Categoria: Gestione Progetti

Nell’ambito della gestione dei progetti, il Planning Performance Domain (o dominio delle prestazioni di pianificazione), come delineato nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 7, gioca un ruolo centrale nel determinare il successo di un progetto.

Questa nuova edizione sottolinea come, per ottenere il successo di un progetto, sia necessario organizzare efficacemente attività e funzioni in base alle condizioni mutevoli.

Vediamo di capirne di più in questo articolo.

Cos’è il Planning Performance Domain?

La settima edizione del PMBOK, ha introdotto un nuovo modello basato su domini di performance.

Un dominio di performance è un insieme di attività correlate che costituiscono un elemento fondamentale della gestione dei progetti. Ciascuno di essi rappresenta un aspetto essenziale che contribuisce al successo complessivo di un progetto.

Il Planning Performance Domain, pone l’accento sulla pianificazione efficiente e strategica del progetto.

Contiene tutte le conoscenze necessarie per creare e mantenere un piano per garantire una consegna di successo di un progetto.

La pianificazione va oltre il semplice concetto di “conoscere le deadline”.

In questa nuova edizione, l’attenzione si è spostata dall’utilizzo della pianificazione come mezzo per controllare i risultati del progetto, alla pianificazione come mezzo per fornire il massimo valore.

Una volta il piano di progetto era scritto nella pietra e qualsiasi richiesta di modifica era messa in discussione e, addirittura, non accettata a priori.

Sicuramente questo metodo ha funzionato negli anni, ma nel mercato odierno, estremamente variabile e in continuo mutamento, una progettazione di tipo statico non è più sostenibile.

L’andamento del progetto viene costantemente monitorato confrontando le misure di avanzamento con i piani e, se necessario, vengono apportate modifiche.

Questo è il fulcro del nuovo approccio: ogni cambiamento deve avviare un processo di adattamento per il piano.

Ciò significa essere agili nei confronti dei cambiamenti.

Le variabili di progetto e la loro importanza nel Planning Performance Domain

Ogni progetto ha le sue caratteristiche e le sue esigenze; di conseguenza esistono alcune variabili che possono influenzare quando e in che misura pianificare il progetto.

Le più comuni sono le seguenti:

• Approccio allo sviluppo: questo elemento può influenzare come, quanto e quando viene condotta la pianificazione. Ad esempio, quando gran parte della pianificazione viene eseguita in anticipo. Spesso durante il ciclo di vita del progetto, i piani iniziali vengono progressivamente elaborati con maggiori dettagli, ma c’è poco cambiamento rispetto all’originale.

• Risultati del progetto: spesso l’output di progetto necessita una pianificazione specifica. I progetti di costruzione sono un ottimo esempio in questo caso. Al contrario, nel caso di sviluppo di prodotti di alta tecnologia si può utilizzare un tipo di pianificazione continua e adattiva per consentire l’evoluzione e i cambiamenti basati sui progressi tecnologici.

• Requisiti organizzativi: governance organizzativa, procedure, processi, cultura aziendale possono richiedere ai project manager di seguire determinati tipi di pianificazione.

• Condizioni di mercato: i progetti possono svolgersi in un ambiente estremamente competitivo. In tale situazione, la progettazione potrebbe essere ridotta al minimo poiché l’enfasi è sulla velocità di mercato.

• Restrizioni legali o regolamentari: per legge possono essere richiesti specifici documenti prima di concedere un’autorizzazione o un’approvazione per iniziare i lavori.

Altre variabili nella pianificazione di un progetto

– Delivery: ciò che il progetto deve produrre. La pianificazione inizia con la comprensione del business case, dei requisiti degli stakeholder e dell’ambito del progetto e del prodotto.

– Stime: cioè la stima dell’impegno del lavoro richiesto, della durata, dei costi e delle risorse.

– Schedules: un modello per l’esecuzione delle attività di progetto.

– Budget: che si evolve a partire dalle stime concordate in “estimating”.

– Project Team: la sua composizione e la sua struttura. Questo inizia con l’identificazione delle skills necessarie per portare a termine il lavoro.

– Comunicazione: potrebbero esserci diversi livelli di informazioni –interne, esterne, sensibili, pubbliche –. Queste differenti categorie forniscono il fondamento per stabilire i processi di comunicazione e il piano di progetto.

– Risorse fisiche: cioè qualsiasi risorsa che non sia una persona. Fra questi: materiali, macchinari, software, licenze, ecc.

– Procurement: o approvvigionamento, soprattutto in caso di necessità di contrattare consulenti o fornitori esterni.

– Cambiamenti: ci saranno sempre cambiamenti più o meno importanti in qualsiasi progetto. Per questo motivo, i team di progetto dovrebbero essere sempre pronti ad adattare i piani in qualsiasi momento.

– Metriche: stabilire delle metriche permette di fissare delle soglie che indichino se le prestazioni lavorative sono quelle previste, in tendenza positiva o negativa o lontane dai risultati attesi.

– Alignment: ciò significa che la pianificazione deve rimanere in linea con gli impegni di consegna, i fondi stanziati, la disponibilità delle risorse e le esigenze degli stakeholder.

I risultati attesi per il Planning Performance Domain

Il PMBOK 7 conclude definendo sei risultati desiderati del Planning Performance Domain.

Questi dovrebbero dimostrare che il team di progetto ha eseguito il lavoro in modo efficace:

1. Il progetto procede in maniera organizzata e coordinata: le metriche di pianificazione ne permettono il controllo.
2. Esiste un approccio olistico per fornire i risultati del progetto: tutti gli aspetti del piano sono adeguatamente coordinati per evitare lacune, sovrapposizioni, duplicazioni o disallineamenti.
3. Le informazioni in evoluzione vengono elaborate per raggiungere gli obiettivi stabiliti.
4. Il tempo dedicato alla pianificazione è appropriato alla situazione.
5. Le informazioni sono sufficienti per rispondere alle aspettative degli stakeholder: ciò significa che il piano di comunicazione con gli stakeholder ha funzionato.
6. Esiste un processo di adattamento dei piani durante tutto il ciclo di vita del progetto basato su esigenze o condizioni emergenti e mutevoli.

Migliorare la pianificazione del progetto con Twproject

Twproject fornisce una solida soluzione per migliorare la pianificazione del progetto e ottenere i risultati desiderati nel Planning Performance Domain.

Numerose sono le funzionalità per aiutarti a definire la pianificazione del progetto:

• Gestione dell’ambito del progetto: Twproject ti consente di definire l’ambito del progetto creando una WBS (Work Breakdown Structure). La WBS è una scomposizione gerarchica del lavoro del progetto in compiti più piccoli e più gestibili.

• Gestione degli stakeholder: puoi identificare e gestire gli stakeholder del progetto. Identificando e gestendo le parti interessate, i project manager possono garantire che il progetto soddisfi le esigenze di tutte le parti interessate.

• Gestione della pianificazione del progetto: con Twproject puoi creare una pianificazione del progetto definendo le attività, le loro dipendenze e le loro durate stimate. La pianificazione del progetto è uno strumento fondamentale per garantire che il progetto sia completato in tempo.

• Budget del progetto: definendo i costi, le loro fonti e la loro allocazione.

• Risk management: identificando e gestendo i rischi, i project manager possono ridurre la probabilità e l’impatto dei rischi del progetto.

• Approvvigionamento di progetto: con Twproject puoi pianificare l’approvvigionamento di progetto definendo le esigenze, il processo e i contratti di approvvigionamento. Il piano di approvvigionamento del progetto è uno strumento fondamentale per garantire che il progetto ottenga le risorse necessarie.

In conclusione, il planning perfomance domain è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Con un’attenta pianificazione, i project manager possono aumentare le possibilità di consegnare il progetto in tempo, nel rispetto del budget e secondo gli standard di qualità richiesti.

Per voi abituati a gestire progetti con Excel, amanti delle celle colorate e delle formule concatenate, lasciatevi guidare in un viaggio affascinante ed emozionante attraverso la landa desolata di Excel.

Un luogo dove il controllo, la pianificazione e la struttura si perdono tra un VLOOKUP e un errore di riferimento circolare.

Preparatevi ad immergervi nel fantastico mondo del caos organizzato, dove l’unica certezza è l’incertezza.

Gestire progetti con Excel: una combo da evitare

Chi di noi non ha mai aperto Excel per tracciare un piano, un budget o semplicemente per tenere traccia delle spese?

È lì, sempre pronto, con le sue celle vuote che aspettano solo di essere riempite. Eppure, nonostante la sua apparente semplicità, gestire progetti con Excel può diventare rapidamente un incubo ricorrente. Un incubo dove i file si moltiplicano come conigli e le formule diventano intricate come la trama di un film di Christopher Nolan.

Excel è un ottimo strumento per molte cose. Ma quando si tratta di gestione dei progetti, diventa un po’ come cercare di tagliare un filetto con un cucchiaio: tecnicamente possibile, ma incredibilmente frustrante e inefficiente.

Le attività si perdono tra un foglio e l’altro, le date di scadenza diventano un mistero degno di Sherlock Holmes e la collaborazione tra i membri del team si trasforma in una partita di ping pong di file via email. E cosa succede quando un file viene sovrascritto o perso? Beh, speriamo che vi piaccia rifare tutto da capo.

Ma non temete. Esiste un’alternativa a questo caos: Twproject. Questo software per la gestione dei progetti è come un faro nella notte, un’oasi nel deserto, un… beh, avete capito.

Twproject offre una soluzione completa per la gestione dei progetti, con strumenti per la pianificazione, il tracking, la gestione delle risorse e molto altro. Non più fogli Excel sparsi, ma un’unica piattaforma dove tutto è organizzato e accessibile.

Twproject vs Excel: la battaglia finale

Immaginate di dover gestire un progetto complesso con Excel. Avete diverse attività, ciascuna con le proprie scadenze e assegnazioni. Dovete tracciare il progresso, monitorare i costi e comunicare con il team. Avete già mal di testa?

Ora immaginate di fare lo stesso con Twproject. Tutte le informazioni sono in un unico posto, accessibili con un clic. Le attività possono essere visualizzate e modificate facilmente, le scadenze sono chiare e la comunicazione con il team è fluida e integrata. E quel mal di testa? Scomparso.

Dal foglio di calcolo al software di project management: una transizione necessaria

Nel mondo moderno, la gestione dei progetti non è più una questione di file e cartelle, ma di strumenti e processi integrati.

Con Twproject, potete dire addio alle lunghe ore trascorse a cercare di capire quale versione di un file Excel è la più aggiornata o a inviare interminabili email per chiedere aggiornamenti sulle attività.

Twproject trasforma il lavoro caotico in un processo strutturato e gestibile, permettendo a voi e al vostro team di concentrarvi su ciò che conta davvero: portare a termine il progetto con successo. E non c’è niente di più gratificante che vedere tutte le parti di un progetto incastrarsi perfettamente come i pezzi di un puzzle.

Lasciare andare Excel: un passo verso l’efficienza

Capiamo che lasciare andare Excel può essere difficile. È come dire addio a un vecchio amico. Ma a volte, per crescere e migliorare, dobbiamo fare scelte difficili. E scegliere Twproject per la gestione dei progetti è una di queste scelte.

Non si tratta solo di un cambio di strumento, ma di un cambio di mentalità. È l’adozione di una visione più ampia e integrata della gestione dei progetti, che mette al centro la collaborazione, la trasparenza e l’efficienza.

E non preoccupatevi, Excel non se la prenderà.

Gestire progetti con Excel: ogni lavoro ha il suo strumento

Gestire progetti con Excel è come cercare di viaggiare nel tempo con una DeLorean senza il flusso canalizzatore: può sembrare affascinante, ma è destinato a finire in un disastro.

Twproject, invece, è il vostro TARDIS personale: una macchina del tempo e dello spazio che vi permette di gestire i progetti con precisione e controllo, indipendentemente dalla loro complessità.

Ma non prendete la nostra parola per scontata. Provate voi stessi la differenza. Dimenticate le formule complesse e i fogli infiniti. Smettete di cercare di adattare un foglio di calcolo a un compito per cui non è stato progettato.

Perché alla fine, la gestione dei progetti non dovrebbe essere un’arte di creare caos. Dovrebbe essere un’arte di creare ordine, efficienza e successo. E con Twproject, questa arte è a portata di mano.

Per coloro che sono ancora dubbiosi, vi lasciamo con un pensiero: si dice che un progetto ben gestito è come una sinfonia, con tutte le sue parti che lavorano insieme in armonia. Allora perché accontentarsi di un’armonica quando si può avere un’intera orchestra?

A voi la scelta: continuare a navigare nel mare tempestoso di Excel, o salpare verso l’isola di efficienza che è Twproject. Sappiamo quale preferiremmo.

E ricordate: nel mondo della gestione dei progetti, la chiave è l’organizzazione. E non c’è niente di più organizzato di un software progettato appositamente per questo scopo. Quindi, la prossima volta che pensate di aprire Excel, fate un passo indietro e provate Twproject. Non ve ne pentirete.

Non solo vi semplificherà la vita, ma porterà anche i vostri progetti a un livello completamente nuovo.

Perché ogni Project Manager merita di più di Excel.

E’ possibile ridurre l’impatto ambientale nel project management?

