Categoria: Gestione Progetti

Completare con successo un progetto non è una passeggiata, neanche per i project manager più esperti.

La pianificazione, esecuzione e completamento, nonché l’aggregazione e attività separate da parte di team e individui in un insieme coeso sono solo alcuni aspetti di ciò che questo significa.

In questo articolo vogliamo dare 7 suggerimenti per riuscire a completare con successo un progetto.

Completare un progetto con successo: Definire chiaramente l’ambito del progetto

Sappiamo che un problema – o in questo caso, l’ambito del progetto – ben esposto è per metà risolto.

Non importa come, ma bisogna essere chiari sugli obiettivi del progetto, sul budget del progetto e sulla metodologia fin dall’inizio.

Troppo spesso succede ancora che entrando in un’organizzazione e chiedendo ad un project manager perché sta lavorando ad un determinato progetto, la risposta sia “Perché il tale mi ha detto di fare questo”.

La capacità di capire perché un progetto è fondamentale per l’organizzazione e come si inserisce nel piano strategico generale è una componente chiave del suo successo.

Essere in grado di mettere in relazione il successo del progetto con tutti gli obiettivi e le strategie organizzative è un modo semplice per aumentare la dedizione, il morale e il senso di importanza dei membri del team, ma anche del project manager stesso.

Completare un progetto con successo: Selezionare attentamente i membri del team

Una volta definito chiaramente l’ambito del progetto, diventa più facile identificare i talenti necessari per raggiungere l’obiettivo previsto.

Il project manager deve selezionare con cura le persone che formeranno la squadra, in modo da fidarsi nella delega di compiti e attività alle persone più adatte a ciascuna di esse. L’esperienza del Team di progetto è fondamentale.

Una corretta delega del compito può essere una dimostrazione di fiducia nelle capacità dei membri del tuo team, che a sua volta aumenta il morale e diventa determinante per ottenere i migliori risultati possibili del progetto; una sorta di effetto domino.

Completare un progetto con successo: Delineare gli obiettivi e mantenerli SMART

Per completare con successo un progetto, bisogna avere un’idea chiara di cosa aspettarsi per un output finale. Ciò consente di creare obiettivi a medio e breve termine e le relative milestones.

Dopo aver delegato le attività appropriate ai membri del team, il project manager può chiedere a ciascuno di loro di elencare le attività secondarie che serviranno come pietre miliari verso il loro obiettivo finale, quindi lasciare che stabiliscano le proprie scadenze per ciascuna pietra miliare.

Naturalmente, il project manager può e deve supportare i membri del team nell’organizazione del loro lavoro e nell’individuazione di obiettivi e milestones.

Queste scadenze, ovviamente, devono coincidere con gli obiettivi temporali complessivi del progetto.

Quanti livelli di dettaglio sono necessari nella struttura del lavoro dipenderà dalle dimensioni e dalla complessità del progetto.

Completare un progetto con successo: Gestire i dati

L’archiviazione dei dati sta diventando sempre più conveniente e più facilmente accessibile, soprattutto quando si utilizza un buon software di project management.

Tuttavia, con una più facile accessibilità, possono sorgere problemi di sicurezza.

Sebbene la maggior parte delle soluzioni di gestione dei dati abbiano a cuore la sicurezza dei dati, a volte le cose possono sfuggire di mano.

Per essere doppiamente sicuri, è imperativo gestire le autorizzazioni dei file, le proprietà dei documenti e monitorare le versioni dei dati su base coerente.

Completare un progetto con successo: Monitorare i progressi ogni giorno

Essere consapevoli delle scadenze del progetto, del team e delle singole attività è un must per portare avanti con successo un progetto.

L’invio di aggiornamenti regolari sullo stato tramite incontri faccia a faccia o virtuali o tramite uno strumento di comunicazione centrale, garantisce a tutti una visione d’insieme dei progressi del progetto e come il contributo di ogni individuo si inserisce nel tutto.

È consigliabile inoltre impostare avvisi per gli elementi che si stanno avvicinando alla data di completamento pianificata, nonché per quelli che sono in ritardo sulla pianificazione.

In questo caso un gantt come quello di Twproject torna molto utile.

Completare un progetto con successo: Mantenere tutti informati

Tenere tutte le parti interessate informate sui progressi durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Inoltre, è importante assicurarsi che tutti i membri del team siano consapevoli di ciò che fanno gli altri.

Soprattutto in caso di modifiche, è importante informare il team il prima possibile.

Molti team di progetto efficaci tengono brevi riunioni quotidiane; non è sufficiente inviare e-mail occasionali o attendere di comunicare quando si verifica un problema.

La comunicazione con il Team di progetto è fondamentale per il successo del progetto stesso e per mantenere il flusso di un progetto nella giusta direzione.

La comunicazione è ancora più importante nel caso di forza lavoro impegnata da remoto.

Completare un progetto con successo: Motivare il team

Quando si tratta di motivare il team, premiare i membri del team in caso di buone prestazioni funziona sicuramente meglio che “punire” quelli che hanno prestazioni inferiori.

Quando un membro del team raggiunge un traguardo, è importante che il project manager ne riconosca i risultati attraverso un premio o un riconoscimento di fronte a tutto il team.

In questo modo, sapere che i contributi vengono apprezzati dall’azienda, rende le persone più motivate, concentrate e disposte a mettersi in gioco.

Con molte parti mobili e più persone coinvolte nel successo del progetto, è fondamentale che i project manager siano sempre un passo avanti rispetto al gioco.

La capacità di mantenere l’ambito, le persone e le pianificazioni in pista può creare o distruggere un progetto.

Per gestire progetti di successo è necessario non solo apprendere i suggerimenti di questo articolo, ma anche metterli in pratica sul lavoro.

Lavorare a più progetti contemporaneamente è ciò che capita alla maggior parte dei project manager.

Ma tenere traccia di tutti i pezzi in movimento può diventare complicato senza un buon processo per la gestione di più progetti e soprattutto senza un buon Software per la gestione dei progetti. E’ difficile, infatti, sapere a quale lavoro dare priorità, come aiutare il team e come garantire che tutto venga svolto in tempo.

Fortunatamente, ci sono dei trucchi. Ecco quindi 7 strategie che aiuteranno a tenere più progetti sotto controllo.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Avere un luogo in cui “ospitare” tutti i progetti

Dopo settimane di pianificazione e approvazione dei progetti (può esserti utile leggerti questo articolo sul Project Manajement), il team o più team sono finalmente pronti per iniziare.

Tuttavia, se tutti i piani sono sparsi su vari documenti e fogli di calcolo, e-mail e report, il lavoro non parte nel migliore dei modi.

In questo modo, infatti, è molto probabile perdere informazioni essenziali oppure il team finisce per duplicare il lavoro perché non sapeva che qualcun altro ci stava già lavorando.

Pianificare e gestire tutti progetti in un unico posto, come un buon software di project management, consente al project manager di vedere rapidamente tutto ciò che è in corso e lo stato dell’intera roadmap.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Definire obiettivi, piani, responsabilità e aspettative all’inizio

Senza un flusso di lavoro standard o un processo di pianificazione del progetto che accompagni l’intero ciclo di vita del progetto, è probabile che ogni progetto venga gestito in modo diverso.

Di conseguenza, i risultati finali possono essere incoerenti, il tempo viene sprecato impostando un nuovo processo ogni volta e il lavoro ha maggiori probabilità di fallire.

Per risolvere questo problema, il project manager deve assicurarsi che il piano, il processo e le responsabilità del team siano chiari fin dall’inizio.

A livello di progetto, questo significa delineare chiaramente gli obiettivi, ogni fase di lavoro che deve essere completato, quando ciascuno è pianificato e chi ne sarà responsabile.

Inoltre, è necessario includere anche il tempo per i feedback, aspetto che può facilmente essere ignorato quando si ha fretta di completare un progetto, ma che è comunque importante.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Dare priorità al lavoro che avrà il maggior impatto

Anche se si potrebbe essere tentati di eliminare prima i progetti più semplici, questa non è sempre la soluzione giusta.

Invece, bisogna dare loro la priorità in base a ciò che avrà il maggiore impatto sugli obiettivi dell’organizzazione.

Ad esempio, il team potrebbe essere impegnato in cinque lanci di prodotti contemporaneamente.

Sebbene abbiano tutte le stesse dimensioni in termini di impegno e lavoro necessari per il completamento, uno di essi ha il potenziale per avere un impatto molto maggiore sulle entrate dei nuovi clienti rispetto agli altri quattro.

Un secondo, tuttavia, avrebbe l’impatto maggiore sulla fidelizzazione dei clienti.

Poiché l’azienda da una priorità più alta alla fidelizzazione, in questo caso è il secondo progetto ad avere priorità.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Essere flessibili quando le priorità cambiano

Stabilire le priorità del team e allinearsi al lavoro è fondamentale, ma lo è anche essere abbastanza flessibili da permettere modifiche quando è necessario.

E qui un documento centrale, o un software di project management come twproject, in cui sono contenute tutte le informazioni e aggiornamenti di progetto torna in aiuto. Quando le priorità cambiano, è possibile individuare velocemente cosa bisogna riprogrammare.

A tal proposito ti ricordo che puoi provare gratuitamente Twproject cliccando qui!

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Gestire e comunicare chiaramente le aspettative

I team che soffrono di problemi di comunicazione lo fanno perché non hanno visibilità sul loro lavoro e sul lavoro degli altri stakeholder di progetto.

Quando mancano le informazioni sul lavoro che stanno facendo gli altri, manca il contesto per capire perché le scadenze stanno cambiando, se le priorità rimangono le stesse e come sta procedendo il progetto.

Quando un project manager gestisce la comunicazione, deve offrire al team e agli altri stakeholder l’intero contesto dietro il lavoro.

Il modo migliore per farlo in modo coerente è trovare uno strumento di gestione del lavoro che permetta di condividere lo stato e gli aggiornamenti di avanzamento direttamente dove si sta svolgendo il lavoro.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Regolare le pianificazioni del progetto per massimizzare la produttività del team

Anche il progetto pianificato con la massima attenzione può deragliare se non è pianificato tenendo presente l’intera portata del lavoro del team a breve, medio e lungo termine.

Ad esempio, si vogliono lanciare tre diversi aggiornamenti web contemporaneamente, questi potrebbero finire per entrare in conflitto tra loro o trascinarsi più a lungo del previsto perché il team sta cercando di fare troppo contemporaneamente.

Ecco alcuni suggerimenti utili in questo caso:

• Scaglionare le date di inizio per progetti simili: soprattutto se si ha lo stesso gruppo che lavora su più progetti, può essere utile scaglionare le date di inizio e di completamento di ciascun progetto in modo che le persone possano concentrarsi prima su uno e poi passare al successivo.
• Fare attenzione alle dipendenze: pianificare il progetto dipendente dopo la data di completamento pianificata del primo.
• Contrassegnare attività duplicate: se si deve svolgere lo stesso lavoro in due progetti diversi, assicurarsi che questo venga svolto in tempo per mantenere entrambi i progetti in linea.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Delegare il lavoro, ma mantenere la visibilità

Nessun manager vuole essere un micromanager, ma perdere di vista i compiti e sentirsi all’oscuro del lavoro svolto dalla propria squadra, può rendere quasi impossibile essere un leader efficace.

Tuttavia, condividendo un’unica fonte con il team, si ha un modo per tenere traccia di tutto il lavoro che tutti stanno facendo.

Quando tutto il lavoro del team risiede in un luogo condiviso a livello centrale, è possibile ottenere informazioni a colpo d’occhio su ogni singolo aspetto dei progetti.

 

In qualità di project manager, la gestione di più progetti in contemporanea è spesso una realtà molto frequente.

Oggi, nella gestione di più progetti, la tecnologia è un aiuto indispensabile per avere una panoramica olistica.

Ottenere l’approvazione del budget di progetto è uno scoglio non semplice da superare. Ogni progetto comporta dei costi e, generalmente, più grande e complesso è il progetto e più difficile sarà ottenerne l’approvazione.

Poiché nessuna azienda dispone di risorse illimitate, ogni progetto richiede un budget prestabilito che, idealmente, dovrà essere rispettato. Potrebbe interessarti questo articolo su come fare un budget di progetto.

Ma ecco la sfida: non è sempre facile accertare quanto possa essere grande il budget necessario per un progetto. C’è sempre il rischio, infatti, di sottovalutare alcuni fattori e non poter completare il progetto in tempo. D’altra parte, se le stime sono troppo alte, c’è il rischio che l’intero progetto venga scartato perché non conveniente.

Quindi, come identificare il giusto budget di un progetto e ottenere l’approvazione? Scopriamolo in questo articolo.

Ottenere l’approvazione del budget: Cosa considerare quando si effettua un budget di progetto

Ecco i fattori più significativi:

1. Preventivi di spesa

Un budget di progetto è costituito da molti tipi di spese, fra cui:

• costi diretti e indiretti,
• spese in conto capitale
• spese operative,
• costi relativi ai risultati del progetto
• e altro ancora.

Può diventare complicato cercare di individuare importi precisi, soprattutto nel caso di progetti completamente nuovi.

In questo caso bisogna mantenere la calma e tenere conto che i numeri di budget raramente si allineano totalmente con i costi effettivi ed è molto probabile che cambino man mano che un progetto si sviluppa.

Quindi, è importante concentrarsi sullo stimare le risorse in modo accurato in quel momento e fornire stime dei costi il più realistiche possibili.

2. Contingenza di bilancio

La sfida più grande nella pianificazione del budget di gestione del progetto è l’ignoto.

Anche con una stima dettagliata dei costi e delle risorse, imprevisti o modifiche al progetto possono richiedere revisioni del budget.

Pertanto, proprio come un piano di progetto incorporerà un buffer per quanto riguarda le tempistiche, altrettanto dovrebbe essere fatto nel caso del budget. Andrà quindi preparato una sorta di fondo di emergenza per gli imprevisti – una contingenza appunto.

Dal momento che si tratta di un importo per l’ignoto, la sua stima è molto difficile da individuare.

Un importo troppo grande farà pensare a coloro che devono approvare il budget che questo è stato gonfiato senza una logica.

Una buona regola generale è mettere da parte il 10% del budget totale per gli imprevisti.

3. Monitoraggio del budget

Proprio come si tracciano le attività del progetto, allo stesso modo si desidera tenere traccia e monitorare le spese durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Monitorando regolarmente il budget, è possibile rilevare rapidamente quando i costi iniziano a superare le stime e apportare modifiche prima che il budget venga superato.

Questo monitoraggio identifica anche esigenze di budget aggiuntive con un tempo sufficiente per ottenere il finanziamento prima che il lavoro sia costretto a fermarsi.

Suggerimenti per ottenere l’approvazione del budget di progetto

1. Sapere cosa serve rispetto a cosa si vorrebbe

La chiave è includere nel budget almeno qualcosa di quello che si vorrebbe avere ma che non si ritiene necessario.

Difficilmente si potrà ottenere tutto ciò che si chiede, per questo è importante tracciare una linea netta tra ciò che si ritiene sia assolutamente necessario e ciò che si pensa possa essere utile.

Per essere più convincenti, si possono elencare i rischi e le conseguenze negative che potrebbero derivare dal non ottenere ciò che è necessario per portare a termine il lavoro.

2. Definire il perché prima del cosa

Prima di presentare un elemento del budget, è importante definire concretamente perché questo è importante per il progetto.

Raccogliere supporto e prove potrà rendere la motivazione ancora più convincente.

3. Ricercare e presentare opzioni concrete

Considerare più opzioni, fare ricerche e valutarle.

Se il progetto richiede la collaborazione con un fornitore di servizi, allora è importante cercare diversi fornitori che hanno esperienza nell’esecuzione di progetti simili, discutere l’idea con loro, controllare i loro riferimenti e ottenere differenti preventivi.

Sulla base di questa ricerca, è possibile creare diversi budget di progetto, da una versione “top” con le opzioni più costose alle versioni “regular” ed “economy”.

Motivare perché si preferirebbe un’opzione rispetto ad un’altra.

4. Evidenziare come la proposta porterà valore all’organizzazione

Oltre a un budget che illustri quanto costerà il progetto, è importante calcolare il valore che l’organizzazione potrà ottenere nel tempo grazie al progetto stesso.

Questi possono essere, ad esempio, risparmi sui costi annuali, aumento dell’efficienza o miglioramenti della produttività.

5. Anticipare le domande che verranno poste

Chi si occuperà di approvare il budget avrà sicuramente delle domande da porre sulla proposta presentata.

Anticipare le domande e considerare quali dettagli dovranno essere spiegati in maniera più approfondita, è la chiave per convincere gli stakeholder.

 

Quando si è proattivi, organizzati e con obiettivi concreti, sarà molto più facile arrivare all’approvazione del budget, anche nel caso di progetti molto costosi.

Inoltre, dimostrando competenza e rispetto del tempo, si avrà la certezza che i suggerimenti di budget saranno presi sul serio dalle parti interessate o dai dirigenti aziendali che devono approvarlo.

Da non dimenticare poi che una volta approvato il budget, è responsabilità del project manager supervisionarlo.

