Il Metodo Waterfall, in italiano “a cascata”, è definito così perché si sviluppa sistematicamente da una fase all’altra in modo discendente. In sostanza non si può passare alla fase successiva se prima non si è completata la precedente.

Introdotto per la prima volta dal Dr. Winston W. Royce che ne ha parlato in un articolo pubblicato nel 1970, il metodo Waterfall è un modello classico utilizzato, nel project management, nello sviluppo del ciclo di vita del progetto per creare un sistema con un approccio lineare e sequenziale.

Questo modello è diviso in diverse fasi e l’output di una fase viene utilizzato come input per la fase successiva.

In poche parole, ogni fase deve essere completata prima dell’inizio della fase successiva e non vi è alcuna sovrapposizione delle fasi.

Mentre la popolarità del modello a cascata è diminuita negli ultimi anni a favore di metodologie più agili, la natura logica del processo sequenziale utilizzato in questa metodologia non può essere negata. Guardiamola insieme nel dettaglio.

Le cinque fasi del Metodo Waterfall

Realizzare un “modello a cascata”, nel caso di un nuovo progetto, è un processo piuttosto semplice, grazie in gran parte alla natura passo-passo del metodo stesso.

Possono chiaramente esserci piccole differenze da progetto a progetto, ma indipendentemente da queste, i concetti di base riguardanti ciò che serve per iniziare un modello sono uguali e possono essere applicati ovunque.

1. Analisi dei requisiti: Durante questa fase iniziale, i requisiti potenziali del progetto vengono metodicamente analizzati e scritti in un documento. Questo documento fungerà da base per tutti gli sviluppi futuri. Questa fase inoltre, comprende spesso uno studio di fattibilità per capire se il progetto vale veramente la pena di essere eseguito.

2. Progettazione: in questa fase si determina come il progetto sarà svolto e sarà quindi suddiviso nei vari moduli/attività.

3. Sviluppo: in questa fase il progetto viene concretamente svolto.

4. Test: durante questa fase, vengono effettuati test per rilevare e segnalare eventuali problemi dell’output che devono essere risolti.

5. Rilascio: in questa fase l’output è pronto per essere lanciato e distribuito nel mercato.

I vantaggi del Metodo Waterfall

Mentre negli ultimi anni il metodo Waterfall ha visto una sua lenta eliminazione a favore di metodi più agili, non bisogna ignorare che tale metodo può comunque offrire una serie di vantaggi. In particolare i progetti e le organizzazioni più grandi che richiedono fasi e scadenze rigorose, potrebbero ricevere buoni benefici dalla sua applicazione.

Ecco i principali vantaggi del Metodo Waterfall:

•   Si adatta alle squadre mobili: l’uso di questo metodo consente al progetto, nel suo insieme, di mantenere una portata e una struttura di progettazione più dettagliate e robuste grazie a tutte le fasi iniziali di pianificazione del progetto e di Ciò è particolarmente adatto per i team di grandi dimensioni che possono vedere i dipendenti andare e venire durante il ciclo di vita del progetto.

•   Permette un’organizzazione strutturata delle forze: mentre alcuni potrebbero sostenere che si tratta di un onere piuttosto che di un vantaggio, resta il fatto che il modello a cascata costringe il progetto, e persino l’organizzazione che lo utilizza, ad essere estremamente disciplinata nella sua struttura. La maggior parte dei progetti considerevoli includerà necessariamente procedure dettagliate per gestire ogni aspetto del progetto.

•   Consente modifiche di progettazione anticipate: sebbene possa essere difficile apportare modifiche di progettazione in un secondo momento del processo, il metodo waterfall si presta bene alle alterazioni nelle prime fasi del ciclo di vita. Ciò è ottimo quando si compilano i documenti delle specifiche nelle prime fasi, poiché le modifiche possono essere apportate immediatamente e con il minimo sforzo, dato che fino a quel momento non è stata effettuata alcuna codifica o implementazione. In sostanza con il metodo Waterfall la gestione delle modifiche di progetto è molto più agevole.

•   Adatto per lo sviluppo incentrato sulle pietre miliari: a causa della struttura lineare intrinseca di un progetto che segue questo metodo, la metodologia a cascata è adatta ad organizzazioni o team che lavorano bene in un ambiente incentrato su pietre miliari e date fisse. Con fasi chiare, concrete e ben comprese da tutti i membri del team, è relativamente semplice sviluppare una linea temporale per l’intero processo e assegnare pietre miliari per ogni fase. Questo non significa che lo sviluppo del progetto possa subire ritardi, ma il metodo Waterfall si adatta particolarmente ai progetti che hanno scadenze definite.

Gli svantaggi del metodo Waterfall

Ecco quali sono gli svantaggi del metodo a cascata:

•   Vincoli del design non adattivo: l’aspetto probabilmente più svantaggioso del modello a cascata è la sua intrinseca mancanza di adattabilità in tutte le fasi del ciclo di vita del progetto. Quando un test nella fase cinque rivela un difetto fondamentale nella progettazione del sistema, non solo richiede un salto drammatico all’indietro, ma in alcuni casi può spesso portare ad un dubbio importante sulla legittimità e funzionamento dell’intero sistema. I team e gli sviluppatori più esperti sostengono che tali situazioni non dovrebbero verificarsi se il sistema è stato progettato correttamente fin dall’inizio, ma a volte non tutti gli scenari possono essere presi in considerazione ed ogni progetto porta con sé il suo bagaglio di rischi.

•   Ignora il feedback dei clienti a metà processo: a causa del rigoroso processo che questo metodo prevede, il feedback di utenti o clienti è fornito in ritardo nel ciclo di sviluppo e questo può essere a volte troppo poco o troppo tardi.

•   Periodo di test ritardato: mentre la maggior parte dei più moderni modelli tenta di integrare i test durante lo sviluppo, il modello a cascata prevede la fase di test relativamente tardi nel processo. Ciò non significa solo che la maggior parte dei bug o i problemi di progettazione non saranno scoperti fino alla fase finale del processo, ma incoraggia anche pratiche di codifica carenti in quanto i test sono solo un ripensamento.

Come ottimizzare la metodologia Waterfall nel Project Management?

In sintesi, sebbene abbia i suoi inconvenienti un piano di gestione del progetto che segua il metodo Waterfall è molto efficace in situazioni in cui si lavora in uno scenario familiare, con diversi fattori e situazioni conosciute e in cui il cliente sa esattamente cosa desidera dall’inizio.

Per trarre il massimo dal metodo Waterfall, oltre alla normale fase di test, potrebbe essere conveniente introdurre uno strumento di gestione degli errori nel ciclo di sviluppo del progetto.

Affinché sia efficace al 100%, il tool dovrà essere flessibile: da un lato permettendoti di monitorare gli errori e dall’altro fornendo la funzione di integrare metodologie diverse.

Ed è qui che entra in scena la metodologia di lavoro che per certi versi si contrappone al metodo Waterfall, ossia l’approccio Agile, che si contraddistingue per una semplificazione nel flusso di lavoro e che punta a raggiungere il risultato in tempi brevi, trattando con maggior tolleranza l’adempimento di obiettivi, tempistiche e budget.

L’integrazione dei due metodi con Twproject

Dunque, come scegliere se utilizzare un metodo Waterfall o Agile? A nostro avviso è importante che un approccio non escluda l’altro e che seppur partendo da una pianificazione di progetto strutturata, si possa poi lavorare anche in maniera agile sulle singole fasi del progetto.

Quello che deve essere agile è dunque il software utilizzato, che permetta di coniugare i due approcci e offra entrambi gli scenari.

Twproject offre una prospettiva mista che trae da ogni situazione il massimo vantaggio. Nella pratica, ciò significa che all’inizio della programmazione il project manager può impostare la WBS del progetto, ossia le sue varie fasi e sotto-fasi, in una logica “a cascata”, ma in un secondo momento i singoli partecipanti al progetto possono lavorare in maniera più agile, agendo sui to-do, sulle assegnazioni, sulle tempistiche eccetera. Le due metodologie rimarranno sempre collegate e in qualunque momento si potrà passare da una vista all’altra.

Se dunque cerchi uno strumento che sia la sintesi dei vari metodi di lavoro e che rappresenti il binomio tra metodo Waterfall e approccio agile, Twproject fa al caso tuo. È un software sviluppato in Italia che semplifica i processi di Project Management: provalo gratis e facci conoscere la tua opinione.

Il centro di costo è uno strumento prezioso per semplificare la gestione finanziaria dei progetti.

In ogni azienda, la gestione accurata e dettagliata dei costi è fondamentale per garantire la sostenibilità e la crescita. Elementi come la materia prima, il costo unitario e altri fattori economici sono essenziali per il successo di ogni impresa.

Ma come è possibile gestire in modo efficace tutti questi elementi?

La risposta risiede nell’uso strategico dei centri di costo, che permettono di avere un controllo dettagliato su ogni aspetto economico dell’azienda.

Vediamo come il centro di costo può aiutarti a semplificare la gestione dei costi di grandi progetti.

Cos’è il centro di costo?

Un centro di costo è una divisione all’interno di un’azienda che ha la responsabilità di determinati costi.

Ogni singolo centro di costo è responsabile dei costi sostenuti per produrre prodotti o servizi. Può essere una linea produttiva, un dipartimento o un’intera filiale.

Il centro di costo consente di raccogliere informazioni sui costi di tutte le attività e i componenti del progetto. Queste informazioni possono essere utilizzate per:

• Ottenere una panoramica dei costi del progetto
• Identificare le aree di costo in cui è possibile apportare miglioramenti
• Monitorare l’andamento dei costi nel tempo

I diversi centri di costo all’interno di un’azienda possono essere collegati a diversi prodotti o servizi. Ogni prodotto o servizio può avere costi associati diversi, che possono essere monitorati e analizzati separatamente.

Perché creare una mappa dei centri di costo

Creare una mappa dei centri di costo è essenziale. La mappa aiuta a comprendere dove vengono sostenuti i costi e come vengono distribuiti all’interno dell’azienda.

Twproject è un software di project management che può facilitare questo processo. Consente, infatti, di assegnare costi specifici a ciascun centro di costo, fornendo informazioni dettagliate sull’allocazione dei costi all’interno dell’azienda.

 

In particolare, Twproject permette di creare una mappa dei centri di costo che sia personalizzata per le esigenze specifiche dell’azienda e definisce i centri di costo in base alle attività svolte dall’azienda, ai prodotti o servizi offerti o ad altri criteri.

Inoltre, assegna i costi a ciascun centro di costo in modo accurato ed efficiente.

Le informazioni sui costi fornite da Twproject possono essere utilizzate per una varietà di scopi, tra cui:

• Calcolo del costo dei prodotti o servizi
• Analisi dei costi
• Gestione dei costi
• Miglioramento dell’efficienza e della produttività

I project manager possono facilmente monitorare i costi diretti e indiretti, i tempi di produzione e altri aspetti cruciali. Twproject permette di assegnare e monitorare i costi di ogni singolo progetto, semplificando notevolmente la gestione e l’analisi dei costi, garantendo una maggiore efficienza e controllo.

Offre una visione chiara, dettagliata e aggiornata dei costi sostenuti, aiutando le aziende a ottimizzare le risorse e a migliorarne l’efficienza.

6 suggerimenti per semplificare i grandi progetti con il centro di costo

Ecco una guida su come utilizzare il centro di costo per semplificare i grandi progetti, garantendo al contempo efficienza e controllo finanziario.

1. Adotta un software di gestione dei costi

Inizia adottando un software di gestione dei costi come Twproject. Questo strumento centralizza e automatizza la gestione dei centri di costo, permettendoti di monitorare i costi in tempo reale, assegnare budget specifici e generare report dettagliati, il tutto in un’unica piattaforma. Questo non solo ti farà risparmiare tempo ma ridurrà anche il rischio di errori manuali.

2. Definisci chiaramente i centri di costo

Una chiara definizione di ciascun centro di costo all’interno del progetto è fondamentale. Questo passaggio elimina la confusione, facilita la comunicazione con il team e assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda riguardo alla struttura dei costi del progetto.

3. Assegna un budget specifico

L’assegnazione di un budget specifico a ciascun centro di costo previene gli sforamenti e assicura che ogni centro di costo abbia le risorse finanziarie necessarie per operare efficacemente.

Questo passaggio è cruciale per mantenere il controllo finanziario del progetto e evitare spese impreviste.

4. Monitora continuamente i costi

Il monitoraggio continuo dei costi reali rispetto ai costi previsti per ciascun centro di costo ti permette di identificare rapidamente eventuali discrepanze e apportare correzioni tempestive. Questa pratica assicura che il progetto rimanga nei limiti di budget e tempo previsti.

5. Forma il tuo team

Assicurati che il tuo team sia ben formato sulla gestione efficace dei centri di costo. Un team informato è un asset inestimabile per il controllo dei costi e la gestione efficace del progetto.

6. Effettua revisioni periodiche

Non dimenticare di effettuare revisioni periodiche dei centri di costo per assicurarti che rimangano allineati agli obiettivi del progetto. Questo ti permette di fare aggiustamenti in base alle esigenze del progetto, garantendo che i centri di costo siano sempre ottimizzati.

Implementando questi passaggi, la gestione dei centri di costo diventerà un processo più fluido e gestibile, contribuendo significativamente al successo del tuo grande progetto.

Gestire i centri di costo con Twproject

Recentemente abbiamo rilasciato una nuova release di Twproject con funzionalità migliorate per la gestione dei centri di costo.

Ecco le novità in sintesi:

• Propagazione dei centri di costo

Questa funzionalità ti permette di modificare il centro di costo di un task o risorsa e di propagare automaticamente la modifica a tutti i sottotask o risorse subordinate. In questo modo, non dovrai aggiornare manualmente ogni singolo elemento.

Ad esempio, se modifichi il centro di costo di un progetto, tutti i task e le risorse del progetto verranno automaticamente aggiornati con il nuovo centro di costo. Tuttavia, se un task o una risorsa ha un centro di costo diverso dal progetto, questo resterà invariato.

 

• Scelta della tipologia di centro di costo

In precedenza, i centri di costo erano utilizzati sia per i progetti che per le risorse. Con questa nuova funzionalità, potrai gestire separatamente i centri di costo per progetti e risorse. In questo modo, puoi scegliere se utilizzare i centri di costo per progetti, risorse o entrambi e avere una visione più chiara e organizzata dei tuoi dati.

 

• Eredità del centro di costo

Questa funzionalità permette ai costi aggiuntivi di progetto di ereditare automaticamente il centro di costo dalla fase di appartenenza. In questo modo, puoi evitare di modificare manualmente i centri di costo per ogni costo aggiuntivo.

Ad esempio, se un costo aggiuntivo è associato a una fase di progetto, il centro di costo di quel costo aggiuntivo erediterà automaticamente il centro di costo della fase.

In sintesi, queste nuove funzionalità ti permettono di:

• Risparmiare tempo, poiché non dovrai aggiornare manualmente i centri di costo;
• Migliorare la precisione, evitando possibili errori;
• Avere una visione più chiara e organizzata dei tuoi dati.

In conclusione, il centro di costo è uno strumento prezioso per semplificare la gestione finanziaria dei grandi progetti. Utilizzando correttamente il centro di costo, è possibile migliorare la trasparenza e l’efficienza dei costi, ridurre i rischi e migliorare la probabilità di successo del progetto.

Ricorda, un buon controllo dei costi è alla base della realizzazione di progetti di successo.

Nel vasto panorama dei progetti aziendali, una delle sfide più pressanti per i project manager è quella di mantenere un controllo costante e rigoroso su ogni fase e aspetto del progetto.

Tenere sotto controllo i progetti aziendali è un’attività fondamentale per garantire il successo. Questo consente di tenere traccia del progresso del progetto, di identificare eventuali deviazioni rispetto al piano e prendere provvedimenti correttivi in modo tempestivo.

I progetti, per loro natura, sono fluidi e dinamici, con variabili che cambiano spesso in modo imprevedibile.

Queste variabili possono includere cambiamenti nelle aspettative degli stakeholder, risorse che diventano improvvisamente indisponibili, rischi non previsti che emergono o scadenze che vengono modificate.

In questo contesto in continua evoluzione, i project manager devono non solo anticipare e prevenire potenziali ostacoli, ma anche reagire rapidamente quando questi ostacoli si presentano.

Ma come si fa a garantire che un progetto proceda come previsto, rispettando tempi e budget?

La risposta sta nell’utilizzo di metriche e KPI (Key Performance Indicators) specifici.

In questo articolo, esploreremo le principali metriche e KPI che ogni project manager dovrebbe conoscere e utilizzare, utili per monitorare i progetti aziendali.

5 step per tenere sotto controllo i progetti aziendali

1. Definisci gli obiettivi e le metriche di successo

Il primo passo per tenere sotto controllo un progetto è definire chiaramente gli obiettivi e le metriche di successo. Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART).

Le metriche di successo devono essere quantitative e misurabili, in modo da poter monitorare il progresso del progetto e identificare eventuali deviazioni.

Ad esempio, un obiettivo di un progetto potrebbe essere “Lavorare in collaborazione con un partner per sviluppare un nuovo prodotto entro il 31 dicembre 2023“.

Una metrica di successo per questo obiettivo potrebbe essere “Il nuovo prodotto è stato sviluppato e lanciato entro il 31 dicembre 2023“.

2. Crea un piano di monitoraggio

Una volta definiti gli obiettivi e le metriche di successo, è necessario creare un piano di monitoraggio. Il piano deve definire le attività di monitoraggio, la frequenza di aggiornamento dei dati e le persone responsabili del monitoraggio.

Il piano di monitoraggio dovrebbe essere specifico per il progetto e dovrebbe tenere conto delle dimensioni, della complessità e della natura del progetto. Ad esempio, un progetto di sviluppo di prodotto potrebbe richiedere un monitoraggio più frequente rispetto a un progetto di ristrutturazione aziendale.

3.Raccogli i dati e analizzali

Il monitoraggio consiste nel raccogliere dati e analizzarli per identificare eventuali deviazioni rispetto al piano. I dati possono essere raccolti da una varietà di fonti, tra cui:

• Report di avanzamento
• Riunioni di progetto
• Software di gestione dei progetti
• Dati di performance

I dati raccolti devono essere analizzati per identificare eventuali tendenze o problemi. Ad esempio, se i dati di performance indicano che il progetto è in ritardo, è necessario identificare la causa del ritardo e prendere provvedimenti correttivi.

4. Applica le misure correttive

Se il monitoraggio rivela delle deviazioni, è necessario prendere provvedimenti correttivi.

I provvedimenti correttivi possono variare a seconda della natura della deviazione. Ad esempio, se la deviazione è dovuta a un ritardo, è possibile riallocare le risorse o modificare il piano.

È importante prendere provvedimenti correttivi in modo tempestivo per evitare che le deviazioni si aggravino.

5. Comunica i risultati

È importante comunicare i risultati del monitoraggio agli stakeholder del progetto.

