Gestión de carteras de proyectos es el proceso continuo de selección y gestión de iniciativas orientadas a proyectos que ofrecen el mejor valor comercial o retorno de la inversión.
ÍNDICE
- Recopilación de la información esencial para el proceso de gestión de carteras de proyectos
- El proceso de gestión de carteras de proyectos
- Gestión de carteras de proyectos: fase de inventario
- Gestión de carteras de proyectos: fase de evaluación
- Gestión de carteras de proyectos: fase de alineación
- Gestión de carteras de proyectos: fase de gestión
Es un proceso dinámico de toma de decisiones que permite a la dirección alcanzar un consenso sobre el mejor uso de los recursos para centrarse en los proyectos que pueden implementarse y alinearse estratégicamente con los objetivos comerciales.
Recopilación de la información esencial para el proceso de gestión de carteras de proyectos
La base del proceso de gestión de carteras de proyectos es una base de datos que recopila toda la información relacionada con las iniciativas del proyecto.
Esta base de datos permite:
- Mantener la visibilidad de toda la información de los proyectos dentro de la empresa
- Colaborar utilizando información consistente para alcanzar un consenso sobre la alineación de los proyectos con los objetivos de la empresa
- Proporcionar acceso rápido a toda la información relevante, tanto horizontal como verticalmente dentro de la organización, lo que permite tomar decisiones objetivas sobre las prioridades de los proyectos, las inversiones futuras y la utilización de los recursos
- Crear un vínculo entre la estrategia corporativa, la selección de proyectos y su ejecución.
Una mala gestión de la gestión de carteras de proyectos es el resultado de una desconexión entre la información y los procesos utilizados para apoyar la planificación estratégica y operativa del proyecto.
El proceso de gestión de carteras de proyectos
El proceso de gestión de carteras de proyectos tiene cuatro fases.
La primera es la fase de inventario, que incluye la recopilación de datos de los proyectos y de la organización para apoyar la segunda fase, la fase de evaluación.
En la fase de evaluación, los datos recopilados previamente se analizan y revisan.
La tercera fase, la fase de alineación, permite establecer métricas y equilibrios de la cartera de proyectos.
El último paso, la fase de gestión, implica la coordinación eficiente de los diversos proyectos.
Veamos con más detalle cada una de estas fases.
Gestión de carteras de proyectos: fase de inventario
La información de los proyectos puede obtenerse de cualquier fuente válida, incluidas las herramientas utilizadas dentro de la organización o simplemente mediante entrevistas a los gerentes y participantes de los proyectos.
Esta fase comienza recopilando toda la información principal sobre los proyectos en curso y sobre la organización en general.
De esta manera, se determinan las categorías de los proyectos.
Además, en esta fase se identifican los objetivos estratégicos de la organización y se determinan las iniciativas para cada proyecto.
Gestión de carteras de proyectos: fase de evaluación
La fase de evaluación evalúa las fortalezas y debilidades de la cartera de proyectos.
Existen muchos tipos de análisis que pueden realizarse simplemente a partir de los datos del inventario.
Por ejemplo:
- Un orden simple por justificación del proyecto puede revelar distintos proyectos que intentan resolver problemas idénticos o similares. Estos proyectos podrían ser más eficientes si se combinan, o tal vez sería mejor cancelar algunos de ellos.
- Un orden basado en la categoría de recursos puede revelar posibles deficiencias futuras de tiempo, lo que permite analizar opciones de solución: aumento de personal, uso de recursos externos, como freelancers, o cancelación de algunos proyectos.
- Un orden por departamento podría mostrar que el departamento de servicio al cliente pronto estará abrumado por el lanzamiento simultáneo de tres nuevas aplicaciones.
Una vez completada esta fase, es posible tener una comprensión clara de todo el modelo de cartera de proyectos.
Gestión de carteras de proyectos: fase de alineación
La fase de alineación da lugar a una «nueva» cartera de proyectos.
Esto significa que cada proyecto de la cartera se reclasifica.
Las decisiones tomadas durante esta fase buscan lograr un equilibrio delicado entre lo deseado y lo alcanzable, entre lo ideal en teoría y la realidad. Aquí, el gerente de proyectos decide qué proyectos pueden retrasarse o incluso cancelarse.
Obviamente, con una cartera de proyectos la decisión es más compleja que con un solo proyecto, ya que los distintos interesados podrían asignar valores diferentes a los mismos proyectos.
Durante la fase de alineación, las carteras de proyectos alternativos se evalúan sobre la base de distintos escenarios de «qué pasaría si».
El desafío clave de la fase de alineación es, por tanto, optimizar la cartera de proyectos.
Gestión de carteras de proyectos: fase de gestión
Esta es la fase en la que se verifica verdaderamente la «gestión de carteras de proyectos«, en la que los proyectos se alinean con los objetivos corporativos y donde es posible identificar la estructura desde una perspectiva comercial.
El desafío ahora es cómo comunicarse horizontal y verticalmente dentro de la organización.
Aquí es donde la automatización, mediante herramientas específicas de gestión de carteras de proyectos, puede ayudar a gestionar las prioridades, la planificación, el presupuesto y los recursos de un proyecto.
El éxito de una organización puede depender, por tanto, en gran medida de su capacidad para gestionar eficazmente la cartera de proyectos y garantizar que los objetivos comerciales se cumplan a lo largo del tiempo y dentro del presupuesto.
La importancia de gestionar carteras de proyectos debe, por tanto, tomarse muy en serio.
A continuación, algunas prácticas recomendadas finales para ayudar al gerente de proyectos a gestionar la gestión de carteras de proyectos:
- Seleccionar y priorizar los proyectos adecuados. No todos los proyectos tienen la misma urgencia. Por tanto, es importante reconocer la jerarquía entre ellos según los objetivos organizacionales.
- Pronosticar el costo de entrega de la cartera de proyectos. Como la rentabilidad es clave para el éxito de una organización, es importante llevar un registro de los costos de la cartera de proyectos y supervisarlos. Es necesario contar con una visibilidad general para determinar si un proyecto específico debe cancelarse debido a que sus costos superan los beneficios.
- Proporcionar informes de estado en tiempo real para los ejecutivos. Los gerentes suelen ser quienes toman las decisiones comerciales y es fundamental que tengan visibilidad en tiempo real sobre el estado de los proyectos para tomar las mejores decisiones.
Obtener una vista completa de todos los proyectos. Es importante que las organizaciones, al referirse al estado de los distintos proyectos, cuenten con una única versión de la verdad. Esto elimina dudas y preguntas y ayuda a establecer las prioridades correctas.