Per farlo, è una buona idea utilizzare un software di gestione dei progetti  come TWproject per tenere traccia ed avere visibilità dei costi e del confronto in tempo reale con il budget.

TWproject, infatti, ha una sezione molto semplice e chiara per monitorare il budget. Se non l’hai ancora fatto prova gratuitamente Twproject cliccando sul banner qui sotto e scopri quanto è semplice gestire un budget.

Implementare processi snelli nei progetti sta diventando sempre più popolare in numerosi settori. Tale implementazione ha l’obiettivo di risolvere i problemi e ridurre le inefficienze.

I principi snelli sono stati originariamente sviluppati e utilizzati esclusivamente nel mondo manifatturiero, poiché promuovono processi semplificati ed enfatizzano la produzione di alta qualità.

Questo approccio è particolarmente importante per la produzione di beni, ma ha avuto un tale successo che è stato introdotto in altre industrie. Non da ultimo se ne sono avvantaggiati anche i Project Manager della ricerca.

Tuttavia, la gestione snella dei progetti non è la soluzione giusta per ogni organizzazione.

In questo articolo, cercheremo di capire meglio che cos’è una lean production, quali sono le basi di questa metodologia, come implementarla e alcuni vantaggi e svantaggi associati al suo utilizzo.

Che cos’è la gestione snella di progetto?

Il termine “lean” non si applica esclusivamente alla gestione del progetto, ma è un modo di pensare che si concentra in generale sulla gestione operativa snella, fondata sull’efficienza.

Sebbene il concetto sia una combinazione di culture e pratiche occidentali e giapponesi, le origini di questa metodologia possono essere fatte risalire alla Toyota Motor Corporation durante il secondo dopoguerra.

Lottando con una scarsa produttività, Toyota ha implementato il Toyota Production System (TPS) per rimuovere elementi problematici dai suoi processi, fra cui elaborazione inefficiente, lunghi tempi di attesa e problemi di inventario.

Uno dei principi fondamentali del TPS era il cosiddetto “just-in-time” o JIT.

Per Toyota, JIT significava

ottenere la giusta quantità di materie prime e produrre la giusta quantità di prodotti per soddisfare la domanda dei clienti.

In altre parole, la produzione era strettamente legata alla domanda.

L’adozione di TPS e JIT ha quindi rappresentato un approccio “snello” alla produzione e questa tattica ha reso Toyota una delle aziende di maggior successo al mondo.

Quando, negli anni ’80, i produttori occidentali si sono resi conto che il Giappone li stava superando, questi principi hanno iniziato a migrare verso ovest.

Il nome “lean production” è nato intorno a questo periodo, prima applicato alla produzione e successivamente alla gestione dei progetti.

Principi della gestione snella di progetto. Il Metodo Lean

Oggi, la consegna snella del progetto consiste nel massimizzare il valore riducendo al minimo gli sprechi, ciò significa utilizzare una quantità minima di materiali, attrezzature, manodopera e spazio.

In particolare, la metodologia lean ottimizza l’utilizzo delle risorse eliminando gli sprechi in sette aree:

• Sovrapproduzione: la produzione in eccesso non è necessaria e causa elevati livelli di scorte;
• Scorte: i materiali in eccesso aumentano i costi di stoccaggio e vengono utilizzati raramente;
• Tempo: gli arretrati in qualsiasi area che portano ad una generale perdita di tempo;
• Trasporto: spostare inutilmente i materiali da un luogo all’altro causa inefficienza;
• Difetti: i problemi di qualità possono essere risolti solo spendendo tempo, denaro e risorse aggiuntive;
• Movimento: troppi passaggi non necessari in un processo allungano i tempi di produzione;
• Eccesso di elaborazione: il lavoro che non aggiunge valore a un prodotto o processo è uno spreco e fa aumentare i costi inutilmente.

Lean Project Management

La metodologia che l’approccio lean utilizza per identificare e rimuovere gli sprechi in queste aree si può scomporre nei seguenti passaggi:

• Specificare il valore: Il concetto di valore va ripensato dal punto di vista del cliente finale.
• Mappare il flusso di valore: Analizzare il processo di creazione del prodotto o progetto per identificare aree di spreco, come passaggi o azioni non necessarie.
• Ottimizzare i processi: Sviluppare un piano di miglioramento per eliminare gli sprechi identificati nel flusso di valore.
• “Tirare” la produzione: Questo deriva dal termine inglese “pull” e si intende portare avanti il progetto o creare il prodotto in base esclusivamente alla richiesta del cliente. In altre parole, è il cliente che “tira” la produzione.
• Miglioramento continuo: Rivalutare regolarmente il processo del progetto con l’obiettivo di eliminare gli sprechi e massimizzare la produttività e l’efficienza.

Implementazione della gestione snella di progetto

Sebbene implementare processi snelli nei progetti sia una metodologia utilizzata in organizzazioni di tutti i tipi e dimensioni, funziona meglio – almeno all’inizio – nel caso di piccoli progetti e piccoli team perché richiede una comunicazione forte.

Man mano che un’organizzazione cresce può continuare a coltivare la mentalità snella tra i nuovi membri.

Ecco una panoramica delle principali fasi associate all’implementazione di una gestione snella di progetto:

1. Creare una cultura aziendale

Il tradizionale approccio top-down non si adatta alla filosofia di gestione snella del progetto.

Sebbene il management si assuma la piena responsabilità per prodotti, processi e requisiti aziendali, è importante che tutti provino un senso di responsabilità, e quindi un senso di uguaglianza, quando si tratta di migliorare il modo in cui un’organizzazione lavora.

Stabilire uno standard di apertura e trasparenza aiuta a creare un ambiente in cui tutti sono incoraggiati a identificare i problemi e testare le soluzioni.

2. Avere un team ben preparato

Non esiste un modello di gestione snella che funzioni per ogni progetto; l’applicazione dei principi può non sembrare esattamente la stessa in ogni caso.

Ecco perché è importante formare un team ben preparato che abbia una profonda conoscenza dei valori di gestione snella del progetto sia in grado di mantenere tutti concentrati.

Un modo per aumentare la conoscenza di questa metodologia nel team è fornire sessioni di formazione interne che chiariscano le procedure e i metodi relativi ai principi lean.

3. Rendere i miglioramenti snelli parte della cultura aziendale

Una cultura del miglioramento dovrebbe permeare in tutta l’organizzazione, incoraggiando e abilitando i team a cercare il miglioramento continuo ovunque.

I membri del team ​​dovrebbero essere in grado di valutare un processo e intraprendere le azioni necessarie per apportare miglioramenti.

Rimanere fedeli al lean richiede un’attenzione continua.

Vantaggi della gestione snella dei progetti

L’implementazione di una gestione snella dei progetti è una proposta a lungo termine, che dovrebbe cambiare in meglio la cultura di un’organizzazione.

I vantaggi della gestione snella dei progetti includono:

• Processi più semplici: Affinare continuamente il flusso di lavoro significa liberarsi da attività inutili ed il risultato finale è un processo più semplice e più facile da gestire.
• Output di alta qualità: Eliminando le attività prive di valore, il team può concentrarsi maggiormente sulle attività che apportano migliore qualità e meno errori all’output.
• Dipendenti motivati: I dipendenti che trascorrono del tempo in un lavoro significativo hanno una motivazione più alta. Inoltre, i dipendenti che sentono di lavorare insieme in condizioni di parità prendono naturalmente più iniziative e sono più dedicati alla produzione di qualità.
• Processi più intelligenti: Lean consente ai dipendenti di lavorare sui compiti giusti al momento giusto.
• Più valore per il cliente: Concentrarsi maggiormente sul lavoro a valore aggiunto produce naturalmente un prodotto migliore.

Difficoltà della gestione snella dei progetti

Fatto bene, il lean è in grado di offrire tutti i vantaggi sopra descritti, ma molte organizzazioni hanno difficoltà a implementare una gestione snella dei progetti a lungo termine.

I problemi principali che si riscontrano sono:

• Mancanza di tempo. Lean richiede pianificazione e tempo in anticipo. Mappare i principali flussi di prodotti, creare piani di miglioramento, condurre riunioni giornaliere per discutere del lavoro completato e in sospeso e identificare i problemi sono solo alcune delle cose che devono essere fatte regolarmente per mantenere il flusso. Percepite come interferenti con le normali attività lavorative, questi compiti spesso vengono tralasciati con il passare del tempo, rendendo impossibile applicare una metodologia lean.
• Mancanza di strategia. Alcune organizzazioni si concentrano così tanto sulla lean production da perdere di vista il loro piano strategico complessivo. Per ottenere il massimo da questa metodologia, è necessario applicare intenzionalmente i suoi principi agli obiettivi aziendali esistenti e non tralasciarli.
• Buy-in non sufficiente. La metodologia lean è considerata un modo di pensare radicale che richiede il completo consenso dei team. Ci vorranno molti sforzi per cambiare i comportamenti delle persone e incoraggiarle a lavorare in modo più indipendente. Se non si ha il tempo sufficiente per istruire le persone sul nuovo modo di lavorare e su come tutti ne trarranno beneficio, è improbabile che queste saranno d’accordo. Per aiutare a ottenere il consenso, è importante investire in programmi di formazione che insegnino alle persone il lean e migliorino le loro capacità di comunicazione.

Nessuna metodologia di gestione del progetto è perfetta e questo è il motivo per il quale molte organizzazioni utilizzano alcune combinazioni di metodologie.

La metodologia lean, vista la sua radicalità, può non essere adatta a tutti, ma il suo principio fondamentale – ridurre al minimo gli sprechi massimizzando il valore – può comunque essere applicato in una certa misura anche se si sta utilizzando un altro framework di progetto.

Procrastinare i problemi nei progetti è in assoluto il più mortale dei peccati che un project manager possa porre in essere.

La procrastinazione è molto diversa dall’essere pigri e non aver voglia di lavorare. Procrastinare vuol dire mettere a rischio l’intero progetto se non addirittura l’intera Organizzazione che punta su quel progetto.

Vediamo di approfondire il discorso in questo articolo oltre che a dare suggerimenti preziosi per risolvere questo vizio.

Cosa significa procrastinare?

La procrastinazione si riferisce all’atto di aspettare fino all’ultimo per svolgere quelle attività che hanno una priorità relativamente alta e richiedono tendenzialmente più impegno rispetto ad altre.

Si procrastina quando si lavora prima su quei compiti che sono facili da eseguire o hanno una priorità inferiore.

La procrastinazione può essere associata non solo al modo in cui si svolgono compiti o si risolvono problemi, ma anche a come si prendono decisioni.

Sebbene sia considerato normale per le persone procrastinare in una certa misura, diventa un problema quando procrastinare impedisce il normale funzionamento dei progetti perché non vengono completati in tempo.

Effetti della procrastinazione dei problemi nei progetti

All’interno della gestione del progetto, gli effetti della procrastinazione possono essere estremamente dannosi, non solo per il project manager e il suo team, ma per il progetto in generale e, nei casi più gravi, per l’organizzazione stessa.

Ecco quali sono gli effetti che può avere la procrastinazione sulla gestione del progetto:

Morale basso

 Il morale è come i dipendenti si sentono riguardo al loro lavoro, ai loro colleghi e ai loro supervisori.

Quando è alto, l’etica del lavoro aumenta e i dipendenti lavoreranno di più, più a lungo e più felici; quando invece è basso, i dipendenti non saranno motivati a lavorare, il che può portarli a procrastinare ancora di più.

La procrastinazione crea una situazione stressante in cui è necessario “correre” per rispettare le deadline delle attività.

Questo significa, per esempio, che il team è costretto a fare straordinari e a lavorare molto più a lungo.

Ciò peggiora se il project manager stesso procrastina.

Stress

Rimandare le cose per un momento successivo o all’ultimo momento, può effettivamente aumentare i livelli di stress.

Se si procrastina a lungo, gli incarichi di lavoro iniziano ad accumularsi fino a quando si hanno diverse ore o settimane di lavoro da recuperare in un breve lasso di tempo.

Per alcune persone, la scarica di adrenalina dell’attesa fino all’ultimo momento può essere eccitante, ma per la maggior parte, questo significa solamente un aumento del livello di stress che, in certi casi, può essere dannoso per la salute.

Più procrastinazione

La causa alla base della procrastinazione è essere costretti a fare qualcosa che si trova noioso o spiacevole, ecco perché lo si respinge per fare qualcosa di divertente ed eccitante.

Il problema con questo è che quando si evita l’attività la prima volta, tendenzialmente si continua a farlo, rendendola sempre più spiacevole.

La procrastinazione può quindi comportare conseguenze negative come stress, senso di colpa e perdita di produttività personale, nonché disapprovazione sociale per non aver rispettato responsabilità o impegni.

Questi sentimenti, se combinati, possono favorire un’ulteriore procrastinazione.

Le soluzioni alla procrastinazione dei problemi nei progetti

Identificare i motivi per cui si procrastina

Affinché le cose migliorino, è necessario capire perché si sta procrastinando.

Potrebbe essere, ad esempio, una cattiva organizzazione, o forse paura; potrebbero essere sovraccarichi di lavoro o puntare ad una perfezione eccessiva.

È importante individuare la causa e trovare quindi la soluzione appropriata.

Elaborare un piano

Se la procrastinazione è già un’abitudine, si può comunque migliorare la situazione.

Tuttavia, come con la maggior parte delle cose, non è possibile aspettarsi miglioramenti da un giorno all’altro.

Innanzitutto, bisogna accettare la situazione attuale. La ricerca mostra che i procrastinatori di solito provano senso di colpa e ansia per non fare il loro lavoro.

Ecco, quindi, che ci si dovrebbe concentrare sulla ricerca di soluzioni, motivandosi ​​trovando soluzioni per migliorare la capacità di gestione del tempo.

Concentrarsi sul fare, invece di evitare. Un semplice elenco scritto delle attività da svolgere, magari con un orario specificato, può fare molto per il morale.

Impostare un sistema di ricompense

Quando si riesce a completare un compito difficile in tempo, una piccola ricompensa per un lavoro ben fatto potrebbe essere una buona idea che aiuta a combattere la procrastinazione.

Pressione dei pari

Anche se questo può mettere un po’ di pressione sulle persone, è un metodo collaudato per evitare la procrastinazione.

Quando possibile, chiedere ad un pari di tenere d’occhio le attività da svolgere e di sollecitare il lavoro quando non è ancora stato fatto, può essere una buona soluzione per alcune persone.

Ridurre al minimo le distrazioni

Se possibile, è necessario creare una zona libera da distrazioni sul posto di lavoro.

Ciò aiuterà a concentrarsi sui propri compiti e a portare a termine le cose rapidamente, evitando la necessità di procrastinare.

Dare priorità

A volte, fare solo un elenco non è sufficiente per migliorare la gestione del tempo e per essere effettivamente produttivi, è necessario stabilire delle priorità.

Ciò significa stabilire quali compiti sono urgenti e quali possono essere rinviati; in questo modo, si avrà una visione chiara del carico di lavoro che si ha davanti, ma, soprattutto, non si potranno svolgere prima le attività più semplici se non sono una priorità.

Trova il momento più produttivo

Ognuno lavora in modo diverso. Alcuni di noi sono più produttivi al mattino, altri alla sera, ma ciò che è comune a tutti è che si ha un momento di punta durante il giorno in cui si è più produttivi.

Identificare questo momento di produttività è ottimo per la gestione del tempo e qui è possibile dedicarsi ai compiti più difficili.

Quando invece si è in modalità a basso consumo energetico, si può passare a lavorare a qualcosa di più semplice.

Non esigere la perfezione

Non è necessario esigere ogni volta la perfezione; alcuni compiti possono essere soddisfacenti anche senza essere perfetti. Chiedere sempre l’eccellenza mette molta pressione su tutti.

Naturalmente, questo non significa essere d’accordo con un risultato per metà o con un lavoro fatto male, ma se rientra nello standard, è accettabile.

Procrastinare i problemi nei progetti: conclusioni

Vincere la procrastinazione può essere difficile, ma ciò non significa che non possa essere fermata e persino prevenuta.

Il primo passo è riconoscere di essere un procrastinare, trovare la causa principale e tentare di risolvere il problema.

Persone diverse avranno ragioni diverse, quindi è importante implementare una strategia di risposta che funzioni.

Qualunque sia la ragione, i passaggi elencati in questo articolo possono essere adottati per migliorare la situazione.

Una cosa che bisogna ricordare è di non mettere troppa pressione su sé stessi: la procrastinazione non scomparirà dall’oggi al domani.

Essere un project manager non è un lavoro facile e ciò che rende un buon supervisore di progetti è l’efficienza nella gestione di progetti, persone, tempo e denaro.

In tutto questo, la procrastinazione non deve trovare spazio ed è desiderabile evitarla il più possibile.

Valutare i progetti per evitare disastri è estremamente importante. E’ per questo che il lavoro dei Project Manager è fondamentale e spesso ci si trova di fronte a serie sfide che se affrontate male possono far deragliare i programmi.

Questo implica conoscere i punti deboli di un progetto grazie ad una analisi strategica del progetto, una pianificazione efficace e un adeguato sistema di gestione del lavoro.