La comunicazione regolare consente di mantenere tutti informati sullo stato del progetto e di identificare eventuali problemi prima che diventino critici.

I risultati del monitoraggio possono essere comunicati attraverso una varietà di canali, tra cui:

• Riunioni di progetto
• Report periodici
• Comunicazioni e-mail

Le metriche essenziali per tenere sotto controllo i progetti aziendali

Come già detto, le metriche sono essenziali perché consentono di misurare l’avanzamento dei progetti e identificare eventuali deviazioni dal piano.

Vediamo a seguire quelle più utilizzate per il monitoraggio dei progetti:

1. Metriche di base

Le metriche di base, spesso chiamate anche metriche fondamentali o metriche chiave, sono misurazioni standardizzate utilizzate per valutare e monitorare l’andamento, la performance o la qualità di un processo, attività o progetto.

Queste metriche forniscono una visione chiara e oggettiva dello stato attuale e aiutano a prendere decisioni informate.

Ecco alcune delle metriche di base comunemente utilizzate:

• Pianificazione temporale: questa metrica riguarda il rispetto delle scadenze stabilite. Se un progetto inizia a scivolare rispetto alla pianificazione, è essenziale intervenire tempestivamente.
• Budget: monitorare costantemente i costi è fondamentale. Se si supera il budget previsto senza una giustificazione valida, potrebbero sorgere problemi seri.
• Risorse: che si tratti di personale, attrezzature o altro, è vitale assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente.

2. KPI specifici

I KPI sono indicatori di performance chiave che vengono utilizzati per misurare e valutare l’efficacia di specifiche attività, processi o obiettivi all’interno di un’organizzazione o progetto.

Essi sono essenziali per monitorare il progresso verso gli obiettivi strategici e tattici. Tra questi troviamo:

• Indice di Performance dei Costi (CPI): questo KPI misura l’efficienza dei costi del progetto. Un CPI superiore a 1 indica che il progetto è sotto budget, mentre un valore inferiore a 1 indica che è sopra budget.
• Indice di Performance del Tempo (SPI): simile al CPI, ma focalizzato sul tempo. Un SPI superiore a 1 indica che il progetto è avanti rispetto alla pianificazione, mentre un valore inferiore a 1 indica un ritardo.
• Valore Guadagnato (EV): rappresenta il valore del lavoro effettivamente completato in un dato momento, rispetto a quanto era stato pianificato.
• Costo al Completamento (EAC): una stima dei costi totali al completamento del progetto, basata sulle performance attuali.

3. Metriche qualitative

Le metriche qualitative sono misurazioni che valutano e interpretano aspetti non quantificabili o non numerici di un fenomeno o di un’attività.

A differenza delle metriche quantitative, che si basano su dati numerici e misurazioni oggettive, le qualitative si concentrano su percezioni, opinioni, qualità e altri attributi soggettivi.

Queste metriche sono spesso utilizzate in contesti in cui la valutazione richiede un’analisi più profonda e interpretativa piuttosto che una semplice conta o misurazione.

Ecco alcuni esempi di metriche qualitative:

• Soddisfazione del cliente: anche se un progetto viene completato nei tempi e nei costi previsti, se il cliente non è soddisfatto, qualcosa è andato storto. È essenziale raccogliere feedback regolarmente. Questa può essere misurata attraverso sondaggi, interviste o focus group.
• La qualità di un prodotto o servizio: anche se ci possono essere metriche quantitative associate (come il tasso di difettosità), la percezione della qualità da parte del cliente è spesso una metrica qualitativa. Questa può essere misurata attraverso valutazioni di esperti o recensioni dei clienti.
• L’usabilità di un prodotto o servizio: è la misura in cui può essere utilizzato da utenti specifici per raggiungere obiettivi specifici con efficacia, efficienza e soddisfazione. Può essere misurata attraverso test di usabilità o sondaggi.
• L’impatto di un progetto: è la misura dell’effetto positivo o negativo che il progetto ha sulle persone, le organizzazioni o l’ambiente.

Può essere misurato in termini di:

• Benefici: i benefici che il progetto ha generato
• Risultati: i risultati che il progetto ha raggiunto
• Cambio: il cambiamento che il progetto ha portato

4. Metriche quantitative

Le metriche quantitative sono indicatori di performance che misurano aspetti misurabili in modo quantitativo. Sono spesso utilizzate per misurare il tempo, i costi, la qualità e la produttività.

Alcuni esempi di metriche quantitative includono:

• Il tempo: può essere misurato in giorni, settimane, mesi o anni.
• I costi: possono essere misurati in euro, dollari, yen o altre valute.
• La qualità: può essere misurata in termini di errori, conformità agli standard o soddisfazione dei clienti.
• La produttività: può essere misurata in termini di output per unità di tempo.

Le metriche quantitative sono spesso più facili da misurare rispetto alle metriche qualitative, ma possono essere meno utili per misurare la qualità e la soddisfazione degli utenti.

Ecco alcuni suggerimenti per la misurazione delle metriche quantitative:

• Definire chiaramente gli obiettivi della metrica: cosa si sta cercando di misurare?
• Selezionare un metodo di misurazione appropriato: il metodo di misurazione deve essere valido e affidabile.
• Raccogliere dati da una varietà di fonti: questo aiuterà a garantire che i dati siano accurati.
• Analisi dei dati in modo sistematico: questo aiuterà a identificare le tendenze e i problemi.

I project manager dovrebbero utilizzare una combinazione di metriche qualitative e quantitative per monitorare il progresso dei loro progetti.

Le metriche quantitative possono fornire informazioni preziose sul tempo, i costi e la produttività, che possono essere fattori chiave per il successo di un progetto.

Alcune metriche quantitative comuni per i progetti aziendali includono:

Tempo:

• Tempo di sviluppo: il tempo necessario per completare il progetto
• Tempo di consegna: il tempo necessario per consegnare il prodotto o servizio finale al cliente
• Tempo di ciclo: il tempo necessario per completare un’attività o un processo

Costi:

• Costi totali: il costo totale del progetto
• Costi di sviluppo: i costi associati alla creazione del prodotto o servizio finale
• Costi di distribuzione: i costi associati alla distribuzione del prodotto o servizio finale al cliente

Qualità:

• Numero di errori: il numero di errori rilevati nel prodotto o servizio finale
• Conformità agli standard: la misura in cui il prodotto o servizio finale soddisfa gli standard stabiliti
• Soddisfazione dei clienti: il grado di soddisfazione dei clienti con il prodotto o servizio finale

Produttività:

• Output per unità di tempo: la quantità di lavoro completata in un’unità di tempo
• Efficienza: la misura in cui le risorse vengono utilizzate in modo efficace
• Efficacia: la misura in cui gli obiettivi vengono raggiunti

Queste sono solo alcune delle molte metriche quantitative che possono essere utilizzate per monitorare i progetti aziendali. I project manager dovrebbero scegliere le metriche più appropriate per il loro progetto specifico.

5. Metriche di team e comunicazione

Le metriche di team e comunicazione sono indicatori specifici utilizzati per valutare e monitorare l’efficacia, l’efficienza e la qualità delle interazioni e delle dinamiche all’interno di un team, nonché la qualità e l’efficacia della comunicazione tra i membri del team e con gli stakeholder esterni.

Queste metriche sono fondamentali per garantire che un team lavori in modo coeso e che le informazioni vengano condivise in modo chiaro e tempestivo.

Alcune di queste possono essere:

• Moralità del team: un team motivato e soddisfatto è più produttivo. Monitorare la moralità può aiutare a identificare e risolvere problemi prima che diventino gravi.
• Efficienza della comunicazione: la comunicazione è la chiave in ogni progetto. Se le informazioni non fluiscono correttamente, possono sorgere incomprensioni e ritardi.

Best practice per monitorare i progetti aziendali

Oltre agli strumenti e alle metriche menzionati, ci sono altre strategie e pratiche che i project manager possono adottare per avere i progetti aziendali sotto controllo:

• Revisioni regolari: programma revisioni periodiche del progetto per valutare l’andamento rispetto agli obiettivi stabiliti. Questo aiuta a identificare tempestivamente eventuali scostamenti e a prendere le misure correttive necessarie.
• Stakeholder engagement: mantieni una comunicazione aperta e regolare con tutti gli stakeholder del progetto. Comprendere le loro aspettative e preoccupazioni può aiutare a prevenire problemi futuri.
• Gestione dei rischi: identifica i potenziali rischi all’inizio del progetto e sviluppa piani di mitigazione. Monitora regolarmente questi rischi e adatta i piani di mitigazione di conseguenza.
• Formazione del team: assicurati che il tuo team abbia le competenze e la formazione necessarie per eseguire il progetto con successo. La formazione continua può aiutare a colmare eventuali lacune nelle competenze.
• Uso di metodologie agili: l’adozione di metodologie agili, come Scrum o Kanban, può aiutare a gestire meglio i progetti, permettendo una maggiore flessibilità e adattabilità ai cambiamenti.
• Documentazione completa: mantieni una documentazione dettagliata di tutte le fasi del progetto. Questo non solo aiuta nella tracciabilità, ma serve anche come riferimento per progetti futuri.
• Feedback continuo: incoraggia il feedback continuo da parte del team e degli stakeholder. Questo può fornire preziose informazioni su ciò che sta funzionando e ciò che potrebbe richiedere modifiche.
• Uso di strumenti di collaborazione: strumenti di project management come Twproject, possono facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, garantendo che tutti siano sulla stessa pagina.
• Bilanciamento del carico di lavoro: monitora il carico di lavoro di ogni membro del team per assicurarti che nessuno sia sovraccarico. Distribuire equamente il lavoro può prevenire ritardi e problemi di qualità.
• Valutazioni post-progetto: al termine di ogni progetto, conduci una valutazione post-progetto per discutere ciò che ha funzionato, ciò che non ha funzionato e le lezioni apprese. Questo può fornire intuizioni preziose per migliorare la gestione dei progetti futuri.

Progetti aziendali: tutto sotto controllo con Twproject

Twproject è un software di gestione dei progetti che consente di tenere sotto controllo ogni tipo di progetto, indipendentemente dalla loro grandezza e complessità.

Il software offre una serie di funzionalità che sono essenziali per il successo di qualsiasi progetto, utili per la raccolta e l’analisi dei dati, l’identificazione delle deviazioni e l’adozione di provvedimenti correttivi.

Ecco come è possibile utilizzare Twproject per monitorare i progetti:

• Diagramma di Gantt: Twproject offre un diagramma di Gantt interattivo che visualizza la pianificazione del progetto in termini di attività, dipendenze e scadenze. Questo strumento permette di avere una visione chiara dell’andamento del progetto e di apportare modifiche in tempo reale.
• Kanban board: per chi preferisce un approccio agile, Twproject offre una Kanban board che permette di visualizzare e gestire le attività in diverse fasi, facilitando il monitoraggio del progresso e l’identificazione di eventuali colli di bottiglia.
• Timesheet: il software consente di monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività dai membri del team. Questo aiuta a garantire che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e che il progetto rimanga entro il budget previsto.
• Dashboard e report: Twproject offre una serie di dashboard e report personalizzabili che forniscono una panoramica del progetto, compresi i progressi, le risorse utilizzate, i costi e altri KPI importanti.
• Notifiche e allarmi: ricevi notifiche in tempo reale su eventuali problemi, ritardi o cambiamenti nel progetto. Questo ti permette di intervenire tempestivamente e di prendere decisioni informate.
• Gestione delle risorse: utilizza la vista interattiva del carico di lavoro e della pianificazione per monitorare l’allocazione delle risorse. Identifica rapidamente chi è sovraccarico o sottoutilizzato e aggiusta il tiro.
• Accesso mobile: la piattaforma mobile di Twproject ti permette di monitorare i tuoi progetti in movimento. Puoi accedere ai dati, ricevere aggiornamenti e prendere decisioni ovunque tu sia.
• Gestione documentale: oltre a monitorare le attività e le risorse, Twproject ti permette di tenere traccia di tutti i documenti associati al progetto. Puoi accedere rapidamente a specifiche versioni, bloccare file e organizzare i documenti in modo efficiente.
• Supporto agile: il software consente di monitorare le attività, idee, bug e funzionalità all’interno dei tuoi progetti, garantendo che tutto rimanga allineato agli obiettivi del progetto.

 

Incorporando queste funzionalità e strumenti, Twproject fornisce una soluzione completa per monitorare efficacemente i progetti aziendali, garantendo che rimangano sulla giusta strada e raggiungano gli obiettivi prefissati.

Organizzare la lista delle cose da fare può essere una bella sfida per un project manager, soprattutto se l’ambiente aziendale è di grandi dimensioni.

Ogni giorno, i project manager devono affrontare una miriade di compiti che devono essere completati.

Ma come riuscire a portare a termine tutto ciò che occorre fare? La risposta potrebbe essere più semplice di quanto pensi: creare una lista delle cose da fare o “to do list“.

I project manager si trovano spesso di fronte a sfide significative quando si tratta di creare e gestire una to-do list. Queste difficoltà possono riguardare vari aspetti del loro lavoro e la natura complessa delle attività aziendali.

Di seguito, esploreremo alcune delle sfide più comuni e le varie soluzioni da attuare.

Lista delle cose da fare: le sfide che i project manager affrontano nelle grandi aziende

Gestione di molteplici progetti e compiti

Il dover gestire diversi progetti simultaneamente, ognuno con una serie di attività associate, può portare a un carico di lavoro opprimente.

Twproject offre funzionalità avanzate per la gestione dei progetti, inclusa la suddivisione dei progetti in compiti più piccoli e gestibili. Ciò consente ai project manager di visualizzare e tenere traccia di tutti i compiti in un’unica piattaforma, semplificando la gestione globale.

Coordinamento tra diversi team e dipartimenti

La collaborazione tra team e dipartimenti può essere complessa, poiché ogni gruppo potrebbe avere diverse responsabilità e tempi di completamento.

Twproject fornisce uno spazio virtuale dove i membri del team possono comunicare, condividere informazioni e aggiornamenti in tempo reale, favorendo una migliore coordinazione e una maggiore efficienza tra le diverse parti coinvolte.

Prioritizzazione dei compiti

La capacità di stabilire priorità tra i compiti è fondamentale per il successo di un project manager.

Il software consente di assegnare livelli di priorità ai compiti, fornendo una visione chiara di ciò che è urgente e ciò che può essere affrontato successivamente. Questo aiuta a evitare ritardi e a garantire che le attività più importanti siano gestite con la massima attenzione.

Gestione delle modifiche

In ambienti aziendali dinamici, le modifiche possono verificarsi frequentemente. Twproject permette di aggiornare facilmente la to-do list per riflettere le modifiche nei piani o nelle scadenze. Inoltre, offre funzioni di notifica, in modo che i membri del team siano sempre informati sugli ultimi cambiamenti e aggiornamenti.

Comunicazione efficace

Una comunicazione chiara ed efficiente è fondamentale per garantire che tutti i membri del team siano consapevoli dei compiti da svolgere e delle relative scadenze.

Twproject facilita la comunicazione, consentendo la condivisione di informazioni cruciali e la creazione di discussioni focalizzate sui compiti e sui progetti.

Come creare una lista di cose da fare?

Creare una lista di cose da fare in azienda può sembrare un compito semplice, ma ci sono alcuni passaggi che possono aiutarti a rendere la tua lista più efficace.

1. Identifica le tue attività: il primo passo per creare una lista di cose da fare è identificare tutte le attività che devi svolgere. Queste possono essere grandi progetti o piccoli compiti quotidiani.
2. Suddividi i grandi progetti in compiti più piccoli: se hai un grande progetto da svolgere, può essere utile suddividerlo in compiti più piccoli. Questo ti aiuterà a gestire meglio il tuo tempo e a sentirti più realizzato ogni volta che completi un compito.
3. Assegna una priorità a ogni attività: non tutte le attività sono ugualmente importanti. Assegna una priorità a ogni attività sulla tua lista. Questo ti aiuterà a concentrarti sulle attività più importanti.
4. Imposta delle scadenze: impostare delle scadenze per ogni attività ti aiuterà a rimanere concentrato e a evitare la procrastinazione.
5. Rivedi e aggiorna la tua lista regolarmente: le tue priorità possono cambiare nel tempo, quindi è importante rivedere e aggiornare la tua lista regolarmente.

Supponiamo che tu sia un project manager per un progetto di sviluppo software.

Vediamo come potrebbe essere gestita una to do list con Twproject:

• Definizione delle attività: le tue attività potrebbero includere “Definire i requisiti del software”, “Coordinare con il team di sviluppo”, “Testare il software”, “Raccogliere feedback dagli utenti” e “Rilasciare la versione finale del software”.

• Suddivisione dei grandi progetti in compiti più piccoli: prendiamo l’attività “Definire i requisiti del software”. Potrebbe essere suddivisa in compiti più piccoli come “Incontrare il cliente per discutere le esigenze”, “Raccogliere i requisiti dal team di vendita”, “Creare un documento di specifiche dei requisiti” e “Condividere e discutere il documento con il team di sviluppo”.

• Assegnazione di priorità: utilizzando Twproject, puoi assegnare una priorità a ogni compito. Ad esempio, “Incontrare il cliente per discutere le esigenze” potrebbe essere una priorità alta, mentre “Raccogliere i requisiti dal team di vendita” potrebbe essere una priorità media.

• Impostazione delle scadenze: con Twproject, puoi impostare una data di scadenza per ogni compito. Ad esempio, potresti impostare la scadenza per “Incontrare il cliente per discutere le esigenze” per la fine della settimana e la scadenza per “Creare un documento di specifiche dei requisiti” per la fine del mese.

• Revisione e aggiornamento della lista: rivedi e aggiorna regolarmente la tua lista delle cose da fare. Con Twproject puoi facilmente vedere lo stato di ogni compito, fare aggiustamenti se necessario e assicurarti che la tua lista rimanga attuale e rilevante.

Come gestire la lista delle cose da fare di progetti complessi

La gestione di progetti complessi può diventare molto gestibile con l’approccio giusto e gli strumenti adeguati. Ecco alcuni passaggi chiave per gestire efficacemente i progetti complessi:

• Definizione chiara degli obiettivi: prima di iniziare un progetto, è fondamentale avere obiettivi chiari e misurabili. Questi obiettivi dovrebbero guidare tutte le decisioni relative al progetto.
• Pianificazione dettagliata: una pianificazione dettagliata è essenziale per la gestione di progetti complessi. Questo include la definizione di scadenze, l’assegnazione di compiti e la stima delle risorse necessarie.
• Assegnazione delle responsabilità: ogni membro del team dovrebbe avere un ruolo chiaro e definito nel progetto. Questo aiuta a garantire che tutti sappiano cosa si aspetta da loro.
• Comunicazione efficace: la comunicazione è fondamentale in ogni progetto, ma è particolarmente importante nei progetti complessi. Assicurati di avere un sistema in atto per condividere aggiornamenti e informazioni importanti con tutti i membri del team.
• Monitoraggio e controllo: durante l’esecuzione del progetto, è importante monitorare i progressi e fare regolari controlli per assicurarsi che tutto stia procedendo come previsto. Se ci sono problemi, è importante affrontarli il più presto possibile.
• Uso di strumenti di gestione dei progetti: gli strumenti di gestione dei progetti, come Twproject, possono essere estremamente utili per la gestione di progetti complessi. Questi strumenti possono aiutarti a pianificare e monitorare il tuo progetto, a comunicare con il tuo team e a tenere traccia dei progressi.

