La matriz RAM la utilizan los gestores de proyectos para asignar responsabilidades o para identificar el rol de los distintos miembros de un equipo de proyecto.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Esta matriz es un diagrama estructural en el que queda visualmente claro qué debe hacerse y quién lo debe hacer, así como las tareas y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo.
El acrónimo RAM proviene de Responsibility Assignment Matrix.
La matriz RAM
Esta matriz RAM también se denomina, en ocasiones, matriz RACI o matriz VERI o tabla lineal de responsabilidades (LCR). Específicamente, RACI significa:
- Responsible: la persona que ejecuta y asigna las actividades
- Accountable: la persona responsable de la correcta finalización de la tarea. En otras palabras, una persona «accountable» debe aprobar el trabajo entregado por la persona «responsible».
- Consulted: quienes son consultados para brindar ayuda en la ejecución de las actividades.
- Informed: quienes reciben actualizaciones sobre el avance y con quienes existe únicamente comunicación unidireccional. En otras palabras, los interesados.
Una matriz RAM se utiliza para designar roles, responsabilidades y niveles de autoridad dentro de un equipo de proyecto para cada componente de la estructura de trabajo, también denominada Work Breakdown Structure (WBS).
El formato de matriz permite mostrar todas las actividades asociadas a una persona y todas las personas asociadas a una sola actividad.
Esto garantiza que haya una sola persona responsable de cada actividad y evita confusiones.
A pesar de la sencillez de toda la información contenida en la matriz, asignar a cada miembro las tareas y responsabilidades adecuadas puede requerir mucho tiempo.
Además, los roles adecuados deben definirse previamente antes de incluirlos en la matriz de asignación.
7 pasos para completar la matriz RAM
Para evitar errores, aquí tienes una guía de 7 pasos mediante la cual la matriz puede elaborarse correctamente:
- Paso 1: Identificar a todos los participantes del proyecto.
- Paso 2: Identificar todos los resultados finales del proyecto.
- Paso 3: Discutir con todos los miembros del equipo qué tipo de apoyo se requiere para lograr el mejor desempeño y los mejores resultados. Es importante definir las responsabilidades de cada participante para evitar malentendidos.
- Paso 4: Crear un borrador inicial de la matriz de asignación, con las actividades en la columna izquierda y los miembros del equipo de proyecto en la primera columna de la derecha. Ingresar en las celdas los roles que asumirá cada persona.
- Paso 5: Solicitar a los participantes la aprobación de la matriz de asignación. Una vez más, para evitar malentendidos, es preferible obtener la aprobación por escrito.
- Paso 6: Los participantes pueden presentar comentarios o solicitudes de cambios en la matriz de asignación. Finalmente, la matriz de asignación de responsabilidades será revisada y, una vez aprobada, podrá iniciarse el proyecto.
- Paso 7: Es importante recordar realizar análisis y evaluaciones continuos durante el ciclo de vida del proyecto. Cuando parezca conveniente modificar la matriz de asignación, será necesario regresar al paso 3, donde los cambios deben discutirse con todos los miembros del equipo.
Matriz de asignación de responsabilidades y proyectos complejos
La matriz de asignación de responsabilidades también es adecuada para proyectos complejos.
Cuando se descuidan actividades y la matriz contiene información incompleta y/o inexacta, los esfuerzos y el trabajo se duplicarán sin sentido.
Por tanto, es recomendable asegurarse de que toda la información esté incluida en la matriz y de que siga siendo precisa y actualizada.
Las siguientes sugerencias contribuyen a incrementar las probabilidades de éxito de una matriz RAM en el caso de un proyecto complejo:
Matriz RAM: Jerarquía gráfica
Dividir la matriz de asignación en gráficos separados para poder establecer distinciones según prioridades.
La matriz de asignación de responsabilidades con los niveles más altos identifica las actividades de mayor prioridad dentro del proyecto.
A partir de esta, es posible desarrollar tablas de matrices derivadas de asignación de responsabilidades basadas en este nivel superior.
Matriz RAM: Participación y retroalimentación
Al involucrar a todos los miembros del equipo de proyecto en el desarrollo de la matriz de asignación de responsabilidades, todos sabrán exactamente qué se espera de ellos y estarán más comprometidos durante todo el proyecto.
Además, al involucrar a todo el equipo en el desarrollo de la matriz, será más fácil y directo recibir retroalimentación de las personas especializadas en cada actividad específica.
Matriz RAM: Representación escrita
Al redactar la matriz de asignación, puedes identificar errores o problemas potenciales. Además, todos los participantes tendrán una mejor comprensión de su rol y responsabilidad dentro del proyecto.
Finalmente, la matriz RAM es una herramienta de gestión de proyectos que mejora la comunicación del equipo y aumenta la eficiencia y velocidad de finalización del proyecto.
Si se utiliza de forma efectiva, ayuda a mantener informadas a todas las personas y, por tanto, incrementa la productividad individual y grupal.