In generale, non esiste un unico modo per garantire il successo della gestione del progetto, ma ci sono alcuni suggerimenti efficaci che, se inclusi in uno stile di gestione, possono aiutare ad evitare disastri.

Ecco, quindi, i 7 consigli chiave per valutare i progetti:

Valutare un progetto: Conoscere il progetto a fondo

Prima ancora di cominciare, si valuta il progetto guardandolo in modo globale. La prima e più importante cosa da fare affinché un progetto abbia successo, infatti, è assicurarsi che sia basato su solide fondamenta.

Per questo, è necessario identificare i clienti e tutte le parti interessate (stakeholders) e comprendere i loro interessi e le loro aspettative riguardo al progetto.

Il passo successivo è quello di sviluppare un solido piano di progetto in cui i ruoli e le responsabilità siano chiaramente definite.

Inoltre, per rendere la pianificazione più efficace, è necessario stabilire criteri di successo misurabili e tracciabili per valutare, a mano a mano, se il progetto è sulla buona strada o meno.

Valutare un progetto: Identificare il team di progetto giusto

Una volta che il piano di progetto è stato sviluppato, il passo successivo è quello di creare e un team in grado di mettere in pratica il piano in modo efficace e riunirlo.

Questo inizia con la definizione dei ruoli e l’assegnazione del giusto insieme di compiti tenendo conto delle personalità, punti di forza e competenze di ogni individuo.

Dopotutto, le risorse di gestione del progetto sono i fattori chiave per la realizzazione di un progetto di successo.

Valutare un progetto: Trovare un project manager qualificato

Per assicurarsi che il progetto sia condotto nella giusta direzione, è essenziale sapere che sia diretto da un project manager qualificato.

Un buon project manager, infatti, non lascerà nulla di intentato per rendere il progetto un successo.

Questo deve sapere come gestire un team di personalità diverse assegnando il lavoro alla persona giusta e assicurandosi che il processo sia produttivo e motivante.

Inoltre, deve sapere come conquistare la fiducia dei clienti e comunicare al suo team le loro aspettative per lavorare all’unisono per il raggiungimento di un obiettivo condiviso.

Valutare un progetto: Definire le pietre miliari critiche

Quando si valuta un progetto, non bisogna dimenticare che il suo successo dipende dall’identificazione dei momenti determinanti durante il ciclo di vita del progetto.

Questo può essere fatto includendo le fasi principali come l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione e la chiusura di un progetto, ma non finisce qui.

Ogni singola fase deve essere suddivisa in quegli eventi, le milestones appunto, che rappresentano un traguardo importante e che sono considerati come una sorta di “check point” per le attività svolte fino a quel momento e in previsione nel futuro.

Se si riscontrano errori, è possibile adottare immediatamente misure correttive per riportare il progetto in carreggiata.

Valutare un progetto: La comunicazione è la chiave

Per eseguire un progetto senza intoppi, è necessaria una comunicazione efficace e coerente con gli stakeholders e i clienti, ma soprattutto, nel caso di modifiche, una perfetta comunicazione con i membri del team per evitare incomprensioni e “attacchi a sorpresa”.

Per il project manager, sarà importante assicurarsi che le linee di comunicazione siano sempre aperte in modo che chiunque possa raggiungere qualcun’altro senza difficoltà e senza ripensamenti.

Inoltre, regolari report sullo stato del progetto sono un buon modo per mantenere tutti sulla stessa pagina tenendoli aggiornati sui nuovi sviluppi.

Ricordiamo che una comunicazione inefficace è uno dei principali motivi che portano al fallimento dei progetti.

Valutare un progetto: Sfruttare i punti di forza dei membri del team

Il successo di un progetto dipende in gran parte dalle capacità dei membri del team.

Un buon project manager farà sempre uno sforzo per conoscere i punti di forza e di debolezza dei membri del suo team in modo da poter allocare il lavoro di conseguenza.

Poiché la forza di qualcuno è la debolezza di qualcun altro, un manager efficace si assicurerà che il lavoro venga affidato all’individuo che è intrinsecamente competente e più veloce nel portarlo a termine.

Attingere ai punti di forza dei membri del team garantirà sicuramente un completamento più rapido delle attività e una migliore gestione del tempo.

Con la squadra che dà il meglio di sé e i cui punti di forza vengono sfruttati al massimo, il progetto non potrà che essere un successo.

Valutare un progetto: Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti

La tecnologia ha portato molti vantaggi in moltissimi settori e questo anche nella gestione dei progetti, grazie ai software di project management.

Un buon software funge da piattaforma centralizzata per tutte le informazioni rilevanti sul progetto che, oltre a non venire perse, sono accessibili a tutti gli stakeholder di progetto.

Questi strumenti di gestione dei progetti consentono ai team di collaborare e fornire risultati straordinari grazie a potenti funzionalità, fra cui diagrammi di Gantt, report e flussi di lavoro personalizzati e schede kanban.

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Per concludere, un buon project manager esaminerà sempre il progetto nel suo insieme, oltre ad analizzare i vari componenti del progetto elencati in questo articolo in modo da evitare disastri.

Al termine di ogni progetto, inoltre, è importante valutare ogni aspetto e i punti deboli di un progetto, annotare i successi, cosa è andato storto e cosa può essere migliorato per progetti futuri.

Con esperienza e competenza, un buon project manager sarà in grado di prevedere quando il rischio è imminente e quando è necessario adottare misure correttive.

Il Diagramma di precedenza, soprattutto se creato grazie ad un software di gestione dei progetti, può essere l’arma in più per un Project Manager.

Con molte responsabilità complesse coinvolte nella gestione di un progetto, avere gli strumenti giusti di assistenza che aiutano a portare a termine con successo l’esecuzione dei compiti e diventa fondamentale.

Il diagramma di precedenza per stabilire le relazioni di dipendenza tra le attività è uno di questi. Vediamolo in dettaglio in questo articolo.

Cos’è il metodo del diagramma di precedenza?

Il metodo del diagramma di precedenza è una tecnica di rappresentazione grafica che sviluppa un diagramma di rete della pianificazione del progetto e che utilizza i cosiddetti “nodi” per rappresentare le attività.

Questi nodi sono collegati con frecce per rappresentare una progressione sequenziale delle dipendenze tra le attività del piano.

Il metodo del diagramma di precedenza consente rapidamente al team di progetto e agli stakeholder di comprendere tutte le attività programmate, le sue affiliate e le dipendenze fra un nodo e l’altro.

Come creare il diagramma di precedenza?

Per costruire il diagramma di precedenza e quindi per stabilire le relazioni di dipendenza fra le attività, la fase preliminare della pianificazione consiste nel lavorare sulla struttura di scomposizione del lavoro.

L’intero progetto diventa più comodo e gestibile quando i vari compiti vengono suddivisi.

A questo punto si ha una tabella con tre colonne, la prima colonna che elenca le attività e la seconda con la loro sequenza, mentre la terza mostrerà la durata di ogni attività.

In questo modo si hanno tutte le informazioni necessarie per disegnare un semplice diagramma di precedenza.

Per iniziare a creare il diagramma di precedenza, ogni attività viene rappresentata come un nodo.

Ogni casella dovrebbe avere una freccia che la collega al passaggio successivo: la prima attività inizierà a sinistra seguita dalla seconda, che sarà collegata da una freccia.

Se le prossime due attività hanno lo stesso predecessore, verranno impilate una sull’altra con due frecce provenienti dallo stesso punto di partenza.

Quando invece un’attività ha due predecessori, le frecce di quei predecessori si connettono entrambe all’attività.

Così si crea un rudimentale diagramma di precedenza.

Quali sono le quattro dipendenze dei diagrammi di precedenza?

Per creare un diagramma di precedenza, è necessario padroneggiare le dipendenze.

Una dipendenza è un’attività che dipende da un’altra attività per essere portata a termine.

In particolare, esistono quattro tipi di dipendenze:ù

1. Dipendenza obbligatoria

Una dipendenza obbligatoria è una dipendenza inevitabile, come l’aggiunta di acqua alla piscina dopo la sua costruzione. Non è possibile aggiungere prima l’acqua e costruire la piscina attorno ad essa.

2. Dipendenza discrezionale

Una dipendenza discrezionale aiuta a ottimizzare le risorse. Secondo l’esempio precedente: non esiste una logica rigida per costruire i lati della piscina. Iniziare con un lato è altrettanto probabile e importante quanto l’altro. Tuttavia, potrebbe esserci un motivo per iniziare uno piuttosto che l’altro.

3. Dipendenza esterna

Una dipendenza esterna è al di fuori del controllo del team di progetto. Sempre con l’esempio della piscina, potrebbe esserci il maltempo che impedisce di iniziare a scavare o un processo di autorizzazione che si allunga più del previsto.

4. Dipendenza interna

Una dipendenza interna è una dipendenza controllabile. Se c’è solo una pala, due persone non possono scavare la buca per la piscina. In questo caso, il programma deve prevedere la divisione del lavoro tra le due persone o l’acquisto di un’altra pala.

A sua volta, ogni dipendenza può essere definita in quattro modi:

Fine – inizio : l’attività non può iniziare finché un’altra non è terminata. Il tipo di dipendenza più comune utilizzato tra le attività.

Fine – fine: l’attività non può terminare finché un’altra non è terminata.

Inizio – inizio: l’attività non può iniziare finché non ne è iniziata un’altra.

Inizio – fine: l’attività non può terminare finché un’altra non è iniziata. Si tratta del tipo di dipendenza meno utilizzato.

Vantaggi e svantaggi del metodo di diagramma di precedenza

Questo metodo offre molti vantaggi alla gestione del progetto:

• Aiuta a trovare relazioni e dipendenze tra le attività. Questo aiuta quindi a pianificare ed evitare i rischi. Se manca un’attività, è più facile identificarla.
• Consente di individuare il percorso critico e le attività critiche e concentrarsi su di esse. Qualsiasi ritardo nelle attività critiche ritarderà infatti il programma in generale.
• Un diagramma di precedenza è un buon strumento di comunicazione. Gli stakeholder possono visualizzare le attività in ogni momento e comprendere il programma generale.
• Aiuta ad identificare un possibile collo di bottiglia e ad attuare le dovute modifiche.
• Consente la visualizzazione delle pietre miliari, della durata del progetto in generale e della sua fine.

Per quanto riguarda gli svantaggi:

• Per progetti grandi e complessi, ci saranno migliaia di attività e relazioni di dipendenza. Senza un software di project management che abbia funzionalità apposite può essere molto difficile gestirlo. A peggiorare le cose, se il piano cambia durante il ciclo di vita del progetto, il diagramma di precedenza dovrà essere rivisto e ridisegnato e, di nuovo, senza un software adeguato, ciò potrebbe risultare molto complicato.
• Uno dei vantaggi di visualizzare un diagramma di precedenza di un progetto è che questo consente al team di rimanere concentrato sulle attività del progetto e agli stakeholder di avere una visione generale di tutto il processo. Tuttavia, nel caso di progetti di grandi dimensioni con migliaia di attività, potrebbe essere difficile riuscire a visualizzare il diagramma di precedenza dell’intero progetto senza doverlo scomporre in parti più piccole.

 

La raffinata arte dell’uso dei diagrammi di precedenza è, quindi, trovare un adeguato livello di dettaglio.

Più attività sono presentate, maggiore sarà la panoramica sul progetto, ma più dipendenze risulteranno e più difficile sarà gestire il diagramma di precedenza nel tempo.

Ecco perché l’uso di un software di gestione dei progetti adeguato diventa fondamentale.

Ciò fornisce la base per determinare il percorso critico del progetto, prevedere le carenze e identificare la possibile riallocazione delle risorse per risolvere i problemi.

Un adeguato uso del diagramma di precedenza fornirà al project manager informazioni sullo stato del progetto e faciliterà il controllo su attività e pianificazioni.

Rispettare i tempi di progetto può essere una fonte di pressione incessante e preoccupante per molte persone.

Non è solo il Project Manager che non dorme sonni tranquilli, ma anche gli Stakeholders, gli sponsor del progetto e l’intera Azienda. Perfino aziende terze che potrebbero trarre vantaggio dalla riuscita del progetto guardano con ansia il rispetto dei tempi di progetto.

Le deadline sono importanti per quasi tutte le attività e qualsiasi ruolo e sono essenziali per il buon funzionamento di qualsiasi progetto ed organizzazione. Vediamo insieme come si può fare per non perderle di vista.

Perché rispettare le scadenze di un progetto è così difficile?

Per prima cosa, è importante capire perché tutti abbiamo la tendenza a non rispettare le scadenze.

Uno dei motivi è perché la procrastinazione motiva l’essere umano. È qualcosa chiamato legge Yerkes-Dodson.

In parole povere, all’aumentare della nostra eccitazione (in questo caso, lo stress), aumenta anche la nostra capacità di esecuzione del compito.

Probabilmente a tutti è capitato almeno una volta di rimanere impressionati dalla velocità con cui siamo riusciti a portare a termine qualcosa la sera prima di una data di scadenza.

E questo perché lo stress di quella scadenza che si stava avvicinando rapidamente ci ha dato una spinta necessaria.

Ma in tutto questo sorge un problema: usare questo stress come motivatore funziona solo fino a un certo punto.

Se questo diventa troppo, le prestazioni non solo diminuiscono, ma si subiscono conseguenze piuttosto disastrose.

Perché le scadenze nei progetti sono importanti?

In genere, si hanno delle scadenze nei progetti per uno dei seguenti motivi:

• Per assicurarsi del completamento di un lavoro. È facile, infatti, ritardare o dimenticare un’attività che non ha un punto finale concordato. Le scadenze aiutano a evitarlo.
• Per incoraggiare un regolare flusso di lavoro. Le scadenze ci aiutano a collaborare per il raggiungimento di un obiettivo condiviso e a mantenere i progetti complessi e in più fasi sulla buona strada.
• Per impostare le aspettative. Le scadenze chiariscono cosa ci aspettiamo di consegnare e quando. Ciò significa prendere il controllo del nostro lavoro, senza confusione.
• Possono anche esserci gravi conseguenze per il mancato rispetto di una scadenza. A livello personale, può danneggiare la reputazione di una persona e le sue prospettive di carriera, soprattutto se accade più di una volta.
• Può anche essere estremamente dannoso a livello organizzativo. Il mancato rispetto di una scadenza avrà probabilmente un impatto sulla reputazione di un’organizzazione e può avere gravi implicazioni finanziarie se questo ritardo innesca una clausola penale in un contratto.

 

Ci sono due aree principali su cui concentrarsi quando bisogna rispettare i tempi di un progetto: gestire la deadline e gestire te stesso.

Gestione di una scadenza

È probabile che la maggior parte di noi accetti semplicemente una deadline che ci viene data, ma è importante considerarla attentamente prima di accettarla.

Le persone spesso sottovalutano il tempo necessario per completare i progetti, quindi la scadenza che è stata fissata potrebbe non essere realistica e a volte le scadenze vengono fissate inutilmente in anticipo per evitare problemi quando la consegna è in ritardo.

Allora, cosa si dovrebbe fare prima di accettare una scadenza? Ecco cinque consigli salvavita per rispettare i tempi di progetto:

1. Rispettare i tempi di progetto: Valutare cosa è necessario

Innanzitutto, devi capire esattamente cosa comporta l’attività e mappare quale lavoro deve essere fatto.

Idealmente, la persona che ha fissato la scadenza avrà tenuto conto della complessità del lavoro, ma non è sempre il caso.

 2. Rispettare i tempi di progetto: Ottenere le giuste risorse

Assicurati di avere ciò di cui hai bisogno per portare a termine il lavoro prontamente.

Hai le persone, il supporto tecnico, le attrezzature, la formazione e i materiali pronti e disponibili in tempo?

In caso contrario, potresti dover suggerire un programma più lungo o un abbassamento della qualità o della quantità di lavoro che verrà consegnato in tempo.

3. Rispettare i tempi di progetto: Considerare i possibili problemi

Le cose non vanno sempre secondo i piani, quindi è saggio pensare a potenziali problemi.

Ad esempio, in che modo una malattia, un guasto alle apparecchiature o un’attività in competizione inaspettatamente urgente influirebbero sui piani?

Considera quali imprevisti potresti elaborare per ridurre al minimo l’impatto.

Una soluzione potrebbe, ad esempio, essere quella di informare il leader di progetto o un collega in modo che possa coprire te o un altro membro del tuo team in caso di emergenza.

4. Rispettare i tempi di progetto: Pianificare in dettaglio

Il passaggio successivo consiste nel creare una pianificazione dettagliata.

Un buon approccio è spesso quello di suddividere le attività in piccoli componenti con una WBS e di creare scadenze per ciascuna di queste parti.

Di conseguenza, si potrebbe scoprire di necessitare di più tempo di quanto consentito dalla scadenza complessiva.

5. Rispettare i tempi di progetto: Limitare i danni di una scadenza non rispettata

Nonostante tutto il tuo duro lavoro e la tua previdenza, potresti comunque perdere una scadenza.

Se ciò dovesse accadere, mantieni la calma e fai ogni sforzo per limitare i danni.

Mantieni gli stakeholder di progetto informati sui progressi durante il tuo lavoro, evidenziando eventuali problemi che possano causare ritardi e mostra che stai mettendo in atto i tuoi piani di emergenza.