Come ottimizzare la lista delle cose da fare in azienda con Twproject

Ottimizzare la tua lista di cose da fare con Twproject può essere realizzato seguendo questi passaggi:

• Utilizza la funzione di pianificazione: Twproject offre un planner visuale che ti permette di distribuire i compiti sul calendario. Questo ti aiuta a visualizzare facilmente quando ogni attività deve essere completata e a fare modifiche al volo ogni volta che è necessario.
• Assegna priorità ai compiti: con il software puoi assegnare una priorità a ogni compito. Questo ti aiuta a concentrarti sulle attività più importanti e a assicurarti che vengano completate per prime.
• Assegna compiti a membri del team: puoi assegnare compiti a te stesso o a un membro del tuo team. Questo aiuta a distribuire il carico di lavoro in modo equo e ad assicurarti che ogni attività abbia un responsabile.
• Imposta le notifiche: il software offre la possibilità di impostare notifiche per i compiti. Questo ti aiuta a rimanere aggiornato sullo stato dei compiti e a non dimenticare le scadenze.
• Rivedi e aggiorna la tua lista regolarmente: le tue priorità possono cambiare nel tempo, quindi è importante rivedere e aggiornare la tua lista regolarmente.
• Integra con altri strumenti: Twproject può essere integrato con una serie di altri strumenti, come Google Calendar e Microsoft Outlook. Questo ti permette di sincronizzare la tua to do list con il tuo calendario, rendendo ancora più facile tenere traccia delle tue attività.

In conclusione, Twproject offre una serie di strumenti e funzionalità che possono aiutarti a ottimizzare o perfezionare la tua lista di cose da fare. Puoi creare una struttura di progetto dettagliata, assegnare compiti, impostare scadenze e monitorare i progressi.

Che tu stia gestendo un piccolo progetto o un grande team, Twproject è il software di gestione del lavoro ideale per gestire efficacemente anche i progetti più complessi.

Grazie alla piattaforma intuitiva e user-friendly, puoi personalizzarla per soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda. Con un’adeguata formazione e supporto, i puoi sfruttare appieno i vantaggi di questo strumento.

Vediamo cos’è una roadmap di progetto per sommi capi prima di addentrarci nella spiegazione dettagliata.

Una roadmap, anche chiamata tabella di marcia di progetto, è uno strumento strategico di pianificazione aziendale spesso utilizzato per delineare la visione futura di un sistema, servizio o prodotto.

Questa mostrerà quali cambiamenti e sviluppi sono necessari per arrivarci e visualizzerà gli output che si prevedono di consegnare in un periodo di tempo specifico.

Una roadmap di progetto viene spesso utilizzata in un’organizzazione che segue la metodologia Agile e aiuterà le parti interessate a visualizzare dove e quando è probabile che si verifichino cambiamenti pianificati.

Perché una roadmap è importante?

Se ti stai chiedendo perché mai una roadmap di progetto debba essere così importante, proveremo a spiegarlo con una similitudine a nostro avviso molto calzante.

Immaginiamo di lavorare su un puzzle: si sa che in qualche modo i pezzi fanno tutti parte di un insieme, ma non si è sicuri su cosa bisogna concentrarsi inizialmente. Tutti i pezzi sembrano un po’ casuali all’inizio e quindi lentamente, ma con sicurezza, si inizia a mettere in atto una strategia. Un piano di attacco per risolvere il puzzle.

Alcuni potrebbero iniziare mettendo tutti i singoli pezzi del bordo al loro posto, altri potrebbero iniziare dal centro. Quindi nel tempo, man mano che si hanno sempre più pezzi al loro posto, si inizia a vedere l’immagine completa che questi costituiscono.

Ora immaginiamo di lavorare sul puzzle con altre persone: come ci si può assicurare di essere tutti allineati e di lavorare per lo stesso obiettivo?

Questo è essenzialmente il perché una roadmap di progetto è importante.

Spacchettizzare il puzzle in aree più piccole su cui focalizzarsi consente facilitare e velocizzare il processo, creando una base solida per tenere traccia dei progressi mentre si procede.

La roadmap è in sostanza la strategia di azione. Impostando una strategia, si dovrebbe essere in grado di raggiungere il risultato finale più rapidamente rispetto ad una risoluzione casuale o non pianificata.

Come si crea una roadmap di progetto?

Pianificare una roadmap è un processo continuo e bisogna prendersi il tempo per definirla e aggiornarla. La roadmap evolve continuamente così come evolve l’aspetto della visione futura del progetto. È grazie a questa evoluzione che si dovrebbe ridurre al minimo quei momenti del “perché non lo sapevo” che tanti danni potrebbero fare al risultato finale.

Ci sono una serie di passaggi che è possibile seguire per definire una roadmap di progetto, vediamo quali sono.

Identificare le parti interessate

Se si parte da zero, identificare i principali utenti finali e le parti interessate, definendo tutti gli stakeholder, è fondamentale. Sapendo a chi rivolgersi, è possibile ricercare ciò che è importante per l’attività di progetto.

Stabilire le priorità aziendali

Alcune priorità saranno così importanti e critiche per l’organizzazione che le tempistiche di queste saranno già fissate. Per tutto il resto, è possibile essere creativi.

Un’idea è quella di riunire le parti interessate ed in questa sessione incoraggiare le persone ad essere aperte e trasparenti, mantenendo tutti concentrati su ciò che è meglio per l’organizzazione in generale e non sui singoli dipartimenti o team.

Lo scopo è quello di ottenere un coordinamento generale su cosa considerare prioritario in base ad un ordine decrescente. Coinvolgendo le parti interessate nella definizione della roadmap di progetto, è possibile consentire loro di inserirsi attivamente nella visione futura.

Visualizzare la roadmap di progetto

Le roadmap possono essere rappresentate in dimensioni e formati diversi, coprendo i temi, le priorità e gli obiettivi che si intendono realizzare.

Come accennato in precedenza, questi piani sono sempre soggetti a modifiche, ma lo scopo è quello di renderli abbastanza semplici da regolare e modificare nel tempo.

L’importante è riuscire sempre ad avere una buona visualizzazione dell’insieme e per ottenere questo anche la fantasia del capo progetto ha una buona dose di importanza. Un procedimento che potrebbe, ad esempio, tornare utile per la visualizzazione di una roadmap di progetto, è la possibilità di raggruppare gli elementi relativi ad un tema in una colonna e far scorrere la scala temporale nella parte superiore. I singoli risultati o mini-progetti diventeranno così le celle intermedie, e la visualizzazione del “to do” sarebbe semplice.

Se si utilizza un software come Twproject, è ancora più semplice mostrare queste visualizzazioni grafiche. Un esempio su tutti è la nuova vista del Gantt in Twproject, che permette di affiancare le liste dei ToDo alle varie fasi di progetto. Questa funzionalità è molto utile durante i meeting di progetto, per delineare ancora meglio la roadmap e condividerla con tuto il team.

Comunicazione

Dopo aver costruito una roadmap di progetto e averla condivisa, è possibile analizzare la stessa con le principali parti interessate per ottenere l’approvazione finale.

Si potranno, in questo modo, apportare ulteriori modifiche anche in base ai suggerimenti ricevuti. Assicurarsi inoltre che tutti abbiano aderito al processo e alla visione, significherà che da quel momento in poi ci si potrà concentrare e focalizzare gli sforzi solamente sulla consegna.

Ricordarsi di rinnovare la roadmap regolarmente o, comunque, di confrontare il project planning con l’andamento del progetto su base regolare rimane comunque un’operazione assolutamente necessaria da fare.

Roadmap di progetto: conclusioni

Per concludere, ecco un processo schematico che può essere utilizzato per tracciare una roadmap di progetto efficiente:

1. Impostare la sequenza temporale
   a.   Quanto lontano si vuole arrivare con la roadmap (1 mese, 6 mesi, 1 anno, ecc.)?
   b.   Assicurarsi che questo sia un periodo di tempo rilevante, ovvero non andare troppo lontano nel futuro.
2. Stabilire i flussi di lavoro
   a.   Dove sono le aree di attenzione alle risorse o al budget? Sapere questo aiuta a comunicare alle parti interessate dove si concentra l’attività.
3. Elaborare le attività di alto livello all’interno di ciascun flusso di lavoro
   a.   Mantenere basso il livello di dettaglio. Per esempio: se l’intera sequenza temporale dura 12 mesi, non includere attività di durata inferiore a 1 mese
   b.   Mantenere un’immagine realistica, ovvero non sovraccaricare nessuno dei flussi di lavoro.
4. Se sono presenti aree ad alto rischio, aggiungere etichette, come ad esempio:
   a.   Problemi di risorse / vincoli / rischi
   b.   Questioni finanziarie / vincoli / rischi
5. Inserire le tappe chiave o milestone
   a.   In una sequenza temporale nella parte superiore della tabella di marcia, aggiungere indicatori per le date importanti
   b.   Mantenere realistiche queste date
   c.   Lasciare della contingenza
   d.   Se una data o milestone è indicativa, è necessario indicarlo
6. Evidenziare chiaramente lo stato del documento
   a.   Se è “bozza”, è necessario etichettarlo chiaramente nella parte superiore del documento
   b.   Dare un numero di versione

Questo, ovviamente, è solo uno dei possibili esempi da seguire per elaborare una roadmap di progetto.

Il processo può variare a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, a seconda delle priorità e persino a seconda delle responsabilità all’interno dell’azienda.

Se vuoi iniziare subito a costruire la tua roadmap, puoi farlo agilmente con Twproject, un software innovativo che ti permette di pianificare i tuoi progetti da zero, offrendoti eccellenti strumenti di monitoraggio. Puoi provarlo gratuitamente per 15 giorni e orientare la pianificazione dei tuoi progetti agli obiettivi che desideri raggiungere: Twproject ti guiderà nel processo.

L’attività di lancio di un prodotto è un’impresa complessa che richiede una pianificazione accurata.

Il successo di un prodotto non dipende solo dalla sua qualità, ma anche dalla capacità dell’azienda di presentarlo al mercato nel modo giusto, al momento giusto.

In questo contesto, il diagramma di Gantt di Twproject può essere un alleato prezioso per i project manager.

Un lancio di successo può portare a un aumento delle vendite, alla fidelizzazione dei clienti e alla crescita dell’azienda, mentre un lancio fallimentare può comportare perdite finanziarie e danneggiare la reputazione.

In questo articolo, esploreremo le diverse fasi del lancio di un prodotto, le attività essenziali per un lancio di successo, e vedremo come il diagramma di Gantt possa essere uno strumento prezioso in tutte le fasi di lancio.

Cos’è il lancio di un prodotto?

Il lancio di un prodotto è il processo attraverso il quale un’azienda introduce un nuovo prodotto sul mercato.

Questo processo coinvolge la pianificazione, l’esecuzione e la promozione del prodotto, al fine di attirare l’attenzione dei consumatori e stimolare la domanda.

Durante il lancio, l’azienda cerca di creare consapevolezza, generare interesse e convincere i potenziali acquirenti dell’utilità e del valore del prodotto.

Il lancio di successo di un prodotto può portare a un vantaggio competitivo, una maggiore quota di mercato e un aumento delle entrate.

Ma da cosa dipende il successo di un prodotto?

Da diversi fattori chiave.

Innanzitutto, è fondamentale che il prodotto offra un valore unico e risponda alle esigenze dei clienti in modo differenziato rispetto alla concorrenza. Inoltre, una pianificazione accurata, una ricerca di mercato approfondita e una strategia di marketing mirata sono essenziali per raggiungere il pubblico di riferimento in modo efficace.

Ovviamente la qualità del prodotto, una comunicazione chiara e un’esperienza cliente positiva sono fattori che contribuiscono al successo del lancio.

Cosa sapere prima di pianificare l’attività di lancio di un nuovo prodotto

La ricerca di mercato e la differenziazione del prodotto

Prima di lanciare un nuovo prodotto, è importante condurre una ricerca approfondita sul mercato per comprendere le esigenze dei clienti, l’ambiente competitivo e le tendenze di settore.

La ricerca di mercato permette di ottenere una comprensione dettagliata dei bisogni, dei desideri e dei comportamenti dei potenziali acquirenti.

Consente di identificare il pubblico di riferimento, valutare la domanda di mercato, analizzare la concorrenza e valutare le opportunità di mercato.

Queste informazioni sono essenziali per adattare il prodotto alle esigenze dei clienti, differenziare il prodotto dalla concorrenza, definire una strategia di marketing efficace e posizionarsi in modo appropriato nel mercato.

 La ricerca di mercato fornisce dati e insight preziosi per prendere decisioni informate e aumentare le probabilità di successo nella commercializzazione.

L’importanza di un prodotto unico e attrattivo per il target di riferimento

Un’azienda può identificare quali caratteristiche o servizi aggiuntivi possono essere considerati unici e attrattivi per il pubblico di riferimento.

Questa fase è cruciale per creare un prodotto che si distingua dai concorrenti e risponda in modo più specifico alle esigenze dei clienti individuati durante la ricerca di mercato.

Una delle opzioni per differenziare il prodotto potrebbe essere l’implementazione di caratteristiche innovative che risolvano problemi o soddisfino bisogni in modo nuovo e sorprendente. Queste caratteristiche innovative possono essere emerse durante la fase di ricerca di mercato, dove si comprende quali aspetti mancano nei prodotti già esistenti sul mercato.

Inoltre, il design del prodotto può giocare un ruolo fondamentale nella sua differenziazione. Un design distintivo e attraente può suscitare l’interesse e l’emozione dei potenziali clienti, contribuendo a rendere il prodotto più desiderabile.

Occorre creare, quindi, un valore unico e distintivo nel proprio prodotto, che sappia attrarre i potenziali clienti.

La differenziazione del prodotto aiuta a posizionarlo in modo unico nel mercato, creando un vantaggio competitivo e aumentando le probabilità di successo nella fase di lancio.

3 fasi per pianificare l’attività di lancio di un prodotto

L’attività di lancio di un prodotto richiede una pianificazione accurata e una sequenza di azioni mirate.

1.    Fase di pre-lancio

Prima di lanciare un nuovo prodotto, è fondamentale tenere in considerazione diversi aspetti. Tra questi, la definizione del target di riferimento, degli obiettivi, la progettazione della strategia e la pianificazione delle attività di marketing.

Quest’ultime possono includere la creazione di contenuti per le piattaforme social, la partecipazione a fiere di settore e l’invio di comunicati stampa.

Analizziamo alcune azioni principali di questa fase:

• Creazione di una roadmap: prima di tutto, crea una roadmap dettagliata che definisca le fasi, le attività e le tempistiche del lancio del prodotto. Questo aiuta a mantenere il progetto organizzato e sotto controllo.

• Definizione del target e degli obiettivi: il target di riferimento deve essere definito in modo preciso. Chi sono i potenziali clienti del prodotto? Quali sono le loro esigenze e aspettative? Queste informazioni sono fondamentali per progettare una strategia di marketing efficace.

In questa fase, è importante stabilire obiettivi chiari e misurabili e monitorare i risultati in tempo reale.

Con Twproject puoi impostare metriche specifiche, come il numero di vendite previste, l’acquisizione di nuovi clienti o il tasso di adozione del prodotto, tenere traccia dei progressi attraverso report e dashboard personalizzati.

• Definizione delle strategie: la scelta delle strategie di lancio del prodotto dipende dal tipo di prodotto, dal mercato di riferimento e dagli obiettivi aziendali. Valuta le diverse strategie di lancio: graduale, simultaneo o con eventi speciali.

Analizza i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna strategia per prendere decisioni informate basate sui dati e sulle esigenze aziendali.

• Fare marketing pre-lancio: una corretta strategia di marketing pre-lancio è fondamentale per creare hype e generare interesse intorno al tuo prodotto.

Con un software di project management come Twproject, puoi gestire tutte le attività di marketing, come la creazione di materiali promozionali, la pianificazione di eventi e la gestione delle campagne pubblicitarie. Puoi anche tenere traccia delle interazioni dei clienti e dei feedback per migliorare le tue strategie.

La strategia di marketing deve essere pensata in funzione del target di destinazione e del prodotto che si intende lanciare.

Quali canali di comunicazione sono più adatti per raggiungere il target? Quali messaggi possono essere più efficaci? Queste sono solo alcune delle domande che devono essere prese in considerazione.

Anche per le attività di marketing occorre pianificare:

quando e come saranno diffusi i contenuti sulle piattaforme social? Quando e dove parteciperemo alle fiere di settore? Quando saranno inviati i comunicati stampa? Queste attività devono essere coordinate tra loro e devono essere pianificate in modo da massimizzare l’impatto sul mercato.

• Determinazione dei tempi di lancio del prodotto: la pianificazione accurata dei tempi di lancio è essenziale per garantire il successo del prodotto sul mercato.

Puoi creare un calendario dettagliato che visualizzi le scadenze e gli eventi chiave del debutto.

Monitora i progressi per evitare ritardi e garantire che tutto sia pronto per il lancio.

• Definizione dei canali di distribuzione: la scelta dei canali di distribuzione è fondamentale per raggiungere il tuo pubblico di riferimento e massimizzare le vendite.

Analizzare i diversi canali di distribuzione disponibili, come vendita diretta, e-commerce, distributori o partner commerciali.

Puoi gestire i costi, valutare i benefici e le sfide di ciascun canale e prendere decisioni strategiche basate sulle esigenze del prodotto e del mercato.

• Monitoraggio pre-lancio: per garantire un lancio senza intoppi, è importante tenere traccia di tutte le attività e verificare che siano completate in modo tempestivo.

Con la creazione di to do list in Twproject puoi elencare tutte le attività necessarie per l’uscita del prodotto.

Puoi, inoltre, assegnare scadenze, monitorare lo stato di avanzamento e ricevere notifiche automatiche in caso di ritardi o problemi. Questo aiuta a garantire che nulla venga tralasciato o dimenticato.

2.    Fase di esecuzione

Il lancio di un prodotto è un momento critico, in cui ogni dettaglio può fare la differenza.

Un ritardo nella diffusione dei contenuti sulle piattaforme social, ad esempio, può ridurre l’impatto della campagna di marketing. Allo stesso modo, un problema tecnico durante una fiera di settore può danneggiare l’immagine del prodotto e dell’azienda.