Nell’era della crescente consapevolezza ambientale e della necessità di ridurre la nostra impronta di carbonio, il project management sostenibile sta diventando sempre più importante.

In questo articolo, esamineremo l’impatto ambientale dei progetti e come i project manager possono ridurre la loro carbon footprint utilizzando tecniche e strumenti efficaci, tra cui il software di project management Twproject.

La carbon footprint nel project management

La carbon footprint è una misura delle emissioni di gas serra (GHG) prodotte direttamente o indirettamente da un’attività, un prodotto o un’organizzazione.

Nel contesto del project management, la carbon footprint può essere generata da vari aspetti, tra cui l’utilizzo di risorse, il consumo energetico, i trasporti e lo smaltimento dei rifiuti.

Ridurre la carbon footprint attraverso la pianificazione e la progettazione

Una delle principali sfide nel ridurre l’impatto ambientale dei progetti è la pianificazione e la progettazione.

I project manager possono adottare diverse strategie per minimizzare la carbon footprint, tra cui:

• Utilizzare metodologie di project management sostenibile, come la valutazione del ciclo di vita (LCA) e l’analisi dei costi.
• Integrare la sostenibilità nelle specifiche del progetto, come l’uso di materiali a basso impatto ambientale e tecniche di costruzione efficienti dal punto di vista energetico
• Coinvolgere gli stakeholder nella definizione degli obiettivi di sostenibilità e nel monitoraggio dei progressi
• Adottare un approccio olistico alla progettazione, considerando l’impatto ambientale durante l’intero ciclo di vita del progetto.

La comunicazione e la formazione come strumenti per la sostenibilità

Per garantire che tutti i membri del team siano consapevoli dell’impatto ambientale dei progetti e delle azioni necessarie per ridurre la carbon footprint, è essenziale promuovere una comunicazione efficace e fornire formazione adeguata.

I project manager possono:

• Organizzare workshop e sessioni di formazione sulle migliori pratiche di project management sostenibile;
• Fornire informazioni regolari sulle iniziative di sostenibilità e sui progressi raggiunti;
• Coinvolgere gli stakeholder nella condivisione di idee e soluzioni per migliorare la sostenibilità del progetto;
• Utilizzare strumenti di comunicazione digitali per ridurre la necessità di spostamenti e riunioni in presenza.

Come Twproject può aiutare a ridurre la carbon footprint dei progetti

Twproject è un software di project management completo che consente ai project manager di pianificare, monitorare e controllare i loro progetti in modo efficiente ed efficace.

Grazie alle sue funzionalità avanzate e alla sua flessibilità, Twproject può supportare gli sforzi dei project manager nel ridurre la carbon footprint dei loro progetti.

• Pianificazione e controllo delle risorse: Twproject permette di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, riducendo sprechi ed emissioni di CO2 associate. Ad esempio, è possibile pianificare e monitorare l’uso di materiali a basso impatto ambientale e di tecniche di costruzione sostenibili.

• Gestione delle attività e dei processi: Twproject aiuta a identificare e monitorare le attività chiave per il raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità, consentendo ai project manager di intervenire tempestivamente in caso di deviazioni o problemi.

• Comunicazione e collaborazione: grazie alle sue funzionalità di comunicazione integrata, Twproject facilita la collaborazione tra i membri del team e gli stakeholder, riducendo la necessità di spostamenti e riunioni in presenza. Inoltre, la piattaforma permette di condividere facilmente documenti, report e informazioni relative alla sostenibilità del progetto.

• Monitoraggio e reporting: Twproject offre strumenti di monitoraggio e reporting avanzati, che consentono ai project manager di valutare e comunicare l’impatto ambientale dei loro progetti e di identificare aree di miglioramento.

Esempi concreti di riduzione della carbon footprint nel project management

• Progetto di costruzione: un’azienda edile può utilizzare Twproject per pianificare e monitorare l’uso di materiali a basso impatto ambientale e di tecniche di costruzione sostenibili. Ad es. l’utilizzo di calcestruzzo a basso contenuto di CO2 o l’installazione di sistemi di isolamento termico efficienti. Inoltre, il software può aiutare a coordinare il trasporto e la logistica, riducendo le emissioni di gas serra associate.

• Progetto di sviluppo software: un’azienda di sviluppo software può utilizzare Twproject per organizzare e monitorare le attività di lavoro da casa o telelavoro, riducendo la necessità di spostamenti dei dipendenti e le emissioni di CO2 associate. Inoltre, la piattaforma può facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, riducendo la necessità di riunioni in presenza e di viaggi di lavoro.

• Progetto di eventi: un’organizzazione che gestisce eventi può utilizzare Twproject per pianificare e coordinare la realizzazione di eventi a basso impatto ambientale, come conferenze virtuali o fiere sostenibili. Il software può aiutare a monitorare l’uso di risorse e servizi eco-compatibili, come il catering biologico e il riciclo dei rifiuti, e a comunicare i risultati in termini di riduzione della carbon footprint agli stakeholder.

Conclusione

Ridurre la carbon footprint dei progetti è un obiettivo fondamentale per i project manager che desiderano contribuire alla lotta contro i cambiamenti climatici e promuovere la sostenibilità ambientale.

Attraverso una pianificazione e progettazione accurata, una comunicazione e formazione efficace e l’utilizzo di strumenti e metodologie avanzate come Twproject, è possibile ridurre significativamente l’impatto ambientale dei progetti e garantire un futuro più sostenibile per tutti.

L’inclusività e il project management sono ambiti in costante evoluzione.

La gestione delle risorse umane gioca un ruolo fondamentale per il successo dei progetti.

In un contesto sempre più interconnesso e globale, l’inclusività si rivela essere un fattore chiave nella conduzione efficace di un team e nella realizzazione degli obiettivi prefissati.

In questo articolo, esploreremo l’importanza dell’inclusività nel project management, analizzando i valori fondamentali che ne sono alla base.

Inoltre, mostreremo come Twproject possa supportare il raggiungimento di un ambiente di lavoro inclusivo.

Cos’è l’inclusività e perché è importante nel project management

L’inclusività si riferisce alla creazione di un ambiente di lavoro in cui tutte le persone, indipendentemente dalle loro differenze, siano trattate con equità e rispetto, e abbiano pari opportunità di crescita e sviluppo.

Nel project management, l’inclusività è fondamentale per valorizzare le competenze e le esperienze di ciascun membro del team, migliorando la collaborazione e la produttività.

Un ambiente inclusivo favorisce l’innovazione, poiché la diversità di idee e prospettive permette di trovare soluzioni originali e creative ai problemi. Inoltre, l’inclusività riduce il turnover dei dipendenti, aumentando la soddisfazione e l’engagement del team.

I valori chiave dell’inclusività nel project management

Per creare un ambiente di lavoro inclusivo, è importante promuovere i seguenti valori chiave:

• Rispetto: trattare ogni membro del team con cortesia e considerazione, riconoscendo le loro competenze e il loro contributo al progetto.
• Empatia: mettersi nei panni degli altri, cercando di comprendere le loro esigenze e aspettative, e agire di conseguenza.
• Comunicazione aperta: incoraggiare la condivisione di idee e opinioni, ascoltando attentamente e fornendo feedback costruttivi.
• Equità: garantire pari opportunità di crescita e sviluppo a tutti i membri del team, evitando discriminazioni e favoritismi.
• Flessibilità: adattarsi alle diverse esigenze e circostanze dei membri del team, offrendo soluzioni personalizzate e compatibili con il progetto.

Come promuovere l’inclusività nel proprio team

Ecco alcuni esempi concreti di come i project manager possono promuovere l’inclusività nel loro team:

a. Organizzare incontri regolari per discutere delle problematiche e delle sfide che i membri del team affrontano, offrendo supporto e risorse per risolverle.

b. Offrire formazione e mentoring a tutti i membri del team, indipendentemente dal loro ruolo o livello gerarchico.

c. Promuovere la diversità all’interno del team, selezionando membri con competenze, esperienze e background diversi.

d. Implementare politiche di flessibilità lavorativa, come orari flessibili o telelavoro, per adattarsi alle esigenze di ciascun membro del team.

e. Creare un codice di condotta che promuova il rispetto e l’equità e che scoraggi atteggiamenti discriminatori o escludenti.

f. Coinvolgere attivamente tutti i membri del team nella pianificazione e nelle decisioni del progetto, valorizzando le loro idee e competenze.

g. Monitorare e valutare periodicamente l’ambiente di lavoro per individuare eventuali problemi di inclusività e agire tempestivamente per risolverli.

La leadership inclusiva nel project management

Per promuovere l’inclusività nel project management, è importante che i project manager adottino uno stile di leadership inclusivo.

La leadership inclusiva si basa sull’abilità di coinvolgere e valorizzare tutti i membri del team, incoraggiando la diversità di idee e prospettive.

Di seguito, alcuni principi fondamentali della leadership inclusiva:

• Autenticità: i leader inclusivi sono autentici e sinceri, dimostrando apertura e onestà nelle loro interazioni con i membri del team. Questo crea un ambiente di fiducia e trasparenza, in cui le persone si sentono a proprio agio nel condividere le loro idee e opinioni.
• Ascolto attivo: i leader inclusivi sono bravi ascoltatori, che prestano attenzione alle esigenze e alle preoccupazioni dei membri del team. L’ascolto attivo permette di comprendere meglio le diverse prospettive e di individuare eventuali problemi o sfide che il team sta affrontando.
• Supporto e sostegno: un leader inclusivo fornisce supporto e sostegno ai membri del team, offrendo risorse e opportunità per lo sviluppo personale e professionale. Questo contribuisce a creare un ambiente in cui tutti si sentono valorizzati e apprezzati per il loro contributo al progetto.
• Decision-making partecipativo: la leadership inclusiva prevede l’adozione di un processo decisionale partecipativo, in cui tutti i membri del team hanno l’opportunità di contribuire alle decisioni che riguardano il progetto. Ciò permette di prendere decisioni più informate e di ottenere un maggiore consenso e coinvolgimento da parte del team.

Inclusività e remote working

Il remote working è una tendenza in crescita nel mondo del lavoro, che offre numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende.

Tuttavia, lavorare a distanza può creare sfide in termini di inclusività, poiché i membri del team potrebbero sentirsi isolati o esclusi dalle dinamiche del gruppo.

Ecco alcuni suggerimenti per promuovere l’inclusività nel contesto del remote working:

• Organizzare incontri virtuali regolari: per mantenere il senso di appartenenza e coesione del team, è importante organizzare incontri virtuali regolari, in cui si discutono obiettivi, progressi e sfide del progetto. Questi incontri possono essere sia formali che informali, e possono includere attività di team building per rafforzare i legami tra i membri del gruppo.

• Utilizzare strumenti di comunicazione efficaci: per garantire una comunicazione fluida e inclusiva, è importante utilizzare strumenti di comunicazione efficaci, come chat, videoconferenze e piattaforme di condivisione dei documenti. Twproject offre una vasta gamma di funzionalità che facilitano la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione.

• Creare un’atmosfera di lavoro inclusiva: per promuovere l’inclusività nel remote working, è importante creare un’atmosfera di lavoro inclusiva, in cui tutti i membri del team si sentano a proprio agio nel condividere idee e opinioni. Questo può essere ottenuto promuovendo la diversità e l’equità, incoraggiando la comunicazione aperta e il rispetto reciproco, e fornendo supporto e risorse per lo sviluppo personale e professionale.

• Prestare attenzione alle esigenze individuali: è particolarmente importante prestare attenzione alle esigenze individuali dei membri del team, offrendo soluzioni flessibili e personalizzate. Ad esempio, i project manager possono concedere orari flessibili per adattarsi ai diversi fusi orari o alle esigenze familiari dei membri del team.

L’inclusività nella gestione dei conflitti

Inevitabilmente, all’interno di un team di progetto possono sorgere conflitti e tensioni.

Gestire i conflitti in modo inclusivo è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro coeso e produttivo.

Ecco alcuni suggerimenti per la gestione inclusiva dei conflitti:

• Affrontare i conflitti in modo costruttivo: i project manager devono affrontare i conflitti in modo costruttivo, incoraggiando la comunicazione aperta e il dialogo tra le parti coinvolte. È importante evitare di prendere parti o di mostrare favoritismi, ma piuttosto cercare di comprendere le diverse prospettive e di trovare soluzioni che rispettino le esigenze di tutti.

• Promuovere l’empatia e la comprensione: nel gestire i conflitti, è importante promuovere l’empatia e la comprensione tra i membri del team, incoraggiandoli a mettersi nei panni degli altri e a riflettere sulle possibili cause delle tensioni.

• Offrire supporto e formazione: i project manager possono offrire supporto e formazione ai membri del team per migliorare le loro competenze nella gestione dei conflitti e nella comunicazione interpersonale. Ad esempio, si possono organizzare workshop o sessioni di coaching per aiutare i membri del team a sviluppare abilità di ascolto attivo, assertività e problem-solving.