In questo modo, se non riuscirai a consegnare in tempo, più persone capiranno la situazione e alcuni potrebbero essere pronti ad aiutarti.

In una situazione del genere, è meglio affrontare rapidamente il problema e concordare una nuova scadenza.

Tuttavia, il mancato rispetto di una scadenza può avere implicazioni più ampie.

Ad esempio, come accennato in precedenza, se lavori con un cliente o un’organizzazione esterna, potrebbe esserci una sanzione finanziaria o potrebbe danneggiare la tua reputazione.

In ogni caso, assicurati di assumere le tue responsabilità, di evitare di cercare scuse o scaricare i problemi sugli altri e di concentrarti sul fornire tutto ciò che puoi il prima possibile.

Gestire te stesso prima di gestire le scadenze del progetto

L’altro fattore importante per rispettare una scadenza è la persona stessa.

Ecco alcune idee da considerare:

• Essere assertivi: imparare a dire “no”, se appropriato, o almeno ad ottenere spazio per valutare una scadenza prima di accettarla.
• Modificare la mentalità: adottare un atteggiamento positivo nei confronti delle scadenze, invece di guardarle come qualcosa di negativo. Le scadenze possono aiutare a raggiungere obiettivi che altrimenti potresti rimandare.
• Non confondere la “pianificazione” con il “fare”: non importa quanto sia buono un piano, se non lo si trasforma in azione, rimane solo una cosa astratta e che non porta nessun risultato.
• Fare buon uso del tempo: evitare di provare il multitasking, poiché non è efficiente, e lavorare in modo efficace, soprattutto quando la scadenza è vicina.
• Rendere il rispetto delle scadenze un’abitudine: iniziare lavorando per scadenze più piccole nel lavoro quotidiano può aiutare a trasferire questa abitudine a scadenze più grandi quando si presentano.

 

Il tempo è denaro, quindi mantenere un ritmo costante accumulerà minuti preziosi per fare la differenza alla fine del progetto.

Anche se potrebbero non sempre piacere, soprattutto quando sembra che si stiano avvicinando ad altissima velocità, le deadline sono una necessità per tenere sotto controllo i progetti.

A proposito delle scadenze, non dimenticare che un buon software di gestione dei progetti con un Gantt efficace ed affidabile può esserti di grande aiuto. Prova gratuitamente il Cronoprogramma di Twproject cliccando sul pulsante qui sotto.

Come ridurre i costi di un progetto e la gestione del budget rappresentano un processo continuo per il quale un project manager è sempre alla ricerca di modi innovativi.

Un’allocazione impropria delle risorse può infatti influire negativamente sulla redditività del progetto, far causare il superamento del budget rispetto alla baseline di progetto e, in certi casi, portare all’insuccesso del progetto.

A volte, l’ambito del progetto può cambiare improvvisamente, il che può sconvolgere il piano del progetto e potrebbe essere necessario aggiungere più risorse che inizialmente non erano state prese in considerazione.

Il project manager deve garantire che il budget sia rivisto regolarmente e, soprattutto, in caso di tale situazione.

Inoltre, i costi del progetto possono essere controllati esaminando i suoi progressi durante ogni tappa e assicurandosi che non vi siano discrepanze.

Ma oltre a questo, ecco alcuni suggerimenti per ridurre i costi di un progetto.

Allocare risorse competenti durante la fase di avvio del progetto

Identificare e assegnare le giuste risorse durante la fase di avvio aiuta a consegnare il progetto rispettando i tempi ed il budget.

Inoltre, aiuta a evitare di allocare risorse insufficienti o troppo qualificate – e quindi costose – per determinate attività di progetto.

Dall’altro lato, l’assegnazione di risorse sotto qualificate causerà ritardi nelle consegne e comprometterà la qualità dei risultati.

Il project manager deve quindi assicurarsi che le risorse chiave siano acquisite ed allocate in maniera consona prima dell’inizio del progetto.

Cercare risorse più economiche

Le risorse utilizzate da un progetto possono spesso essere costose e possono ridurre i margini di profitto.

Esistono molti casi di aziende che aumentano il costo delle risorse che offrono quando sono in concorrenza e di molti progetti che sprecano risorse, il che significa che si stanno pagando costi più elevati di quanto dovrebbero essere.

Tuttavia, ci sono molti modi per ridurre la quantità e il costo delle risorse utilizzate, come confrontare il prezzo di più fornitori e implementare processi snelli.

O ancora: è possibile trovare hardware già esistenti da utilizzare, invece di acquistare nuovi macchinari?

Ridurre la durata del progetto

Un altro modo in cui è possibile ridurre la spesa di un progetto è accorciare la sua durata.

Più un progetto è lungo, più risorse si dovranno utilizzare, inclusi materiali, costi amministrativi, energia e dipendenti, che dovranno essere tutti pagati.

In effetti, la lunghezza dei progetti è uno dei motivi principali per cui le aziende non riescono a rispettare il budget originale.

Per abbreviare il percorso critico, si potrebbe pensare di svolgere più attività contemporaneamente, trasformando le dipendenze complete in dipendenze parziali che possono funzionare in parallelo.

Ridurre l’ambito di progetto

Se il costo del progetto preoccupa, una soluzione potrebbe anche essere quella di considerare di ridurre l’ambito del progetto.

Sebbene l’ambito si determini durante le fasi iniziali di pianificazione, se questo è troppo ampio, ciò può rivelarsi costoso e richiedere molto tempo.

È possibile ridurre l’ambito riducendo il numero di attività che verranno soddisfatte contemporaneamente, limitando il progetto solo ai processi e ai requisiti più importanti.

Si noti però che la riduzione dell’ambito di progetto potrebbe richiedere l’autorizzazione di importanti parti interessate.

Riesaminare le stime sul carico di lavoro

Le risorse hanno davvero bisogno di 8 ore al giorno per svolgere un’attività o alcune di loro possono lavorare meno ore al giorno su quel task determinato?

Non devono essere solo le stime di durata ad essere valutate per abbreviare il programma, ma anche le stime sul carico di lavoro.

In caso questa potesse essere una soluzione, ciò potrebbe richiedere una rinegoziazione con alcuni membri del team.

Gestire il budget correttamente

Oltre ai suggerimenti precedenti, è anche importante implementare un budget sostenibile nel piano di progetto e che il project manager sia in grado di monitorarne i progressi e adattarlo alle esigenze quando necessario.

In realtà, la maggior parte dei budget è relativamente rigida a causa dell’approvazione del budget già durante la fase di pianificazione che, spesso, include un finanziamento da parte degli sponsor del progetto.

Per questo è fondamentale che il project manager sia in grado di lavorare all’interno di questi limiti durante tutto il processo.

Per fare ciò, è necessario mappare le spese prima di iniziare e utilizzare gli strumenti di monitoraggio del budget per rispettarlo durante il ciclo di vita del progetto.

Usare tecniche di gestione agile

La gestione agile può essere il modo perfetto per evitare lo spreco di risorse, il che potrebbe portare a ridurre i costi di un progetto.

La gestione agile utilizza infatti brevi cicli di sviluppo per far avanzare e migliorare continuamente un progetto.

Questa tecnica di gestione può aiutare a migliorare l’efficienza di un progetto che, di conseguenza, può portare a risparmiare denaro.

Cercare miglioramenti dei processi

Un’ulteriore soluzione potrebbe essere quella di verificare se esistono modi in cui è possibile raggiungere gli obiettivi in un modo diverso.

Ad esempio, è possibile svolgere un lavoro da remoto anziché richiedere visite in ufficio?

È possibile raccogliere i requisiti in un giorno, attraverso una sessione di progettazione congiunta, anziché in tre settimane utilizzando metodi tradizionali?

È possibile esternalizzare parte del lavoro a un costo inferiore rispetto a farlo internamente?

Queste e altre domande possono portare ad una modifica dei processi con conseguente risparmio di denaro.

Utilizzare un software di gestione dei progetti

Sebbene un software di gestione dei progetti abbia spesso un costo iniziale elevato, il suo utilizzo può aiutare a ridurre i costi di un progetto.

Questo perché un software apposito può aiutare a ridurre i costi dei processi manuali ed il tempo extra da investire, oltre a consentire ai dipendenti di essere più produttivi attraverso processi automatizzati, l’ottimizzazione delle risorse, la capacità di rispettare le scadenze e la riduzione degli errori amministrativi.

A questo proposito il consiglio è quello di provare gratuitamente un software per la gestione dei progetti come Twproject.

Per concludere, l’obiettivo principale della gestione dei costi di un progetto è eliminare i costi non necessari senza compromettere la qualità dei risultati finali.

Si tratta comunque di un processo continuo all’interno della gestione del progetto e richiede un monitoraggio costante per cercare di mantenere il budget del progetto.

Inoltre, identificare le discrepanze aiuta a intraprendere azioni tempestive ed evitare il superamento del budget

Molte volte i project manager riservano dal 10 al 20 percento del budget per circostanze impreviste e creano il piano di progetto con il budget rimanente in modo che non ci siano intoppi dell’ultimo minuto.

Guarda come Twproject può aiutarti a non commettere più questi errori:

L’errore umano viene fortemente ridotto quando si utilizza un software come Twproject, che ti permette di tenere conto di ogni voce di spesa, ti avverte in caso di sformanti o imprevisti e ti offre sempre un aggiornato prospetto di confronto tra stimato ed effettivo.

Il problem solving è una abilità del project manager che permette un’efficace risoluzione dei problemi combinando pensiero creativo e forti capacità analitiche.

Si tratta di un’abilità che regala la capacità di portare una nuova prospettiva ai problemi, aiutando a progettare e implementare soluzioni efficaci.

E’ facile comprendere come nel problem solving l’individuazione di soluzioni semplici a grandi problemi possano portare vantaggi al progetto e all’Azienda, ma non sempre si hanno dei Project Manager di successo in grado di trovarle.

Proviamo in questo articolo a dare una mano alle menti meno estrose e più abituate agli schemi suggerendo alcune tecniche che se ben applicate possono essere di grande aiuto.

Tecniche di risoluzione dei problemi: un approccio in 5 fasi

Partiamo dal principio che alcuni problemi sono piccoli e possono essere risolti rapidamente, mentre altri possono richiedere tempo e sforzi significativi.

Indipendentemente dal fatto che il problema su cui ci si sta concentrando sia piccolo o grande, utilizzare un approccio sistematico per risolverlo, sicuramente aiuterà a essere un project manager più efficace.

Ecco quali sono i cinque passaggi di problem solving che è possibile utilizzare per la maggior parte dei problemi.

Fase 1 del Problem solving: Definire il problema

La più importante delle fasi di problem solving è definire correttamente il problema.

Il modo in cui si definisce il problema determinerà come si tenterà di risolverlo.

Ad esempio, se si riceve un reclamo su uno dei membri del team di progetto da un cliente, le soluzioni che si valuteranno saranno diverse in base al modo in cui si definisce il problema.

Se si sceglie un approccio di scarsa prestazione per il componente del team, si svilupperanno soluzioni diverse rispetto ad un approccio in cui si dà poca considerazione a ciò che ha detto il cliente.

Fase 2 del Problem solving: Determinare le cause

Una volta definito il problema, si può passare a scavare più a fondo e iniziare a determinare cosa lo sta causando.

Questo livello di analisi è importante per assicurarsi che le soluzioni affrontino le cause effettive del problema anziché i sintomi del problema.

Se la soluzione risolve un sintomo anziché una causa effettiva, infatti, è probabile che il problema si ripresenti poiché non è mai stato risolto veramente.

Fase 3 del Problem solving: Generare idee

Una volta completato il duro lavoro di definizione del problema e determinazione delle sue cause, è tempo di essere creativi e sviluppare possibili soluzioni al problema.

Due ottimi metodi di problem solving che si possono utilizzare per trovare soluzioni sono il brainstorming e la mappatura mentale.

Fase 4 del Problem solving: Selezionare la soluzione migliore

Dopo aver elaborato diverse idee che potrebbero risolvere il problema, una tecnica per decidere quale sia la migliore soluzione è una semplice analisi di compromesso.

E’ un’analisi che ritroviamo anche quando ci occupiamo dello studio di fattibilità del progetto.

Per eseguire l’analisi del compromesso, bisogna prima definire i criteri critici per il problema che è possibile utilizzare per valutare il confronto tra ciascuna soluzione.

La valutazione può essere eseguita utilizzando una semplice matrice, dove la soluzione con il punteggio più alto sarà la migliore per il problema in questione.

Fase 5 del Problem solving: Agire

Dopo aver determinato la soluzione da implementare, è il momento di agire.

Se la soluzione prevede diverse azioni o richiede un’azione da parte di altri, è una buona idea creare un piano e trattarlo come un mini-progetto.

 

Ma il problem solving come abilità di un project manager non si limita solamente a questo processo concreto per risolvere i problemi.

Vediamo quali sono altre skills fondamentali per la risoluzione dei problemi.

Problem Solving: Creatività

Questa non è solo per gli artisti.

La creatività è semplicemente riuscire a trovare una soluzione unica e pensare “outside of the box”.

Ciò significa non rispondere ai problemi con una reazione istintiva o una soluzione sicura che potrebbe portare a risultati insoddisfacenti.

Ciò che la creatività richiede è essere in grado di guardare un problema da molte prospettive, non solo da quella tradizionale.

Uscire dalla zona di comfort, pensare fuori dagli schemi, andare oltre. Questa è la creatività nel problem solving.

Le soluzioni per problemi gravi potrebbero infatti non essere trovate all’interno dei normali processi.

Problem Solving: Comunicazione

Come quasi tutto, niente può essere fatto senza le capacità comunicative per fornire la soluzione a chi deve risolverla.

Anche le idee semplici sono spesso offuscate da una retorica povera, per non parlare dei tentativi falliti di trasmettere quelle complesse e risolvere i problemi.

E non si parla solamente di essere in grado di comunicare chiaramente gli ordini, ma è anche importante conoscere il canale giusto per comunicare il messaggio.

Quel messaggio deve arrivare alle persone giuste, nel modo giusto e raggiungerle il prima possibile.

Trovare una soluzione a un problema è solo un anello di una catena più ampia.

Se quella soluzione non viene fornita alle parti che ne hanno bisogno per riparare il problema affinché il progetto vada avanti, allora tutto è inutile.

Non tutti nascono grandi comunicatori, ma ci sono modi per imparare a comunicare meglio soprattutto con i membri del team.

Ci vuole empatia e ascolto attivo per sviluppare fiducia e lealtà e senza questo legame, non importa quanto esplicitamente si comunichi un messaggio, questo verrà frainteso o addirittura ignorato.

Problem Solving: Forza di volontà

Tutto ciò che abbiamo detto può essere molto interessante, ma se il project manager non si impegna nel suo lavoro e nel migliorarsi nella risoluzione dei problemi, il discorso cade completamente.

Ci sono esercizi che si possono fare per acquisire capacità di problem solving e che aiutano a rispondere meglio ai problemi e risolverli rapidamente.

Ad esempio, ci sono test di ragionamento logico che aiutano a organizzare chiaramente i pensieri, analizzarli e scegliere rapidamente la migliore linea d’azione.

Ma per tutto questo ci vuole la volontà di una persona; il project manager deve essere consapevole di ciò che sta facendo e deve volerlo fare.

Solamente in questo modo infatti, sarà possibile sviluppare le migliori capacità di problem solving.

 

Quando ci si trova di fronte ad un problema, alcuni project manager potrebbero tendere a procrastinare o evitare del tutto il problema.

Evitare i problemi è però una soluzione a breve termine. È la risoluzione dei problemi che fa andare avanti.

Pertanto, più velocemente ed efficacemente è possibile risolvere un problema, più velocemente si potrà portare a termine il lavoro e concludere un progetto con successo.

In ogni organizzazione, i progetti sono un metodo essenziale per costruire valore e pianificare le attività per aiutare il team di progetto diventa un passo fondamentale.

Gestire un’organizzazione con una mancanza di idee e senza una pianificazione adeguata porta senza dubbio al fallimento.

Non importa quale sia la dimensione o l’ambito, la pianificazione del progetto articola quando ogni attività deve essere eseguita e la sequenza da seguire.

In questo articolo cercheremo di approfondire questo argomento.

Definizione delle attività di progetto

Con attività non si intendono i deliverable di un progetto, ma le singole unità di lavoro che devono essere completate per soddisfare questi deliverable.

La definizione delle attività utilizza tutto ciò che già si conosce del progetto per dividere il lavoro in task che possono essere valutati.

Esaminare le lezioni apprese da progetti simili può dare un’idea di quali saranno le attività del progetto attuale.

Inoltre, anche il giudizio di chi ha svolto progetti simili in passato può aiutare a definire le attività.

Se il progetto è invece totalmente nuovo, una soluzione è quella di chiedere supporto ad esperti in quel particolare campo per aiutare a definire le attività.

Elenco delle attività progettuali

Una volta che le attività sono state individuate ed i pacchetti di lavoro sono stati completati, si passa a completare l’elenco delle attività.

L’elenco delle attività del progetto è una lista di tutto ciò che deve essere fatto per completare il progetto entro tempi e costi ragionevoli.