Durante il lancio del prodotto, il diagramma di Gantt in Twproject diventa un vero e proprio centro di controllo.

• Puoi monitorare l’avanzamento delle attività in tempo reale, identificare tempestivamente eventuali problemi e di intervenire per risolverli.
• Ti consente di vedere le attività in orario o in ritardo in un colpo d’occhio.
• Puoi assegnare compiti specifici ai membri del team, tenere traccia dei progressi e gestire i tempi.
• Consente di visualizzare le dipendenze rendendo più facile il coordinamento delle attività. Ad esempio, la pubblicazione di un comunicato stampa potrebbe dipendere dal completamento del materiale di marketing.
• Grazie alla possibilità di condividere il diagramma con il team, facilita la comunicazione e la collaborazione tra i membri, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più efficace e produttivo.

3.    Fase post lancio

Dopo aver lanciato il prodotto, non si deve mai abbassare la guardia. È importante monitorare attentamente i risultati del mercato e i feedback dei potenziali clienti, ed essere pronti a intervenire con azioni correttive se necessario.

Il post-lancio è una fase critica, in cui l’azienda deve essere pronta a rispondere rapidamente alle esigenze del mercato.

Se il prodotto non viene accolto come previsto, potrebbe essere necessario rivedere la strategia di marketing o apportare modifiche al prodotto.

 Allo stesso modo, se il prodotto ha successo, l’azienda deve essere pronta a gestire l’aumento della domanda.

In questo contesto, il diagramma di Gantt diventa un valido supporto per i project manager, per pianificare e gestire efficacemente le attività di post-lancio e avere il controllo della situazione.

Con Twproject puoi visualizzare quando inizia, quando termina e quanto tempo dura ciascuna attività.

• Gestione delle dipendenze: alcune attività post-lancio potrebbero dipendere da altre. Ad esempio, analizzare i dati delle vendite prima di poter pianificare la prossima campagna di marketing. Potrai visualizzare queste dipendenze e gestire le attività in modo efficiente.
• Pianificazione delle risorse: potrebbe essere necessario assegnare più personale al supporto clienti se si prevede un aumento delle richieste dopo il lancio del prodotto.
• Gestione del tempo: se una determinata attività sta prendendo più tempo del previsto, si possono fare gli aggiustamenti necessari per assicurarsi che le altre attività non siano ritardate.
• Comunicazione con il team: il Gantt può aiutare tutti il team a capire quali sono le attività in corso, quali sono le prossime, e come sono collegate tra loro.

Pianificare l’attività di lancio di un nuovo prodotto è un’impresa complessa, ma con gli strumenti giusti può diventare un’opportunità di successo.

Come abbiamo visto, il diagramma di Gantt di Twproject è l’ideale per monitorare tutte le fasi. E’ semplice da usare, versatile e potente, e questo può fare la differenza nel lancio del tuo progetto.

Project work performance domain è uno degli otto domini di prestazioni introdotti nella settima edizione del PMBOK, e che formano un sistema integrato per garantire la consegna di successo di un progetto.

Vediamo di capire di cosa si tratta in questo articolo.

Che cos’è il project work performance domain?

Il Project Work Performance Domain si occupa dell’effettivo lavoro di progetto che verrà eseguito e di tutto ciò che è associato all’esecuzione di tale lavoro.

Nello specifico, questo dominio affronta le attività e le funzioni associate alla creazione di processi di progetto, alla gestione delle risorse fisiche e alla promozione di un ambiente di apprendimento.

Il lavoro del progetto include la definizione dei processi e l’esecuzione del lavoro, oltre alla comunicazione, all’impegno, alla gestione delle risorse fisiche, agli acquisti e agli altri elementi chiave per eseguire le operazioni senza intoppi.

Tra le funzioni necessarie che fanno parte di questo dominio troviamo la necessità di una valutazione continua dei processi.

La personalizzazione è un elemento importante in quanto quando si tratta di progetti il copia e incolla difficilmente funziona.

Secondo l’ultima edizione del Project Management Book of Knowledge, il lavoro del progetto include:

• Gestire il flusso di lavoro esistente oltre all’eventuale nuovo lavoro e modifiche;
• Mantenere alta la motivazione e concentrazione del team di progetto;
• Stabilire sistemi e processi di progetto efficienti;
• Comunicare con le parti interessate;
• Gestire le risorse fisiche, come materiali, attrezzature, forniture;
• Lavorare con fornitori per pianificare e gestire appalti e contratti;
• Monitorare le modifiche che possono influire sul progetto;
• Consentire l’apprendimento e il trasferimento delle conoscenze.

Vediamo questi punti più nel dettaglio:

Gestire il flusso di lavoro esistente

Il project manager e il team di progetto stabiliscono e riesaminano periodicamente i processi che il team sta seguendo.

La personalizzazione del processo può essere utilizzata per ottimizzare i lavori a seconda delle esigenze del progetto.

Oltre ad essere efficienti, i processi dovrebbero essere efficaci.  Questo significa che devono rispettare i requisiti di qualità, i regolamenti, gli standard e le politiche organizzative oltre a produrre il risultato desiderato.

Mantenere alta la motivazione e concentrazione del team di progetto

Ciò comporta la valutazione nel breve e lungo termine dei progressi verso gli obiettivi di consegna.

Questo significa assicurare il bilanciamento del carico di lavoro e la soddisfazione e motivazione dei dipendenti.

Comunicare con le parti interessate

La comunicazione può essere formale e informale, verbale e scritta. A seconda degli stakeholder possono essere usati canali di comunicazione e coinvolgimento differenti.

Le informazioni possono essere scambiate in riunioni, conversazioni, archivi elettronici, ecc. a seconda delle esigenze.

Gestire le risorse fisiche

Gli obiettivi dal punto di vista delle risorse fisiche sono:

• Ridurre o eliminare la movimentazione e lo stoccaggio dei materiali in loco;
• Eliminare i tempi di attesa per i materiali;
• Ridurre al minimo gli scarti e gli sprechi;
• Facilitare un ambiente di lavoro sicuro.

Lavorare con i fornitori

Molti progetti comportano una qualche forma di collaborazione con fornitori esterni. L’approvvigionamento può coprire tutto, dal materiale a strumenti, da manodopera a servizi specifici.

Le organizzazioni hanno di solito politiche e procedure rigorose quando si tratta di appalti e collaborazioni con fornitori. Queste identificano chi ha l’autorità per stipulare un contratto, i limiti di questa autorità e i processi e procedure che dovrebbero essere seguite.

Monitorare le modifiche

Ogni progetto inevitabilmente affronterà delle modifiche, più o meno importanti a seconda dei casi. Questi cambiamenti dovranno essere accompagnati dagli opportuni adattamenti per quanto riguarda il personale, le risorse, il budget, le tempistiche, ecc.

E’ il project manager a doversi occupare della gestione delle modifiche per guidare in maniera corretta il cambiamento.

Consentire l’apprendimento durante e dopo il progetto

Periodicamente e al termine del progetto, il team e gli stakeholders possono incontrarsi per discutere ciò che ha funzionato durante il lavoro e cosa si può migliorare in futuro.

Questi incontri retrospettivi danno vita alle cosiddette “lessons learned” o lezioni apprese che saranno utili per progetti successivi.

Interazione del project work performance domain con altri domini di prestazione

Tutti i domini di prestazione sono strettamente connessi l’uno con l’altro.

Il Project Work Performance Domain abilita e supporta la pianificazione, consegna e misurazione efficienti ed efficaci.

Inoltre, questo dominio supporta la navigazione nell’ incertezza, ambiguità e complessità e bilancia i loro impatti grazie all’integrazione con gli altri domini.

Interfacciare il Project Work Performance Domain con Twproject

Twproject può supportare in maniera notevole l’implementazione di tutte le attività descritte nel Project Work Performance Domain.

Permette di personalizzare i processi di lavoro, monitorare le attività e apportare modifiche in maniera efficiente.

Con l’uso di dashboard e report, contribuisce a mantenere alta la motivazione del team, bilanciando il carico di lavoro e monitorando le prestazioni del team.

Il software offre anche un sistema integrato di comunicazione che facilita lo scambio di informazioni tra i membri del team e con le altre parti interessate.

In termini di risorse fisiche, Twproject aiuta a tracciare l’uso delle risorse, minimizzare gli sprechi e ottimizzare l’utilizzo dei materiali. Permette anche una gestione efficace delle relazioni con i fornitori, il monitoraggio dei contratti e la tracciabilità delle consegne.

 Inoltre, fornisce strumenti utili per identificare e implementare rapidamente le modifiche necessarie ai progetti.

Infine, facilita l’apprendimento all’interno dell’organizzazione, permettendo di documentare e condividere facilmente le lezioni apprese.

L’uso di Twproject in combinazione con il Project Work Performance Domain può portare a una gestione dei progetti più efficace ed efficiente.

Utilizzando strumenti moderni e principi di gestione del progetto riconosciuti, i manager hanno la possibilità di ottimizzare i loro processi di lavoro, migliorare la comunicazione, gestire efficacemente le risorse e collaborare più efficientemente con i fornitori.

Un Business case è indispensabile ogni qualvolta un nuovo prodotto deve essere lanciato o un nuovo servizio deve essere creato.

Una volta preparato il business case dovrà essere presentato agli stakeholder, agli investitori, al supervisore, al direttore del dipartimento… In ogni caso, qualunque sia il pubblico, bisogna essere preparati per fare una buona impressione ed essere convincenti.

Oggi parliamo proprio di come costruire ed utilizzare un business case che sia in grado di convincere il pubblico di riferimento.

Che cos’è un business case?

In poche parole:

Un business case è il modo in cui si prova al cliente o agli stakeholder che il prodotto che si vuole realizzare è un buon investimento.

Il business case è tradizionalmente un documento che definisce il vantaggio principale di un progetto per giustificare la spesa dell’iniziativa.

Descrive spesso in che modo il progetto si allinea con gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Perché creare un business case?

La preparazione del business case consente di adottare un approccio disciplinato per esaminare criticamente le opportunità, le alternative, le fasi e l’investimento finanziario di un progetto. Tutto al fine di formulare una raccomandazione per la migliore linea d’azione da adottare per creare valore aziendale.

Un Business case ben strutturato aumenterà la percezione dei benefici e del valore del progetto e ridurrà quella dei rischi. Inoltre, creerà maggiori probabilità di ottenere supporto da parte degli investitori, sia interni all’organizzazione che esterni.

Un business case è necessario quando:

• Si vuole dimostrare il valore di un prodotto o servizio proposto per l’organizzazione;
• Si vuole ottenere l’approvazione degli investitori;
• Si deve decidere se esternalizzare una particolare funzione;
• Occorre riposizionare le operazioni commerciali e le strutture produttive;
• Si deve dare priorità ai progetti all’interno della propria organizzazione che competono per finanziamenti e risorse;
• È necessario assicurare i finanziamenti e le risorse finanziarie per attuare il progetto.

Lavorando bene e nel modo corretto ad un business case, si è in grado di presentare con competenza il progetto agli stakeholder la cui approvazione è indispensabile.

Il business case documentato fornirà sicurezza e un buon livello di certezza che la proposta considerata verrà approvata.

Se in azienda utilizzate un software di project management, è utile che questo documento venga poi allegato al progetto in modo da avere sempre ben chiari quali fossero i presupposti alla sua partenza. Noi usiamo Twproject, che permette di collegare ad ogni progetto tutta la sua documentazione, che essa sia su un servizio Online come Google Drive che su un file server interno.

Come scrivere, costruire ed utilizzare un business case

È necessario prendersi del tempo per scrivere un business case in grado di giustificare le spese del progetto. Esso dovrà identificare i benefici per il business in generale e dovrà essere in grado di sottolineare dove gli stakeholder potranno trarre profitto.

I seguenti 7 passaggi mostreranno come costruire ed utilizzare efficacemente un business case:

Passaggio 1: identificare il problema aziendale

I progetti non sono creati solamente per il bene del progetto in se per se, ma hanno anche obiettivi più ampi.

Solitamente, vengono avviati per risolvere uno specifico problema aziendale o creare un’opportunità di business, ma alla fine portano beneficio all’Azienda in quanto tale.

Pertanto, il primo compito quando si redige un business plan è capire quale sia il problema o l’opportunità “generale”, descriverla, scoprire da dove proviene e quindi individuare il tempo necessario per affrontarla.

Stimare i tempi di realizzazione di un’attività può essere un’impresa ardua. Se però, ad esempio, si pianifica utilizzando un buon diagramma di Gantt, che sia anche dinamico e integrabile con gli altri strumenti di monitoraggio, la strada è molto più in discesa.

Passaggio 2: identificare le soluzioni alternative

Come fare a sapere se il progetto che si sta intraprendendo è la migliore soluzione possibile al problema sopra definito? Naturalmente, scegliere la giusta soluzione è difficile.

Un modo per restringere il focus e rendere chiara la soluzione migliore è seguire questi sei passaggi che passano dall’esame di soluzioni alternative:

• Annotare le soluzioni alternative.
• Per ogni soluzione, quantificare i suoi benefici.
• Prevedere i costi coinvolti in ciascuna soluzione.
• Capire la fattibilità di ognuna.
• Discernere i rischi e i problemi associati a ciascuna soluzione.
• Documentare il tutto nel business case in modo da rendere chiara la soluzione preferita.

Passaggio 3: Individuare e raccomandare la soluzione preferita

Una volta classificate le soluzioni, è il momento di individuare e raccomandare quella preferita.

Un metodo che si può applicare è quello di assegnare un punteggio compreso tra 1 e 10 a seconda del rapporto costo/beneficio della soluzione.

Passaggio 4: Prevedere i rischi del progetto

Per prevedere i rischi del progetto, prima si deve prevedere quale potrebbe essere la portata del progetto. Fatto questo si può procedere alla previsione dei possibili rischi in cui è possibile incorrere in questo ambito.

Ecco le domande da porsi:

• Quale sarà l’obiettivo principale?
• Quanto ci vorrà per realizzarlo?
• Quali azioni sono incluse nel raggiungimento di questo obiettivo? E quali sono escluse?

Quando si parla di rischio, ci si chiederà invece:

• Quali sono i rischi evidenti di intraprendere questo progetto?
• Quali sono i rischi meno ovvi (come i costi opportunità)?
• Qual è il punto di assumersi questi rischi?
• Il vantaggio supera il costo?
• Quali sono i benefici intangibili?

Passaggio 5: stimare il budget e ricercare i fondi

Qui è dove si stimano i soldi necessari per portare a termine il lavoro legato al progetto.

È anche un buon momento in cui indicare da dove ci si aspetta che i fondi provengano: saranno raccolti? Presi in prestito? Donati o trasferiti nel budget?

Inoltre, bisogna rispondere alle seguenti domande:

• Quale somma di denaro verrà destinata a ciascuna delle risorse necessarie?
• Qual è l’intervallo che ci si può aspettare di attendere per pagare ogni risorsa?

Se si utilizza un software come Twproject, redigere un buon budget di progetto sarà estremamente più semplice.

Una volta inseriti i valori principali, il sistema farà il resto dei calcoli al posto tuo, differenziando tra costi stimati, pianificati e attuali. Aggiornerà il budget con il lavoro svolto dai dipendenti e con le spese accessorie, ti avviserà in caso di ritard o sforamenti.

Passaggio 6: Descrivere l’approccio di implementazione

A questo punto si è quindi identificato il problema aziendale – o l’opportunità – e come raggiungerlo. Ora è il momento di convincere gli stakeholder sulla bontà del progetto descrivendo il modo migliore per implementare il processo in modo da raggiungere gli obiettivi.

Qui, in poche parole, viene fatto un piano preliminare di progetto che includerà:

• Obiettivi, preferibilmente SMART
• Deliverables
• Ambito
• Fasi del progetto
• Compiti necessari in ogni fase
• Sistemi di comunicazione
• Dipendenze fra le risorse
• Budget

Chiaramente questa parte non ha bisogno di essere dettagliata e precisa per ora, ma dovrebbe essere comunque una bozza alquanto credibile e veritiera.

Passaggio 7: Il sommario esecutivo

Un sommario esecutivo è semplicemente un riassunto di una pagina di tutto ciò che si è analizzato finora.

Il modo più semplice per farlo è quello di fornire rapidi riepiloghi di:

• Problema
• Soluzione
• Costi
• Potenziale di ritorno
• Lasso di tempo
• Chi è coinvolto

Per rendere il sommario esecutivo il più chiaro e conciso possibile, si dovrebbe puntare a una media di una frase per ogni punto di cui sopra.

Per concludere, chiarendo gli obiettivi, identificando il valore che il progetto porterà e spiegando l’implementazione con chiarezza e sicurezza, si sarà già sulla buona strada per costruire un business case credibile.

Creare un documento come questo può essere complicato e richiedere il lavoro di più persone. Avere un software di project management come Twproject che vi aiuti a gestire tutte le fasi della stesura potrebbe fare la differenza.

Prova Twproject adesso, inizia a pianificare il tuo progetto dal documento di business fino al suo completo svolgimento.

Ti offriamo una prova gratuita di 15 giorni!

Dalla progettazione alla realizzazione, la gestione di progetti è forse la sfida più complessa per il project manager.

Tra la pianificazione, la coordinazione delle risorse e il monitoraggio dei progressi, il project manager si trova spesso a navigare in un mare di complessità, cercando di bilanciare una miriade di compiti e responsabilità.

In questo articolo analizzeremo i problemi più comuni che i project manager riscontrano nelle fasi di progettazione e realizzazione dei progetti e le possibili soluzioni da adottare.

Dalla progettazione alla realizzazione del progetto: 5 fasi chiave

La gestione di un progetto, dalla fase di progettazione fino alla sua realizzazione, può essere suddivisa in 5 fasi chiave:

1. Iniziazione: questa è la fase in cui si definisce il progetto. Si identifica il problema o l’opportunità, si definiscono gli obiettivi del progetto, si identificano gli stakeholder e si stima il costo e il tempo necessari per completare il progetto. Questa fase si conclude spesso con la creazione di un documento di avvio del progetto.

2. Pianificazione: durante la fase di pianificazione, si sviluppa un piano dettagliato del progetto. Questo include la definizione delle attività specifiche da svolgere, l’assegnazione delle risorse, la definizione dei tempi e la pianificazione dei rischi. Il risultato è un piano di progetto che guiderà il team durante l’esecuzione del progetto.

3. Esecuzione: questa è la fase in cui il lavoro del progetto viene effettivamente svolto. Il team del progetto esegue le attività definite nel piano del progetto, utilizzando le risorse assegnate. Durante questa fase, il project manager monitora il progresso del progetto e gestisce eventuali problemi o cambiamenti che possono sorgere.

4. Monitoraggio e controllo: durante questa fase, il project manager monitora il progresso del progetto rispetto al piano del progetto. Questo include il monitoraggio del tempo, del costo e della qualità del progetto, e la gestione di eventuali problemi o cambiamenti. Se necessario, il piano del progetto può essere aggiornato per riflettere i cambiamenti.