Creare una cultura aziendale inclusiva

L’inclusività nel project management va oltre la gestione dei singoli progetti e riguarda la creazione di una cultura aziendale inclusiva. Per promuovere l’inclusività a livello organizzativo, le aziende possono adottare le seguenti strategie:

a. Definire una visione e degli obiettivi chiari in materia di inclusività: le aziende devono definire una visione e degli obiettivi chiari in materia di inclusività, che guidino le decisioni e le azioni a tutti i livelli dell’organizzazione.

b. Coinvolgere i leader aziendali: per creare una cultura aziendale inclusiva, è importante coinvolgere i leader aziendali nella promozione dell’inclusività e nella creazione di un ambiente di lavoro equo e rispettoso.

c. Implementare politiche e pratiche inclusive: le aziende possono implementare politiche e pratiche inclusive, come ad esempio la promozione della diversità nelle assunzioni, la formazione sulla sensibilizzazione culturale e la creazione di programmi di mentoring e sviluppo professionale per tutti i dipendenti.

d. Monitorare e valutare i progressi: è importante monitorare e valutare periodicamente i progressi in materia di inclusività, utilizzando indicatori di performance chiave e feedback dei dipendenti. Questo permette di identificare eventuali aree di miglioramento e di adottare le azioni correttive necessarie.

e. Comunicare i successi e le sfide: per mantenere l’impegno verso l’inclusività, le aziende devono comunicare regolarmente i successi e le sfide relative all’inclusività, condividendo le buone pratiche e le lezioni apprese con l’intera organizzazione.

Come Twproject supporta l’inclusività nel project management

Twproject offre numerosi strumenti e funzionalità per supportare un ambiente di lavoro inclusivo.

Ecco alcune delle caratteristiche che possono aiutare i project manager a promuovere l’inclusività nel loro team:

• Comunicazione e collaborazione: Twproject facilita la comunicazione e la collaborazione all’interno del team attraverso una piattaforma integrata che include chat, forum di discussione, e condivisione di documenti. Questo permette ai membri del team di condividere facilmente idee e informazioni, indipendentemente dalla loro posizione geografica o dal fuso orario. ù

• Gestione delle risorse: il software consente ai project manager di avere una panoramica completa delle competenze e delle disponibilità dei membri del team, permettendo loro di assegnare le risorse in modo equo ed efficiente. Inoltre, supporta la pianificazione delle risorse in base alle esigenze individuali, come ad esempio i permessi o gli orari flessibili.

• Formazione e sviluppo: Twproject integra funzionalità per la formazione e lo sviluppo professionale, consentendo ai project manager di identificare le esigenze formative del team e di offrire opportunità di crescita a tutti i membri.

• Monitoraggio e analisi: il software fornisce strumenti per monitorare e analizzare le performance del team; individua eventuali problemi o aree di miglioramento in termini di inclusività. Questo permette ai project manager di intervenire tempestivamente per garantire un ambiente di lavoro equo e inclusivo.

Conclusione

L’inclusività nel project management è fondamentale per il successo dei progetti e il benessere dei team di lavoro.

Promuovendo i valori dell’inclusività e adottando uno stile di leadership inclusivo, i project manager possono creare un ambiente di lavoro collaborativo, innovativo e produttivo.

Il software Twproject offre strumenti e funzionalità che supportano un approccio inclusivo al project management, facilitando la comunicazione, la gestione delle risorse, la formazione e lo sviluppo, e il monitoraggio delle performance.

Inoltre, è essenziale affrontare le sfide specifiche dell’inclusività nel contesto del remote working, adottando strategie per mantenere il senso di appartenenza e coesione del team e per rispondere alle esigenze individuali dei membri del gruppo.

La gestione inclusiva dei conflitti e la creazione di una cultura aziendale inclusiva sono altri fattori cruciali per promuovere l’inclusività a tutti i livelli dell’organizzazione.

In un mondo sempre più interconnesso e globale, l’inclusività nel project management rappresenta un vantaggio competitivo e una fonte di innovazione e crescita per le aziende.

Adottando un approccio inclusivo, i project manager e le organizzazioni possono trarre il massimo beneficio dalle competenze e dalle esperienze di tutti i membri del team, garantendo il successo dei progetti e il benessere dei dipendenti.

Il project management nella moda riveste un ruolo cruciale nel successo delle aziende di moda, permettendo loro di rispondere efficacemente alle sfide e di raggiungere gli obiettivi prefissati.

In questo articolo, esploreremo l’importanza del project management nel settore della moda e come l’utilizzo di Twproject può migliorare l’efficienza e la produttività delle aziende, analizzando il caso di successo del Gruppo Oberalp.

Il settore della moda è un’industria in continua evoluzione, caratterizzata da rapidi cambiamenti e una forte competizione. A differenza di altre industrie, la moda richiede cicli di produzione più brevi e un’attenzione costante alle tendenze e al gusto del pubblico.

Project Management nella moda: perché è importante?

Il Project Management nella moda include una serie di processi e attività volte a pianificare, organizzare, monitorare e controllare i progetti nel settore. Tra i compiti più comuni di un project manager nel settore della moda, si possono trovare:

• Pianificazione delle collezioni e definizione degli obiettivi;
• Coordinamento tra i diversi reparti, come design, produzione, marketing e vendite;
• Gestione del budget e delle risorse;
• Monitoraggio dei progressi e identificazione dei rischi;
• Valutazione e controllo della qualità dei prodotti finiti.

Per avere successo nel settore della moda, è fondamentale che le aziende siano in grado di gestire efficacemente le risorse e i tempi, così come di rispondere rapidamente alle tendenze emergenti e alle esigenze dei consumatori.

Sfide del Project Management nella moda e l’utilità di Twproject

Il settore della moda presenta alcune sfide uniche per i project manager, tra cui:

• Cicli di produzione più brevi: a differenza di altre industrie, la moda richiede cicli di produzione molto più brevi, con collezioni che cambiano frequentemente. Ciò impone ai project manager di pianificare e adattarsi rapidamente alle nuove tendenze e ai cambiamenti nel mercato.

• Dinamiche di mercato mutevoli: la moda è un settore altamente competitivo e in continua evoluzione. I project manager devono essere in grado di prevedere e reagire ai cambiamenti nel mercato, così come di gestire le aspettative e le esigenze dei clienti.

• Risorse limitate: spesso, le aziende di moda operano con risorse limitate, sia in termini di personale che di budget. I project manager devono essere in grado di massimizzare l’efficienza delle risorse disponibili e di trovare soluzioni creative per risolvere i problemi.

Twproject è un software di project management che aiuta le aziende a migliorare l’efficienza e la produttività attraverso la pianificazione, la collaborazione e il monitoraggio dei progetti.

Questo software può essere un alleato prezioso per le aziende di moda che cercano di affrontare le sfide uniche del settore. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi dell’utilizzo di Twproject nel settore della moda:

• Pianificazione efficiente delle collezioni: Twproject offre strumenti di pianificazione avanzati che consentono ai project manager di definire gli obiettivi, i tempi e le risorse necessarie per ogni collezione. Ciò aiuta a garantire che tutte le parti interessate siano allineate e che i progetti siano completati nei tempi previsti.

• Collaborazione tra reparti: La comunicazione e la collaborazione tra i diversi reparti sono fondamentali per il successo delle aziende di moda. Twproject facilita la condivisione di informazioni e la collaborazione tra designer, produttori, marketer e venditori, garantendo che tutti lavorino insieme in modo efficiente.

• Monitoraggio dei progressi e identificazione dei rischi: con Twproject, i project manager possono monitorare facilmente i progressi di ogni progetto e identificare eventuali rischi o problemi che potrebbero ostacolare il successo. Ciò permette di affrontare proattivamente le sfide e di adattarsi rapidamente alle nuove situazioni.

• Gestione del budget e delle risorse: Grazie agli strumenti di gestione delle risorse di Twproject, i project manager possono tenere traccia delle spese e del budget, garantendo che i progetti rimangano nei limiti stabiliti. Inoltre, la possibilità di assegnare risorse in modo efficiente aiuta a massimizzare la produttività e a ridurre gli sprechi.

• Controllo e valutazione della qualità: utilizzando Twproject, i project manager possono impostare criteri di controllo qualità e valutare la conformità dei prodotti finiti agli standard stabiliti. Ciò garantisce che le aziende di moda producano capi di alta qualità che soddisfino le aspettative dei clienti.

Il successo del Gruppo Oberalp con Twproject

Per illustrare i vantaggi dell’utilizzo di Twproject nel settore della moda, prendiamo in considerazione il caso di successo del Gruppo Oberalp, un’azienda leader nel settore degli articoli e abbigliamento sportivi.

Il Gruppo Oberalp, che fornisce abbigliamento da montagna e outdoor, aveva utilizzato sette strumenti diversi per la gestione dei progetti.

L’azienda desiderava una piattaforma integrata di gestione dei progetti per avere una dashboard unica per monitorare lo sviluppo in ogni brand, categoria e prodotto, ma allo stesso tempo, consentire ai team di lavorare in modo autonomo.  

L’implementazione di Twproject ha consentito a Oberalp di ridurre il numero di strumenti di gestione dei progetti da sette a uno, aumentando la trasparenza tra i progetti interdivisionali e migliorando il controllo dei costi.

Inoltre, l’azienda ha potuto rispettare le scadenze stagionali indipendentemente dalla metodologia utilizzata in ogni area funzionale.

Twproject ha facilitato la registrazione del tempo e la raccolta dei dati per i progetti di ricerca, riducendo il sovraccarico associato e velocizzando l’invio delle informazioni alle organizzazioni che sponsorizzano i progetti.

In sintesi, l’implementazione di Twproject ha permesso al Gruppo Oberalp di semplificare la gestione dei progetti, aumentare la trasparenza tra i vari team e ridurre i costi IT.

Ha potenziato la collaborazione tra i dipendenti, creando un impatto positivo sull’azienda e consentendo al team di raggiungere al meglio gli obiettivi.

Conclusioni

Affrontare le sfide del settore moda richiede strumenti adeguati che permettano una pianificazione efficiente, una collaborazione efficace tra reparti e un monitoraggio attento dei progressi e dei rischi.

Offrendo funzionalità avanzate di pianificazione, collaborazione e monitoraggio, Twproject consente ai project manager di gestire con successo i progetti nel settore della moda e di affrontare le sfide che si presentano lungo il percorso.

Il caso di successo del Gruppo Oberalp dimostra come l’implementazione di Twproject possa portare a miglioramenti significativi nella gestione dei progetti moda e nella comunicazione interna. Ma anche a risultati migliori in termini di qualità dei prodotti e soddisfazione dei clienti.

Il timesheet è uno strumento fondamentale del project management, che consente di monitorare e gestire il tempo impiegato per completare un progetto. Ciò aiuta a monitorare l’avanzamento del progetto, valutare la produttività del team e capire quanto il progetto sta costando.

In questo articolo, vedremo come l’utilizzo dei timesheet possa contribuire a ottimizzare la gestione dei progetti e aumentare la produttività del team.

Cos’è un timesheet e perché è importante

Un timesheet è un documento utilizzato per registrare le ore lavorative svolte da un individuo o da un team. L’utilizzo del timesheet è importante per la gestione del progetto poiché consente di tenere traccia del tempo impiegato per completare le attività previste.

Il timesheet è anche fondamentale per il processo di fatturazione del progetto. Consente di registrare con precisione il tempo dedicato al progetto, il che facilita la fatturazione dei clienti.

Inoltre, consente di individuare eventuali ritardi nell’avanzamento del progetto, fornendo al team la possibilità di intervenire per correggere eventuali problemi.

Come utilizzare i timesheet per migliorare la gestione del progetto: 7 suggerimenti

Per utilizzare i timesheet in modo efficace, è importante definire le attività del progetto e stabilire gli obiettivi di ogni attività. Ciò consentirà di tenere traccia del tempo impiegato per completare ciascuna attività e valutare l’avanzamento del progetto.

Il timesheet è uno strumento presente in Twproject. Questo strumento consente di registrare il tempo impiegato per ciascuna attività, il che consente di tenere traccia dell’avanzamento del progetto in modo preciso.

In Twproject è possibile creare progetti e suddividerli in attività. Per ciascuna attività, si possono definire gli obiettivi e registrare il tempo impiegato per completarli. In questo modo, è possibile monitorare l’avanzamento del progetto in tempo reale.

Inoltre, Twproject consente di generare report sul tempo impiegato per ciascuna attività del progetto. Questo aiuta a valutare la produttività del team e individuare eventuali ritardi nell’avanzamento del progetto.

Per ottimizzare la gestione dei progetti con l’uso dei timesheet, è importante adottare alcune pratiche efficaci. Ecco alcuni consigli per aumentare la produttività del team e migliorare la gestione del tempo del progetto.

1.     Definire le attività del progetto in modo dettagliato

Per utilizzare i timesheet in modo efficace, è importante definire le attività del progetto in modo dettagliato. Ciò significa suddividere il progetto in fasi e attività, e definire chiaramente gli obiettivi e i risultati attesi per ciascuna attività.

In questo modo, il team ha una visione chiara del lavoro da svolgere e può registrare in modo accurato il tempo impiegato per ciascuna attività.

2.     Assegnare le attività al team

Una volta definite le attività del progetto, è importante assegnarle al team in modo chiaro e preciso. Ciò significa definire le responsabilità di ciascun membro del team e assegnare le attività in base alle competenze e alle disponibilità di ciascuno.

In questo modo, il team può lavorare in modo efficace e coordinato, e registrare il tempo impiegato per ciascuna attività in modo preciso.