Successivamente si definiscono gli attributi delle attività. In altre parole, si descrive ogni attività includendo tutte le informazioni necessarie per capire l’ordine del lavoro.

Pietre miliari

Tutti i punti di controllo importanti del progetto vengono tracciati come pietre miliari.

Alcune di queste milestone potrebbero essere ad esempio elencate nel contratto come requisiti per il completamento con successo, altre potrebbero essere punti significativi del progetto di cui il project manager vuole tenere traccia.

Il processo di sequenziamento delle attività del progetto

Ora che si conoscono le attività, i loro dettagli e le pietre miliari, è necessario concentrarsi sull’ordine del lavoro.

È qui che si utilizza il processo di sequenziamento o schedulazione  delle attività. In altre parole, qui è dove si pensa a ciò che viene prima e a ciò che segue, alle attività dipendenti l’una dall’altra, alle possibili alternative, ecc.

Creazione del diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre che illustra la pianificazione del progetto.

I diagrammi di Gantt sono facili da leggere e vengono comunemente utilizzati per visualizzare le attività pianificate.

In questi grafici sono riportate le date di inizio e fine delle attività di un progetto oltre che le relazioni di dipendenza tra le attività.

Le fasi chiave sono posizionate in sequenza sul grafico a barre, iniziando nell’angolo in alto a sinistra e terminando nell’angolo in basso a destra.

Un diagramma di Gantt può essere disegnato rapidamente e facilmente ed è spesso il primo strumento utilizzato da un project manager per fornire una stima approssimativa del tempo necessario per completare le attività chiave.

È possibile aggiungere altre informazioni a un diagramma di Gantt, come ad esempio:

• Le pietre miliari possono essere indicate utilizzando un simbolo come un diamante o un triangolo.
• Le riunioni potrebbero essere indicate da un altro simbolo come un cerchio.
• Le revisioni dei progressi potrebbero essere indicate da un quadrato.

Per un progetto complesso, un project manager potrebbe anche decidere di creare un diagramma di Gantt separato per ogni fase chiave.

Questo tipo di grafico fornisce uno strumento utile per il monitoraggio e il controllo mentre il progetto avanza.

Creazione del diagramma reticolare

Molti project manager utilizzano diagrammi reticolari durante la pianificazione di un progetto.

Il diagramma reticolare è un modo per visualizzare le interrelazioni delle attività del progetto e fornisce una visualizzazione grafica delle attività e del modo in cui si relazionano tra loro.

Le attività nella rete sono, nello specifico, i pacchetti di lavoro.

Il diagramma reticolare fornisce dati importanti al team di progetto, fra cui informazioni su come le attività sono correlate, dove sono i punti di rischio nella pianificazione, quanto tempo ci vorrà per completare il progetto e quando ogni attività deve iniziare e finire.

Il percorso critico per pianificare le attività

Il percorso critico descrive la sequenza di attività che consentirebbero di completare il progetto nel più breve tempo possibile e si basa sull’idea che alcune attività devono essere completate prima che altre possano iniziare.

Per identificare il percorso critico si parte dal diagramma reticolare per identificare il percorso più lungo nel reticolato, cioè la sequenza di attività più lunga.

Bisogna assicurarsi di prendere in considerazione il percorso più lungo in termini di tempo e non il percorso con il maggior numero di nodi.

La pianificazione di un progetto è considerata a rischio se il percorso critico è suscettibile alle modifiche una volta iniziato il progetto.

Assegnare le risorse

L’ultimo passaggio consiste nell’assegnare le risorse per iniziare il lavoro vero e proprio e per eseguire la pianificazione effettuata.

Le risorse devono essere assegnate alle attività giuste in base alle loro conoscenze, alle loro skills e alla loro disponibilità.

Affidati ad un software di gestione progetti

Indipendentemente da quanto sia dettagliato il piano di progetto e da quanto un project manager sia preparato, nel project management ci sono sempre molte sfide da affrontare.

Fortunatamente i software di gestione di progetto come Twproject possono aiutare moltissimo a pianificare le attività per aiutare non solo il team di progetto, ma anche il project manager stesso.

Twproject ti segue in ognuno degli step mansionati sopra: ti aiuterà a settare le milestone, creare il tuo Gantt, bilanciare le risorse e creare un team affiatato sempre aggiornato sulle cose da fare.

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Misurare le prestazioni di un progetto non significa solo rispettare le tempistiche ed il budget del progetto, ci si aspetta infatti che anche altri tipi di prestazioni siano monitorati e misurati. Questo per misurare il ROI sull’investimento e per determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti.

In generale, in vari momenti durante il ciclo di vita del progetto, è auspicabile misurare cinque prestazioni: tempistica, qualità, costi, soddisfazione degli stakeholder e scopo del progetto.

Queste informazioni possono essere utilizzate per concedere – o negare – l’approvazione per proseguire con la parte successiva del lavoro.

Ma prima di passare alla misurazione delle prestazioni di un progetto, è necessario definire gli obiettivi.

Definizione e misurazione degli obiettivi di progetto

Il successo del progetto può essere misurato in molti modi, tra i quali il rispetto delle deadline, il rispetto dei limiti del budget, se ha portato a maggiori vendite, ad un miglioramento del servizio clienti o ad una maggiore efficienza oppure ancora una combinazione di questi o altri fattori.

Quindi, il primo passo è definire quali saranno gli obiettivi del progetto e quali saranno gli elementi secondo i quali il progetto verrà considerato un successo.

Una volta determinati questi obiettivi, è possibile stabilire le metriche per monitorare lo stato delle attività.

Perché è importante definire e misurare il successo o le prestazioni di un progetto? Per il semplice motivo che “ciò che viene misurato, può essere gestito”.

Le 5 prestazioni da misurare in un progetto

Ecco quali sono, nello specifico, le cinque prestazioni da misurare:

1. Programma di progetto

Il successo della gestione del progetto è spesso determinato dal fatto che si sia rispettata o meno la sequenza temporale originale.

I project manager esperti sanno quanto sia difficile rispettare totalmente un programma di progetto, ma questo diventa sicuramente più facile se si valutano continuamente i progressi mentre si procede con il lavoro.

La valutazione del programma è qualcosa che si può fare in modo più formale alla fine di una fase o come parte di un rapporto mensile agli stakeholder di progetto.

È facile aggiornare la pianificazione del progetto se si utilizza un diagramma di Gantt, in cui le attività e le scadenze vengono trasformate in sequenze temporali visive.

Per misurare le prestazioni del progetto si può velocemente confrontare i traguardi principali, controllare se ricadono ancora nelle date inizialmente concordate e, se il caso, calcolare lo slittamento e l’impatto che il ritardo avrà sui tempi complessivi del progetto.

2. Qualità

Tra la misurazione delle prestazioni la qualità ricopre un ruolo importante. La fine di una fase del progetto è un buon momento per una revisione della qualità.

In questo caso si possono controllare sia la qualità delle pratiche di gestione del progetto sia i risultati finali.

Un controllo della qualità può valutare se ciò che si sta facendo soddisfa gli standard stabiliti dai requisiti di qualità.

Meglio scoprire i problemi di qualità in anticipo, poiché cercare di risolverli alla fine del progetto potrebbe diventare davvero dispendioso.

3. Budget e costi

Il Cost Management è la croce e delizia di molti project manager che considerano la gestione dei costi come una delle loro massime priorità in un progetto.

In questo caso, si confronta la spesa effettiva attuale con quella che si era preventivata e, in caso di variazioni, si cerca la motivazione.

Questi valori devono poi essere proiettati nel futuro per eventualmente ri-prevedere il budget finale totale del progetto e confrontarlo con la stima originale.

Se queste previsioni aumentano troppo, è un segno che la spesa e la gestione dei costi sono fuori controllo e un’azione per risolvere il problema è richiesta.

4. Soddisfazione degli stakeholder

Gli stakeholder di progetto sono essenziali per portare a termine gran parte del lavoro, quindi vale la pena parlare regolarmente con loro per scoprire come si sentono riguardo al progetto in quel determinato momento e cosa si potrebbe fare diversamente.

Questa è una misura difficile da documentare statisticamente o numericamente, anche se non c’è nulla che impedisca di chiedere loro una valutazione oggettiva, ad esempio attraverso una serie di valutazioni da 1 a 10.

Se le parti interessate non supportano completamente alcune decisioni riguardanti il progetto, è possibile mettere in atto dei piani per coinvolgere queste persone a fondo e cercare di trovare un punto di incontro.

5. Scopo del progetto

L’ultimo fattore è di verificare che i vantaggi del progetto siano ancora realistici e che il problema aziendale da risolvere che ha portato al lancio di questo progetto esista ancora.

Può succedere infatti che particolari tipi di iniziative vengano attivate per rispondere ad una necessità particolare, ma al termine del progetto l’ambiente aziendale è mutato al punto che il progetto risulta ridondante.

Nessuno si è preso l’impegno di controllare il business case durante il ciclo di vita del progetto e quindi nessuno si è reso conto che il lavoro non era più necessario.

Controllare regolarmente il business case e valutarlo alla luce degli attuali obiettivi aziendali diventa quindi un parametro da verificare regolarmente.

 

A questo elenco possono ovviamente essere aggiunti altri elementi in base al tipo di progetto, all’organizzazione ed al settore.

In effetti, le prestazioni da misurare durante il progetto devono riflettere ciò che è importante per il project manager, per il team, per gli stakeholder e per l’azienda in generale.

Inoltre, al termine di un progetto, si effettuerà una valutazione completa e finale.

Le metriche di gestione dei progetti sono fondamentali per implementare pratiche e processi di gestione dei progetti pratici e sostenibili in qualsiasi organizzazione.

Il segreto è cercare di utilizzare metriche semplici, pratiche e pertinenti per l’azienda ed il settore in cui si opera.

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Il metodo del diagramma di precedenza nelle attività di progetto è una tecnica di rappresentazione grafica che mostra le interdipendenze delle attività e viene utilizzato nello sviluppo della pianificazione di un progetto.

Con molte responsabilità complesse coinvolte nella gestione di un progetto, il project management è diventato ancora più impegnativo e l’utilizzo di strumenti di assistenza diventa quindi sempre più importante.

Il metodo del diagramma di precedenza è un importante strumento di comunicazione per le parti interessate.

Vediamolo più nel dettaglio in questo articolo.

Cos’è il metodo del diagramma di precedenza (PDM)?

Il Metodo del diagramma di precedenza, chiamato anche PDM (Precedence Diagramming Method), è una strategia visuale per lo sviluppo di un diagramma di rete della pianificazione del progetto che utilizza dei rettangoli, chiamati anche nodi, per rappresentare le attività. Per questo motivo è anche chiamato Activity on Node (AON).

Questo metodo rappresenta graficamente qualsiasi attività di pianificazione riconosciuta e preesistente attraverso l’utilizzo di nodi collegati fra loro.

Il vantaggio più significativo dell’utilizzo del metodo del diagramma di precedenza è che consente rapidamente al team di progetto di comprendere tutte le attività programmate e quelle affiliate.

Utilizzano il metodo del diagramma di precedenza, è possibile:

• Presentare visivamente il corso del progetto come diagramma di precedenza
• Stimare se si è nei tempi previsti
• Riconoscere rapidamente le dipendenze tra le attività e l’effetto di eventuali modifiche
• Identificare processi e attività critici e presentarli come un percorso critico.

Un diagramma di precedenza può presentare un intero progetto, ma è anche possibile creare uno schema parziale che mostri solo una parte del progetto.

Non tutti gli stakeholder, infatti, sono interessati ad avere la presentazione generale e dettagliata.

Come costruire il metodo del diagramma di precedenza (PDM)?

Per costruire il metodo PDM del diagramma di precedenza, la fase preliminare della pianificazione consiste nel lavorare sulla struttura di scomposizione del lavoro.

L’intero progetto diventa più comodo e gestibile quando si suddividono le attività in compiti più piccoli.

Di seguito sono riportati alcuni passaggi per la creazione di un diagramma di precedenza:

• Assicurarsi di avere una pagina bianca o una lavagna per disegnare il piano
• Scrivere il ​​risultato finale della struttura di suddivisione del lavoro sul lato destro della pagina
• Riportare ciascuna attività dalla struttura di ripartizione e disporle nell’ordine in cui devono accadere.
• Lavorare da sinistra finché non si hanno le dipendenze tra le attività e si ottenga una sequenza di funzioni che vanno da sinistra a destra.
• Assicurarsi che non ci siano attività isolate senza nessuna connessione.

Man mano che il progetto procede, potrebbero nascere ​​ulteriori attività che devono essere eseguite; queste potranno essere incorporate nel diagramma e nella struttura di suddivisione del lavoro.

Tipi di relazioni nel metodo del diagramma di precedenza

Con il metodo del diagramma di precedenza, vengono utilizzati quattro tipi di relazioni nelle attività. Queste sono:

• Fine-inizio (FS): è il tipo di relazione più comune utilizzato tra le attività. L’attività non può iniziare prima del completamento di un’attività precedente. Ad esempio, per dipingere un muro bisogna prima costruirlo, quindi la prima attività è la costruzione del muro e la seconda attività è la pittura.
• Inizio-fine (SF): è la relazione meno utilizzata in un diagramma di precedenza. In questo caso, l’attività B può terminare solo dopo l’inizio dell’attività A. Ad esempio, la tua vecchia casa verrà demolita per costruirne una nuova. In questo caso, non puoi trasferirti nella tua nuova casa finché questa non è pronta. Quindi, la seconda attività (costruzione della nuova casa) deve essere terminata prima che inizi la prima attività (trasferirsi in una nuova casa).
• Inizio-inizio (SS): è un tipo di relazione che mostra che l’attività successiva non può essere avviata fino a quando non inizia la prima. Entrambe le attività dovrebbero iniziare quindi contemporaneamente. Ad esempio, è necessario applicare un rivestimento su un muro, ma il muro deve essere pulito per poterlo applicare. Pertanto, una squadra pulirà il muro, mentre la seconda lo rivestirà. Entrambe le attività possono iniziare contemporaneamente.
• Fine-fine (FF): in questo caso non è possibile completare l’attività successiva finché la prima non è terminata. Ad esempio, in un progetto IT, durante i test, verranno rilevati bug relativi al software sviluppato. Questi bug verranno corretti dagli sviluppatori e successivamente il team di test dovrà ricontrollare che il bug sia effettivamente risolto. Pertanto, le attività di test e correzione dei bug sono un esempio di questo tipo di relazione.

Tipi di dipendenze nel metodo del diagramma di precedenza

Per definire le sequenze di attività si utilizzano quattro tipi di dipendenze:

• Dipendenze obbligatorie: questa dipendenza è nota anche come “hard logic” e non è possibile evitarla perché l’inizio dell’attività successiva dipende da questo tipo di connessione. Ad esempio, non è possibile installare il soffitto finché non si costruiscono tutti i muri di una casa.
• Dipendenze discrezionali: questa dipendenza è anche nota come logica preferenziale o “soft logic” e svolge un ruolo nell’ottimizzazione delle risorse. Ad esempio, è possibile costruire i quattro muri di una casa in qualsiasi sequenza. Tuttavia, se costruirli in una certa sequenza è utile, allora verranno costruiti esattamente in quell’ordine. Le dipendenze discrezionali sono controllate dal team di progetto e possono essere modificate per abbreviare il progetto. In questa tecnica, le attività rimangono le stesse, ma l’ordine cambia.
• Dipendenze esterne: queste provengono, ovviamente, dall’esterno del progetto ed il team non ha alcun controllo su di loro. Ad esempio, potrebbe essere necessaria l’approvazione del governo prima di iniziare l’attività di progetto successiva.
• Dipendenze interne: queste rientrano nel controllo del progetto o dell’organizzazione. Ad esempio, non è possibile ottenere una risorsa finché non si libera da un altro progetto.

Vantaggi del metodo del diagramma di precedenza

L’utilizzo del metodo del diagramma di precedenza offre molti vantaggi alla gestione del progetto, fra cui:

• Aiuta a trovare relazioni e dipendenze tra le attività. Questo aiuta a sua volta a pianificare ed evitare i rischi.
• Aiuta a trovare attività critiche e concentrarsi su di esse. Qualsiasi ritardo nelle attività critiche ritarderà l’intero programma.
• È un buon strumento di comunicazione, in quanto gli stakeholder di progetto possono visualizzare le attività e comprendere il programma.
• Senza il diagramma di precedenza, non è possibile sviluppare la pianificazione del progetto.

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Lo sforzo richiesto per creare un diagramma di precedenza è relativamente alto, soprattutto perché la conoscenza dei pacchetti di lavoro e del percorso critico è necessaria, ecco perchè, farsi aiutare da un software di gestione progetti può essere la scelta giusta.

Il potere predittivo del diagramma di precedenza dipende dalla qualità delle stime di sforzo e durata delle attività, ecco perché un software come Twproject, che oltre ad aiutarti nel disegno mantiene anche tutto lo storico del progetto, può essere di grande aiuto per rimparare dalla propria esperienza.

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Il backlog di prodotto è un elenco di priorità di lavoro per il team di sviluppo derivato dalla roadmap e dai requisiti.