5. Chiusura: questa è l’ultima fase del progetto, in cui il progetto viene formalmente chiuso. Questo include la revisione del progetto, la documentazione dei risultati e delle lezioni apprese, e la comunicazione del successo del progetto agli stakeholder.

3 problemi comuni nella gestione dei progetti

 I project manager si trovano spesso a dover gestire una serie di problemi.

Analizziamo i più comuni:

1. Mancanza di una pianificazione efficace

Uno dei problemi più comuni che i project manager affrontano è la mancanza di una pianificazione efficace.

Un piano di progetto solido è fondamentale per garantire che tutte le attività siano coordinate e che il progetto sia completato nei tempi previsti.

Senza un piano adeguato, i progetti possono facilmente deragliare.

Ad esempio, se non si tiene conto di eventuali ritardi o imprevisti, si può finire per sottovalutare il tempo necessario per completare il progetto, portando a ritardi e costi aggiuntivi.

Inoltre, senza una pianificazione adeguata, può essere difficile stabilire priorità e assegnare risorse in modo efficace.

2. Coordinazione delle risorse

Un altro problema comune è la coordinazione delle risorse.

La mancanza di una coordinazione efficace delle risorse può portare a problemi di comunicazione e a malintesi all’interno del team.

Senza una visione chiara di chi sta facendo cosa, le risorse possono essere sprecate o mal utilizzate.

Ad esempio, potrebbe accadere che due membri del team stiano lavorando sulla stessa attività senza saperlo, causando così un doppio lavoro e uno spreco di risorse.

Allo stesso modo, senza una pianificazione e un monitoraggio adeguati, potrebbe accadere che le risorse vengano esaurite prima del completamento del progetto, con conseguente ritardo e aumento dei costi.

3. Mancanza di trasparenza nella gestione dei progetti

La mancanza di trasparenza è un problema significativo nella gestione dei progetti e può avere diverse implicazioni:

• Incomprensione dello stato del progetto: senza una visione chiara e aggiornata dello stato del progetto, i membri del team e gli stakeholder possono non comprendere appieno dove si trova il progetto o quali sono le prossime fasi. Questo può portare a confusione, ritardi e decisioni basate su informazioni incomplete o obsolete.
• Ritardi nel rilevamento dei problemi: se lo stato del progetto non è trasparente, i problemi possono passare inosservati fino a quando non diventano gravi. Ad esempio, se un progetto è in ritardo o oltre il budget, potrebbe non essere evidente fino a quando non è troppo tardi per intervenire efficacemente.
• Mancanza di responsabilità: la mancanza di trasparenza può anche portare a una mancanza di responsabilità. Se non è chiaro chi è responsabile di cosa, può essere difficile tenere le persone responsabili dei loro compiti e garantire che il lavoro venga fatto in modo tempestivo ed efficace.
• Fiducia ridotta: Infine, può erodere la fiducia all’interno del team e tra il team e gli stakeholder. Se le persone sentono che le informazioni vengono nascoste o che non hanno una visione completa di ciò che sta accadendo, possono iniziare a dubitare della gestione del progetto e della sua probabilità di successo.

Dalla progettazione alla realizzazione dei progetti con Twproject

Twproject è un software di project management che consente non solo di prevenire questi problemi, ma di gestire efficacemente tutte queste fasi.

Fornisce gli strumenti necessari per pianificare, eseguire, monitorare e chiudere i progetti in modo efficace.

Alcuni di questi:

1. Pianificazione efficace: Twproject offre strumenti di pianificazione del progetto che aiutano a creare piani di progetto dettagliati e realistici. Questi strumenti possono aiutare a prevenire problemi come la sottovalutazione del tempo e delle risorse necessarie, garantendo che il progetto sia ben pianificato dall’inizio.
2. Gestione delle risorse: consente di assegnare e monitorare le risorse in modo efficace. Questo può aiutare a prevenire problemi come l’assegnazione inefficace delle risorse e l’utilizzo inefficace delle stesse. Inoltre, offre una visione chiara delle risorse disponibili e di come vengono utilizzate, facilitando la pianificazione e la presa di decisioni.
3. Trasparenza: Twproject contente di avere tutto sotto controllo grazie alla dashboard che permette di avere una visione chiara e aggiornata dello stato del progetto. Questo può aiutare a prevenire problemi come la mancanza di comprensione dello stato del progetto, i ritardi nel rilevamento dei problemi e la mancanza di responsabilità.
4. Reportistica: le funzionalità di reportistica sono essenziali per raccogliere e presentare i dati del progetto in modo efficace. Questi report possono essere utilizzati per comunicare lo stato del progetto agli stakeholder, per prendere decisioni informate e per migliorare continuamente i processi di gestione del progetto.

Vantaggi dell’utilizzo di un unico software come Twproject

• Tracciabilità completa: Twproject offre una visione completa del progetto, facilitando il monitoraggio e la gestione.

• Efficienza: automatizza molti processi manuali, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

• Collaborazione migliorata: facilita la collaborazione tra i membri del team, migliorando l’efficienza e la qualità del lavoro.

• Personalizzazione: può essere personalizzato per adattarsi alle specifiche esigenze del progetto e dell’organizzazione.

In conclusione, come visto in questo articolo la gestione di progetti nel settore manifatturiero può essere complessa e piena di sfide.

Utilizzando un software integrato come Twproject, i Project Manager possono affrontare queste sfide in modo più efficace, garantendo che i progetti vengano completati con successo, nel rispetto dei tempi e del budget.

La chiave, non ci stancheremo mai di ripeterlo, è comprendere appieno le funzionalità del software e come possono essere sfruttate per le specifiche esigenze del progetto.

Perché con Twproject non è l’azienda che si adegua al software ma il software che supporta l’Azienda!

Un software di gestione del lavoro per l’ottimizzazione dei progetti: questa è la chiave per un’efficace gestione del lavoro in un’epoca in cui la digitalizzazione sta trasformando il modo in cui le aziende operano.

La gestione efficace dei progetti è diventata un elemento chiave per il successo di qualsiasi azienda.

Un software di gestione del lavoro può essere un alleato prezioso in questo senso, offrendo strumenti per organizzare, monitorare e ottimizzare i progetti in modo efficiente.

In questo articolo esploreremo l’esperienza di Cepi Silos che ha abbandonato l’Excel e ha rivoluzionato la gestione dei progetti con Twproject.

L’importanza di un software di gestione del lavoro

La gestione del lavoro è un aspetto cruciale per qualsiasi azienda. Si tratta di organizzare e coordinare le attività per garantire che i progetti vengano completati in modo efficiente e tempestivo. Questo può includere la pianificazione delle attività, l’assegnazione delle risorse, il monitoraggio del progresso e l’analisi dei risultati.

Un efficace sistema di gestione del lavoro può portare a una serie di benefici: può migliorare la produttività, ridurre i costi, migliorare la qualità del lavoro e aumentare la soddisfazione del cliente.

Tuttavia, la gestione del lavoro può essere una sfida, soprattutto per le grandi aziende con numerosi progetti e membri del team.

Un software di project management può essere particolarmente utile per le grandi aziende. Può aiutare a gestire numerosi progetti e membri del team, fornendo una visione d’insieme del lavoro e facilitando la comunicazione e la collaborazione. Inoltre, può aiutare a identificare e risolvere i problemi in modo tempestivo, migliorando l’efficienza e la qualità del lavoro.

Vediamo il caso dell’azienda Cepi Silos.

L’esperienza di Cepi Silos nella gestione dei progetti

 Cepi Silos è un’azienda specializzata nella progettazione, costruzione e installazione di impianti industriali completi per lo stoccaggio, il trasporto e il dosaggio delle materie prime, con un sistema automatizzato e tecnologie avanzate per ottimizzare l’intero processo produttivo nel settore alimentare.

Prima di adottare Twproject, Cepi Silos utilizzava Excel per gestire i progetti. Questo comportava limitazioni e sfide:

– Difficoltà nell’ottimizzare il carico di lavoro sulle commesse in corso e future: l’allocazione delle risorse e delle ore di lavoro non era pianificata in modo efficiente, rendendo difficile coordinare e organizzare le risorse in modo appropriato.

– Rendicontazione delle ore lavorate: la registrazione delle ore lavorate sulle commesse era un processo faticoso e poco puntuale. Il sistema utilizzato precedentemente non permetteva un inserimento semplice e preciso delle ore, causando problemi di completezza e precisione dei dati.

– Perdita di informazioni tra dipartimenti: la comunicazione tra i diversi dipartimenti dell’azienda non era efficiente, e spesso si verificava la perdita di informazioni importanti tra i reparti. Questo poteva portare a ritardi nelle attività e alla mancata considerazione di considerazioni o richieste da parte dei reparti successivi nel processo di progettazione e produzione.

Senza una visione d’insieme tra i project manager e i responsabili tecnici. Questa dispersione di informazioni e la mancanza di una piattaforma centralizzata rendevano difficile la collaborazione e il monitoraggio efficace dei progetti.

Twproject: un software di gestione del lavoro rivoluzionario

L’adozione di Twproject da parte di Cepi Silos ha portato numerosi benefici, tra cui:

Gestione dei progetti migliorata: visione sempre aggiornata dell’avanzamento del progetto, che facilita la condivisione delle scadenze tra i membri del team senza dispendio di energia.

Ottimizzazione del carico di lavoro: organizzare le risorse per dipartimenti o reparti e ottenere una visione dettagliata del carico di lavoro. Questo ha permesso una gestione ottimale del carico di gruppi di risorse.

Pianificazione personalizzata: creazione di una pianificazione personalizzata per l’allocazione delle risorse umane e delle ore di lavoro durante il progetto. Questo aiuta l’azienda a ottimizzare ulteriormente l’uso delle risorse disponibili.

Miglioramento della collaborazione: Twproject non è solo un software di gestione del lavoro, ma anche un potente strumento per il lavoro collaborativo. Ha permesso ai membri del team di condividere informazioni, coordinare attività e comunicare in modo efficace, migliorando la collaborazione tra i dipartimenti e prevenendo la perdita di informazioni.

Gestione del tempo efficace: monitoraggio preciso delle ore lavorate sulle commesse, permettendo all’azienda di ottimizzare i processi e di migliorare l’efficienza operativa.

 

L’esperienza di Cepi Silos con Twproject dimostra come un software di gestione del lavoro può rivoluzionare la gestione dei progetti.

Che si tratti di coordinare i membri del proprio team, tenere traccia delle ore lavorate o monitorare i progressi in tempo reale, Twproject è lo strumento di gestione progetti che offre tutte le funzionalità necessarie per gestire efficacemente il lavoro. 

Per assicurare il successo di un progetto è necessario che i Project Manager sappiano come scomporre il progetto e, di conseguenza, strutturare una WBS: qui troverai alcuni utili esempi.

WBS è la sigla di Work Breakdown Structure, che tradotto in italiano significa struttura di suddivisione del lavoro.

La WBS è ampiamente utilizzata dai project manager professionisti per rappresentare l’ambito del progetto, o project scope e i risultati in modo gerarchico.

In genere, la creazione di una struttura di suddivisione del lavoro è uno dei primi passi nella pianificazione di un progetto.

Per i project manager principianti, a volte, la WBS può creare confusione ed essere difficile da gestire, ma è bene che prendano presto confidenza con questa operazione perché è la chiave del successo soprattutto di progetti complessi.

La Work Breakdown Structure, infatti viene utilizzata per rendere più gestibili i progetti complessi. In sostanza la WBS è progettata per aiutare a suddividere un progetto in blocchi gestibili che possono essere stimati e controllati in modo efficace.

Come scomporre un progetto: perché si utilizza una WBS?

Ovviamente, un mero elenco delle attività e delle persone che seguiranno il progetto, non è sufficiente per suddividere chiaramente il progetto in componenti più piccoli.

Pertanto, l’utilizzo di una struttura di suddivisione del lavoro offre una visione chiara dell’ambito di lavoro del progetto.

In un programma di lavoro, le attività sono raggruppate sotto determinati livelli di scomposizione.

Ad esempio, in un programma di progetto di costruzione, le attività di cablaggio elettrico sono raggruppate nel livello dedicato all’impianto elettrico, mentre le attività di tubazioni sono raggruppate nel livello dedicato ai lavori meccanici.

La WBS permette quindi di migliorare la qualità della pianificazione, tracciabilità e reportistica ed è per questo che la si utilizza.

È da tenere presente però, che la WBS descrive i risultati finali e i gruppi di attività, non le attività in dettaglio.

In breve, la creazione di una WBS offre grandi vantaggi per:

• Definire un’accurata organizzazione del progetto
• Aiutare ad assegnare le responsabilità
• Mostrare i punti di controllo e le pietre miliari del progetto
• Consentire una stima più accurata di costi, rischi e tempi
• Aiutare a spiegare l’ambito del progetto alle parti interessate

Come scomporre un progetto correttamente

Per iniziare, il project manager e gli esperti in materia determinano i principali risultati finali per il progetto.

Una volta determinati, si può iniziare a decomporre questi risultati, suddividendoli in blocchi di lavoro a mano a mano più piccoli.

Ma quanto piccoli? Ciò varia in base al tipo di progetto e allo stile di gestione, ma una sorta di regola dovrebbe essere stabilita per determinare le dimensioni e la portata dei blocchi di lavoro più piccoli.

Ad esempio, potrebbe essere scelta la regola delle due settimane, in cui nessun tassello/attività è più piccola di due settimane di lavoro richieste per il completamento.

Oppure, è possibile usare la regola 8/80, dove nessun blocco richiederebbe meno di 8 ore o più di 80 ore per essere completato.

Determinare queste regole per la dimensione dei blocchi può richiedere un po’ di pratica, ma queste rendono la WBS sicuramente più facile da usare e da strutturare.

Per quanto riguarda il formato scelto per la progettazione della WBS, alcuni project manager preferiscono creare tabelle o elenchi, ma la maggior parte usa la grafica per visualizzare i componenti del progetto, come ad esempio una struttura ad albero gerarchico o un diagramma.

Noi di Twproject utilizziamo l’editor di progetto, che ci permette di creare la WBS in pochi click. La WBS così strutturata integra tutte le informazioni di progetto, mostrando lo stato delle fasi e le eventuali criticità.

Come si semplifica un progetto: alcuni esempi di WBS

Il diagramma WBS inizia con una singola casella o un altro elemento grafico, solitamente posizionato in alto, che va a rappresentare l’intero progetto.

Il progetto viene quindi suddiviso in componenti principali con attività o elementi correlati elencati sotto di essi.

In generale, i componenti superiori sono i risultati finali, mentre gli elementi di livello inferiore sono le attività che portano a creare i risultati finali.

Ecco alcuni semplici esempi di WBS:

Creazione di un computer:

supponiamo che la tua organizzazione abbia intenzione di iniziare a sviluppare e creare un computer.

Per velocizzare il lavoro e far partire il progetto, è possibile assegnare specifici team ai diversi aspetti della costruzione del computer, come mostrato nel diagramma di seguito.

In questo modo, un team potrebbe lavorare sulla configurazione del telaio mentre un altro team si dedicherà alla protezione dei componenti.

Creazione di un gioco per computer:

Pensiamo ora ad esempio, che la tua organizzazione voglia gestire un progetto dedicato ad un software, nello specifico la creazione di un gioco per computer.

Per essere i primi ad immettere sul mercato il gioco in questione, è necessario assegnare a squadre specifiche i diversi aspetti della scrittura, del disegno e della costruzione del gioco, come mostrato nel diagramma in seguito.

Progetto di costruzione:

Il comodo formato di una Work Breakdown Structure consente di utilizzarlo per qualsiasi tipo di progetto e, per questo, è utile anche nel caso di un progetto di costruzione.

Questo esempio di struttura di suddivisione del lavoro mostra che tutti gli elementi sono elencati nei vari livelli della WBS.

I livelli più bassi della struttura mostrano i risultati del progetto. Compiti e attività saranno raggruppati sotto questi livelli più bassi.

Il livello 1 è il progetto complessivo. Il livello 2 rappresenta le fasi principali del progetto. Il livello 3 mostra i principali risultati finali, mentre il livello 4 rappresenta i risultati minori.

La costruzione di un’efficace struttura di suddivisione del lavoro di un progetto può, a lungo termine, determinare il successo di quel progetto.

Guarda come impostare i tuoi progetti con Twproject e con esempi di WBS

Come abbiamo visto in questi esempi di WBS, questa è alla base della pianificazione del progetto, e permette di gestire al meglio la stima dei costi, la pianificazione e l’allocazione delle risorse, per non parlare della gestione dei rischi.

La WBS sarà uno dei primi documenti da creare nel ciclo di vita della gestione del progetto. Infatti, la struttura di suddivisione del lavoro nasce già dalla carta del progetto e definisce la gerarchia dei risultati finali.

La WBS fornisce in ultima analisi una presentazione visiva del progetto, organizzandone graficamente i risultati. In Twproject questa visione d’insieme è particolarmente rilevante: potrai avere una visualizzazione unificata della struttura fondamentale del progetto, ossia di tutto ciò che occorre al suo completamento.

Twproject è lo strumento che ti supporta nella creazione di tutti gli elementi chiave del project planning, a partire dalla WBS, e che e ti seguirà per tutto lo svolgimento del progetto, aiutandoti con molti strumenti indispensabili per la tua attività.

Fai una prova gratuita: per qualsiasi dubbio potrai rivolgerti al nostro team di supporto.

Buon lavoro, facci sapere qual è stata la tua esperienza.

Preparare un progetto con il Gantt è un passo fondamentale per garantire una pianificazione efficiente e una gestione ottimale delle attività.

Attraverso l’utilizzo di questo strumento visuale, è possibile organizzare, assegnare e monitorare le attività, consentendo un controllo preciso e una migliore allocazione delle risorse.

In questo articolo, esploreremo come preparare un progetto utilizzando il Gantt e come sfruttare al meglio le sue potenzialità.

6 fasi per preparare un progetto

1.    Analisi

Il primo passo nella preparazione di un progetto è comprendere il contesto in cui si inserisce.

Durante questa fase preliminare, è necessario condurre un’analisi approfondita del contesto in cui il progetto si inserisce.

Ciò implica esaminare attentamente l’ambiente circostante, inclusi i requisiti del cliente, le risorse disponibili, le limitazioni temporali e i vincoli tecnici. Oltre a questo, è fondamentale riconoscere e anticipare i rischi potenziali.

L’obiettivo principale dell’analisi del contesto è ottenere una comprensione chiara delle esigenze e delle aspettative dei soggetti coinvolti nel progetto.

Questo coinvolge il dialogo attivo con il cliente, il team di progetto e altre parti interessate rilevanti.

Durante le discussioni e le interviste, è importante porre domande mirate per raccogliere informazioni chiave sulle necessità, i desideri e le restrizioni del progetto.