3.     Registrare il tempo impiegato per ciascuna attività

Una volta assegnate le attività al team, è importante che ciascun membro del team registri il tempo impiegato per completarle. Ciò può essere fatto utilizzando un software di project management come Twproject, che consente di registrare in modo flessibile il tempo speso dall’utente.

In questo modo, il team ha una visione precisa del tempo impiegato per ogni attività e può valutare l’avanzamento del progetto in modo accurato.

4.     Monitorare l’avanzamento del progetto

Utilizzando i timesheet, è possibile monitorare l’avanzamento del progetto in modo accurato. Ciò significa che è possibile verificare se il progetto sta procedendo secondo i tempi previsti e se ci sono eventuali ritardi o problemi da affrontare.

Inoltre, è possibile individuare eventuali attività che richiedono troppo tempo e intervenire per migliorare il processo di lavoro.

5.     Analizzare i dati del timesheet

Una volta registrato il tempo impiegato per ciascuna attività, è importante analizzare i dati del timesheet per individuare eventuali inefficienze nel processo di lavoro e migliorare la gestione del tempo del progetto.

Ad esempio, è possibile individuare le attività che richiedono troppo tempo e cercare di ridurne i tempi di esecuzione o individuare eventuali problemi nell’organizzazione del lavoro e intervenire per migliorare il processo di lavoro.

Inoltre, è possibile utilizzare i dati del timesheet per valutare la produttività del team e individuare eventuali aree di miglioramento.

Ad esempio, individuare i membri del team che impiegano troppo tempo per completare le attività e cercare di migliorare le loro prestazioni o individuare le attività che richiedono competenze specifiche e cercare di formare il team

6.     Utilizzare i timesheet per calcolare i costi del progetto

Oltre a registrare il tempo impiegato per ciascuna attività, i timesheet possono essere utilizzati anche per calcolare i costi del progetto. Ciò significa che è possibile verificare se il progetto sta procedendo secondo il budget previsto e individuare eventuali costi aggiuntivi da affrontare.

Inoltre, si possono utilizzare i dati del timesheet per stimare i costi delle attività future e pianificare il budget del progetto in modo preciso.

7.     Comunicare con il team sull’utilizzo dei timesheet

Per utilizzare i timesheet in modo efficace, è fondamentale comunicare con il team sull’importanza di registrare il tempo impiegato per ciascuna attività. Ciò significa spiegare al team i benefici dell’utilizzo dei timesheet, come ad esempio la possibilità di monitorare l’avanzamento del progetto e individuare eventuali inefficienze nel processo di lavoro.

Inoltre, è importante fornire al team le istruzioni per l’utilizzo del timesheet e supportare i membri del team nel caso di eventuali difficoltà.

In sintesi, l’utilizzo dei timesheet è un’importante componente della gestione del progetto. Consente di monitorare l’avanzamento del progetto, valutare la produttività del team e individuare eventuali problemi che possono rallentare il progetto.

Infine, il timesheet aiuta a mantenere il controllo sulle tempistiche del progetto e a prevenire eventuali problemi prima che si verifichino. Per questo motivo, è importante il suo l’utilizzo nella pianificazione del progetto fin dall’inizio.

Inoltre, il suo utilizzo può anche migliorare la produttività del team. Infatti, registrare il tempo impiegato per ciascuna attività consente di individuare eventuali attività che richiedono troppo tempo e di individuare eventuali inefficienze nell’organizzazione del lavoro.

In questo modo, è possibile intervenire per migliorare il processo di lavoro e aumentare la produttività del team.

Sapere come calcolare le ore lavorate in un progetto aiuta a tenere traccia della produttività e dei costi associati ad ogni attività.

Inoltre, questa informazione permetterà al project manager di tener conto della mole di lavoro di ogni membro del team ed eventuali inefficienze.

In questo articolo vedremo perché il time tracking è fondamentale nella gestione di un progetto e i diversi metodi utilizzati per il calcolo delle ore lavorate.

Time Tracking: 5 motivi per cui è importante nella gestione dei progetti

1. Tenere traccia e stimare il tempo di lavoro

Il monitoraggio del tempo consente al project manager di calcolare il numero totale di ore impiegate per completare un determinato lavoro.

Inoltre, questa informazione permette di effettuare stime e proiezioni per lavori simili futuri.

2. Permette di fatturare correttamente i fornitori

Il monitoraggio del tempo aiuta a creare fatture accurate per i propri fornitori evitando errori nel conto ore e permettendo un pagamento puntuale.

3. Aiuta a gestire meglio il team di progetto

Monitorare il tempo aiuta i leader aziendali a gestire i propri team in modo efficace per aumentare la produttività complessiva nonché quella di ogni individuo.

Con il giusto strumento di time tracking, il project manager potrà ottenere informazioni dettagliate.

4. Permette di creare un record di lavoro

I report di monitoraggio del tempo sono utili quando gli stakeholder richiedono maggiori dettagli sul progetto.

Questa documentazione, inoltre, aiuta anche a spiegare quante risorse sono richieste per un determinato progetto.

È vitale durante l’auditing o quando si intraprendono progetti massicci.

Come tenere traccia delle ore lavorate

Esistono diversi metodi per tenere traccia delle ore lavorate, dai più basici ai più tecnologici. Ecco quali sono:

Carta e penna

Il metodo (ormai obsoleto) con carta e penna consiste nel riportare su un pezzo di carta l’ora di inizio e di fine dell’attività lavorativa.

Questo metodo alquanto basico è principalmente utilizzato in piccole attività con pochissimi dipendenti, tendenzialmente a gestione famigliare.

Logicamente, si tratta di una soluzione che difficilmente garantisce l’accuratezza delle ore e dei minuti lavorati riportati.

Inoltre, può ridurre la produttività di colui che si occupa di effettuare il controllo manuale di questi documenti.

Come è chiaro, si tratta di un metodo totalmente insostenibile all’interno di un’organizzazione più strutturata.

 Orologio digitale

Si tratta di un dispositivo che “stampa” digitalmente l’ora e la data di inizio e fine tempo di lavoro sul cartellino personale del dipendente.

Per usarlo, è sufficiente avvicinare la scheda al sensore della macchina che in automatico invierà i dati alla scheda personale del dipendente salvata all’interno di un programma calcolatore delle ore, solitamente gestito dalle Risorse Umane.

Alcuni orologi elettronici possono richiedere un PIN o un’impronta digitale per registrare i dati.

In questo modo è possibile calcolare il turno di lavoro e le eventuali ore di straordinario in maniera esatta ed immediata.

Software di monitoraggio del tempo

L’utilizzo di un software di time tracking installato direttamente sul computer o dispositivo mobile è un modo moderno per calcolare il numero di ore lavorate.

Una volta effettuato l’accesso al sistema e fatto clic sul pulsante per timbrare l’ingresso e l’uscita, il server del sito web registrerà i dati.

La maggior parte dei software viene fornita con un’opzione di localizzazione per garantire la registrazione corretta del tempo di lavoro.

Calcolare le ore lavorate in un progetto: scegli un software di project management

Le soluzioni viste precedentemente per il time tracking possono essere efficaci in alcuni casi, ma la precisione e l’efficacia dell’utilizzo di un software di project management come Twproject non ha eguali.

Guarda in quanti modi puoi farlo.

Personalizzazione delle voci di tempo

Twproject ti consentirà di creare voci di orario manualmente o utilizzando un tracker automatico.

La prima soluzione permette ai dipendenti di selezionare un’attività e inserire manualmente, in una pagina stile Excel, il tempo trascorso a lavorarci.

In questo modo il dipendente può focalizzarsi interamente sul lavoro ed inserire le ore dedicata all’attività in un secondo momento.

La seconda soluzione è invece quella di utilizzare un timer che registri automaticamente il tempo speso su ogni attività.

Con un semplice clic sul pulsante di riproduzione all’interno del software sarà possibile iniziare a registrare il tempo dedicato ad un’attività.

Con questa soluzione i dipendenti dovranno però ricordarsi di mettere in pausa il timer durante le pause.

Tenere traccia delle ore di lavoro

Twproject permette di monitorare il worklog inserito in real time, evidenziando eventuali sforamenti rispetto al piano.

Sarà possibile individuare le ore lavorate per compito, per progetto, per collaboratore.

 Creazione di report

Un software di project management deve permettere di filtrare il worklog ed estrarre i dati secondo diversi filtri.

In questo modo si potranno creare report sulle tempistiche estremamente utili non solo per il project manager, ma anche per gli stakeholder.

Reminder

Può succedere di dimenticarsi di inserire le ore lavorate corrispondenti ad alcune attività.

Un buon software di project management deve avere una funzione per ricordare di inserire il tempo di lavoro dove manca.

Solo in questo modo, infatti, sarà possibile una gestione del progetto efficace e veritiera.

Per concludere, il calcolo del numero di ore lavorate in un progetto è importante per tenere traccia della produttività, gestire i costi in maniera corretta e promuovere un ambiente di lavoro positivo.

Come visto, esistono diversi metodi per misurare il tempo lavorato, ma l’efficienza di Twproject nel time tracking è ineguagliabile.

Il passaggio dall’idea al progetto esecutivo richiede la massima attenzione per garantire che tutte le fasi vengano eseguite correttamente e che il progetto si concluda nel modo desiderato.

Essere un project manager significa portare a termine un progetto con successo, ma per farlo bisogna saper evitare gli errori comuni che possono compromettere il lavoro. 

Sebbene non ci siano due progetti esattamente uguali, i problemi che possono influenzarli sono spesso abbastanza simili.

Vediamo, quindi, in questo articolo quali sono gli errori da evitare durante il processo di realizzazione del progetto.

Dall’idea al progetto esecutivo: 7 errori da evitare

1.     Non coinvolgere il team nella fase di pianificazione

Il coinvolgimento del team nella fase di pianificazione è fondamentale per garantire il successo del progetto.

Il team conosce meglio di chiunque altro i dettagli delle singole attività e può fornire input preziosi nella fase di pianificazione.

Assicurati di coinvolgere il team fin dall’inizio per garantire che il piano del progetto sia realistico e attuabile.

Non solo, la chiarezza sulle aspettative è in grado di rendere il team più autonomo, ma conferisce anche un livello più elevato di responsabilità nei confronti del progetto.

2.     Mancanza di processi chiari

Coinvolgere il team nella fase di pianificazione è sicuramente un punto importante, ma altrettanto importante è creare dei processi chiari per la gestione delle attività.

Se la tua squadra comincia a vacillare, potrebbe essere a causa di processi mancanti o non efficienti.

Devi chiederti: il flusso di lavoro è adeguatamente ottimizzato e utile per i membri del team?

Sono in grado di identificare i passaggi che devono seguire per una gestione corretta dei loro compiti?

Se la risposta ad una sola di queste domande è no, il flusso di lavoro sarà da rivedere.

3.     Non scomporre i (grandi) progetti in parti più piccole

Scomporre un grande progetto in parti piccole e gestibili farà sentire il team più a suo agio e fiducioso di poter affrontare con successo quello che può sembrare un lavoro gigantesco.

Per evitare di lasciare il tuo team sopraffatto, prenditi il tempo per comprendere ogni aspetto del progetto.

Suddividi il tutto in piccoli pezzi individuando quali sono le attività prioritarie, quelle connesse le une con le altre e quelle che hanno meno importanza.

Una volta fatto questo lavoro, assegna ogni compito al collaboratore che possiede le capacità più adatte per realizzarlo al meglio.

4.     Dimenticare che la gestione del progetto è anche gestione delle persone

Troppi project manager si concentrano puramente sull’ambito, la qualità, il costo e la tempistica associati ai loro progetti dimenticando che è il team che sta effettivamente svolgendo il lavoro.

La mancata o incorretta gestione delle persone può portare a ritardi, frustrazione, insoddisfazione e influire sulla qualità del prodotto finale.

Per evitare questo problema, assicurati che tutti comprendano come e perché il loro ruolo è importante per il successo del progetto e pianifica dei controlli periodici.

Comunicare regolarmente con i membri del team attraverso riunioni regolari aiuterà a mantenere alto il morale e ad assicurarsi che il lavoro stia andando nella giusta direzione.

5.     Lasciare che i cambiamenti sfuggano di mano

Le richieste aggiuntive e le nuove funzionalità possono mettere a dura prova le risorse.

Senza un controllo adeguato, queste possono influire gravemente sul successo del progetto.

Tuttavia, il cosiddetto scope creep può essere ridotto grazie ad una forte gestione del progetto e della proprietà del prodotto.

Quando si ricevono queste richieste di modifica è necessario porsi alcune domande, ad esempio:

• Le nuove funzionalità sono in linea con la visione del prodotto?
• Le modifiche proposte aggiungono valore all’utente finale?
• Sono fondamentali per raggiungere il risultato?

Definire chiaramente gli obiettivi del prodotto e identificare i fattori di successo può aiutare a garantire che le richieste di modifica e le funzionalità aggiunte che non sono allineate agli obiettivi non minaccino le tempistiche.

6.     Non monitorare costantemente lo stato del progetto

Monitorare costantemente lo stato del progetto è essenziale per garantire che il progetto stia procedendo come previsto.

Senza un adeguato monitoraggio potrebbero sorgere ritardi o problemi da cui diventa complicato rimediare in seguito.