All’interno di questo documento si trovano nuove funzionalità, modifiche a funzionalità esistenti, correzioni di bug, cambiamenti all’infrastruttura o altre attività per ottenere un risultato specifico.

Il backlog di prodotto è l’unica fonte autorevole per le cose su cui lavora un team; ciò significa che non viene fatto nulla che non sia contemplato nel backlog del prodotto.

Al contrario, la presenza di un elemento nel backlog non garantisce che questo verrà consegnato. Ciò, infatti, rappresenta solo un’opzione che il team ha per fornire un risultato specifico, ma non un impegno.

È importante tenere a mente che il backlog di progetto è dinamico che cambia costantemente durante l’avanzamento del lavoro con la comparsa di nuove idee e lo spostamento verso l’alto o verso il basso dei diversi elementi.

Come si gestisce il backlog di prodotto?

La gestione del backlog del prodotto comporta diverse responsabilità.

Poiché la roadmap del prodotto viene aggiornata spesso, questa deve essere strettamente collegata al backlog del prodotto. Quindi, di conseguenza, il backlog deve essere ridefinito per riflettere i cambiamenti e le nuove scoperte.

Inoltre, si dovrebbe prestare attenzione a mantenere il questo importante documento organizzato e facile da consultare.

Come detto precedentemente, il backlog di prodotto è un documento dinamico ed ogni membro del team di sviluppo può aggiungere elementi, ma solo il product owner – che ne è il responsabile – decide l’ordine delle priorità e del lavoro.

Come creare un backlog di prodotto di successo

Ecco alcuni suggerimenti concreti per creare e mantenere un backlog di prodotto di successo:

• Mantenerlo organizzato e aggiornato: il backlog di prodotto deve essere una fonte affidabile di informazioni per il team di sviluppo. Mantenerne la gestibilità diventa quindi fondamentale ed un errore comune è quello di rendere il documento troppo esaustivo e ricco di elementi. Il product manager deve decidere cosa fare per massimizzare il risultato riducendo al minimo l’output.
• Non creare più elenchi: è più facile per tutti se si lavora da un unico elenco di backlog. In questo modo il lavoro sarà più trasparente e non si perderanno informazioni.
• Focalizzarsi sul valore dei singoli elementi: se qualcosa non offre valore, non dovrebbe essere nel backlog del prodotto.
• Incoraggiare la conversazione ed il feedback: gli stakeholder e i membri del team di sviluppo potrebbero mettere discussione le priorità del backlog di prodotto. In questi casi è importante confrontarsi e raccogliere feedback per capire se il cambiamento è motivato oppure no.
• Riordinare e riorganizzare continuamente – anche detto “grooming” del backlog di prodotto o “backlog refinement”: il backlog di prodotto è un documento vivo e, di conseguenza, si evolve, cambia, cresce e si restringe nel tempo. Pertanto, è necessario riordinarlo e riorganizzarlo continuamente.

Come strutturare il backlog di prodotto

Il backlog di prodotto può contenere centinaia di attività e organizzare tali elementi in base a dimensioni e rilevanza è uno dei compiti più importanti del product manager.

Le attività e gli elementi di lavoro più piccoli vengono solitamente realizzati suddividendo gli elementi di lavoro più grandi.

Gli elementi che vengono inclusi nel backlog di prodotto devono rientrare nelle voci del metodo INVEST:

• Indipendente (indipendent): ogni elemento deve essere indipendente l’uno dall’altro e ciascuno deve avere una funzione diversa.
• Negoziabile (negotiable): ogni elemento deve essere aperto alle negoziazioni.
• Di valore (valuable): ogni elemento deve offrire valore e vantaggi al cliente, al team e agli stakeholder.
• Stimabile (estimable): il team deve essere in grado di stimare quanto tempo richiederà l’elemento per essere elaborato.
• Di dimensioni adeguate (sized appropriately)
• Testabile (testable)

 

L’organizzazione delle attività in un backlog di prodotto dovrebbe seguire il metodo DEEP, che sta per:

• Dettagliato adeguatamente (detailed appropriately)
• Stimato in modo appropriato (estimated appropriately) – cioè al meglio delle capacità del team. Chiaramente, quando l’attività è nuova, sarà più difficile dare una stima equa.
• Emergente (emergent): il backlog di prodotto è in continua evoluzione. Man mano che vengono aggiunti nuovi elementi, gli elementi esistenti vengono modificati o perfezionati.
• Organizzato secondo priorità (prioritized): al momento di decidere come classificare gli elementi di lavoro nel backlog di prodotto, il product manager utilizza l’acronimo DIVE che sta per:
  • Dipendenze (dependencies): ad esempio, se l’attività A dipende dall’attività B, B deve essere classificata più in alto rispetto ad A.
  • Assicurazione contro i rischi (insure against risks): le attività che aiutano a ridurre al minimo i rischi hanno maggiore priorità.
  • Valore aziendale (business value): più le attività hanno valore per il cliente e l’azienda, più sono prioritarie.
  • Sforzo stimato (estimated effort): quanto tempo si pensa che sarà richiesto per svolgere l’attività?

 

Il backlog del prodotto è quindi uno strumento potente per il product manager, poiché rappresenta un passaggio dal pensiero strategico al lavoro pratico quotidiano.

Gestire il backlog è più facile con un po’ di aiuto

Un software di project management come Twproject può aiutarti nella gestione del backlog, non solo nella sua stesura ma anche nel misurare l’effort necessario per ognuno dei suoi elementi, per prioritizzarlo, assegnarlo alle giuste risorse e soprattutto suddividerlo nei vari sprint fino al completamento del progetto.

In Twproject trovate un tool pensato proprio per la gestione del backlog, Il kanban. Con questo strumento potrete facilmente gestire il backlog in tutto il suo processo.

Ricorda, il backlog è anche un documento che promuove la concentrazione, la trasparenza e la collaborazione.

Una corretta pianificazione e organizzazione è parte integrante del successo.

Ecco un esempio di come gestire un progetto SCRUM in Twproject.

Se creato e gestito correttamente, il backlog di prodotto diventa uno strumento che aiuta i team a gestire il cambiamento costante, raggiungere la massima produttività e fornire il massimo valore sia all’azienda che al cliente.

Distinguere tra i dati restituiti dal Net Present Value (NPV) e dall’ Internal Rate of Return (IRR) (due metodi di selezione dei progetti), quando si analizza un progetto, è importante poiché questi metodi possono fornire risultati contrastanti.

La differenza risultante potrebbe essere dovuta a una differenza nel flusso di cassa tra i due progetti.

Il Net Present Value (NPV) e l’Internal Rate of Return (IRR) sono due delle tecniche di analisi degli investimenti più utilizzate.

Sono simili perché entrambi sono modelli di flussi di cassa, cioè incorporano il valore temporale del denaro, ma differiscono nel loro approccio di base e nei loro punti di forza e di debolezza.

L’NPV è una misura assoluta, ovvero è l’importo in dollari/euro/ecc. del valore aggiunto o perso intraprendendo un progetto.

L’IRR, d’altra parte, è una misura relativa, ovvero è il tasso di rendimento che un progetto offre nel corso della sua vita, in percentuale.

I manager finanziari e gli imprenditori di solito amano le misurazioni delle prestazioni espresse in percentuali anziché in valore assoluto, di conseguenza tendono a preferire le decisioni espresse in questo modo, come nel caso dell’Internal Rate of Return (IRR).

Ma anche se questo tasso è di solito un metodo affidabile per determinare se un progetto di investimento di capitale è un buon investimento o no, in alcune condizioni l’IRR non è affidabile, mentre l’NPV lo è.

Vediamo di fare chiarezza fra questi due concetti in questo articolo.

Che cos’è l’Internal Rate of Return (IRR)?

L’Internal Rate of Return è un modo per esprimere il valore di un progetto in percentuale anziché in valore assoluto.

Nel linguaggio della finanza, il tasso di rendimento interno è il tasso di sconto o il costo del capitale dell’impresa, che fa sì che il valore attuale dei flussi di cassa in entrata del progetto sia uguale all’investimento iniziale.

In altre parole, l’IRR è una stima del tasso di rendimento del progetto.

Cos’è il Net Present Value (NPV)?

Il Net Present Value rappresenta i flussi di cassa futuri positivi e negativi durante il ciclo di vita di un progetto.

L’NPV rappresenta una valutazione intrinseca ed è applicabile in contabilità e finanza dove viene utilizzato per determinare la sicurezza degli investimenti, valutare nuove iniziative, valutare un’impresa o trovare modi per effettuare una riduzione dei costi.

L’NPV più comunemente utilizzato si trova utilizzando un modello di flusso di cassa, il che lo rende un’analisi più raffinata rispetto a un calcolo IRR.

Fintanto che il Net Present Value di un progetto è maggiore di zero, il progetto è considerato finanziariamente sostenibile.

Conflitto fra Net Present Value (NPV) e Internal Rate of Return (IRR)?

La causa alla base del conflitto NPV e IRR è la natura dei flussi di cassa, la natura del progetto e la dimensione del progetto.

I progetti indipendenti sono progetti in cui la decisione sull’accettazione di un progetto non influisce sulla decisione relativa agli altri.

Dal momento che è possibile accettare tutti i progetti indipendenti se aggiungono valore, non sorgono conflitti fra NPV e IRR. Di conseguenza l’azienda può accettare tutti i progetti con NPV positivo.

Tuttavia, in caso di progetti che si escludono a vicenda, può sorgere un conflitto fra NPV e IRR nel caso in cui un progetto ha un NPV più alto ma un altro presenta IRR maggiore.

I progetti che si escludono a vicenda sono progetti in cui l’accettazione di un progetto esclude gli altri dalla considerazione.

Il conflitto sorge a causa della dimensione relativa del progetto o della diversa distribuzione del flusso di cassa dei progetti e in questo caso è necessario valutare bene quale progetto accettare nel proprio portfolio.

Somiglianze e differenze tra NPV e IRR

L’NPV considera il costo del capitale e fornisce una stima in dollari del valore aggiunto, che è più facile da capire.

Un’altra caratteristica particolarmente importante dell’analisi NPV è la sua capacità di aumentare e diminuire il tasso per consentire diversi livelli di rischio dei progetti (potrebbe anche interessarti il sistema a matrice per la valutazione dei rischi).

Tuttavia, l’NPV dipende dalle dimensioni del progetto. Senza un’attenta analisi, un investitore potrebbe selezionare un progetto con NPV elevato ignorando il fatto che molti progetti con NPV di piccole dimensioni potrebbero essere completati con lo stesso investimento, con conseguente NPV aggregato più elevato.

Questo richiede un’attenta analisi del razionamento del capitale.

La dimensione del progetto è irrilevante invece nel caso dell’IRR. Qui si classificherà un progetto che richiede un investimento iniziale di 1 milione di euro, per esempio, e che genera 1 milione di euro ciascuno nell’anno 1 e nell’anno 2 allo stesso livello di un progetto che genera 1 dollaro nell’anno 1 e nell’anno 2 ciascuno con un investimento iniziale di 1 dollaro.

Questa caratteristica lo rende un buon complemento per il Net Present Value.

L’IRR è anche più facile da calcolare perché non necessita di stima del costo del capitale o dell’hurdle rate, ma richiede solo l’investimento iniziale ed i flussi di cassa.

Tuttavia, questa stessa comodità può diventare uno svantaggio se si accettano progetti senza confronto con il costo del capitale.

Un altro punto debole piuttosto grave è il problema dell’IRR multiplo: in caso di flussi di cassa non normali, ovvero quando un progetto ha flussi di cassa positivi seguiti da flussi di cassa negativi, l’IRR assume più valori, rendendo la decisione più difficile.

Come decidere fra il Net Present Value (NPV) e l’Internal Rate of Return (IRR)?

Generalmente, se l’IRR di un progetto è maggiore o uguale al costo del capitale del progetto, è una buona decisione accettarlo.

Tuttavia, se l’IRR è inferiore al costo del capitale del progetto, è meglio rinunciarvi.

La logica è che non si vuole mai intraprendere un progetto che restituisca meno denaro di quanto è il costo del capitale dell’azienda.

Il Net Present Value è più comunemente utilizzato dato che si tratta di un’analisi più raffinata rispetto al calcolo IRR.

Se i tassi di rendimento variano durante la durata del progetto, infatti, un’analisi NPV può includere questi cambiamenti.

Quindi, fintanto che il Net Present Value di un progetto è maggiore di zero, il progetto è considerato finanziariamente sostenibile.

 

Per concludere, la prassi generale è di utilizzare il Net Present Value, mentre l’Internal Rate of Return tende a essere calcolato come parte del processo di capital budgeting e fornito come informazione aggiuntiva.

Il processo decisionale e la sua importanza nella soluzione dei problemi è assolutamente innegabile ed è parte integrante di una gestione efficace dei progetti.

È fondamentale che un project manager prenda decisioni appropriate e risolva i problemi in modo corretto poiché influisce sul funzionamento organizzativo generale.

La risoluzione dei problemi e il processo decisionale vanno di pari passo; non è possibile risolvere un problema senza prendere una decisione.

L’importanza del processo decisionale per la risoluzione dei problemi

Anche nella gestione dei progetti i problemi sono all’ordine del giorno, o quasi.

Sarebbe fantastico poter fare finta di niente e farli sparire magicamente, ma se non si cerca una soluzione i problemi persisteranno.

Sul posto di lavoro, se l’abitudine alla risoluzione dei problemi non è stabilita nella cultura aziendale, l’organizzazione finirà per sgretolarsi.

Di conseguenza, il project manager deve disporre della formazione e del giusto processo decisionale per risolvere i problemi aziendali in modo autonomo e sicuro.

In questo modo, il processo decisionale sarà una risorsa per l’organizzazione.

Le 6 fasi del processo decisionale

Sebbene ci siano alcune personalità più in sintonia con il corretto processo decisionale, questa capacità può comunque essere appresa e padroneggiata da qualsiasi individuo.

Ecco di seguito le 6 fasi del processo decisionale per la soluzione di problemi.

Il Processo decisionale: Definire e identificare chiaramente il problema

Questa potrebbe essere la parte più trascurata del processo decisionale perché sembra così ovvia, ma è fondamentale che tutte le parti interessate siano allineate sul problema in questione.

Ci si potrebbe sorprendere di quante informazioni si possono perdere, soprattutto in una grande organizzazione aziendale.

Se i problemi sono complessi, può essere efficace scomporli in pezzi più piccoli sin dalla pianificazione del progetto.

È importante essere liberi da emozioni e giudizi mentre si definisce il problema per renderlo il più obiettivo possibile.

Ecco una lista di domande che possono aiutare a definire e identificare un problema:

• Cosa sta accadendo precisamente?
• Dove sta succedendo?
• Come sta succedendo?
• Con che frequenza sta succedendo?
• Con chi sta succedendo?
• Perché sta succedendo?

Il Processo decisionale: Raccogliere informazioni

La maggior parte dei problemi non può essere risolta senza una certa quantità di dati o informazioni.

Durante questa fase del processo decisionale, ciò che è importante è raccogliere le informazioni pertinenti.

Di solito, avere troppi dati ostacola il processo e si traduce in una perdita di tempo. Allo stesso tempo, possono verificarsi casi in cui la raccolta dei dati genera una nuova prospettiva o un nuovo problema.

In questo scenario, può valere la pena tornare al passaggio 1 e rivedere il problema in questione.

Il Processo decisionale: Fare un brainstorming sulle possibili soluzioni

Questo è il momento per essere creativi.

Durante questa fase, il project manager con l’aiuto del team di progetto e/o delle parti interessate, deve considerare qualsiasi tipo di idea che potrebbe tramutarsi in una soluzione.

Il brainstorming funziona meglio in un’atmosfera priva di giudizio perché non si può mai sapere quale idea pianterà il seme e stimolerà la crescita della decisione corretta.

Il brainstorming consiste nel trovare quante più idee possibili, più complessa la questione più idee sono necessarie, anche quelle che inizialmente possono sembrare folli.

Il Processo decisionale: Restringere le opzioni

Dal lungo elenco di potenziali idee, ora è il momento di restringere il cerchio.

I modi in cui si arriva a scegliere le idee principali possono variare, ma possono includere:

• Elenco pro e contro: identificare i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna opzione
• Analisi SWOT: dettaglio dei punti di forza, debolezza, opportunità e minacce di ciascuna opzione
• Analisi dello scenario: proiezione dei potenziali scenari probabili che risulteranno da ciascuna opzione

Problemi diversi richiederanno diversi livelli di comprensione di ciascuna potenziale opzione.

Questo processo di valutazione aiuta a restringere le opzioni e aiuta a scegliere la soluzione più efficace e fattibile.

È bene coinvolgere le parti interessate critiche in questo processo per ottenere una visione imparziale ed equilibrata.

Ecco alcune domande che possono aiutare in questa fase:

• Come sarà la situazione quando il problema sarà risolto?
• Quali misure dovrebbero essere prese per implementare la migliore soluzione del problema?
• Di quali risorse si avrà bisogno in termini di persone, budget e strutture?
• Quanto tempo servirà per implementare la soluzione?
• Chi sarà il principale responsabile per garantire l’attuazione del piano?