Oltre a comprendere le esigenze del progetto, l’analisi del contesto aiuta anche a identificare e valutare i rischi potenziali.

Questo consente di prevedere le sfide e le possibili complicazioni che potrebbero sorgere durante l’esecuzione del progetto. Ad esempio, potrebbero esserci vincoli finanziari, limitazioni tecnologiche o problemi legati alle risorse umane.

L’individuazione tempestiva di tali rischi consente al project manager di pianificare adeguatamente le azioni di mitigazione e di evitare imprevisti lungo il percorso.

Durante l’analisi del contesto, è anche importante raccogliere informazioni dettagliate sulla disponibilità delle risorse necessarie per il progetto.

Ciò include la valutazione delle competenze e delle capacità del team di progetto, nonché l’identificazione delle risorse materiali e finanziarie necessarie per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Queste informazioni saranno utili nella fase successiva di definizione delle attività e nella pianificazione dei tempi.

2.    Identificazione dei tipi di progetti

Per ogni progetto, la chiarezza è la chiave del successo.

Esistono diversi tipi di progetti, ognuno con le sue peculiarità e le sue necessità.

Per la realizzazione del progetto, è fondamentale identificare correttamente il tipo di progetto a cui si sta lavorando.

Ad esempio, potrebbe trattarsi di un progetto di sviluppo software o di costruzione edile o di un progetto di marketing.

Comprendere il tipo di progetto aiuta a definire le attività e le risorse necessarie per il suo successo.

La prima cosa da fare è, quindi, presentare il progetto in modo chiaro.

Questo implica una descrizione accurata degli obiettivi del progetto, delle attività coinvolte e delle risorse necessarie.

Una buona presentazione del progetto aiuta a ottenere il supporto e l’approvazione delle parti interessate e a creare una base solida per la sua realizzazione.

3.    Definizione degli obiettivi del progetto

 Una volta compreso il contesto e identificato il tipo di progetto, il passo successivo è la definizione degli obiettivi. Questi devono essere chiari, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo, seguendo il criterio SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Il Project Manager deve lavorare a stretto contatto con le parti interessate per assicurarsi che gli obiettivi siano allineati con le aspettative e le esigenze di tutti. Una volta stabiliti gli obiettivi, questi diventano la bussola che guida tutte le decisioni e le azioni future.

4.    Pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto è una fase cruciale che include la definizione di task specifici, l’allocazione delle risorse e la determinazione dei tempi di consegna.

Un buon strumento di gestione dei progetti, come Twproject, può facilitare questa fase fornendo funzionalità che aiutano nella creazione e gestione del piano di progetto.

Durante la pianificazione, il Project Manager deve considerare vari fattori, tra cui il budget, le scadenze, le competenze del team, i rischi potenziali e le aspettative dei clienti.

La pianificazione deve essere flessibile e adattabile, poiché le circostanze possono cambiare durante il ciclo di vita del progetto.

5.    Monitoraggio e controllo del progetto

Il monitoraggio del progresso del progetto e il controllo delle sue variabili sono essenziali per assicurarsi che tutto proceda secondo il piano.

L’uso di un software di gestione dei progetti come Twproject, con le sue funzionalità di reportistica e di tracciabilità, può semplificare enormemente questa fase.

Il Project Manager può utilizzare questi strumenti per monitorare l’andamento del progetto, identificare i problemi prima che diventino critici e apportare le modifiche necessarie in tempo.

6.    Chiusura del progetto

Infine, una buona progettazione deve avere una chiusura ben definita. Questo include l’analisi dei risultati ottenuti, il confronto con gli obiettivi iniziali e l’identificazione dei punti di forza e di miglioramento.

In questa fase, è importante anche riconoscere il contributo di tutti i membri del team e celebrare il successo ottenuto.

Come preparare un progetto: il diagramma di Gantt con Twproject

Dopo aver definito gli obiettivi del progetto e le attività coinvolte, è possibile procedere alla creazione del diagramma di Gantt.  

Il diagramma visualizza le attività del progetto lungo un asse temporale, consentendo al project manager di avere una visione chiara delle dipendenze tra le attività, delle durate previste e delle scadenze.

Questo può essere creato utilizzando software di project management appositamente progettati, come Twproject, che semplifica la creazione e la gestione di questi diagrammi.

Creare il diagramma di Gantt con Twproject è infatti semplice ed intuitivo.

Quest’ultimo fornisce una visualizzazione chiara e dettagliata delle attività, con le rispettive barre orizzontali che rappresentano la durata prevista di ciascuna attività. Inoltre, è possibile personalizzare il Gantt secondo le proprie esigenze, includendo informazioni aggiuntive come le risorse assegnate a ciascuna attività, le milestone o i vincoli temporali.

Se si verificano modifiche nella pianificazione o nel progresso delle attività, è possibile apportare le modifiche necessarie direttamente nel diagramma.

Le dipendenze tra le attività vengono gestite automaticamente da Twproject, che adatta il diagramma di Gantt di conseguenza. Questo rende la gestione delle modifiche e degli aggiornamenti più efficiente e veloce.

Inoltre, il software offre la possibilità di condividere il lavoro con il team di progetto o con le parti interessate.

È possibile, infatti, esportare il diagramma in diversi formati per facilitare la comunicazione e la condivisione delle informazioni.

In questo modo, tutti i membri del team possono avere una visione chiara e condivisa delle attività e dei tempi di esecuzione del progetto.

Analizza le dipendenze tra le attività con il Diagramma di Gantt

Non limitarti a dipendenze sequenziali; esplora anche le dipendenze di inizio-inizio, fine-fine e altre per rappresentare relazioni complesse tra le attività

Esistono diverse tipologie di relazioni tra le attività di un progetto.

• la cosiddetta classica Finish to start (FS) prevede che l’attività A debba finire prima che l’attività B cominci, o in altre parole che l’attività B non possa iniziare prima che A sia conclusa.

• La relazione Finish to finish (FF) implica che l’attività B non possa finire prima che sia finita anche A. Questa relazione è comune in scenari in cui l’attività B dipende dal completamento dell’attività A, come nel caso della scrittura di un libro, in cui l’attività B rappresenta il completamento dell’intero libro e l’attività A è la scrittura dell’ultimo capitolo.

• Start to start (SS), in cui un’attività non può iniziare prima che un’altra attività sia a sua volta iniziata. Ad esempio, l’attività di project management di un progetto non può cominciare prima dell’inizio del progetto stesso.

• Infine, c’è la tipologia di relazione chiamata Start to finish (SF), in cui l’attività A deve iniziare prima che B finisca. Questa relazione può essere complessa da comprendere e si applica solo in determinati contesti. Ad esempio, in un impianto di produzione con turni di lavoro, il turno successivo (B) non può finire finché non è iniziato il turno iniziale (A) per garantire un monitoraggio continuo dei macchinari.

In Twproject, dopo aver creato la dipendenza tra due fasi, è possibile modificare il valore di default rappresentato dalla dipendenza FS e selezionare un altro tipo di relazione. Questo amplia le possibilità di gestione delle dipendenze e permette ai project manager di adattarsi meglio alle esigenze specifiche del loro progetto.

Lavora sulla elasticità delle dipendenze e la flessibilità nella pianificazione di un progetto

L’elasticità delle dipendenze è un fattore chiave da considerare nello sviluppo di un progetto con il Gantt.

In molti software l’assegnazione di una dipendenza implica un susseguirsi lineare di attività, senza sovrapposizioni o tempi vuoti.

Tuttavia, nel mondo reale, le fasi di un progetto non sempre si susseguono in modo rigido.

Twproject ha introdotto la possibilità di gestire liberamente questa elasticità.

Quando si inserisce una dipendenza, questa viene salvata inizialmente con la tipologia FS hard di default. Tuttavia, è possibile convertire questa dipendenza “rigida” in una dipendenza “elastica” con qualsiasi tipo di relazione.

Ciò significa che due attività interdipendenti possono non essere cronologicamente consecutive, lasciando spazi vuoti tra di loro o sovrapponendosi per un certo periodo, purché venga rispettata la logica della dipendenza scelta.

Questa elasticità offre maggiore flessibilità nell’azione sulle date di fine delle fasi di progetto, senza necessariamente comportare uno slittamento delle fasi successive.

Ad esempio, consideriamo un albero di progetto in cui è assegnato un Project Manager (PM) per l’intero progetto e un PM specifico per ogni fase, come l’analisi (PMA), la progettazione (PMG) e la produzione (PMD).

Utilizzando le dipendenze elastiche, il PM può definire una durata totale del progetto e assegnare alle fasi una durata specifica. Questo consente ai PM delle singole fasi di avere maggiore libertà di azione nella gestione delle date di inizio e fine delle loro fasi senza interferire con le date complessive del progetto.

Implementa una certa flessibilità temporale nel Gantt di progetto

• Buffer Temporali: inserisci dei buffer temporali tra le fasi chiave per assorbire eventuali ritardi senza influenzare le scadenze globali.
• Revisione Periodica: pianifica delle revisioni periodiche del Gantt per assicurarti che rifletta sempre la realtà del progetto.

Crea accessi selettivi al Gantt di progetto

Lavorare con il Gantt è fantastico ma a volte i componenti del team possono perdersi nei grafici. Per aiutare l’intero team a concentrarsi su ciò che è di pertinenza utilizza le funzioni di Twproject per concedere accessi selettivi al Gantt, in modo che ogni membro del team possa vedere solo ciò che è pertinente al suo ruolo.

Crea viste personalizzate e gioca con i colori

· Viste Personalizzate: crea viste personalizzate del Gantt per diversi stakeholder, evidenziando le informazioni più rilevanti per ciascuno.

·  Utilizzo di simboli e colori: usa simboli e colori per rendere il Gantt più leggibile e per evidenziare le informazioni chiave.

Identifica i rischi e prepara piani di contingenza

· Identificazione dei rischi: utilizza il Gantt per identificare potenziali rischi, come sovrapposizioni o conflitti di risorse.

· Piani di contingenza: prepara piani di contingenza per gli eventi critici e rappresentali nel Gantt, in modo da poter agire rapidamente se necessario.

Documenta e archivia le evoluzioni del progetto e del Gantt

· Documentazione delle decisioni: documenta le decisioni chiave e i cambiamenti nel Gantt, in modo da avere un registro storico.

· Archiviazione delle versioni: salva e archivia le versioni chiave del Gantt per future referenze o analisi post-progetto.

Hai visto quante cose puoi fare con un Gantt nella preparazione di un progetto?

Certo la preparazione di un progetto con il Gantt è un processo che richiede una impostazione chiave degli elementi, una buona pianificazione, la definizione chiara degli obiettivi e la corretta identificazione delle attività e delle dipendenze.

Utilizzando strumenti come Twproject e il diagramma di Gantt, i project manager possono gestire efficacemente i progetti, ottenere risultati di successo e rispettare i tempi stabiliti.

Il ciclo di vita e l’approccio allo sviluppo giocano un ruolo strategico nel Performance Domain.

L’obiettivo, così come descritto nel PMBOK 7, è quello di determinare il ritmo adeguato con cui condurre le attività di un progetto per creare valore.

Si parte da un concetto chiave: ogni progetto è unico, non esiste un singolo approccio allo sviluppo che possa essere applicabile a qualsiasi pianificazione.

In questo articolo abbiamo scelto di approfondire l’argomento e comprenderne appieno gli sviluppi sui nostri progetti aziendali.

Che cosa si intende con approccio allo sviluppo e dominio delle prestazioni del ciclo di vita?

Il Development Approach & Life Cycle Performance Domain descritto nell’ultima edizione del PMBOK, fa riferimento alla gestione di tutte le fasi del ciclo di vita di un progetto, dall’inizio alla fine.

Grazie a questo approccio si può massimizzare il valore di un progetto includendo:

• la definizione degli obiettivi;
• la pianificazione delle attività;
• la gestione delle risorse
• il monitoraggio dei progressi

Assicurarsi che il progetto soddisfi gli standard di qualità, tempistiche e costi: è questo l’obiettivo ultimo del presente Perfomance Domain.

Approccio allo sviluppo e dominio delle prestazioni del ciclo di vita: le componenti

Perché questo dominio possa essere eseguito effettivamente in modo strategico, e possa dare concretamente risultati, è fondamentale incrociare tre componenti chiave:

• I deliverable di Progetto e la relativa frequenza di consegna
• La scelta dello sviluppo del progetto con i relativi approcci
• La definizione del ciclo di vita del prodotto

Partendo dal deliverable di progetto e dalla cadenza di consegna si determina l’approccio e le fasi da seguire.

Deliverable e consegne di progetto

Le consegne dipendono dalla natura del progetto, dalle preferenze dell’utente finale e dalle esigenze dell’ambito.

Queste sono divise in:

• Consegna singola: la distribuzione di un prodotto o servizio in un’unica occasione; solitamente al termine del progetto. L’esempio classico è la vendita di un prodotto al cliente finale.
• Consegne multiple: un progetto potrebbe avere più componenti che vengono consegnate durante momenti diversi, non necessariamente in periodi di tempo regolari. Questo accade soprattutto in progetti di software.
• Consegne periodiche: simili alle consegne multiple, ma che seguono un programma di consegna fisso e regolare. Ad esempio, un giornale che viene pubblicato settimanalmente o una newsletter mensile.

Approcci allo sviluppo: i più comuni per il PMBok 7

Gli approcci allo sviluppo di un progetto possono variare a seconda della natura del progetto, delle sue esigenze e delle sue sfide.

Ecco alcuni degli approcci più comuni, identificati anche dal PMBok 7 tra i più diffusi:

1. Approccio predittivo: questo approccio, noto anche come approccio a cascata, prevede una pianificazione dettagliata all’inizio del progetto. Si utilizza quando ambito, costi, risorse, rischi possono essere ben definiti già nelle prime fasi di un progetto. In questo caso il livello di incertezza è minimo poiché il ciclo di vita è sostanzialmente stabile. Di conseguenza anche la pianificazione rimane orientativamente identica durante l’intero arco di vita del progetto.

2. Approccio adattivo: questo approccio è flessibile e permette di adattarsi ai cambi del ciclo di vita di un progetto. Viene utilizzato quando i requisiti di progetto sono soggetti ad un elevato livello di incertezza e volatilità. Si raccolgono ripetutamente i feedback di utenti e stakeholder nel corso dell’intero ciclo di vita del progetto  al fine di adattare e perfezionare la strategia di sviluppo.

3.    Approccio ibrido: questo approccio combina parte di elementi predittivi e adattivi visti in precedenza. Si utilizza questo approccio laddove i livelli di incertezza intorno ai requisiti di progetto siano evidenti. La combinazione di entrambi gli sviluppi – iterativo o incrementale – è utile laddove sia necessario studiare e valutare le diverse opzioni.

Tabella: Tipologie di Approcci allo sviluppo e plus primario

Approccio	Descrizione
Predittivo	Pianificazione dettagliata all’inizio del progetto
Adattivo	Flessibilità e adattamento ai cambiamenti
Ibrido	Combinazione di elementi predittivi e adattivi

Fasi del ciclo di vita del progetto: alcuni esempi

Il ciclo di vita del progetto descrive le fasi attraverso le quali un progetto passa dalla sua iniziazione alla sua chiusura. Il tipo e il numero di fasi del progetto dipendono da molte variabili, tra cui il ritmo di consegna e l’approccio allo sviluppo.

Ecco alcuni esempi di fasi in un ciclo di vita del progetto:

• Fattibilità: questa fase determina se il caso aziendale è valido e se l’organizzazione ha la capacità di fornire il risultato previsto.

• Progettazione: la pianificazione e l’analisi portano alla progettazione del risultato del progetto che sarà sviluppato.

• Costruzione: viene condotta la costruzione del risultato con attività integrate di assicurazione della qualità.

• Test: la revisione finale della qualità e l’ispezione dei risultati vengono effettuate prima della transizione, dell’attivazione o dell’accettazione da parte del cliente.

• Implementazione: i risultati del progetto vengono messi in uso e vengono completate le attività di transizione necessarie per la sostenibilità, la realizzazione dei benefici e la gestione del cambiamento organizzativo.

• Chiusura: il progetto viene chiuso, le conoscenze e gli artefatti del progetto vengono archiviati, i membri del team del progetto vengono rilasciati e i contratti vengono chiusi.

Il dominio di performance nel PMBOK7 e l’approccio allo sviluppo e al ciclo di vita del progetto sono concetti fondamentali nella gestione dei progetti.

La scelta dell’approccio giusto può avere un impatto significativo sul successo del progetto.

Approccio allo sviluppo e ciclo di vita del progetto: interazioni possibili

Quale approccio scegliere per lo sviluppo? Le interazioni possibili sono differenti. Vista la forte correlazione tra ciclo di vita del progetto e approcci, abbiamo pensato di creare una tabella che potesse evidenziare come cambia l’esecuzione dei differenti approcci in funzione delle fasi del ciclo di vita del progetto.

Tabella di confronto tra approcci allo sviluppo e ciclo di vita del progetto

Development Approach & Life Cycle performance domain: le interazioni con gli altri domini

Tutti i Performane Domain descritti nel PmBOK 7 sono intrinsecamente collegati l’uno con l’altro.

La pianificazione è strettamente influenzata dal tipo di approccio scelto e dal ciclo di vita del progetto che ne consegue.

Questo dominio contribuisce alla definizione di obiettivi chiari, pianificazione delle attività e integrazione delle diverse fasi del progetto.

Inoltre, implica il monitoraggio costante delle prestazioni ed eventuali correzioni o adeguamenti necessari.

Rilascio delle deliverable, pianificazione, team, e Stakeholder, misurazioni e incertezze fanno tutti parte dell’approccio allo sviluppo e dominio delle prestazioni del ciclo di vita.

A seconda di ciò che accade in ogni singolo dominio, l’approccio verrà calibrato diversamente e viceversa.

Il Development Approach & Life Cycle Performance Domain è una componente cruciale per garantire il successo di un progetto.

Questo dominio contribuisce a massimizzare il valore del progetto e a raggiungere gli obiettivi prefissati anche grazie a

• una pianificazione attenta,
• una gestione delle risorse efficace,
• un controllo delle prestazioni
• un coinvolgimento attivo degli stakeholder

Inoltre, promuove un approccio integrato e coerente alla gestione del progetto, garantendo una migliore comprensione delle prestazioni desiderate e consentendo una rapida identificazione e risoluzione dei problemi.

Va comunque fatta una precisazione: questo tipo di approccio richiede una combinazione di competenze tecniche, gestionali e relazionali da parte del project manager.

L’implementazione è decisamente più complessa, ma ne vale sicuramente la pena per ottenere risultati di successo.

Chi può darti il giusto supporto in questa attività?

Twproject è lo strumento che ti aiuta a definire e pianificare le attività all’interno del tuo progetto, adattandosi e suggerendoti l’approccio da seguire.