Assicurati di monitorare costantemente lo stato del progetto e di apportare le necessarie modifiche in tempo utile.

Dall’idea al progetto esecutivo: la soluzione

Con così tanti errori comuni nel project management, non c’è da meravigliarsi che diversi progetti finiscano per superare il tempo o il budget o che così pochi progetti completati offrano i vantaggi che avrebbero dovuto.

Processi chiari, un’adeguata allocazione delle risorse e la giusta comunicazione con il tuo team sono passaggi essenziali per garantire il successo.

La più grande soddisfazione per un project manager è vedere il piano di un progetto realizzarsi.

Tuttavia, è praticamente impossibile raggiungere con successo gli obiettivi di un progetto senza un supporto da parte di uno strumento di project management.

Con così tanti pezzi in movimento, la gestione dei progetti anche all’interno delle aziende più piccole può essere scoraggiante.

Prima di considerare quali progetti affrontare, diventa quindi importante identificare e valutare la giusta soluzione che aiuterà te e il tuo team a gestire attività, risorse e collaborazione.

Un software di project management come Twproject permette di affrontare e correggere tutti gli errori che abbiamo elencato in questo articolo.

Grazie a questo software, per esempio, sarà possibile impostare ed elencare gli obiettivi, stabilire le priorità, individuare le dipendenze con i diagrammi di Gantt e le liste di controllo.

Twproject ti permetterà di gestire il carico delle risorse coinvolte, di assegnare loro dei compiti e di monitorare l’avanzamento del progetto in qualsiasi momento in real time.

Tutto questo per riuscire a controllare il flusso di lavoro prima ancora di iniziare l’esecuzione del progetto.

Inoltre, Twproject permette di raccogliere file, documenti e criticità in un’unica posizione centrale, semplificando così il regolare monitoraggio del progetto.

Lavorare ad un progetto senza un project planning è come essere al timone di una nave senza radar.

I pericoli di non attenersi a un piano di progetto sono molti ed il rischio che il viaggio si tramuti in un naufrago diventa pericolosamente reale.

Un piano di progetto aiuta a garantire che le parti interessate condividano la stessa prospettiva, abbiano obiettivi chiari e raggiungibili e creino un canale di comunicazione aperto e trasparente.

Ma cos’è esattamente il project planning? Come può aiutare un team a pianificare con successo un progetto? Approfondiamolo in questo articolo.

Cos’è il project planning?

Il project planning, o piano di progetto, è il processo di definizione degli obiettivi, dell’ambito, delle pietre miliari e delle attività e risorse di budget per ogni fase di un progetto.

In altre parole, è un documento che delinea la serie di passaggi che il team seguirà per completare il progetto.

Un buon piano è facilmente condivisibile e comprensibile con e da tutte le persone coinvolte.

L’idea alla base di un project planning è quella di fungere da tabella di marcia che mostrerà tutti i passaggi e le risorse che devono essere presi in considerazione quando si cerca di completare un progetto in tempo e nei limiti del budget.

5 fasi per pianificare il successo del progetto

1. Ricerca e pianificazione preliminare

Prima ancora di scrivere una sola riga nel documento del piano di progetto, è necessario un lavoro di preparazione.

Il miglior piano d’azione è ricercare e conoscere i fatti prima di impegnarsi nelle singole attività.

Questo comporta:

• Misurare l’ambito del progetto e il suo valore: ciò significa comprendere i dettagli del progetto: quali saranno gli obiettivi e i potenziali risultati, quali partnership dovresti consolidare per portare a termine il lavoro, nonché eventuali rischi o problemi potenziali che potrebbero sorgere.

• Intervistare gli stakeholder: per rappresentare con precisione come sarà il prodotto finale del tuo progetto, devi sapere cosa si aspettano le parti interessate. Diventa necessario definire con loro la proprietà del prodotto e il processo decisionale, i loro livelli di coinvolgimento e i fattori trainanti. Ciò darà agli stakeholder del progetto maggiore fiducia nei tuoi confronti e nel tuo team. Inoltre, mostra alle parti interessate che tieni davvero al successo del progetto.

• Conoscere il team: l’ultima fase prima di arrivare effettivamente alla pianificazione del progetto è prendersi il tempo per incontrare e connettersi con i membri del team. Ogni persona coinvolta è importante, quindi conoscere la sua esperienza, i suoi interessi, la sua disponibilità e il carico di lavoro aiuta a creare un piano ponderato.

2. Delineare una versione approssimativa del piano del progetto

Dopo aver raccolto tutte le informazioni durante la fase precedente, arriva il momento di iniziare a progettare una bozza del piano di progetto.

Ci sono due grandi obiettivi che occorre raggiungere in questa fase per assicurarti che il lavoro abbia successo:

• Annotare gli elementi principali del tuo piano di progetto: annota chi, cosa, quando e come del tuo progetto.
• Includere il contributo del team nella bozza: una volta che le esigenze di base del tuo piano di progetto e il modo in cui saranno soddisfatte sono state annotate, è il momento di coinvolgere il tuo team nel processo di stesura. Promuovi una discussione attiva con i collaboratori e definisci il tempo necessario per il raggiungimento degli obiettivi proposti. La comunicazione è fondamentale per raggiungere il successo del progetto, quindi assicurati che tutti possano fare le cose senza mettere a rischio il progetto stesso.

3. Creare il piano di progetto

Ora che hai gettato le basi per del project planning, è il momento di costruirlo effettivamente.

Un ottimo modo per farlo è utilizzare strumenti di pianificazione come Twproject.

Grazie a questo strumento è possibile indicare chiaramente le attività, la loro durata, le pietre miliari, le risorse assegnate ed il budget grazie ad un diagramma di Gantt.

Anche la flessibilità è fondamentale, poiché un piano di progetto potrebbe subire delle modifiche durante il ciclo di lavoro.

Twproject permette di effettuare modifiche al piano di progetto in maniera semplice e senza perdere di vista lo stato di avanzamento, le dipendenze e gli effetti che ogni cambio potrà avere sul futuro di un progetto.

4. Presentazione e conferma del piano

Ecco arrivato il momento di presentare ufficialmente il project planning agli stakeholder e ai membri del team.

In questo modo sarà possibile assicurarsi di essere tutti sulla stessa pagina prima di iniziare il lavoro vero e proprio.

5. Esecuzione del progetto e correzione della rotta

A questo punto inizia ufficialmente il lavoro. Ma non è finita qui!

Il project planning è come un documento vivente che ha bisogno di aggiornamenti costanti e correzioni di rotta.

Alcuni buoni consigli da tenere a mente per questa fase sono i seguenti:

• Comunicare in ogni momento con il tuo team di progetto e le parti interessate
• Aggiornare il piano di progetto quando le cose cambiano
• Monitorare i rischi man mano che il progetto si evolve

È evidente, quindi, come sia essenziale investire tempo in un processo di pianificazione del progetto per garantire una strategia di successo.

La pianificazione non deve essere complicata, deve solo essere ben eseguita affinché diventi efficace.

Con un’adeguata pianificazione seguita da un’efficace attuazione delle azioni, il team sarà sicuramente sulla buona strada per il successo.

Tuttavia, redigere un buon project planning non è una garanzia che il progetto andrà necessariamente secondo i piani.

Nonostante tutta la pianificazione del progetto, l’incertezza è sempre in agguato.

La chiave per ottenere ottimi risultati è quindi riconoscere che un’attenta pianificazione del progetto è una componente fondamentale per ridurre i rischi e aumentare il successo.

Un project manager da solo difficilmente riuscirà a farlo, ma con l’aiuto di un valido software di project management come Twproject, sarà possibile redigere un project planning efficace, condivisibile e flessibile in caso di modifiche.

La gestione e rendicontazione dei progetti europei implica un lavoro ancora più specifico e dettagliato rispetto ai progetti “tradizionali” a livello aziendale.

Questo tipo di lavoro va a coinvolgere sia enti pubblici sia organizzazioni private. Rappresenta un’opportunità di accesso a crediti e contribuiti per superare una crisi economica o per sostenere innovazioni che non potrebbero essere portate avanti con finanziamenti ordinari.

In questo articolo parleremo di come sono strutturati i progetti europei e di come gestirli al meglio.

Progetti europei e PNRR: cosa sono?

I progetti europei rappresentano generalmente un metodo per contribuire al raggiungimento degli obiettivi dell’Unione Europea.

Questo significa la distribuzione da parte della Commissione Europea di fondi stanziati per beneficiare progetti, attività e infrastrutture che incentivino la crescita economica, l’uguaglianza e/o il benessere sociale.

In particolare, il PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza – è un documento ufficiale che si presenta all’Unione Europea per ricevere aiuti provenienti dal Next Generation EU (NGEU), fondo introdotto dall’Unione Europea per incentivare la ripresa economica in seguito alla pandemia del Coronavirus.

Nella gestione e rendicontazione di un progetto europeo è necessario conoscere esattamente gli elementi che la Commissione Europea andrà a valutare.

Ciascun richiedente deve compilare il modulo cosiddetto “Financial Statement”, in cui i costi:

• non devono includere profitto per i beneficiari;
• devono corrispondere ad una specifica voce di costo;
• devono essere sostenuti nel periodo del progetto;
• devono seguire le linee guida nazionali riguardanti tassazione e previdenza sociali.

La redazione di questo documento ufficiale deve essere corretta nei minimi dettagli, in quanto sarà la base di calcolo per i contribuiti che si andranno a ricevere una volta che la Commissione avrà eseguito le formali verifiche.

Twproject: lo strumento per la gestione e rendicontazione dei progetti europei e del PNRR

Considerata la precisione richiesta per la fase di rendicontazione e gestione dei progetti europei e del PNRR, diventa necessario scegliere lo strumento migliore.

Twproject è un software di project management che rappresenta un valido alleato per la gestione di progetti così complessi. Questo strumento è flessibile e offre diverse funzionalità per rispondere a varie necessità, vediamole insieme:

Pianificazione del progetto

Twproject permette di seguire il progetto dalla sua prima stesura fino al completamento. Nel caso specifico di progetti PNNR sarà fondamentale pianificare in modo corretto tutte le fasi di progetto con tempi e milestone.

Twproject include un Gantt interattivo con cui creare facilmente i progetti partendo anche da template precostituiti.

Gestione Costi

Lo step successivo sarà monitorare l’andamento del progetto potendo inserire costi e tempi in modo semplice.

Dal punto di vista della gestione dei costi, questo software di project management vuole offrire il meglio, ti permetterà infatti di inserire stime di costo in fase di pianificazione e costi reali nel corso dello sviluppo del progetto.

Come visto prima, il “Financial Statement” è il documento su cui si baserà il calcolo per i contributi. Per questo motivo, i costi devono essere monitorati e riportati in maniera corretta fin dall’inizio.

Gestione Documenti

Quando si parla di progetti europei, non possiamo poi tralasciare la gestione dei documenti che rappresenta certamente un punto critico.

Twproject permette di raccogliere tutto ciò che necessiti in un unico posto.

Immagini, file, report, file di testo, ecc…, qualsiasi tipo di documento potrà essere associato ad un progetto e ritrovato facilmente.

E nel caso in cui la documentazione fosse già salvata in un posto sicuro, è possibile connetterlo con Twproject attraverso un semplice link.

Reporting

Grazie ai grafici e report di Twproject sarà facile tenere sotto controllo i costi effettivi e la voce di spesa a cui si riferiscono.

Inoltre, una serie di filtri permetterà di estrarre i costi di progetto in base a diversi criteri. E ancora, se più persone lavorano ad un progetto, i costi possono essere letti e modificati solamente da coloro che ne hanno il permesso.

Gestione e rendicontazione dei progetti europei: un lavoro per specialisti

Esiste una crescente competizione nella richiesta di finanziamenti comunitari.

Per questo motivo chi si occupa della gestione dei progetti europei e del PNRR deve essere uno specialista che aggiorna regolarmente le proprie competenze.

La maggior parte delle persone potrebbe pensare che la rendicontazione dei progetti europei sia un lavoro freddo e rigido.

In realtà, la redazione dei report da presentare alla Commissione Europea necessita di un tocco umano, capace di rappresentare le idee ed i possibili sviluppi di rilevanza europea.

Questo è però possibile solamente se il professionista viene supportato da un ottimo strumento di project management, che sia semplice da usare e che permetta a tutti coloro che lavorano con lui di inserire i dati in modo preciso ma allo stesso tempo semplice.

Questo permetterà di mantenere la documentazione e i dati aggiornati liberi da errori, semplificando ampiamente il lavoro.

Se stai cercando il miglior diagramma di Gantt presente in commercio, faresti bene a leggere con attenzione questo articolo.

Sono infatti molti i nostri clienti che, dopo aver effettuato estenuanti ricerche, hanno scelto Twproject proprio per la semplicità, la fruibilità e la versatilità del suo Diagramma di Gantt.

Il project management, come ben sai, si occupa di gestire costantemente varie attività, persone, tempistiche, costi, ecc. e in tutto questo un diagramma di Gantt può essere un valido aiuto per non perdere una scadenza e avere gravi ripercussioni. Non sempre però questo strumento è semplice da usare o fornisce dei grafici chiari.