Il Processo decisionale: Implementare la soluzione scelta

Questa è la fase dell’azione, dove la soluzione scelta viene effettivamente applicata al problema.

Ciò richiede un piano adeguato e una buona esecuzione ed è necessario un monitoraggio costante dei passaggi.

In questo passaggio, bisogna comunque tenere a mente due cose:

• innanzitutto, selezionare l’opzione che ha a cuore l’interesse dell’azienda. Ci saranno momenti in cui alcuni dipendenti saranno influenzati negativamente da una decisione, ma nella maggior parte dei casi si sceglie sempre la soluzione ottimale per l’organizzazione nel suo intero.
• Secondo, bisogna tenere conto che non tutti gli stakeholder potrebbero essere felici della soluzione implementata. Solo in rari casi tutti i singoli membri di un’intera azienda saranno pienamente soddisfatti di una decisione importante, e così è nella maggior parte dei casi. Spesso però, i dipendenti che inizialmente sono insoddisfatti alla fine vedranno che la decisione è stata presa per il miglioramento dell’azienda in generale e si adatteranno di conseguenza.

Il Processo decisionale: Valutare i risultati

La valutazione del risultato porta a comprendere l’efficacia della soluzione scelta.

Per capire se il piano ha avuto successo è necessario farsi un’idea di cosa ha aiutato e cosa no e cercare di incorporare i cambiamenti.

Nel caso in cui la soluzione non si fosse rivelata efficace, si passa a scegliere una nuova opzione tra le alternative.

 

Come un software puoi aiutarti?

Un software di project management potrebbe essere funzionale al processo decisionale, Twproject mette a tua disposizione una serie di strumenti che ti aiuteranno in ogni sua fase. Facciamo un esempio pratico:

In Twproject è possibile creare un meeting di agenda che coinvolga più risorse in azienda per il brainstorming di progetto che generi una lista di attività da svolgere che poi possono essere gestite e riorganizzate secondo le necessità.

Grazie a questa funzionalità ogni meeting è collegato alle scelte fatte e al relativo progetto, per essere sempre in grado di ricostruire l’evoluzione delle scelte e delle attività completate.

Tutte le attività generate, e selezionate, andranno nel progetto e la loro chiusura guiderà il completamento del progetto.

Il processo decisionale risulta quindi fondamentale per la risoluzione dei problemi, anche nel project management.

Può sembrare molto lavoro, ma prendere le misure necessarie per risolvere problemi importanti e arrivare a una soluzione con successo farà risparmiare molto più tempo e creerà un’attività più sana a lungo termine.

Il top down e il bottom up rappresentano diversi approcci per diversi problemi nel project management.

Gli approcci e le strategie di gestione dei progetti vengono costantemente valutati, rivisti e migliorati e i project manager di successo rendono prioritario rimanere informati sugli ultimi sviluppi nel loro campo.

Negli ultimi anni, il mondo del project management è stato teatro di un crescente dibattito fra questi due approcci fondamentalmente diversi.

In questo articolo cercheremo di fare luce su queste due strategie.

Gestione del progetto top down

L’approccio top down, o dall’alto verso il basso, è il più tradizionale dei due.

Una strategia dall’alto verso il basso richiede che tutte le decisioni chiave siano prese dal project manager o dai leader dell’organizzazione.

Quando un progetto viene gestito dall’alto verso il basso, la struttura di suddivisione del lavoro e il piano di progetto vengono completati ed elaborati “dall’alto”, cioè dai vertici del management, dopodiché ai membri del team viene comunicato quali attività dovranno completare e quando devono essere svolte.

Ciò che è più importante per un’organizzazione è la redditività. I progetti non sono solitamente direttamente responsabili della produzione di profitti per l’impresa, ma producono i prodotti che le imprese vendono.

Il time to market è molto importante per un’organizzazione; per questo motivo, l’azienda desidera che prodotti e servizi vengano sviluppati il ​​più rapidamente possibile.

La gestione top down è un metodo molto comune ed è adatta a progetti in cui ci sono poche attività non familiari e poche sfide uniche da affrontare.

Vantaggi e svantaggi dell’approccio top down

Ecco quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell’approccio gestionale dall’alto verso il basso:

Vantaggi:

• Il vantaggio della pianificazione top down è che gli obiettivi a tutti i livelli gerarchici corrispondono in gran parte agli obiettivi dell’azienda in generale, dato che è il top management stesso a gestire il lavoro di tutti i reparti.
• Le attività di coordinamento complesse e dispendiose in termini di tempo vengono eliminate in modo che il piano possa essere creato più rapidamente.
• E ancora, se il leader di progetto sa come vanno le cose anche ad altri livelli e fissa aspettative ed obiettivi chiari che non vengono confusi da più voci, il team di progetto non viene distratto dalla partecipazione al progetto decisionale. In questo modo ha più tempo per focalizzarsi sui propri compiti. E’ importante però che chi prende le decisioni abbia considerato esattamente come le decisioni impatteranno sul progetto e sui dipendenti, altrimenti i risultati potrebbero essere negativi.

Svantaggi:

• Il principale svantaggio dell’approccio di pianificazione top down deriva dal fatto che la direzione molto raramente ha familiarità con le opportunità e i problemi dei singoli reparti. Questo si traduce in colli di bottiglia e riduzione della produttività oltre al perseguimento di obiettivi irrealistici e, di conseguenza, irraggiungibili.
• Inoltre, molte organizzazioni hanno iniziato a scoprire che l’approccio dall’alto verso il basso può lasciare i membri del team demoralizzati e demotivati, poiché in genere hanno pochissimo controllo su ciò che devono fare e su come dovrebbero farlo.
• E ancora, seguendo questo approccio, l’ambiguità apre la porta a potenziali fallimenti. I manager dovrebbero essere infatti il più precisi possibile quando comunicano le loro aspettative
• Come ultima cosa, l’idea di una singola persona – o di un gruppo limitato di leader – che guida il progetto e che prende le decisioni per tutti, soprattutto se spesso non efficienti, può richiamare un clima dittatoriale, influenzando il morale del team. In più, se il leader non è percepito come tale, sarà più difficile che i dipendenti si assumano le proprie responsabilità.

Gestione del progetto bottom up

La gestione del progetto bottom up sta rapidamente guadagnando popolarità, soprattutto nei settori in cui i progetti riguardano nuove sfide che richiedono soluzioni innovative.

Nel modello bottom up, o dal basso verso l’alto, gli obiettivi del progetto sono ancora determinati dalla leadership organizzativa, ma ai membri del team che svolgeranno il lavoro viene chiesto di fornire input su come gli obiettivi del progetto verranno raggiunti.

Gli elenchi di attività e le scadenze del progetto di solito non vengono completati fino a quando il team di progetto non ha valutato il da farsi, il che spesso si traduce in programmi più realistici e meno (brutte) sorprese lungo la strada.

Le liste di cose da fare sono integrate nel piano generale, per evitare sorprese indesiderate, e c’è completa trasparenza in termini di scadenze, budget, risultati, rischi e potenziali problemi.

Vantaggi e svantaggi dell’approccio bottom up

Anche l’approccio gestionale bottom up ha i suoi vantaggi e svantaggi. Vediamo quali sono:

Vantaggi:

• Le organizzazioni spesso scoprono che i dipendenti sono più personalmente coinvolti in progetti che utilizzano l’approccio dal basso verso l’alto. I piani vengono sviluppati ai livelli più bassi e vengono quindi passati a ciascun livello superiore successivo, raggiungendo il senior management per l’approvazione.
• Un altro vantaggio è che con la pianificazione dal basso verso l’alto, si concede al progetto una maggiore attenzione perché si ha un numero maggiore di dipendenti coinvolti, ciascuno con la propria area di competenza e dove ognuno ha l’opportunità di trovare soluzioni di progetto incentrate più sui requisiti pratici che su nozioni astratte. I piani sono così più realistici.

Svantaggi:

• Un potenziale svantaggio di questa strategia è che le fasi iniziali del progetto possono richiedere molto più tempo e uno sforzo di coordinamento più grande, poiché i project manager devono incorporare il contributo di un gran numero di parti interessate nel piano del progetto. Troppe idee, infatti, possono rallentare l’agilità aziendale o addirittura finire in colli di bottiglia o problemi.
• E ancora, nonostante tutti i suoi vantaggi, lo stile bottom up da solo non sarà in grado di far fiorire i progetti. Secondo molti esperti, infatti, l’approccio dal basso verso l’alto non è la soluzione perfetta, poiché a volte manca di chiarezza e controllo.
• In ultima analisi, c’è la questione dell’ego di alcune particolari persone. Quando tutti hanno la possibilità di venire ascoltati, infatti, la motivazione di alcuni dipendenti potrebbe essere solamente personale, corrispondente all’aumento dell’autostima, piuttosto che indirizzata al bene aziendale e all’obiettivo vero e proprio. Questo fattore può creare divisioni e conflitti all’interno del team di progetto e portare ad un clima di competizione negativo.

Il New York Times: un esempio reale

Uno degli esempi più famosi quando si parla di approccio top down e bottom up è il New York Times, leader nel settore del giornalismo.

Questa azienda applicava uno stile di gestione dall’alto verso il basso e secondo l’American Journalism Review, i dirigenti del New York Times ritenevano che ciò che stavano facendo non fosse in grado di creare un luogo di lavoro vivace e un’impresa di successo.

Il potere era centralizzato e gli editor al top del management avevano il controllo generale.

Di conseguenza, i dipendenti ai livelli più bassi avevano l’impressione che le loro voci non contassero e che non venissero ascoltate.

I giornalisti non erano moralmente motivati ​​a fare il loro lavoro e non c’era una collaborazione efficace tra di loro.

I dirigenti si sono quindi resi conto che occorreva dare maggiore libertà ai team.

Ci è voluto molto tempo per introdurre elementi dell’approccio gestionale dal basso verso l’alto, ma alla fine ne è valsa la pena, poiché la collaborazione è ora migliorata e i team lavorano in modo più produttivo.

Scegliere una direzione fra l’approccio top down e l’approccio bottom up: il metodo ibrido

L’approccio gestionale top down, come visto precedentemente, è il metodo gestionale classico che viene applicato nella stragrande maggioranza delle organizzazioni.

Con gli anni però, i suoi punti deboli hanno cominciato ad emergere, soprattutto nel caso di organizzazione dove si ricerca un ambiente di lavoro vibrante, collaborativo, flessibili ed agile.

Ecco perché molte organizzazioni hanno cominciato ad adottare l’approccio bottom up, ma anche questo metodo gestionale non è la soluzione perfetta, in quanto a volte manca di chiarezza e controllo.

La direzione migliore, secondo molti esperti, sta quindi nel trovare un equilibrio tra questi due approcci opposti e prendere le migliori pratiche da entrambi: scegliere un metodo ibrido.

In pochi casi, infatti, una decisione formale e statica su uno dei due approcci rappresenta una scelta ottimale per l’organizzazione.

Storicamente è l’approccio top down a regnare nella maggior parte delle aziende, ma sono sempre di più le organizzazioni alla ricerca di modi per incorporare alcuni elementi della filosofia dal basso verso l’alto nelle loro attuali pratiche di gestione dei progetti.

Anche le organizzazioni nei settori in cui i progetti sono tipicamente ripetibili e prevedibili possono migliorare il morale dei propri dipendenti consentendo ai membri del team di partecipare al processo di pianificazione del progetto.

Inoltre, le organizzazioni in settori in rapida evoluzione, come quello della tecnologia, hanno incentivi ancora più forti a passare alla gestione del progetto bottom up, al fine di ottenere il massimo beneficio dall’esperienza, dalla creatività e dalle conoscenze innovative dei propri dipendenti.

Non sorprende quindi che un approccio olistico che combini entrambi i metodi è senza dubbio la strategia più sensata.

Il modo più efficace per stabilire una roadmap di successo potrebbe effettivamente essere un approccio ibrido, a partire da una breve valutazione dell’organizzazione attuale relativa alle migliori pratiche di gestione delle risorse.

Una combinazione di entrambi i metodi di pianificazione consente un’implementazione efficiente e orientata agli obiettivi aziendali, nonché l’inclusione di tutti i reparti interessati.

Ciò può aumentare notevolmente la qualità dei risultati della pianificazione.

La tecnologia come aiuto nell’unione dei due approcci

Gli strumenti di gestione dei progetti tradizionali di prima generazione erano progettati con l’approccio top down in mente.

Le applicazioni tradizionali non erano pensate infatti per la gestione dal basso verso l’alto ed erano focalizzate sul project manager, rendendolo il principale punto di collegamento nella comunicazione del progetto.

I membri del team molto spesso non avevano accesso al piano di progetto e non possono dare contributi.

Era il project manager che doveva quindi raccogliere tutti i dati ed inserire manualmente le informazioni nel piano del progetto e, in seguito, comunicare le modifiche ai dirigenti aziendali, che fatica!

Il disallineamento tra i migliori principi dell’approccio bottom up e i vecchi strumenti poteva causare situazioni in cui le idee ed i talenti venivano sepolti dalle operazioni di routine.

Ma i vecchi metodi di condivisione e ricezione delle informazioni sono stati per fortuna radicalmente trasformati negli ultimi anni.

 

Queste conoscenza ed intelligenza collettiva vengono ora raccolte e condivise con successo in un ambiente flessibile e collaborativo portato dai nuovi software di gestione dei progetti di seconda generazione.

In questo modo, un software di project management come Twproject ti consentirà di unire i vantaggi dei due approcci gestionali, non solo, avrai la flessibilità di poter gestire progetti in bottom-up, in top-down, ma anche misto!

La democratizzazione del project management non deve essere vista in maniera negativa.

L’obiettivo principale è trovare modi per rendere più efficiente la gestione e la collaborazione del progetto e le nuove tecnologie applicate al project management rendono tutto più efficace e i team più produttivi.

Alla fine, i progetti vengono consegnati più velocemente e questo è a vantaggio di tutti.

A proposito… non hai ancora provato TWproject? Fallo ora cliccando sul tasto qui sotto!

La teoria dei vincoli nel project management è una metodologia che aiuta a identificare il fattore limitante cruciale, di solito indicato come vincolo o collo di bottiglia, che ostacola il raggiungimento di un obiettivo.

L’obiettivo principale di questa teoria è trovare e gestire quel vincolo fino al punto in cui non è più un fattore limitante.

La teoria dei vincoli è spesso associata al detto “una catena è forte solo quanto il suo anello più debole” perché il processo per trovare un anello debole in una catena è molto simile a trovare un collo di bottiglia in un sistema.

L’obiettivo della teoria dei vincoli

La teoria dei vincoli ipotizza che ogni sistema complesso sia costituito da più attività collegate, dove una di esse, l’anello debole della catena, può potenzialmente interrompere l’intero sistema.

Secondo la teoria dei vincoli, il modo migliore per un’organizzazione di raggiungere i suoi obiettivi è quello di ridurre le spese operative, ridurre le scorte e aumentare il throughput.

Le spese operative sono tutto il denaro che il sistema spende per trasformare le scorte, o inventario, in produttività.

Le scorte rappresentano tutto il denaro che il sistema ha investito nell’acquisto di beni che intende vendere.

Il throughput è la velocità con cui il sistema genera denaro attraverso le vendite.

Prima che l’obiettivo stesso possa essere raggiunto, le condizioni necessarie devono prima essere soddisfatte.

I cinque passaggi di implementazione

La teoria dei vincoli fornisce una metodologia specifica per identificare ed eliminare i colli di bottiglia all’interno del sistema.

Ecco i cinque passaggi di implementazione:

• Identificare il vincolo: ogni sistema ha almeno un vincolo che ne limita la crescita, altrimenti crescerebbe all’infinito. In primis bisogna quindi individuare il vincolo che può essere fisico, come una carenza di materiale, o manageriale, come una procedura inefficiente.
• Decidere come sfruttare il vincolo: Dopo aver indentificato il collo di bottiglia, è necessario organizzare i processi in modo da sfruttare il vincolo, se fisico, al massimo. La produzione persa nel vincolo, infatti, è produzione persa dal sistema in generale. Quando si tratta invece di un vincolo manageriale, il vincolo non va assolutamente sfruttato, ma eliminato e rimpiazzato da un processo più efficiente che porti all’aumento del throughput aziendale.
• Subordinare le attività in base alla decisione precedente: ogni attività che fa parte del ciclo produttivo dove si trova il vincolo di sistema viene riorganizzata di conseguenza, in modo da adeguarsi alla massima capacità di produzione del vincolo. Dato che, come visto prima, il vincolo determina il throughput di un’organizzazione, questo subordinamento delle attività è il modo più efficiente di utilizzare le risorse a disposizione. È importante sottolineare che i passaggi precedenti coinvolgono, nella maggior parte dei casi, un numero limitato di persone, ma in questa fase tutte le persone operanti nel sistema devono essere coinvolte.
• Elevare il vincolo: Elevare significa aumentare la capacità produttiva del vincolo. Se si arriva a questo punto significa che le modifiche precedenti non sono state sufficienti a migliorare il sistema al punto da eliminare il vincolo. Le azioni per aumentare la capacità del vincolo possono essere diverse, come ad esempio acquistare nuove attrezzature o assumere più personale. Quando questa fase sarà terminata significherà che il vincolo è stato eliminato.
• Ripetere i passaggi per ogni vincolo trovato per un miglioramento continuo del sistema: questo passaggio incita a non adagiarsi sugli allori una volta ottenuti dei risultati. Il fatto che un vincolo sia stato eliminato, infatti, non significa che non ci siano altri colli di bottiglia. Inoltre, ogni cambiamento che si apporta al sistema può far nascere nuovi vincoli che prima non erano presenti. È fondamentale quindi non lasciare che l’inerzia diventi essa stessa il vincolo di sistema.