Con questo strumento avrai sempre una vista completa sul tuo progetto, potrai pianificare in anticipo e seguirne l’andamento di ogni suo aspetto durante lo svolgimento, identificando le situazioni critiche ed evitando eventuali colli di bottiglia.

Infatti Twproject ti invia notifiche in caso di ritardi, sovraccarichi, compiti scaduti, team in overbooking, e altre informazioni a ogni livello di progetto.

Le aziende che si affidano a Twproject riescono a pianificare i progetti in modo eccellente e trasparente, migliorando l’efficienza del team e massimizzando la produttività complessiva.

Fai una prova gratuita di 15 giorni e tieni sotto controllo ogni fase del ciclo di vita dei tuoi progetti!

La gestione dei progetti di auditing è una sfida complessa per le aziende e le organizzazioni pubbliche.

La necessità di monitorare e controllare i processi interni, garantire la conformità normativa e creare report accurati richiede strumenti e metodologie efficaci.

In questo articolo, esploreremo l’innovazione di Twproject nella gestione dei progetti e analizzeremo l’esperienza di successo di Argea, un’agenzia pubblica che ha implementato Twproject per ottimizzare i suoi processi di auditing interni.

Tipi di audit di Project Management, vantaggi e sfide

Un audit di gestione del progetto è una revisione formale dei progressi di un progetto e dell’aderenza al suo piano.

L’obiettivo di un audit di gestione del progetto è identificare eventuali aree in cui il progetto è a rischio di fallimento e raccomandare azioni correttive.

Gli audit di gestione del progetto possono essere condotti in qualsiasi momento del ciclo di vita di un progetto, ma sono più comunemente condotti durante la fase di pianificazione, la fase di esecuzione e la fase di chiusura.

Esistono tre tipi principali di audit di gestione del progetto:

1. Revisioni della garanzia della qualità durante il processo: queste revisioni vengono condotte durante la fase di esecuzione di un progetto per garantire che il progetto sia sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi.
2. Revisioni del gateway: queste vengono eseguite nelle tappe fondamentali di un progetto per valutarne l’avanzamento e approvarne la prosecuzione.
3. Audit post-implementazione: vengono condotte dopo che un progetto è stato completato per valutarne il successo complessivo e identificare eventuali lezioni che possono essere apprese per progetti futuri.

I vantaggi degli audit di Project Management

Gli audit di gestione del progetto possono fornire una serie di vantaggi, tra cui:

• Maggiore fiducia nel successo del progetto
• Identificazione precoce di potenziali rischi e problemi
• Individuazione delle aree in cui il progetto può essere migliorato
• Maggiore trasparenza e responsabilità
• Migliore comunicazione tra il team di progetto e lo sponsor del progetto

Le sfide degli audit nella gestione dei progetti

Gli audit di gestione del progetto possono anche porre una serie di sfide, tra cui:

• La necessità di revisori indipendenti
• Il tempo e le risorse necessarie per condurre un audit
• Il potenziale di resistenza da parte del team di progetto
• La difficoltà di identificare tutti i potenziali rischi e problemi

Gestione dei progetti di auditing con Twproject

Twproject è una soluzione completa per la gestione dei progetti.

Questo software offre una vasta gamma di strumenti e funzionalità che consentono ai project manager di pianificare, monitorare e controllare ogni aspetto dei progetti di auditing.

Consente la creazione di template specifici e task standardizzati per ogni progetto di audit, garantendo che ogni passo del processo venga eseguito nei tempi e nelle risorse definite.

Una delle caratteristiche chiave di Twproject è la possibilità di gestire i progetti in tempo reale, anche in situazioni di lavoro remoto.

Gli auditor di Argea lavorano infatti su progetti di auditing complessi, distribuiti tra diversi membri del team, utilizzando Twproject come piattaforma centrale per mantenere aggiornate tutte le informazioni e i progressi del progetto.

Esaminiamo a seguire la loro esperienza con Twproject.

L’esperienza di Argea con Twproject

Argea è un’agenzia pubblica che svolge un ruolo fondamentale nel finanziamento della politica agricola comunitaria per la Regione Sardegna.

Con la crescita delle attività dell’agenzia e le crescenti responsabilità nell’erogazione dei fondi dell’Unione Europea, la gestione dei progetti di auditing è diventata sempre più complessa e critica per garantire la conformità normativa e il corretto utilizzo dei finanziamenti.

In passato, le attività di Argea erano principalmente svolte utilizzando strumenti specializzati di nicchia per l’erogazione dei contributi e gli strumenti standard disponibili su una workstation, come la suite Office di Microsoft.

Tuttavia, con l’aumento delle responsabilità e la complessità dei processi, è diventato evidente che era necessario creare un dipartimento di auditing interno per analizzare i processi, risolvere eventuali problemi e creare report da presentare agli organismi di controllo dell’Unione Europea.

L’area di auditing interno di Argea si trovava senza uno strumento specifico per la gestione delle attività di audit. Pertanto, è stata condotta un’approfondita ricerca di strumenti software disponibili sul mercato, sia a livello locale che internazionale, per trovare la soluzione migliore che combinasse robustezza, flessibilità, convenienza e adattabilità ai processi di auditing interni di Argea.

Dopo l’analisi di una dozzina di strumenti, Twproject si è rivelato la scelta ideale per Argea.

L’azienda è stata particolarmente colpita dalla combinazione di flessibilità, completezza e convenienza offerta dal software di project management.

Argea ha implementato Twproject per standardizzare e ottimizzare i processi di auditing interni. Il software ha consentito all’agenzia di creare un ambiente di gestione dei progetti e processi di auditing interni che ha semplificato le procedure normative comunitarie. I progetti e i processi di auditing sono stati standardizzati attraverso l’utilizzo di template specifici e task standardizzati in Twproject.

Ciò ha garantito che ogni passo del processo venga eseguito nei tempi e nelle risorse definite, garantendo un controllo accurato e una gestione efficiente dei progetti di auditing.

Con oltre 30 auditor interni che lavorano su decine di progetti di auditing contemporaneamente, Twproject ha fornito una piattaforma centrale per mantenere aggiornate tutte le informazioni e i progressi del progetto.

Gli auditor sono in grado di collaborare in tempo reale, tenendo traccia delle attività, dei compiti e dei report di auditing.

Tutto ciò ha anche comportato un risparmio significativo per il budget software di Argea.

La soluzione offerta da Twproject ha battuto le offerte della concorrenza, nazionale e internazionale, offrendo un rapporto qualità-prezzo eccezionale.

Questo ha consentito ad Argea di risparmiare notevolmente sui costi operativi interni, mantenendo allo stesso tempo un livello elevato di funzionalità e supporto.

Inoltre, Twproject offre miglioramenti continui grazie al rilascio regolare di nuove funzionalità. Ciò significa che l’agenzia può beneficiare immediatamente di queste nuove funzionalità senza la necessità di personalizzazioni specifiche, garantendo che il software sia sempre all’avanguardia e in grado di soddisfare le esigenze specifiche della gestione dei progetti di auditing.

La gestione dei progetti di auditing è una sfida critica per le organizzazioni che devono garantire la conformità normativa e il controllo delle attività interne.

L’esperienza di Argea con Twproject ha dimostrato i numerosi benefici di questa soluzione.

Twproject ha consentito all’agenzia di standardizzare i processi di auditing, semplificare la gestione interna dei progetti e risparmiare notevolmente sul budget del software.

La flessibilità e l’affidabilità del software di project management hanno reso possibile una gestione efficace dei progetti di auditing, consentendo ad Argea di rispondere alle crescenti responsabilità e complessità delle attività di auditing.

Nella settima edizione del PMBOK, lo stakeholder performance domain rappresenta un elemento importante per garantire che le necessità, le aspettative e le influenze delle parti interessate siano adeguatamente comprese e gestite.

Comprendere le esigenze, le aspettative e le dinamiche delle parti interessate è per l’appunto diventato cruciale per il successo dei progetti, e il dominio delle prestazioni degli stakeholder offre un approccio strutturato e mirato per affrontare questa sfida.

Al centro di questo dominio delle prestazioni si trova lo sviluppo di strategie di gestione adeguate per coinvolgere in modo efficace gli stakeholder nelle decisioni e nella realizzazione del progetto.

In questo articolo forniremo una descrizione dettagliata su Stakeholder Performance Domain, elencando le sfide attuali e alcune strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder.

Stakeholder Performance Domain: perché è importante il coinvolgimento degli stakeholder

Stakeholder performance domain riguarda i processi necessari per riconoscere le parti interessate, collaborare con loro e stabilire relazioni positive rispettando le loro aspettative.

Un progetto senza un effettivo coinvolgimento degli stakeholder è destinato al fallimento.

Il coinvolgimento degli stakeholder può sembrare facile su carta, ma presenta in realtà diverse sfide per un project manager, fra cui:

• Aspettative irrealistiche o conflittuali
• Stakeholder poco disponibili o riluttanti a partecipare
• Interessi divergenti o contrastanti
• Diverse strategie di comunicazione a seconda del tipo di stakeholder
• Non avere autorità formale sulle parti interessate.

Per affrontare queste sfide un project manager deve avere buone competenze di comunicazione, negoziazione gestione dei conflitti e leadership.

L’elemento cruciale su cui un project manager deve prestare attenzione è assicurarsi di evitare l’insoddisfazione di anche solo uno stakeholder.

Per evitare questo tipo di situazione ed assicurare il coinvolgimento delle parti interessate esistono diversi strumenti:

• Identificazione
• Analisi
• Definizione delle priorità
• Coinvolgimento
• Monitoraggio delle parti interessate durante tutto il progetto.

Vediamo questi punti più nel dettaglio.

1. Identificare gli stakeholder

L’identificazione degli stakeholder deve essere effettuata all’inizio del lavoro e deve accadere regolarmente durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Questo perché le parti interessate vanno e vengono e possono cambiare durante il tempo, soprattutto durante progetti più lunghi e complessi.

Alcuni stakeholder sono facili da identificare, come il cliente, lo sponsor, il team di progetto, ecc. mentre altri non sono visibili immediatamente.

E’ importante quindi confrontarsi con altre persone per assicurarsi di coinvolgere tutti coloro che verranno influenzati dal progetto.

2. Analizzare gli stakeholder

Questo passo è necessario per comprendere gli interessi, le aspettative, il potere di ogni singolo stakeholder all’interno del progetto.

Non tutte le parti interessate sono uguali e per questo motivo è necessario classificare i vari bisogni:

• Atteggiamento
• Credenze
• Aspettative
• Preoccupazioni
• Grado di influenza
• Vicinanza al progetto
• Interesse per il progetto
• Qualsiasi altro aspetto relativo all’interazione dello stakeholder con il progetto

Queste informazioni aiutano il project manager ed il team a rispondere correttamente alle diverse aspettative.

Oltre all’analisi individuale, si dovrebbe anche considerare come le parti interessate interagiscono fra di loro, poiché potrebbero formare alleanze che possono aiutare o ostacolare gli obiettivi del progetto.

3. Dare priorità alle parti interessate

Dopo l’analisi degli stakeholder, è possibile selezionare e filtrare quelli con più potere, influenza e interesse.

In molti progetti, le parti interessate sono davvero tante ed è impossibile per il team concentrarsi efficacemente nei confronti di tutti.

Per questo motivo è naturale investire più tempo con gli stakeholder con il maggior potere ed interesse verso il progetto.

4. Coinvolgere gli stakeholder

Coinvolgere gli stakeholder significa collaborare per raggiungere il successo.

Questo implica: gestire le aspettative, risolvere problemi, negoziare, dare priorità, ecc.

Coinvolgere le parti interessate richiede l’utilizzo di competenze trasversali, come l’ascolto attivo, la gestione dei conflitti oltre al pensiero critico.

Il coinvolgimento deve essere interattivo e implica uno scambio di informazioni da entrambi i lati attraverso conversazioni, telefonate, riunioni, brainstorming.

5. Monitorare gli stakeholder

Le parti interessate cambieranno nel tempo: alcune saranno meno coinvolte, mentre altre si impegneranno di più.

Inoltre, sorgeranno nuovi stakeholder e le aspettative cambieranno.

E’ necessario quindi valutare regolarmente se la strategia di coinvolgimento delle parti interessate è efficace o se deve essere aggiustata.

Il grado di soddisfazione degli stakeholder può essere determinato ottenendo feedback periodici attraverso conversazioni personali o, in caso di grandi gruppi, sondaggi appositi.

Se i risultati evidenziano un’insoddisfazione, sarà necessario ripensare e migliorare la strategia di coinvolgimento degli stakeholder.

5 strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder

Quando gli stakeholder si sentono coinvolti attivamente nel processo decisionale e nella realizzazione degli obiettivi, si crea un ambiente di fiducia e collaborazione che favorisce l’ottimizzazione delle performance complessive del business.

In questo paragrafo, esploreremo alcune strategie chiave per aumentare il coinvolgimento degli stakeholder:

1. Comunicazione efficace: una comunicazione aperta, chiara e tempestiva è fondamentale per coinvolgere gli stakeholder.

Utilizza diversi canali di comunicazione, come incontri personali, e-mail, newsletter o piattaforme di collaborazione online, per informare regolarmente gli stakeholder sugli sviluppi, i progressi e le decisioni chiave del progetto o dell’azienda.

Assicurati che le informazioni siano facilmente accessibili e comprensibili, adattandole ai diversi tipi di stakeholder e alle loro preferenze di comunicazione.

2. Coinvolgimento attivo: per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder, è importante farli sentire parte integrante del processo decisionale. Organizza workshop, incontri di brainstorming o sessioni di feedback per raccogliere le loro opinioni, idee e suggerimenti.

Considera seriamente le loro prospettive e prendi in considerazione le loro richieste, dimostrando di apprezzare il loro contributo. Questo stimolerà un senso di partecipazione e di valore per gli stakeholder, aumentando il loro coinvolgimento complessivo.

3. Creazione di relazioni forti: Investi nella costruzione di relazioni solide e durature con gli stakeholder.

Dedica tempo a conoscerli individualmente, comprenderne i bisogni, le aspettative e le sfide.

Sviluppa una rete di contatti regolari con loro, offrendo supporto, risposte alle domande e soluzioni ai problemi che possono incontrare.

Mostra interesse genuino per i loro obiettivi e dimostra empatia. Una relazione di fiducia e reciproca comprensione favorirà un coinvolgimento più profondo e continuativo.

4. Personalizzazione delle interazioni: Ogni stakeholder ha bisogni, interessi e preferenze differenti.

Personalizza le tue interazioni per rispondere a queste specificità. Ad esempio, alcune persone preferiscono riunioni faccia a faccia, mentre altre potrebbero preferire comunicazioni scritte.

Adatta il tono del messaggio in base alla personalità e al contesto di ogni stakeholder. Mostra interesse per gli aspetti che li coinvolgono di più, come i loro obiettivi individuali o le sfide che affrontano. Questo dimostrerà il tuo impegno verso di loro e stimolerà un coinvolgimento più attivo.

5. Riconoscimento e gratificazione: Riconosci e apprezza pubblicamente i contributi significativi degli stakeholder. Sia che si tratti di un cliente che ha fornito un feedback prezioso o di un dipendente che ha superato le aspettative, mostra il tuo riconoscimento per i loro sforzi.

Puoi farlo attraverso comunicazioni interne, premi o anche un semplice ringraziamento personale.

Questo rafforzerà il senso di appartenenza e motivazione degli stakeholder, incoraggiandoli a continuare a essere attivi e coinvolti.

Implementando queste strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder, potrai sviluppare relazioni più profonde e significative con coloro che hanno un interesse nell’attività della tua azienda.

Il coinvolgimento attivo degli stakeholder può portare a un aumento della fiducia, della collaborazione e alla realizzazione di obiettivi condivisi, ottimizzando così le performance complessive del tuo business.

Il ciclo di vita di un progetto è composto da quattro fasi principali attraversando le quali il Project Manager e il suo Team cercano di raggiungere gli obiettivi che il progetto stesso si pone.

Le quattro fasi che scandiscono la vita del progetto sono: concezione/avvio, pianificazione, esecuzione/implementazione e chiusura.

Ogni progetto ha quindi un inizio, un periodo centrale, un completamento e una fase finale (di successo o no).

Queste sono le fasi che andremo ad analizzare in questo articolo e che, insieme, costituiscono il cosiddetto ciclo di vita di un progetto.

Ovviamente quelle citate sono solo le fasi principali del progetto, ovvero la base di partenza per una ulteriore suddivisione dello stesso in ulteriori sotto-fasi, attività e task, sempre più basici e dettagliati, necessari allo svolgimento ed all’assegnazione del lavoro fra le risorse.

Per ogni fase o attività del ciclo di vita, il project manager deve avere due cose chiare in mente:

• Gli obiettivi di ogni fase di progetto: sulla base dei vincoli aziendali che spaziano dalla qualità alle tempistiche ed ai costi;
• I prodotti: ogni attività deve dare frutto a risultati, i derivables di progetto, che possono essere beni tangibili, oppure servizi specifici ecc.

Ma entriamo nello specifico nelle quattro fasi principali del ciclo di vita del progetto.

Ciclo di vita di un progetto: La fase di avvio

Durante questa prima fase di avvio, viene identificato l’obiettivo, o il “bisogno” del progetto; questo può essere, ad esempio, la risoluzione di un problema aziendale o l’analisi e creazione in concreto di un’opportunità.

Una risposta appropriata all’esigenza può essere documentata in un business case con le opzioni di soluzione raccomandate.

Viene condotto quindi uno studio di fattibilità per verificare se ciascuna opzione è in linea all’obiettivo e viene determinata una soluzione finale.

Lo studio di fattibilità si pone domande sulla realizzabilità del progetto. Domande come “Possiamo svolgere il progetto? Abbiamo le risorse per farlo?“.

Inoltre, si effettua anche una fase di studio di giustificazione del progetto, rispondendo per esempio alla domanda: “È necessario il progetto per questo obiettivo?“.

Una volta svolte queste analisi e considerato il progetto fattibile e necessario, questo viene ufficialmente fatto partire e, nel caso in cui non sia stato giá individuato, viene nominato un project manager.

Successivamente viene identificato e coinvolto il team di progetto che inizia così a prendere forma.

A questo punto si può quindi passare alla fase di pianificazione dettagliata.

Se si utilizza un buon software di project management, la fase di pianificazione sarà molto più semplice e una volta a regime sarà il software stesso a rispondere alle domande sopra citate, ossia: abbiamo le risorse per farlo? Questa operazione è funzionale all’obiettivo? e cosi via.

Twproject è una soluzone completa che offre tutti gli strumenti necessari al  project manager in questa fase. Ecco come potrai inserire il tuo team, distinguendo tra i vari ruoli:

Ciclo di vita di un progetto: La fase di pianificazione

In questa fase si parte dall’obiettivo del progetto e si passa a svilupparlo nel modo più dettagliato possibile, pianificando gli step necessari per raggiungere la soluzione finale.