Ma di cosa si tratta esattamente? E quali sono i parametri per identificare il miglior diagramma di Gantt sul mercato? Vediamolo in questo articolo.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mostra la pianificazione di un progetto e le varie attività comprese tra la data di inizio e di fine.

Ogni barra nel grafico rappresenta un compito, mentre le date sono disposte orizzontalmente in cima al diagramma.

I moderni diagrammi di Gantt possono anche mostrare le dipendenze tra le attività, ovvero il modo in cui ciascun compito si connette agli altri.

Questo grafico permette di fornire con chiarezza scadenze, pietre miliari e avanzamento del progetto.

Sebbene non esistano due diagrammi di Gantt uguali, ecco quali sono le sue componenti chiave:

• Data/Ora: la data e la durata di ogni attività sono spesso visualizzate in giorni/settimane/mesi, ma possono anche essere rappresentate in minuti/ore, a seconda del progetto e del settore. La lunghezza di ogni rettangolo identifica la durata di un’attività.
• Attività: tutti quei compiti che fanno parte del progetto e che vivono in vari stadi di completamento. Le attività possono essere autonome, così come connesse ad altre.
• Pietre miliari: Le pietre miliari o milestones sono compiti critici per il completamento e il successo di un progetto. Alla conclusione di ogni blocco su un diagramma di Gantt, le pietre miliari sono rappresentate da forme o icone diverse.
• Responsabile dell’attività: può trattarsi anche di più persone o di un intero team a seconda del compito.
• Task Code: Il codice attività è incluso nel diagramma di Gantt per aiutare tutte le persone coinvolte a identificare prontamente il compito specifico. Questo numero di riconoscimento è univoco per ogni attività, proprio come una carta d’identità del task.

Quali sono i vantaggi di un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt permette di semplificare in maniera significativa il processo di pianificazione di un progetto.

Dal momento che si tratta di uno schema semplice da creare, utilizzare e mantenere, si dimostra un valido aiuto per i project manager.

Ecco alcuni vantaggi di un diagramma di Gantt:

1. Panoramica dello status di progetto

Il più grande vantaggio dell’utilizzo dei diagrammi di Gantt è la possibilità di vedere tutto ciò che riguarda il progetto in un unico posto.

Funziona come un ottimo strumento di visualizzazione e definizione delle priorità. Il Gantt, infatti, fornisce la panoramica sul progetto in generale, informando i membri coinvolti sul risultato finale, l’ordine, la durata dei compiti, le date di inizio e di fine, le dipendenze ed i progressi compiuti.

Potrebbe anche interessarti questo articolo sul calcolo dell’avanzamento di progetto.

2. Miglioramento della comunicazione del team

La comunicazione è parte integrante di un progetto e può avere il potere di realizzarlo o distruggerlo.

La mancanza di comunicazione è infatti una delle principali ragioni del fallimento di molti progetti.

I diagrammi di Gantt sono noti per fornire una comunicazione cristallina e per permettere ai project manager di fornire input su determinate attività e passare informazioni rilevanti.

3. Vedere le attività sovrapposte e le dipendenze

A volte, non è possibile avviare una determinata attività a meno che non venga completato il compito precedente.

Tali dipendenze possono rendere le cose difficili da gestire soprattutto in caso di progetti complessi che hanno troppe attività i cui collegamenti non sono così evidenti.

Grazie ad un diagramma di Gantt è possibile vedere facilmente quali compiti dipendono gli uni dagli altri e pianificare di conseguenza.

4. Incremento dell’efficienza del lavoro a distanza

Il lavoro a distanza sta diventando sempre più popolare a livello europeo. Tale modalità di lavoro è una delle tendenze che dovrebbero dominare il mondo del project management nei prossimi anni.

Tuttavia, lavorare con un team remoto ha le sue sfide e si presentano molte più difficoltà a coordinare e tenere aggiornati dipendenti in diverse parti del mondo.

Un diagramma di Gantt rende quindi più facile “rimanere sulla stessa pagina” mentre si lavora insieme. Consente, infatti, di visualizzare in tempo reale ciò che è già stato fatto, ciò che è in corso e ciò che sarà da fare indipendentemente dal Paese e dal fuso orario.

5. Aumento della flessibilità

Il cambiamento è una parte cruciale nel project management.

Anche con un piano di progetto che sembra essere infallibile bisogna comunque essere pronti a dover effettuare delle modifiche in corso.

Uno strumento come il diagramma di Gantt permette di inserire e visualizzare velocemente le eventuali modifiche e di vedere come queste si ripercuotono sulle attività successive.

Twproject: perché è il migliore diagramma di gantt sul mercato

Vediamo ora perché, alla fine, tantissimi PM scelgono Twproject e il suo Gantt per la gestione dei loro progetti.

Esistono moltissimi strumenti di project management che offrono la possibilità di creare diagrammi di Gantt semplici e complessi.

Twproject offre però delle funzionalità dinamiche che semplificheranno maggiormente il lavoro, fra cui:

• Allocazione delle risorse in real time: Twproject include una pagina dedicata per monitorare e modificare l’allocazione delle risorse in tempo reale. Una sovra o sotto-allocazione sarà facilmente identificabile e allo stesso modo facilmente modificabile.
• Gestione di orari di lavoro flessibili: questo strumento permette di impostare l’orario di lavoro e le assenze di ogni membro del team, in modo da avere una capacità sempre aggiornata.
• Supervisione dello stato dei progetti: Twproject presenta dei cruscotti dedicati che permettono di visualizzare lo stato dei progetti in tempo reale e di ricevere notifiche legate agli eventi critici. Inoltre, una pagina di statistiche dedicata mostrerà lo stato di salute di ogni progetto e task.
• Condivisione e comunicazione: Twproject sa quanto la comunicazione sia importante nel project management. Per questo motivo questo tool permette una facile condivisione di idee, note, documenti, immagini e link.
• Pianificazione e gestione dei task: Twproject offre, in una sola piattaforma, la gestione della pianificazione con il Gantt insieme all’inserimento dei task per tutto il team, avvicinando cosi il progetto al lavoro quotidiano delle risorse.

Twproject, in sostanza, è uno strumento di project management ideato per rendere la gestione dei progetti il più semplice possibile. Il suo Gantt il fiore all’occhiello!

Un project management plan di bassa qualità è una delle causi principali del fallimento di molti progetti.

Spesso significa che l’ambito del progetto non è stato compreso e, di conseguenza, il programma e il budget non sono stati realistici.

È ampiamente dimostrato che la pianificazione è un fattore critico di successo nella gestione dei progetti.

Vediamo quindi in questo articolo come realizzare un project management plan.

Creare un project management plan in 9 passaggi

Un project management plan, anche noto come piano di gestione del progetto, è un documento che delinea il processo da seguire per raggiungere gli obiettivi dichiarati.

Lo scopo di un piano di progetto è mappare i passaggi e le risorse necessarie per completare un progetto in tempo e budget.

Ecco quali sono i 9 passaggi per sviluppare un piano di progetto che si traduca in risultati di qualità:

Project management plan: Raccogliere i requisiti dalle principali parti interessate

Dopo aver creato una carta del progetto e identificato i principali project stakeholder, è essenziale raccogliere i requisiti.

Per generare output si necessitano input.

Una volta ottenute queste informazioni, sarà possibile definire l’ambito del progetto e determinare esattamente quali sono i risultati che gli stakeholder si aspettano.

Forti capacità di comunicazione sono fondamentali in questa fase del processo di pianificazione.

Senza una comunicazione efficace esiste il rischio di perdere dettagli importanti che potrebbero essere dannosi per il successo complessivo del progetto.

Project management plan: Definire l’ambito del progetto

Le domande chiave da porsi sono: “che cosa deve produrre o fornire il project team?” e “quali problemi stanno cercando di risolvere gli stakeholder?”

Quindi, si provvede a fornire una descrizione completa del progetto e dei risultati finali del prodotto sotto forma di una dichiarazione del project scope.

Project management plan: Creare una struttura di scomposizione del lavoro

In questa fase si suddivide l’ambito del progetto in risultati più piccoli e più gestibili e gruppi di attività correlate, note anche come “pacchetti di lavoro”.

In questo caso la domanda “quali sono le attività che devono essere svolte per creare i deliverable del progetto?” può aiutare a suddividere il lavoro.

Ciò consentirà di assegnare le giuste risorse alle diverse parti del progetto in base alle competenze necessarie.

La struttura di suddivisione del lavoro facilita la pianificazione e il coordinamento, due funzioni importanti della gestione del progetto.

Project management plan: Sequenza delle attività del progetto

Quasi tutto accade in una sequenza, ma il trucco è fare quante più cose possibili in parallelo, se si hanno le risorse per farlo.

Soprattutto nei settori più dinamici e ipercompetitivi, la capacità di ridurre i tempi di ciclo è un vantaggio competitivo.

Project management plan: Stimare la durata dell’attività, i costi e le risorse

Il costo, la durata e le risorse necessarie per completare le attività del progetto dipendono dall’ambito del progetto.

Una stima corretta è importante, in quanto aiuta a determinare se il piano è fattibile, a definire le aspettative e a tenere sotto controllo i costi.

Project management plan: Assegnare risorse a pacchetti di lavoro e attività in base alle competenze e agli interessi

Le risorse includono non solo la manodopera, ma anche materiali, attrezzature, spazio e tecnologia.

Dopo aver identificato le risorse che si necessitano, è importante identificare il livello di abilità necessario per ogni attività.

L’ambito e il livello di complessità delle attività aiuteranno a determinare in quali aree si richiedono competenze di alto, medio o basso livello.

Project management plan: Creare le contingenze

I progetti raramente vanno come previsto, quindi è necessario creare piani di backup.

Le contingenze possono essere determinate esaminando i dati storici per identificare i rischi che si sono verificati su progetti simili in passato.

Ad esempio, se un fornitore che fornisce un componente chiave del progetto ha avuto problemi di prestazioni in passato, ciò potrebbe influire sulla pianificazione.

In tal caso, il piano di emergenza potrebbe prevedere l’identificazione di fornitori alternativi e la stima dei costi nel caso si verificasse questo rischio.

La chiave qui è considerare sia i fattori interni che quelli esterni che possono influire sugli obiettivi del progetto.

Ci sono molti fattori al di fuori dell’organizzazione che potrebbero aggiungere rischio al progetto, inclusi l’indice dei prezzi al consumo, l’economia, le questioni governative e le azioni dei concorrenti.

Project management plan: Creare una linea di base per la misurazione delle prestazioni

Sviluppare una linea di base integrata dell’ambito-programmazione-costo per il lavoro del progetto, che fungerà da strumento di controllo.

Attraverso il confronto dell’esecuzione del progetto con la linea di base sarà possibile misurare e gestire le prestazioni.

Le prestazioni dovrebbero essere misurate durante l’intero ciclo di vita del progetto; in questo modo è possibile identificare i problemi in tempo e intraprendere azioni correttive prima che sia troppo tardi.

Project management plan: Documentare tutto e costruire una base di conoscenza

Questo può essere un modo prezioso per imparare dagli errori e dai successi degli altri.

Nelle organizzazioni in cui questa conoscenza storica non è documentata, potrebbe essere più impegnativo organizzare il lavoro per progetti futuri perché non esistono delle best practice.

Diventa evidente come la creazione di un project management plan sia fondamentale non solo per il successo di un progetto, ma anche per una buona organizzazione di progetti similari in futuro.

Per creare un project management plan di ottima qualità un software di gestione dei progetti come TWproject permette di semplificare la creazione del piano di progetto.

Questo project management tool è flessibile e offre strumenti diversi per rispondere a diverse necessità.

E non solo aiuta nella creazione di un project management plan, ma grazie alla sua interfaccia semplice ed intuitiva, permetterà di monitorare l’andamento di più progetti contemporaneamente.

Il project management per le opere civili ricopre un ruolo importantissimo, soprattutto se si considerano i guadagni in un progetto di costruzione di questo tipo.

Evitare errori costosi diventa la priorità numero uno.

Dalla pianificazione e progettazione alla gestione delle risorse, dall’allocazione del budget e altro ancora, il project management per le opere civili ambisce a mantenere l’intero processo efficiente e sulla buona strada.

Vediamo in questo articolo di capire meglio di cosa si tratta.

Che cos’è il project management per le opere civili?

La gestione di un progetto nel settore delle costruzioni implica la direzione e l’organizzazione di ogni parte del ciclo di vita del progetto, dall’ideazione al completamento.

Si tratta di una pratica olistica con l’obiettivo di consegnare costruzioni in tempo e nel rispetto del budget.

La gestione dei progetti di opere civili è una disciplina complessa che richiede di affrontare molte questioni importanti, tra cui il controllo dei costi, la programmazione, l’approvvigionamento e la valutazione del rischio.

I project manager interagiscono con tutti i membri del team, dagli architetti ai proprietari agli appaltatori.

Il settore delle costruzioni solitamente include una più ampia varietà di vincoli da considerare, soprattutto quando si tratta di opere edili.

Per questo le prospettive nel settore edile devono essere più ampie.

Le peculiarità del project management per le opere civili

La gestione dei progetti di ingegneria civile è un insieme di tecniche e metodologie utilizzate per la costruzione o la riparazione di strade, ponti, sistemi fognari e altri progetti di tipo civile.