La teoria dei vincoli nel project management – Critical Chain Project Management (CCPM)

Come visto l’applicazione della teoria dei vincoli è un metodo che può essere utilizzato per migliorare le tecniche manageriali.

Questo significa che nel contesto del project management, la teoria dei vincoli può essere utilizzata per programmare in maniera più efficiente le diverse attività che fanno parte del ciclo produttivo.

Da qui nasce il Critical Chain Project Management (CCPM), cioè il metodo della catena critica.

Questo metodo è stato sviluppato come risposta alle prestazioni scadenti di molti progetti, come ad esempio periodi di lavoro più lunghi del previsto, scadenze frequentemente mancate, costi in eccesso, qualità inferiore rispetto a ciò che originariamente era stato promesso.

Il primo passo del metodo CCPM è di determinare la catena critica del progetto, ovvero il percorso di consegna più lungo considerando la stima delle attività e le disponibilità materiali.

Questo metodo si differenzia da altri proponendo una stima diversa della durata delle attività e ridistribuendo i tempi di sicurezza delle attività, che non verranno eliminati, ma reinseriti in altre parti del processo. Questo è il cosiddetto buffer management.

La filosofia di partenza è che l’incertezza nella durata delle attività sia la principale del ritardo di un progetto e di eventuali altri risultati insoddisfacenti.

La chiave sarebbe quindi di spostare l’attenzione dalla durata delle attività individuali alla durata dell’intero progetto.

I margini di tempo di sicurezza delle attività, che spesso si rivelano inutili, vengono riallocati in punti strategici del progetto.

Ogni attività è collegata ad un buffer, il cui consumo dà un’indicazione sull’andamento del progetto.

Nel CCPM, il monitoraggio avviene confrontando la percentuale di buffer rimanente e la percentuale di catena completata.

Fintanto che determinate proporzioni tra queste due variabili sono rispettate, si può dire che il completamente del progetto sia sulla buona strada. Se invece si supera il limite critico, sarà necessario prendere dei provvedimenti.

I buffer sono divisi in tre parti uguali con diversi colori: verde, giallo e rosso. Se il livello di consumo del buffer si trova nella zona verde non è richiesta nessuna azione e si può dire che il lavoro sta andando bene.

Se il livello entra nella zona gialla bisogna iniziare a pensare a possibili azioni correttive.

Quando il livello di consumo entra nella zona rossa, il limite critico è stato superato ed è necessario agire per risolvere il problema.

I vantaggi della teoria dei vincoli

Una delle caratteristiche più vantaggiose della teoria dei vincoli è che enfatizza il processo di miglioramento.

Un’implementazione di successo di questa metodologia presenta una serie di vantaggi:

• Migliora il sistema
• Consente di produrre di più
• Aumenta il profitto
• Riduce i tempi di consegna
• Crea un flusso di prodotto più fluido e veloce
• Riduce le scorte e il lavoro in corso

 

Pertanto, la gestione di un progetto utilizzando la teoria dei vincoli consente di aumentare la produttività del sistema.

Inoltre, garantisce che il progetto venga consegnato in tempo e nei limiti del budget pianificato.

Per un project manager, possedere capacità analitiche per progetti di successo è l’ABC delle skills richieste.

Il pensiero analitico può infatti aiutare a indagare su problemi complessi, prendere decisioni e sviluppare soluzioni.

Vediamo quindi più nel dettaglio la definizione di pensiero analitico e perché è così importante.

Cosa sono le capacità analitiche?

Le capacità analitiche sono quelle capacità che consentono di osservare, ricercare e interpretare un qualcosa al fine di sviluppare idee e soluzioni complesse.

È possibile applicare il pensiero analitico praticamente in ogni situazione, come nel project management o in problemi relazionali, esigenze dei clienti e altro ancora.

Analizzare un argomento significa averne una comprensione approfondita ed essere in grado di parlarne con un certo livello di esperienza.

Le persone con forti capacità analitiche sono spesso in grado di analizzare rapidamente una situazione, un argomento o un problema e spesso lavorano bene in un ambiente di squadra.

Il processo di pensiero analitico

Il processo di applicazione delle capacità analitiche di solito prevede i seguenti passaggi:

1. Identificazione di un argomento o problema
2. Raccolta di informazioni tramite osservazione
3. Sviluppo di possibili soluzioni dopo un’approfondita comprensione dell’argomento
4. Test di soluzioni o nuove idee in base a ciò che si è compreso
5. Post-analisi o revisione di quali soluzioni hanno funzionato per valutare e applicare le nuove conoscenze

Un elemento chiave del pensiero analitico è la capacità di identificare rapidamente le relazioni di causa ed effetto; ciò significa comprendere cosa potrebbe accadere durante il processo di risoluzione dei problemi ed esaminare come le nuove idee si relazionano alla situazione.

Perché le capacità analitiche sono importanti?

Le capacità analitiche sono soft skills importanti perché consentono di trovare soluzioni a problemi comuni e prendere decisioni informate su quale azione intraprendere successivamente.

Comprendere i problemi e analizzare la situazione per trovare soluzioni praticabili è un’abilità chiave in ogni posizione e in ogni settore.

Lo sviluppo di questa capacità può migliorare a raggiungere gli obiettivi aziendali e supportare gli obiettivi di carriera personali.

Utilizzare capacità analitiche nel lavoro quotidiano dimostra un modo di pensare affidabile e pragmatico, con decisioni prese in base ad analisi dei dati significativi.

Esempi di capacità analitiche

Ecco alcuni esempi di capacità analitiche per progetti di successo:

1. Pensiero critico

Il pensiero critico è una skill importante in qualsiasi posizione lavorativa, dai dirigenti ai CEO, dai collaboratori ai lavoratori autonomi. Questo modo di pensare fornisce la capacità di mettere in discussione un’idea, un’asserzione o un’opinione. Ad esempio, se viene detto che un determinato compito non può essere svolto o un certo obiettivo non può essere raggiunto, le capacità di pensiero critico richiedono il porre domande più approfondite in modo da poter capire come mai e quali sono le cause. I pensatori critici si prendono il tempo per comprendere appieno un problema al fine di sviluppare una soluzione praticabile.

2. Analisi dei dati e delle informazioni

L’analisi dei dati e delle informazioni è una delle parti principali racchiuse nelle capacità analitiche. Una volta identificato un problema, è importante sapere come rivedere e analizzare i dati o le informazioni che saranno essenziali per la sua risoluzione. Per raccogliere e analizzare i dati giusti, è importante conoscere prima le domande giuste da porre.

3. Ricerca

La ricerca è parte integrante del processo di pensiero analitico. Una volta identificato un problema, è importante eseguire la ricerca per una soluzione. Questa può essere semplice e veloce come chiedere a un collega che potrebbe avere una maggiore conoscenza oppure più laboriosa come una ricerca attraverso fonti ufficiali. Il processo di ricerca implica la conoscenza di quali informazioni sono preziose o essenziali per la risoluzione del problema.

4. Comunicazione

È essenziale essere in costante comunicazione con gli stakeholder durante l’identificazione dei problemi, lo sviluppo di soluzioni, lo svolgimento della ricerca e la discussione dei risultati. Una volta identificato un problema o una soluzione, comunicarlo in maniera efficiente alle parti interessate è essenziale per raggiungere l’obiettivo finale. Il trasferimento di queste informazioni in modo chiaro e completo è un’abilità chiave nel processo di pensiero analitico.

5. Risoluzione dei problemi

Dopo aver identificato un problema, una situazione o un’area di miglioramento e la ricerca è stata completata, è importante trovare una soluzione. Le capacità analitiche vengono quindi utilizzate per ordinare e organizzare i dati scoperti durante la fase di ricerca per trovare una soluzione ragionevole ed efficace.

Come migliorare le capacità analitiche

Migliorare le proprie capacità analitiche può aiutare a raggiungere vari obiettivi non solo di carriera, ma anche personali.

È possibile migliorare le proprie capacità analitiche seguendo alcuni di questi suggerimenti:

• Assumere un ruolo di leadership che richieda l’uso di capacità analitiche critiche.
• Esercitare le abilità analitiche chiave nel proprio ruolo attuale.
• Seguire lezioni e corsi di formazione che enfatizzino l’uso delle capacità analitiche.
• Partecipare ad attività che richiedano l’uso di capacità analitiche.
• Chiedere consiglio o tutoraggio a professionisti del settore rinomati per le loro capacità analitiche.
• Migliorare la conoscenza della materia, essenziale per una risoluzione più rapida dei problemi.

Un trucco è anche quello di considerare quali capacità analitiche si possiedono e quelle per le quali si hanno margini di miglioramento e potenziale.

Annotare momenti specifici in cui si sono utilizzate le capacità analitiche per migliorare qualcosa o risolvere un problema, sia sul lavoro che nella vita personale e riflettere su cosa si potrebbe migliorare.

Chiaramente si tratta di un processo che evolve e cresce durante tutto l’arco della vita.

Le capacità analitiche possono essere apprese e migliorate con il tempo e gli esercizi giusti.

 

In conclusione, le capacità analitiche per progetti di successo sono spesso definite come la capacità di suddividere i problemi in parti per vedere relazioni o interdipendenze.

I project manager con capacità analitiche sono in grado di pianificano efficientemente e di guidare quindi i progetti al successo.

Inoltre, sono in grado di prevedere con precisione i risultati e sviluppare piani per raggiungere traguardi e obiettivi.

Come può aiutarti un software di project managent?

Un software come Twproject può guidarti nella scomposizione della wbs del tuo progetto,  nella definizione delle dipendenze tra le varie fasi e nell’ analisi delle durate. Oltre a questo, un uso costante e duraturo, renderà evidente il reale effort speso e vi permetterà, nel tempo, di raffinare questa scomposizione anche evidenziando criticità che si ripetono e che possono essere quindi evitate.

La scomposizione in fasi può anche essere ulteriormente raffinata fino ad arrivare all’inserimento di tutte le attività quotidiane, per aiutare, non solo il project manager, ma anche tutto il team a gestire le attività in modo organizzato.

Il cronoprogramma può essere definito come un grafico che aiuta a comprendere l’avanzamento del progetto in termini di attività sull’asse Y e loro durata sull’asse X. Avevamo già parlato del Gantt in un altro articolo, oggi proveremo ad analizzare altri aspetti di un cronoprogramma.

Se il tradizionale elenco di cose da fare verticale non fornisse le informazioni necessarie per gestire un progetto, il cronoprogramma potrebbe essere la soluzione; si tratta infatti di uno strumento prezioso nella pianificazione di progetto.

Inoltre, la possibilità di avere il cronoprogramma Gantt in maniera automatizzata può migliorare esponenzialmente il flusso di lavoro ed il suo diagramma.

Vediamo quindi in questo articolo l’importanza del cronoprogramma in un software di project management.

In che modo il cronoprogramma Gantt automatizzato può essere utile al team di progetto?

Il cronoprogramma è uno strumento che viene utilizzato per due fasi critiche del ciclo di vita del progetto: pianificazione e monitoraggio.

Le azioni di project management più comuni eseguite utilizzando questo strumento sono:

• Visualizzare la pianificazione
• Assegnare date di scadenza alle attività
• Assegnare le risorse alle attività
• Identificare il percorso critico
• Tenere traccia della progressione degli elementi di lavoro

Alcuni degli elementi distintivi che caratterizzano i software di project management da un cronoprogramma Gantt manuale, includono:

• Codifica a colori. Per rappresentare diversi attributi dell’attività, come chi è responsabile del suo completamento. Per esempio: tutte le attività di Maria sono blu, tutte le attività di Francesco sono gialle, ecc.
• Per rappresentare quanto lavoro di una determinata attività è stato completato. Per esempio, un’attività completata al 50% è ombreggiata a metà.
• Attività dipendenti. Un software consente di passare automaticamente attraverso la pianificazione quando vengono apportate modifiche a una delle attività collegate.
• Drag-and-drop. Questo consente agli utenti di spostare facilmente un’attività per modificare la pianificazione, addirittura aggiornando in automatico le date di scadenza delle attività successive.
• Nascondere o mostrare facilmente i dettagli dell’attività. Gli utenti possono fare clic o passare il mouse su un’attività per visualizzarne i dettagli, come la data di inizio, la data di fine prevista, la percentuale di completamento e chi è responsabile.

Ma vediamo ora ulteriori vantaggi che l’avere il cronoprogramma in un software di project management porta.

I Vantaggi del crono programma in un software di project management: Le informazioni complesse sono più gestibili

Il cronoprogramma Gantt rende le informazioni critiche di un progetto facilmente gestibili e visibili.

Gli utenti possono sapere a colpo d’occhio:

• Chi della squadra completerà l’attività
• Quando l’attività sarà completata
• Come quella singola attività si relaziona al progetto nel suo complesso

Per trasmettere queste informazioni, le attività vengono visualizzate come linee orizzontali e sono codificate in base a colori che rappresentano il dipendente o il reparto a cui sono assegnate.

I Vantaggi del cronoprogramma in un software di project management: La produttività del team migliora

L’assegnazione dei compiti e le informazioni sullo stato di avanzamento vengono mostrate pubblicamente nelle riunioni sullo stato di avanzamento lavori, aiutando le persone a mantenere il controllo sul proprio lavoro e consentendo ai membri del team di assumersi la propria responsabilità.

Una volta che un progetto è iniziato, il cronoprogramma Gantt mostra l’avanzamento in diversi modi, tra cui:

• L’attività sarà ombreggiata, riflettendo la percentuale di completamento.
• Gli utenti possono passare il mouse o fare clic su un’attività per visualizzare ulteriori dettagli, come “data di inizio”, “data di fine” e “durata”.
• Inoltre, alcuni strumenti consentono ai manager o agli amministratori di programmare notificazioni tramite posta elettronica o altri strumenti di messaggistica quando un’attività si avvicina alla data di scadenza o se un’attività rischia di non essere completata in tempo, consentendo di attuare misure correttive.

Tracciando pubblicamente i progressi quindi, il cronoprogramma automatizzato può anche servire come strumento motivazionale.

Il monitoraggio dei progressi può essere utilizzato per motivare i team a sforzarsi di raggiungere e completare i task di cui sono responsabili.

I Vantaggi del cronoprogramma in un software di project management: Pianificazione delle risorse più efficace

Il cronoprogramma consente al project manager di distribuire il lavoro in modo più efficace tra le risorse grazie alle pianificazioni dei progetti attuali e futuri mappate nelle rispettive tempistiche.

Ovviamente, il Gantt non è l’unico strumento di pianificazione utilizzato e molti software di project management includono funzionalità di gestione delle risorse.

Tuttavia, un software che includa il cronoprogramma offre ulteriori informazioni sull’utilità e la disponibilità dei dipendenti.

I Vantaggi del cronoprogramma in un software di project management: Centralizzazione delle informazioni

La centralizzazione delle informazioni sul progetto grazie al cronoprogramma aiuta ad allineare le diverse parti interessate, consentendo loro di condividere facilmente le informazioni e rimanere aggiornati.

Questo è un ottimo modo per riassumere i dati di progetti complessi per un pubblico vario, dato che gli utenti possono scegliere di visualizzare solo le informazioni per loro più importanti.

Il cronoprogramma Gantt è infatti comprimibile ed espandibile, consentendo all’utente di scegliere il livello di dettaglio appropriato.

Ciò è particolarmente vero quando si utilizza un software di gestione dei progetti su cloud che si aggiorna automaticamente e riflette in tempo reale eventuali modifiche apportate.

Poiché queste soluzioni consentono a qualsiasi utente di accedere in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo, i team remoti possono essere così ancora più connessi.

I Vantaggi del cronoprogramma in un software di project management:  I requisiti del progetto e del team sono chiari

Il cronoprogramma aiuta i dipendenti a comprendere meglio le proprie responsabilità e il modo in cui le loro attività sono correlate all’intero progetto.

Questo aiuta anche i project manager e le altre parti interessate a determinare le tappe fondamentali del progetto.

Il cronoprogramma fondamentalmente è una sorta di mappa che aiuta tutti coloro che sono legati a un progetto a visualizzare come arriveranno dall’inizio al risultato finale.

Inizia subito con Twproject

Nessuno può negare l’importanza dei diagrammi di Gantt una volta che hai familiarità con l’importanza, e disegnarli con un software come Twproject è molto semplice.

Twproject permette di disegnare la wbs del progetto, aggiungere i tempi e le dipendenze tra i vari nodi dell’albero, assegnare le risorse, fino ad avere un Gantt completo dell’intero progetto che vi guiderà in tutto il sul ciclo di vita.