Vengono quindi identificati i singoli task del progetto, i requisiti che le risorse devono possedere e la strategia da seguire.

Viene creato un piano di progetto che illustra le attività, i compiti e le tempistiche.

Il project manager coordina la preparazione di un budget di progetto fornendo preventivi di costo per la manodopera, le attrezzature ed i materiali, se necessari.

Il budget viene utilizzato per monitorare e controllare le spese sostenute durante tutta la fase di svolgimento del progetto.

Una volta che il Project Manager ha identificato il lavoro, preparato la strategia e lo svolgimento e stimato i costi, le componenti fondamentali del processo di pianificazione sono complete.

Arriva quindi il momento adatto ad identificare ed affrontare qualsiasi fattore possa rappresentare una minaccia al successo del progetto. Questa parte è chiamata risk management, ossia gestione del rischio.

I potenziali problemi sono identificati, così come l’azione che deve essere intrapresa per evitarli, risolverli o, per lo meno, ridurne l’impatto.

Questo è anche un buon momento per identificare tutti gli stakeholder di progetto e stabilire un piano di comunicazione che esponga le informazioni necessarie per tenere informate tutte le parti interessate al progetto.

Infine, il project manager redigerà un piano di qualità che includa gli obiettivi di qualità, le misure di controllo, elencando inoltre i criteri da soddisfare per ottenere l’accettazione del cliente – cliente che può essere l’azienda stessa.

Arrivati fin qui, il progetto è stato discusso e pianificato in dettaglio, ed è pronto per essere eseguito e passare alla fase successiva.

Twproject può esserti di aiuto anche in questa fase, nella definizione delle attività attraverso la stesura delle WBS e subito a seguire con la pianificazione nel tempo delle fasi con un Gantt editor interattivo:

Ciclo di vita di un progetto: La fase di esecuzione

Durante la terza fase, quella dell’implementazione, il piano del progetto viene messo in moto e viene eseguito il lavoro in concreto, seguendo gli step strutturati nella fase di pianificazione.

È importante e fondamentale mantenere il controllo e comunicare come – e quando – necessario durante tutta questa fase.

Il progresso e l’avanzamento viene continuamente monitorato e vengono apportate le opportune modifiche e documentate come variazioni rispetto al piano originale.

Di qualsiasi progetto si parli, un project manager trascorre solitamente la maggior parte del tempo in questa fase.

Durante l’esecuzione del progetto, le persone svolgono i loro compiti e le informazioni sullo stato di avanzamento vengono scambiate attraverso regolari team meeting, le cosiddette riunioni di stato avanzamento lavori.

Il project manager utilizza queste informazioni per mantenere il controllo sulla direzione del progetto confrontando i report di avanzamento con il piano di progetto per misurare le prestazioni delle attività e intraprendere azioni correttive se necessarie.

La strategia principale dovrebbe sempre essere quella di riportare il progetto al suo corso originale, cioè come da piano di progetto redatto nella fase precedente.

Se questo non fosse possibile, le variazioni dal piano originale devono essere registrate ed il piano modificato deve essere ufficializzato.

Durante questo passaggio, gli sponsor del progetto e tutti gli altri stakeholder dovrebbero essere regolarmente informati sullo stato di avanzamento dei lavori. Ogni risultato prodotto dovrebbe essere analizzato e accettato.

Una volta che i risultati dei vari step sono stati prodotti ed il cliente ha accettato la soluzione finale, il progetto è pronto per la chiusura.

Twproject aiuta a gestire la fase di esecuzione di un progetto a due livelli: per il project manager e per il team.

Per il Project Manager con il monitoring costante delle attività in corso:

Per il team con uno strumento di gestione ToDo semplice ed estremamente flessibile. I ToDo possono rappresentare le vostre attività quotidiane, i ticket, i bug, le idee, organizzabili sotto forma di lista o di Kanban board.

Ciclo di vita di un progetto: La fase di chiusura

Durante questa fase di chiusura, o di completamento, l’accento è posto:

• Sui risultati finali.
• Sulla consegna della documentazione di progetto.
• Sulla risoluzione dei contratti dei fornitori.
• Sul rilascio delle risorse del progetto.
• Sulla comunicazione della chiusura del progetto a tutti i soggetti interessati.

L’ultimo passo che rimane è condurre un’analisi in merito a cosa è andato bene e cosa no.

Attraverso questo tipo di analisi si guadagna esperienza e conoscenza, fattori che andranno ad aiutare il project manager, ed il team in generale, per futuri progetti.

Purtroppo, la fase di chiusura è spesso sottovalutata ed in molte aziende si consegna il progetto senza ulteriori valutazioni; importa solamente se il progetto è stato un successo oppure no.

In realtà, non solamente è importante concludere un progetto con successo, ma anche riuscire ad eseguirlo nel modo che era stato prefissato nel piano di progetto originario.

Non mancano i casi in cui l’obiettivo è stato raggiunto pur avendo vissuto una fase di esecuzione ricca di cambiamenti, di rallentamenti e di problematiche.

La fase di chiusura serve anche ad analizzare questo, per evitare in futuro di commettere gli stessi errori e di non valutare adeguatamente determinati rischi.

Le quattro fasi di questo ciclo di vita potranno variare nella tempistica in base al settore ed al tipo di progetto ma, in generale, sono valide in qualsiasi ambito.

Nel momento in cui un project manager seguirà il ciclo di vita di un progetto tenendo in considerazione tutti i fattori di ogni singola fase, avrà già compiuto il primo step verso il successo.

Come un software può aiutarti a gestire il ciclo di vita di un progetto?

Come abbiamo visto, un software di gestione progetti è determinante nel ciclo di vita del progetto, dal momento che può:

• aiutarti nella stesura della WBS;
• guidarti nella pianificazione e nell’esecuzione;
• monitorare e verificare le fasi  di un progetto con un diagramma di Gantt interattivo;
• controllare il corretto bilanciamento del carico sulle risorse.

Ecco perché uno strumento come Twproject fa la differenza nell’esito di un progetto, poiché ha tutti gli strumenti adatti a seguire ogni fase del ciclo di vita di un progetto, fornendo al project manager m una visione completa e costantemente aggiornata.

Provalo oggi stesso: è gratis! E dopo non dimenticare di condividere con noi le tue impressioni e la tua esperienza nella gestione delle fasi di un progetto.

La pianificazione dei progetti può spesso essere un compito complesso e impegnativo per le organizzazioni.

Tuttavia, grazie agli strumenti di gestione dei progetti moderni, è possibile semplificare questo processo e migliorare l’efficienza complessiva.

In questo articolo, esploreremo come l’azienda Advance ha impiegato con successo Twproject per migliorare la visibilità, ridurre le spese generali nella gestione dei progetti e aumentare la conformità con i timesheet.

L’importanza della pianificazione dei progetti

La pianificazione dei progetti è una fase cruciale per il successo di qualsiasi iniziativa aziendale.

Una pianificazione accurata consente di stabilire obiettivi chiari, definire le attività necessarie e allocare correttamente le risorse disponibili.

Una pianificazione ben strutturata aiuta anche a identificare i potenziali rischi e adottare misure preventive. Tuttavia, senza un sistema adeguato, questa fase può diventare un labirinto di informazioni, rendendo difficile la gestione efficace del progetto.

7 suggerimenti per semplificare la pianificazione dei progetti

I project manager possono adottare diverse strategie per semplificare la pianificazione dei progetti. Ecco alcune pratiche efficaci:

• Definire obiettivi chiari: prima di iniziare la pianificazione, è fondamentale avere obiettivi chiari e ben definiti per il progetto. Questo permette di stabilire una direzione e di concentrarsi sulle attività rilevanti.

• Scomporre il progetto in fasi e attività: scomporre il progetto in fasi più piccole e attività specifiche facilita la gestione e il controllo dell’avanzamento. Questo aiuta a identificare le dipendenze tra le attività e a stabilire una sequenza logica di esecuzione.

• Utilizzare strumenti di project management: l’utilizzo di software o strumenti di project management dedicati può semplificare notevolmente la pianificazione. Questi strumenti consentono di creare diagrammi di Gantt, assegnare risorse, monitorare l’avanzamento e collaborare con il team in un’unica piattaforma.

• Assegnare risorse in modo efficiente: una corretta allocazione delle risorse, inclusi i membri del team e i materiali necessari, è essenziale per evitare sovraccarichi o sottoutilizzo. I project manager devono considerare le competenze e le disponibilità delle risorse per garantire un utilizzo ottimale.

• Valutare e mitigare i rischi: identificare i potenziali rischi e definire strategie di mitigazione è una parte cruciale della pianificazione. Ciò consente di prevedere gli ostacoli potenziali e di sviluppare piani di contingenza per affrontarli in modo tempestivo ed efficace.

• Promuovere la comunicazione e la collaborazione: la pianificazione dei progetti richiede una forte comunicazione e collaborazione tra i membri del team. Utilizzare strumenti di comunicazione efficaci e stabilire regolari riunioni di progetto per garantire che tutti siano allineati e che le informazioni vengano condivise in modo tempestivo.

• Monitorare e adattarsi: Durante l’esecuzione del progetto, è importante monitorare costantemente l’avanzamento, confrontandolo con la pianificazione iniziale. Ciò consente di rilevare eventuali scostamenti e di apportare le modifiche necessarie per mantenere il progetto sulla buona strada.

Semplificare la pianificazione dei progetti: l’esperienza di Advance

Advance è un’azienda leader nel settore della consulenza strategica di nicchia, che fornisce soluzioni tecnologiche avanzate ai suoi clienti da oltre 25 anni.

L’azienda ha avuto per anni difficoltà nel trovare uno strumento di project management adatto alle loro specifiche esigenze.

Il loro vecchio sistema, incentrato sul ticketing e sulla gestione dei problemi, non era idoneo per la pianificazione dei progetti complessi legati allo sviluppo e all’implementazione di software.

La sfida principale era semplificare il processo di pianificazione dei progetti e ridurre il sovraccarico amministrativo.

Il team di Advance trascorreva molto tempo a riorganizzare le attività su una lavagna Kanban, il che rallentava il processo di gestione dei progetti e richiedeva una considerevole quantità di tempo e sforzi.

L’azienda ha adottato Twproject, scegliendo una configurazione pronta all’uso con alcuni campi personalizzati.

Il team ha trovato il processo di implementazione di Twproject semplice e intuitivo. Advance ha, infatti, potuto pianificare i progetti in modo dettagliato, utilizzando diagrammi di Gantt o viste Kanban a seconda delle esigenze dei singoli project manager.

• 

Twproject ha dimostrato di essere flessibile, consentendo ai team di gestire i progetti secondo le metodologie più adatte.

Ha inoltre fornito all’azienda maggiore visibilità sui progetti, consentendo un monitoraggio più accurato e focalizzato sugli obiettivi dei clienti.

La ricerca full-text e l’uso dei tag hanno semplificato il monitoraggio delle attività e la classificazione delle informazioni. I project manager e gli sviluppatori software hanno potuto individuare rapidamente le attività chiave e concentrarsi sulle attività che portano risultati concreti.

La soluzione di gestione dei progetti di Twproject ha permesso anche di ridurre le spese generali. Il team di Advance ha notato una significativa riduzione del tempo dedicato alla gestione dello strumento grazie alle sue funzionalità pronte all’uso.

Il team ha acquisito una maggiore visibilità sullo stato dei progetti e ha potuto individuare tempestivamente eventuali criticità o problemi (Scopri di più).

Creazione di una pianificazione dettagliata con Twproject

Con Twproject, è possibile creare pianificazioni dettagliate che includono attività, milestone, dipendenze, risorse e tempi.

Il software offre strumenti flessibili per definire i tempi di inizio e di fine, nonché le dipendenze tra le attività.

È possibile assegnare le risorse necessarie per ogni attività e tenere traccia dell’avanzamento in tempo reale. Inoltre, consente di visualizzare le pianificazioni in forma di diagramma di Gantt, facilitando la comprensione della sequenza delle attività e dei loro tempi di esecuzione.

Assegnazione delle risorse e monitoraggio

La corretta assegnazione delle risorse è fondamentale per il successo di un progetto. Con Twproject, è possibile assegnare facilmente le risorse disponibili alle attività, garantendo che ogni membro del team abbia un carico di lavoro bilanciato.

Il software offre anche strumenti di monitoraggio avanzati per tenere traccia dell’avanzamento delle attività, visualizzare le risorse utilizzate e prevedere i tempi di completamento. Ciò consente di prendere provvedimenti tempestivi in caso di deviazioni dal piano originale.

Collaborazione e comunicazione efficace

Twproject promuove la collaborazione e la comunicazione efficace con il team di progetto.

Consente di condividere informazioni, documenti e commenti direttamente all’interno del sistema, evitando la dispersione di informazioni importanti attraverso canali separati.

I membri del team possono anche tenersi aggiornati sulle modifiche apportate alla pianificazione e alle attività, ricevere notifiche e sincronizzare le proprie attività con i calendari personali.

In conclusione, semplificare la pianificazione dei progetti richiede una combinazione di metodologie, strumenti e competenze di gestione.

L’approccio varia in base alle specifiche esigenze del progetto e dell’organizzazione. Adottando queste pratiche, i project manager possono semplificare il processo e aumentare la probabilità di successo del progetto.

L’analisi dei dati dei progetti è diventata una pratica fondamentale nel mondo sempre più competitivo del project management.

Infatti, l’approccio data-driven è essenziale per migliorare l’efficienza, identificare i problemi emergenti e prevedere tendenze future.

Vediamo a seguire alcuni esempi.

Perché l’analisi dei dati è cruciale nel project management

Prima di addentrarci nei dettagli, è importante capire perché l’analisi dei dati è così cruciale nel project management.

I dati di progetto possono offrire intuizioni preziose sulla performance del team, sullo stato di avanzamento del progetto e sui possibili ostacoli che potrebbero sorgere.

Analizzando i dati, è possibile individuare tempestivamente i problemi, migliorare la pianificazione e la gestione delle risorse e prendere decisioni più informate.

Esempi di analisi dei dati dei progetti

1. Identificare i ritardi

Un esempio concreto di come l’analisi dei dati può essere utilizzata nel project management è l’identificazione dei ritardi.

Supponiamo che tu stia gestendo un progetto di sviluppo software. Utilizzando Twproject, puoi monitorare il tempo impiegato per completare ogni task.

Se noti che alcuni task richiedono molto più tempo del previsto, potresti indagare ulteriormente. I dati potrebbero rivelare, ad esempio, che alcuni membri del team stanno incontrando difficoltà tecniche o che il carico di lavoro non è stato distribuito equamente.

2. Prevedere le risorse necessarie

Un altro esempio pratico dell’utilizzo dell’analisi dei dati è la previsione delle risorse necessarie.

Supponiamo di gestire un progetto che si ripete periodicamente, come la pubblicazione di un rapporto trimestrale.

Analizzando i dati dei progetti precedenti, puoi prevedere quante ore di lavoro saranno necessarie per completare il progetto e quante risorse (come personale, attrezzature, o software).

Questo ti permetterà di pianificare in anticipo e assicurarti di avere tutto il necessario per portare a termine il progetto in tempo.

3. Monitorare l’uso del budget

Infine, l’analisi dei dati può aiutarti a monitorare l’uso del budget del progetto. Ad esempio, potresti utilizzare Twproject per tracciare quanto del budget del progetto è stato già speso e su cosa.

Se noti che una certa area sta consumando una quota sproporzionata del budget, potresti voler rivedere la tua strategia di spesa.

Allo stesso modo, se noti che stai andando incontro a un’eccessiva spesa, potresti utilizzare i dati per identificare aree in cui poter risparmiare.

Come utilizzare Twproject per l’analisi dei dati dei progetti

Twproject è un software di gestione dei progetti completo che aiuta i team a gestire e monitorare i loro progetti con facilità.

Offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui la pianificazione dei progetti, la gestione delle risorse, la gestione dei task, la gestione dei rischi e l’analisi dei dati.

Vediamo alcuni esempi pratici su come analizzare i dati con Twproject.

1. Report dei progetti

Twproject offre la possibilità di generare report dei progetti in tempo reale.

Questi report possono includere informazioni su budget, tempo impiegato, risorse utilizzate, rischi e problemi.

Ad esempio, se si sta gestendo un progetto con un budget stretto, si può generare un report che mostra quanto budget è stato utilizzato finora, così da poter prevedere se si rischia di superare quanto previsto.

2. Analisi del carico di lavoro

Con Twproject è possibile analizzare e bilanciare il carico di lavoro del team.

Può mostrare quante ore ciascun membro del team ha lavorato su un progetto, permettendo così di individuare eventuali disuguaglianze nella distribuzione del lavoro.

Il software fornisce una panoramica dettagliata delle attività e delle assegnazioni di ogni membro del team, consentendoti di vedere chi è sovraccarico e chi ha capacità inutilizzata.

Questa funzionalità è particolarmente utile quando si pianificano nuovi progetti o task, in quanto permette di distribuire il lavoro in modo equo e efficiente.

3. Gestione dei rischi

La gestione dei rischi è un elemento chiave del project management e Twproject offre un robusto sistema per gestire questo aspetto cruciale.

Consente, infatti, di identificare, tracciare e classificare i rischi associati ai progetti in base a vari fattori.

Il software consente di assegnare a ciascun rischio una probabilità di occorrenza (da bassa a alta) e un impatto potenziale sul progetto (da basso ad alto).

Questo fornisce una matrice di rischio che aiuta i project manager a concentrarsi sui rischi più critici.

Per esempio, un rischio con alta probabilità e alto impatto dovrebbe essere monitorato attentamente e affrontato con strategie preventive.

Al contrario, un rischio con bassa probabilità e basso impatto potrebbe richiedere meno attenzione immediata.

Questa classificazione permette di gestire i rischi in modo più efficiente, risparmiando tempo e risorse, e contribuendo a garantire il successo del progetto.

4. Monitoraggio dei progressi

Il monitoraggio dei progressi di un progetto è importante per assicurarsi che tutto vada secondo i piani.

Twproject offre una serie di strumenti per tracciare e visualizzare i progressi di un progetto.

Ad es. è possibile visualizzare la percentuale di compimento di un progetto o di un task specifico, consentendo ai project manager di avere una visione chiara dello stato di avanzamento del progetto.

O ancora, è possibile utilizzare la funzione di “Gantt” per visualizzare la linea temporale del progetto e monitorare il completamento dei vari compiti.

Ogni attività può essere monitorata in termini di completamento, tempo impiegato, e risorse utilizzate, offrendo un quadro completo dello stato del progetto.

In conclusione, l’analisi dei dati del progetto è uno strumento potente che ogni project manager dovrebbe sfruttare.

Che tu stia cercando di identificare i ritardi, prevedere le risorse necessarie o monitorare l’uso del budget, l’analisi dei dati può fornirti le informazioni di cui hai bisogno per prendere decisioni informate e guidare il tuo progetto verso il successo.