La Gestión de Carteras de Proyectos, también conocida como PPM, es un término utilizado para describir cómo se gestiona la – a menudo confundida – combinación de proyectos dependientes y conectados dentro de una organización.
Los proyectos suelen verse como unidades independientes, pero en realidad los proyectos individuales rara vez están aislados.
La realidad es que los proyectos dentro de una organización están extremadamente interconectados, por lo que la pregunta es: hasta qué punto están conectados.
ÍNDICE
- ¿Qué es la Gestión de Carteras de Proyectos?
- La gestión correcta de la cartera de proyectos
- Las ventajas y elementos clave de la gestión de carteras de proyectos
- Los elementos clave del PPM: Estrategia de Negocio
- Los elementos clave del PPM: Software
- Los elementos clave del PPM: Hacer las preguntas correctas
La forma en que se gestionan y priorizan los proyectos para garantizar su éxito es precisamente la tarea de la Gestión de Carteras de Proyectos.
¿Qué es la Gestión de Carteras de Proyectos?
Gestión de portafolio de proyectos se refiere a la gestión centralizada de uno o más proyectos con el fin de alcanzar los objetivos estratégicos de una organización.
En esencia, la gestión de portafolio de proyectos garantiza que todos los proyectos aprobados y en curso cumplan con los objetivos estratégicos y sean gestionados de manera eficiente para obtener resultados óptimos.
Es una forma de cerrar la brecha entre la estrategia y la implementación. De hecho, garantiza que una organización pueda aprovechar más proyectos para asegurar el éxito global de un negocio.
El PPM también se utiliza generalmente por las organizaciones para identificar el retorno potencial de un proyecto.
También permite a las empresas que desean invertir en nuevos proyectos ver de antemano los riesgos en cada uno de ellos para tomar decisiones cuidadosas.
Sin embargo, el objetivo de la gestión de portafolio de proyectos va mucho más allá. Piensa en cómo la Gestión de Portafolios facilita la comunicación del grupo y asegura que todas las partes interesadas estén coordinadas.
La correcta gestión del portafolio de proyectos
Si se realiza correctamente, el PPM es una herramienta valiosa para obtener el compromiso de todas las partes interesadas en una organización.
La gestión de portafolios permite a diversas partes interesadas obtener una visión más amplia de lo que está ocurriendo. También permite una retroalimentación constante, comprender, gestionar y mitigar riesgos, dando así menos espacio a posibles discrepancias que a menudo pueden tener influencias negativas en el éxito de un proyecto.
Una buena gestión de portafolio de proyectos mejora, por lo tanto, la transparencia, la gobernanza y las responsabilidades.
Si se gestiona de manera efectiva, la Gestión de Portafolios ayuda a mejorar los procesos y métodos de gestión de proyectos, reduciendo los fracasos y mejorando la satisfacción del cliente.
El PMI informa que las organizaciones con procesos de PPM maduros han completado con éxito un 35% más de sus proyectos, desperdiciando menos tiempo y dinero.
Las ventajas y elementos clave de la gestión de portafolios de proyectos
En resumen, el PPM ayuda a:
- Apoyar la gestión de solicitudes de proyectos
- Mejorar la visibilidad
- Mejorar la colaboración
- Introducir procesos de gestión de riesgos
- Involucrar a las partes interesadas
- Mejorar la transparencia, la gobernanza y la responsabilidad
- Garantizar la realización de beneficios
- Gestionar los recursos de manera eficiente
- Ofrecer una ventaja competitiva
- Mejorar la toma de decisiones y la resolución de problemas
- Garantizar la mejora continua y la evolución de los procesos de gestión de proyectos
- Atraer, reclutar, retener y desarrollar los talentos adecuados
Por lo tanto, el PPM abarca una serie de áreas y prácticas; aquí están los tres elementos clave que lo caracterizan:
Los elementos clave del PPM: Estrategia empresarial
La estrategia empresarial es la base para gestionar la cartera de proyectos exitosos.
La estrategia se refiere a la dirección y el alcance a largo plazo de una organización. Gracias a la estrategia, una empresa puede crecer y ser competitiva.
Obviamente, una estrategia debe estar respaldada por los planes de implementación. Estos planes tienen en cuenta las capacidades y recursos de la organización, las amenazas externas, así como las métricas para medir el éxito.
En esencia, puedes tener la mejor estrategia del mundo, pero si no hay medios para lograrla, esa estrategia no tiene valor.
Es cierto que los proyectos son fundamentales para alcanzar la estrategia acordada, pero solo cuando esta está claramente definida y comunicada.
Los elementos clave del PPM: Software
Elegir la solución de software adecuada es esencial para el éxito de la Gestión de Portafolios.
Muy a menudo, la ausencia de un software integrado, que combine datos de diversas fuentes en un único marco, impide que las organizaciones aprovechen plenamente las ventajas del PPM.
Al evaluar soluciones de software, necesitas buscar un sistema que sea fácil de implementar y usar. Es esencial hacerlo para garantizar que sea adoptado fácilmente y utilizado correctamente por los usuarios finales.
Una solución de PPM eficaz ofrece una visión única de la situación. Una fuente única de verdad sobre el proyecto que promueve la colaboración y el seguimiento de actividades.
Esto es especialmente importante para los miembros del equipo y los gerentes de proyecto que trabajan en múltiples proyectos al mismo tiempo.
De hecho, los equipos y los gerentes de proyecto necesitan niveles óptimos de conocimiento y visibilidad para cumplir con sus obligaciones y tomar medidas correctivas donde sea necesario.
Los elementos clave de la PPM: Hacer las preguntas correctas
La conexión entre la estrategia empresarial y la gestión de cartera de proyectos se ha mencionado varias veces, pero ¿cómo se gestiona esta relación?
Los gestores de cartera de proyectos deben hacer algunas preguntas fundamentales sobre todos los proyectos de una organización. Aquí tienes algunas:
- ¿Cada proyecto contribuye al logro general de la cartera?
- ¿Los proyectos son dependientes entre sí?
- ¿Puede algún proyecto tener un impacto negativo en otros proyectos?
- ¿La entrega exitosa de todos los proyectos producirá el objetivo o beneficio deseado?
- ¿Hay recursos / presupuestos disponibles para iniciar un nuevo proyecto?
- ¿Existe un proyecto similar en la cartera que pueda usarse como modelo?
- ¿Las expectativas de las partes interesadas son realistas?
- ¿Todos los miembros de la organización están familiarizados con los objetivos estratégicos?
- ¿Se utilizan de manera efectiva los recursos disponibles?
- ¿Es fácil obtener la información correcta sobre el proyecto para optimizar el proceso de toma de decisiones?
En un entorno operativo cada vez más competitivo y estimulante, las empresas deben rendir cada vez más para mantenerse competitivas en el mercado.
Los proyectos son claramente las herramientas básicas para proporcionar las soluciones e innovaciones que las organizaciones necesitan para avanzar.
Sin embargo, sin una estructura general y sin una visión estratégica integral, como la que proporciona la gestión centralizada de múltiples proyectos, los propios proyectos tienden a consumir recursos valiosos, como presupuesto y tiempo, a menudo de manera ineficaz.
Con énfasis en los objetivos estratégicos a largo plazo, los requisitos organizacionales y la gobernanza, la gestión de carteras de proyectos asegura el éxito del proyecto empresarial completo.