Considerato l’alto livello di complessità e della bassa tolleranza agli errori su questo tipo di progetti, le tecniche utilizzate sono spesso specifiche e raffinate capacità di project management.

Ci sono tre aree di interesse nella gestione dei progetti di ingegneria civile:

• Appalti
• Requisiti governativi
• Documentazione

Queste tematiche possono fare parte del project management anche in altri settori, ma hanno aspetti unici nell’ingegneria civile.

Tutti (o quasi) i progetti vengono completati con finanziamenti governativi, il che aggiunge un ulteriore livello di complessità, poiché il budget del progetto potrebbe essere piuttosto limitato.

Oltre ai vincoli finanziari, la pressione politica e il profilo di un progetto possono spesso avere un impatto sul piano generale del progetto e sul supporto.

L’appalto di fornitori, imprese di costruzione e personale professionale è un processo complesso e che presenta diverse fasi per qualsiasi progetto di grandi dimensioni.

Poiché il finanziamento del progetto è di base governativa, nell’accordo di finanziamento sono spesso inclusi requisiti specifici relativi al processo di appalto, requisiti di licenza, affiliazioni sindacali e altro ancora.

I project manager per le opere edili devono quindi prendersi il tempo necessario per esaminare i requisiti in dettaglio.

La conformità è infatti necessaria affinché i finanziamenti vengano approvati e non bloccati in un secondo momento.

I requisiti del governo sono spesso forniti come una sezione specifica dell’accordo.

Ciò può includere tappe fondamentali del progetto, conferenze stampa ad hoc, clausole di riservatezza, rendicontazione finanziaria e altro.

Inoltre, i progetti di opere civili richiedono un maggior livello di documentazione, questo per due motivi principali: la durata del progetto e i requisiti di rendicontazione del governo.

Un progetto di questo tipo può infatti richiedere tempistiche molto lunghe, poiché l’ambito tende ad essere molto ampio e il governo necessita di tutti i dettagli per giustificare l’investimento.

Per fare questo, molti project manager possono addirittura assumere uno specialista della documentazione per assicurarsi che le informazioni vengano registrate accuratamente.

Come semplificare il project management per le opere civili?

Come abbiamo visto fino ad ora, i progetti di costruzione sono sforzi altamente complessi e strutturati.

Che il progetto consista nella costruzione di una strada o nella ristrutturazione di un ponte, ogni progetto ha molte parti mobili che devono essere coordinate con precisione.

Proprio come qualsiasi altro progetto, anche la gestione dei progetti di costruzione ha distinte fasi: progettazione, pianificazione, programmazione fino alla costruzione stessa.

Ogni fase è ricca di elementi e fa parte di un processo generale ancora più complesso.

Tentare quindi di applicare da soli e con semplici strumenti informatici tutte le pratiche di gestione dei progetti che una costruzione del genere necessita porterà solo alla frustrazione.

Per semplificare il lavoro di project management per le opere civili la giusta scelta di un software di gestione dei progetti può fare la differenza.

È necessario assicurarsi che lo strumento scelto sia abbastanza “robusto” e dinamico per sostenere la complessità di un progetto di costruzione.

Una buona soluzione di project management consente quindi di migliorare le previsioni, centralizzare le informazioni, aumentare l’efficienza e mantenere i costi e le tempistiche in linea.

Inoltre, riduce i rischi, elimina gli errori e facilita la comunicazione.

Soprattutto nel project management per le opere civili diventa quindi fondamentale affidarsi ad un software valido.

Fra le figure che operano in materia di appalti pubblici un ruolo peculiare lo assume il RUP – Responsabile Unico del Procedimento.

Ma di cosa si tratta? Quali sono i compiti specifici di questa figura? Vediamolo in questo articolo.

Chi è il RUP?

Il RUP è la figura professionale che, secondo il cfr. Art. 31, co. 3, d.lgs. 50/2016, è responsabile di svolgere tutti i compiti relativi alla programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione dei contratti non attribuiti ad altri organi o soggetti.

Con il passare degli anni la normativa ha attribuito compiti e responsabilità sempre più chiare e definite a questa figura:

• La direttiva della Commissione Europea (EU 24/2014) in materia di public procurement raccomanda la presenza di un responsabile di progetto;
• In Italia viene pubblicato il nuovo Codice degli Appalti Pubblici (D. Lgs, n. 50 del 18/4/2016);
• Sempre nel 2015, l’ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione – pubblica il primo documento con le linee guida riguardanti il ruolo del RUP;
• Nel 2017 viene pubblicata una nuova versione del Codice degli Appalti;
• Sempre nel 2017 l’ANAC emette una versione aggiornata delle Linee Guida.

Da questo momento il RUP viene equiparato ad un project manager nel settore degli appalti pubblici.

Questa figura professionale è importantissima per il funzionamento delle Pubbliche Amministrazioni, in quanto migliora la gestione degli appalti pubblici e delle grandi opere.

Quello degli appalti pubblici è infatti un tema caldo, in cui spesso nascono discussioni e dibattiti su grandi opere che, pur essendo considerate necessarie, vengono abbandonate.

Tutto ciò è dovuto ad un’erronea valutazione delle stime di tempi e costi.

Per questo la figura del RUP diventa fondamentale per coordinare e verificare il corretto operato.

Come viene scelto il responsabile unico del procedimento?

Ogni conferma di appalto è accompagnata dalla nomina di un RUP attraverso un atto formale del dirigente.

Il RUP viene eletto fra i dipendenti che possiedono una qualifica dirigenziale oppure tra quei dipendenti dotati delle competenze professionali in linea con l’incarico.

Le linee guida ANAC individuano differenti livelli di RUP e menzionano tutti i requisiti richiesti, fra cui formazione, titoli, esperienza professionale, per ognuno di essi.

In assenza di una persona nell’organico che possieda questi requisiti, il RUP che, come visto, è una figura obbligatoria, verrà ricercato e selezionati in soggetti esterni.

La nomina di RUP è obbligatoria e non può essere rifiutata.

Le responsabilità del RUP

Come visto precedentemente, il RUP è una sorta di project manager quando si tratta di appalti pubblici e realizzazione di grandi opere.

I compiti principali e le aree di competenza di questo professionista sono elencati nel Codice degli Appalti.

Si tratta di funzioni diverse, fra cui:

• Formulare proposte o fornire informazioni nella fase della programmazione di contratti pubblici;
• Coordinare le attività per la valutazione della fattibilità tecnica ed economica;
• Validazione dei risultati di verifica;
• Scelta della procedura d’affidamento, del criterio d’aggiudicazione, della tipologia di contratto;
• Vigilanza sul corretto svolgimento della selezione;
• Controllo dei documenti amministrativi presentati in gara;
• Verifica di offerte anomale;
• Nomina della commissione di gara e, se non presenti conflitti, partecipazione come presidente alla commissione di gara stessa;
• Vigilanza sulle attività per la realizzazione del progetto, fra cui sicurezza sul lavoro, rispetto delle tempistiche, dei costi e della qualità.

Come diventare RUP?

Grazie agli specifici requisiti di conoscenza, abilità e competenza stabiliti dalle Linee Guida dell’ANAC è possibile individuare quali competenze e conoscenze un RUP deve possedere.

A questo proposito sono nati diversi percorsi formativi che permettono di specializzarsi e ricoprire il ruolo di RUP.

Questi corsi di formazione hanno molte similarità con quelli di Project Management, il che non sorprende dato che la figura del RUP è quella di un project manager specializzato in appalti pubblici.

Il project management permette di acquisire le conoscenze fondamentali per gestire e supervisionare un progetto.

I corsi, in particolare, si concentrano sulla giurisprudenza, sull’approfondimento tecnologico, sulle tecniche manageriali e sull’analisi dei casi concreti del settore.

I percorsi formativi per diventare RUP sono in conformità con la Norma UNI 11648:2016 (Requisiti di conoscenza, abilità e competenza del Project Manager).

Il metodo didattico è spesso una combinazione di lezioni frontali, sessioni di laboratorio in gruppo o individuali e analisi di casi studio ed esempi pratici.

Per concludere, il Responsabile Unico del Procedimento deve possedere una specifica formazione oltre che una comprovata esperienza in attività simili alla natura degli appalti.

Oltre ad essere interessante per l’unicità del settore, questo ruolo può risultare particolarmente attraente anche dal punto di vista economico.

Il guadagno specifico dipende dal tipo di appalto, ma in ogni caso la cifra destinata al RUP non è da sottovalutare.

Quello del RUP è un ruolo di project management particolare ed unico che unisce le competenze di un tradizionale coordinatore di progetti con la grande responsabilità di gestire grandi opere.

L’executive summary, cos’è? E’ una domanda che ogni buon project manager dovrebbe porsi.

Secondo Time Magazine, il 55% delle persone legge un contenuto solo per 15 secondi e questo vale anche nel caso della gestione dei progetti.

Il livello di attenzione è ai minimi storici, incluso quelli dei potenziali investitori e degli stakeholder di progetto.

Chi vuole catturare e mantenere l’interesse, deve quindi creare un riepilogo esecutivo accattivante che possa mantenere efficacemente l’attenzione di qualcuno.

In questo articolo vedremo quindi cos’è l’Executive summary e a cosa serve nel project management.

Che cos’è un Executive Summary?

L’Executive Summary condensa i punti principali di un documento più ampio, solitamente una proposta o un business plan.

La buona notizia è che si tratta di un testo breve e che, come dice il nome, funge da riassunto per un report più lungo.

La notizia meno felice è che si tratta di un documento critico che può essere difficile da scrivere considerati i suoi diversi scopi importanti.

Da un lato, un Executive Summary viene utilizzato per delineare ogni sezione di un piano aziendale, di una proposta di investimento o di una proposta di progetto.

D’altra parte, viene utilizzato per presentare un’attività o progetto a investitori e altri stakeholder, quindi deve essere persuasivo per suscitare il loro interesse.

La pressione di scrivere un Executive Summary deriva dal fatto che tutti vi presteranno attenzione perché viene considerato un documento accessibile in cui trovare tutte le informazioni indispensabili.

Nello specifico, esso contiene una breve dichiarazione che affronta il problema o la proposta dettagliata nei documenti allegati seguita da informazioni di base, un’analisi sintetica e una conclusione.

Un sommario esecutivo è progettato per aiutare i dirigenti e gli investitori a decidere se portare avanti una proposta o meno.

Come scrivere un Executive Summary

Ciò che si include in un riepilogo esecutivo varia a seconda del contenuto che questo andrà a coprire.

Ad esempio, un piano di avvio può contenere una descrizione del prodotto o servizio, proiezioni finanziarie, metriche aziendali chiave come la crescita dei ricavi e la richiesta di finanziamento.

Quindi prima di iniziare a redigere questo documento è importante valutare bene il tipo di informazioni che il pubblico di destinazione sarebbe interessato a conoscere.

Ecco le componenti chiave da includere quando si scrive un Executive Summary:

1. Introduzione che attiri l’attenzione

È fondamentale catturare l’attenzione del pubblico fin da subito con una frase ad effetto.

Questo avviene parlando di loro e del problema che stanno cercando di affrontare.

Il suggerimento è di essere concisi e diretti, di costruire un caso solido e di farlo in maniera accattivante.

2. Definire il problema

Indicare chiaramente il problema o l’obiettivo a cui mira la proposta.

Questo passaggio non solo deve mostrare perché è un problema, ma anche perché questo ha bisogno di una soluzione.

In questo modo si vuole assicurare gli stakeholder di aver compreso appieno la situazione.

3. Descrivere la soluzione e il risultato atteso

Spiegare brevemente la soluzione che si sta proponendo toccando i vantaggi e i benefici che questa porterà.

Fra questi possiamo contare ad esempio:

• Guadagni: migliori numeri di vendita, maggiori risparmi sui costi, fidelizzazione dei clienti, ecc.
• Tempo: più tempo per altre iniziative a valore aggiunto e che creano vantaggio competitivo.
• Autorità: migliore riconoscimento del marchio, leadership nel settore.
• Efficienza: processi più semplici e snelli.

4. Delineare i rischi

Per presentare una proposta è importante pensare ad ogni dettaglio, inclusi i potenziali rischi.

Qui vengono elencate le potenziali sfide e mostrato come si intende evitarle o superarle.

Questo piccolo dettaglio farà sembrare il progetto più sicuro da approvare.

5. Fornire prove reali

Tutto ciò che si include in un Executive Summary deve essere corredato da dati verificati e giustificati.

Il più delle volte non si avrà sufficiente spazio in questo documento per fornire ogni prova necessaria.

Tuttavia, in tali casi, la buona prassi è indicare esplicitamente a quale sezione del business plan si può fare riferimento per verificare le affermazioni.

In questo passaggio non bisogna mai mentire; ogni dato e numero deve essere accurato e ben documentato.

Soprattutto in questo caso, un buon software di project management può aiutare a tenere traccia e recuperare più facilmente le metriche chiave di gestione dei progetti.

6. Concludere con un invito all’azione

L’obiettivo di un Executive Summary è di “vendere” più che descrivere.

Con vendere non si intende solo la vendita diretta di prodotti e servizi, ma anche la vendita di una nuova idea o di un nuovo progetto che deve essere avviato.

