos-beneficios también tiene dificultades para ser fiable en el caso de que un proyecto tenga flujos de caja que varían de un período a otro.
Además, los ingresos que generará un proyecto pueden ser muy difíciles de predecir y el valor que las personas atribuyen a los beneficios intangibles puede ser muy subjetivo.
Asimismo, la elaboración de un análisis de costos-beneficios requiere un sólido conocimiento de los riesgos del proyecto.
Los beneficios intangibles analizados pueden subestimarse o sobreestimarse fácilmente.
Además, es posible que los beneficios no se materialicen o que el riesgo de no disfrutar del beneficio sea demasiado alto.
El riesgo tiene dos factores principales que lo componen:
Riesgo = Probabilidad x Gravedad
Donde el nivel de riesgo de un evento es proporcional a la probabilidad de que ocurra y el nivel de riesgo de un evento es proporcional a la magnitud del impacto que produce.
Por ejemplo, la oficina donde trabaja el equipo del proyecto podría ser destruida por un avión (un «evento de riesgo»).
La probabilidad es claramente muy baja, pero la gravedad es muy alta.
Sin embargo, para la mayoría de las personas la baja probabilidad supera la alta gravedad, lo que permite concluir que este evento de riesgo no justifica la creación de un plan de respuesta al riesgo.
En conclusión, el análisis de costo-beneficio es un proceso basado en datos y debe abordarse de manera pertinente.
Gracias a la ayuda de un software de gestión de proyectos suficientemente robusto será posible recopilar, analizar y distribuir la información de manera eficaz, de modo que se pueda obtener el mayor beneficio posible de un análisis de costo-beneficio.