In questo passaggio bisogna spiegare perché gli stakeholder dovrebbero essere d’accordo con ciò che viene presentato.

7. Controllare i dettagli

Una volta scritto l’Executive Summary, prima di inviarlo agli stakeholder, è importante controllare quanto segue:

• Lunghezza: un sommario esecutivo dovrebbe essere breve, di solito lungo solo una o poche pagine. Se il lettore ha domande, può consultare i dettagli nel report completo. Come regola generale, la lunghezza dell’Executive Summary dovrebbe essere compresa tra il 5 e il 10% del documento ufficiale.
• Linguaggio: evitare il gergo ed utilizzare una lingua che il pubblico di destinazione sicuramente può comprendere. Scrivere per esperti medici sarà molto diverso dallo scrivere per persone in finanza.
• Evitare l’ambiguità: sebbene il sommario esecutivo sia breve, questo deve essere in grado di spiegare i vari elementi chiave in modo molto chiaro. Alcuni concetti potrebbero essere difficili da riassumere in solo due o tre frasi. Se si ritiene che un’affermazione possa creare più dubbi che risposte, è meglio non includerla affatto.
• Contenuto: discutere i punti principali nello stesso ordine in cui appaiono nel documento completo. Astenersi dall’introdurre informazioni non presenti nel report.
• Formato: controllare se esistono linee guida riguardanti la formattazione da seguire. In caso contrario, l’Executive Summary può essere strutturato liberamente, ma in modo facile da consultare. Se necessario è possibile anche includere immagini o infografiche per migliorare la comprensione.

Per concludere, un Executive Summary ben scritto permette di evidenziare tutti i punti salienti di una proposta e di invogliare il pubblico di destinazione ad agire.

Come misurare le performance di progetto è un’aspettativa che qualsiasi iniziativa aziendale porta con sé.

Solo in questo modo, infatti, è possibile determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti.

Vediamo in questo articolo perché è importante misurare le performance di progetto e come farlo.

Perché è importante misurare le prestazioni di progetto?

Esistono differenti motivi che illustrano l’importanza della misurazione delle prestazioni del progetto. Eccone alcuni:

Celebrare i successi

Soddisfare gli obiettivi permette di premiare i membri del team di progetto che si sono impegnati durante il loro lavoro.

Misurando il livello di successo raggiunto permette di valutare il contributo del progetto nei confronti dell’organizzazione.

Con numeri oggettivi, i dipendenti saranno in grado di capire l’influenza che hanno avuto e sentirsi così più sicuri delle proprie capacità.

Individuare le aree di miglioramento

Misurare le prestazioni nel project management può aiutare a costruire un approccio più strategico ai progetti.

La valutazione potrebbe mostrare scostamenti rispetto ai risultati attesi, il che consente di identificare le aree di miglioramento prima del prossimo incarico.

Misurare la performance di progetto è quindi fondamentale per la crescita di un business.

Prendere decisioni organizzative

Il management può fare affidamento sulle performance di un progetto per determinare altre decisioni aziendali.

Queste prestazioni possono, ad esempio, influenzare le decisioni di reclutamento e assunzione, i finanziamenti e la pianificazione dei dipendenti attuali.

Le metriche per misurare le performance di progetto

Ogni azienda o progetto richiede indicatori di performance che siano in linea con il suo scopo o obiettivo.

Per scegliere le metriche corrette si seguono questi tre passaggi già durante la fase di pianificazione di un progetto:

1. Comprendere l’obiettivo e l’ambito del progetto;
2. Determinare quali fattori critici di successo devono essere soddisfatti per avere successo e raggiungere l’obiettivo;
3. Prendere ogni fattore critico di successo e identificare come sarà misurato.

Ecco alcuni indicatori KPI che vengono spesso utilizzati:

Calcolo dei costi

Il costo valuta le prestazioni di un progetto da una prospettiva finanziaria.

In questo caso si confronta il budget originale creato prima di iniziare i lavori con i fondi consumati durante l’esecuzione del progetto.

Se le cifre sono simili, si può concludere di aver stimato accuratamente le risorse monetarie necessarie.

Se la spesa effettiva è inferiore al budget, il progetto è stato un vero successo. Se invece i costi sono stati superiori alle stime, è necessario capire le motivazioni.

Questo tipo di valutazione non avviene solamente al termine di un progetto, ma deve essere regolarmente messo in pratica durante tutto il suo ciclo di vita.

In questo modo è possibile implementare strategie per ridurre un’eventuale spesa in eccesso prima che si intensifichi.

Rispetto delle deadline

Se le scadenze di un progetto sono state rispettate significa che project manager e team di progetto hanno lavorato in modo produttivo.

Consegnare un progetto di qualità in tempo è sicuramente un segnale di successo.

Determinare le milestones prima dell’inizio dei lavori, permette di avere un chiaro calendario di scadenze.

In questo modo sarà facile determinare se le deadline sono state rispettate oppure no.

Ritorno sull’investimento

Il ritorno sull’investimento, o ROI, rivela la possibilità per l’azienda di ottenere un guadagno finanziario dal progetto.

Se i risultati sono redditizi, l’organizzazione guadagnerà di più.

Può essere utile calcolare il ROI delle prestazioni di più progetti per determinare quale strategia è stata la decisione di investimento più vantaggiosa per l’azienda.

Per utilizzare questa metrica, è necessario assegnare un importo monetario a ciascuna unità di dati per determinare i vantaggi netti.

Questi vantaggi possono includere contributo al profitto, risparmio sui costi, aumento della produzione, ecc.

I costi possono includere risorse, manodopera, formazione e spese generali.

Questa è la formula:

ROI = (benefici/costi netti) x 100

Earned Value

L’Earned Value fornisce una guida strategica mostrando quanto valore l’azienda ha guadagnato da ciò che ha speso fino ad un determinato momento per un progetto.

Questa metrica confronta il valore del lavoro completato entro una data specifica rispetto al budget approvato per il progetto.

L’Earned Value è anche chiamato Budgeted Cost of Work Performed (BCWP).

Questa è la formula:

Earned Value (EV) = % del lavoro completato / budget al completamento

Margine operativo lordo

Questa metrica è molto semplice: maggiore è il margine, migliore è l’andamento dell’attività.

Qualsiasi progetto svolto dovrebbe contribuire al profitto finanziario di un’impresa.

In questo caso, il margine è la percentuale di ogni euro guadagnato dopo che i costi sono stati sottratti.

La formula è la seguente:

Margine di profitto lordo = (profitto totale – costi totali) / 100

Soddisfazione del cliente

In alcuni tipi di progetto, il grado di soddisfazione del cliente determina se il lavoro ha avuto successo o no.

L’aumento della soddisfazione dei clienti è spesso un segno che le loro esigenze sono state soddisfatte in modo efficace e che il prodotto fornito è di qualità.

Alcune strategie spesso utilizzate per misurare questo tipo di performance sono, ad esempio, monitorare le conversazioni sui social media oppure distribuire sondaggi in cui le domande chiedono di valutare l’utilità del prodotto e la percezione del brand.

In particolare, il Customer Satisfaction Index (CSI) è il sistema più utilizzato per misurare la soddisfazione dei clienti seguito dal Net Promoter Score (NPS).

In definitiva, il modo migliore per misurare le performance di progetto è stabilire gli obiettivi in anticipo, impostare misurazioni in base ai risultati attesi e monitorare le prestazioni regolarmente in modo da avere il tempo di intervenire sull’andamento del progetto se necessario.

Quando un obiettivo non viene raggiunto, è necessario apportare modifiche.

Quando un obiettivo viene superato, i processi possono essere ripetuti in futuro.

E’ quasi superfluo dire come un Software per la gestione dei progetti come Twproject possa rendere molto semplice la misurazione di ogni performance.

Ciò che non può mancare in un sano project management è la stima dei costi, elemento essenziale per il successo di un progetto, anche se spesso ingiustamente trascurato.

Un budget mal progettato porta infatti a un’allocazione impropria delle risorse, aspettative irrealistiche e, potenzialmente, al fallimento.

Inoltre, la natura stessa di un progetto comporta rischi e i rischi a loro volta comportano costi imprevisti e problemi di gestione.

Per questo dunque appare chiaro che la stima dei costi nel project management è un compito arduo, e tuttavia una sfida interessante in cui cimentarsi.

Vediamo dunque di cosa si tratta e alcune tecniche per semplificarla.

Che cos’è la stima dei costi nel project management?

Nel campo della gestione dei progetti, la stima dei costi è il processo di previsione delle risorse finanziarie necessarie per completare un progetto entro un ambito definito.

Le stime iniziali vengono spesso utilizzate nella prima fase di pianificazione e possono determinare se un progetto verrà portato avanti o meno.

Una volta che un progetto è stato approvato, diventano necessarie stime dei costi più dettagliate per la determinazione del budget che sia in grado di allocare in modo appropriato le varie risorse durante il ciclo di vita.

Una stima completa dei costi dovrebbe includere sia i costi diretti che quelli indiretti.

Mettere insieme un budget che riduca i costi al minimo, massimizzando la qualità e la portata del progetto può essere difficile.

E tuttavia è importante compiere questa operazione con esattezza, e qui ti veniamo incontro con alcune tecniche da sfruttare.

4 tecniche di stima dei costi di progetto

Il modo esatto in cui i project manager completano una stima dei costi dipende da una serie di fattori.

Alcune organizzazioni, ad esempio, richiedono che tutti i progetti siano preventivati in base a politiche molto specifiche, mentre altri possono affidarsi all’esperienza stessa del project manager.

Di seguito, ecco quattro delle tecniche più comuni di stima dei costi nel project management:

1. Stima analoga

Attraverso la tecnica della stima analoga, un project manager calcola i costi previsti di un progetto in base ai costi noti associati a un progetto simile che è stato completato in passato.

Questo metodo di stima si basa su una combinazione di dati storici e del giudizio degli esperti che lavorano al progetto.

Poiché non esistono due progetti esattamente uguali, una stima analoga ha i suoi limiti.

In quanto tale, questa tecnica viene spesso utilizzata nelle prime fasi di pianificazione del progetto, quando una stima approssimativa può essere sufficiente.

O ancora, la stima analoga può essere utilizzata quando non sono disponibili molte informazioni dettagliate sul progetto in corso.

2. Stima parametrica

La tecnica di stima parametrica utilizza i dati storici e la modellazione statistica per assegnare un valore monetario a determinate risorse di progetto.

È un metodo molto più accurato della stima analoga vista precedentemente, ma richiede più dati iniziali per valutare accuratamente i costi.

Questa tecnica viene spesso utilizzata nel settore delle costruzioni e dell’edilizia.

Ad esempio: un direttore edile esperto potrebbe sapere che, mediamente, il metro quadrato di una nuova struttura costa un determinato importo.

Una volta che questo costo medio è noto, così come il margine di errore e la metratura del nuovo progetto, la stima parametrica consentirà di identificare un budget relativamente certo.

Attenzione però che in questo caso la fonte dei dati deve essere accurata altrimenti l’intera stima sarà erronea.

3. Stima bottom-up

Nella stima bottom-up, o dal basso verso l’alto, un progetto più ampio è suddiviso in una serie di componenti più piccole.

Il project manager stima quindi i costi in modo specifico per ciascuno di questi pacchetti di lavoro più piccoli.

Ad esempio, se un progetto include un lavoro che verrà suddiviso tra più reparti all’interno di un’organizzazione, i costi potrebbero essere suddivisi per dipartimento.

Una volta che tutti i costi sono stati stimati, questi vengono conteggiati e sommati in un’unica stima dei costi più ampia per il progetto nel suo insieme.

Poiché la stima dal basso verso l’alto consente a un project manager di esaminare in modo più dettagliato le singole attività all’interno di un progetto, questa tecnica consente generalmente un processo di stima molto accurato.

4. Stima a tre punti

Nella stima a tre punti, in base alle esperienze di progetti similari passati, si identificano tre stime separate per i costi associati a un progetto:

• Una stima “ottimista” (a), in cui idealmente il lavoro viene svolto spendendo i fondi nel modo più efficiente possibile;
• Una stima “pessimistica” (b), il caso peggiore, dove si lavora e si spendono i fondi nel modo meno efficiente in assoluto;
• Lo scenario “più probabile” (m), che in genere cade da qualche parte nel mezzo e rappresenta la stima più realistica.

Da questi tre numeri, attraverso formule precise, si ricavano la media ponderata e la deviazione standard:

E = (a + 4m + b) / 6

DS = (b – a) / 6

La deviazione standard viene utilizzata per stimare la probabilità.

Questa tecnica, se utilizzata correttamente, permette una stima molto accurata e, di conseguenza, una pianificazione dei costi di successo.

Appare dunque evidente, dopo queste considerazioni, quanto la stima dei costi sia un elemento chiave nella gestione dei progetti.

Non solo il budget viene considerato nel momento in cui si decide se un progetto deve essere avviato o no, ma deve anche essere regolarmente monitorato affinché il lavoro possa tradursi in un successo.

Quando si stimano e monitorano i costi di un progetto, è importante disporre di buoni strumenti per calcolare un budget di progetto più accurato.

Twproject permette di mantenere la gestione dei costi di un progetto grazie alle sue diverse funzionalità, dando un supporto essenziale al lavoro di un project manager.