Categoria: Gestione Progetti

Quali sono i principali motivi per scegliere un buon software di gestione dei progetti, e come farlo al meglio? Vediamo questo argomento nel dettaglio.

Un software di project management è un modo versatile per semplificare il processo di gestione di qualsiasi progetto. Aiuta infatti ad unificare il processo di lavoro su uno o più progetti.

Si evita, in questo modo, di costringere i team a lavorare su diverse applicazioni e piattaforme.

Così, gli strumenti di comunicazione, la condivisione dei file, il monitoraggio delle attività e delle scadenze, la pianificazione e il reporting sono tutti inseriti in un’unica applicazione software. Una comodità non da poco.

Il software di gestione dei progetti funziona come uno spazio di lavoro in tempo reale. Aiuta a mantenere lo sguardo concentrato sul quadro generale, gestendo efficacemente i dettagli giorno per giorno.

Quando è necessario scegliere un software di gestione dei progetti?

È importante sottolineare che il software di gestione dei progetti è pensato per progetti completi che richiedono tempo e lavoro di squadra.

Un’organizzazione ha bisogno di un software di gestione dei progetti quando è necessario che individui ed unità aziendali diverse si coordinino, sia internamente che esternamente, per completare determinate attività.

Stabilire precisamente quando, per una Azienda è il momento esatto di passare all’utilizzo di un software gestionale per progetti non è semplice.

Vi sono però dei segnali inequivocabili che quando accadono ci fanno capire che forse è arrivato il momento. I segni rivelatori secondo i quali un’organizzazione ha bisogno di un software per la gestione del progetto includono:

• Quando i progetti hanno subito ritardi a causa dell’eccesso di corrispondenza via e-mail e il lavoro è stato perso nelle caselle di posta dei membri del team.
• Se regna la confusione su fogli Excel eccessivamente elaborati e non user-friendly.
• Nel caso in cui alcune scadenze sono state perse a causa della mancanza di responsabilità e trasparenza nel processo.
• Se vi è una scarsa comunicazione tra i membri del team ed il project manager a causa della mancata segnalazione dello stato del progetto o delle singole attività.
• Quando vi sono lavori sovrapposti o ridondanti a causa della confusione che regna sul ruolo specifico di ciascun membro del team.
• Allorché le timeline non sono chiare o vengono perse a causa di una pianificazione scadente o di una comunicazione scarsa.

Sfruttare quindi le soluzioni di gestione dei progetti offerte da un software può semplificare l’intero processo. Può consentire al team di offrire un lavoro di qualità superiore in un periodo di tempo più breve.

Un software efficace consente di salvare e tenere traccia di più progetti contemporaneamente. Semplifica il monitoraggio delle scadenze e dei progressi dei singoli membri del team.

In sostanza, il carico di lavoro può essere salvato su un’unica piattaforma. Su questa piattaforma ciascun membro del team ha accesso a tutte le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro al meglio.

Che aspetto ha il software di gestione dei progetti?

Generalmente un  presenta inizialmente una dashboard che funge da base di partenza. Questo pannello di controllo fornisce l’accesso a tutte le principali funzionalità del software.

Dalla dashboard, gli utenti possono creare nuovi progetti e gestire e organizzare quelli vecchi.

In molte piattaforme di gestione dei progetti, la dashboard è anche la sede di una panoramica dei progetti attivi e completati, a cui gli utenti possono accedere in qualsiasi momento.

I sistemi chiaramente variano nelle loro capacità, ed è importante valutare quali sono le esigenze aziendali prima di scegliere un software di gestione progetti.

Per i project manager, il controllo completo sulla direzione del progetto è fondamentale.

In questo modo possono riassegnare il lavoro e riprogrammarlo se un membro del team è sovraccarico mentre altri non lo sono, gestendo in modo più efficace le risorse.

Con riepiloghi e resoconti dettagliati, i project manager possono anche rimanere più facilmente al passo con i nuovi sviluppi.

Qualsiasi progetto complesso ha molte parti mobili ed è quindi importante che il responsabile sia informato di tutti i dettagli.

Scegliere il giusto software di gestione del progetto

La maggior parte dei software di gestione del progetto di qualità offrono le funzionalità descritte sopra, ma ovviamente ci sono altri aspetti che variano da piattaforma a piattaforma.

Per questo è importante il processo di selezione di un software di project management per garantire il successo di un’organizzazione.

Una grande impresa, ad esempio, avrà esigenze diverse rispetto ad una piccola startup con un piccolo team.

Esaminare quindi ogni software e porsi le domande giuste è la chiave.

Ogni applicazione di gestione del progetto ha le sue caratteristiche distintive, quindi selezionarne una che completa la squadra è fondamentale.

L’implementazione e la facilità d’uso dovrebbero essere fattori fondamentali nel determinare la decisione.

5 aspetti fondamentali per la scelta di un software di project management

Ecco quindi quali sono i 5 aspetti fondamentali per scegliere il giusto software di gestione progetti:

1. Rispondere ai perché

Il processo deve iniziare con una valutazione trasparente ed onesta del perché si ha bisogno di un software di project management. Si può iniziare tracciando le esigenze ed identificando i problemi attuali. Questo può essere seguito da un’analisi dei processi esistenti per evidenziare i punti dolenti e, di conseguenza, cercare un software che permetta di sorpassare questi ostacoli.

 2. Guardare oltre i “grandi nomi”

Chiaramente esistono software di project management più conosciuti di altri, ma siamo veramente sicuri che questi rappresentino la scelta giusta in ogni caso? Per una determinata organizzazione infatti, una piattaforma di gestione progetti meno conosciuta potrebbe essere la soluzione ideale. Ecco quindi che diventa importante parlare in rete per vedere che tipi di software si stanno utilizzando, raccogliere opinioni diverse, chiedere ai membri del team cosa hanno usato nelle loro precedenti organizzazioni, ecc. Insomma, fare un po’ di ricerca e confrontare le varie funzionalità.

Twproject ha raccolto le esperienze di alcuni suoi clienti. Puoi farti ispirare dai loro casi d’uso e capire se anche tu hai simili esigenze e Twproject può dunque fare anche al caso tuo.

3. Identificare le barriere di implementazione

Una volta scelto un potenziale software di gestione progetti, è importante considerare gli ostacoli o le barriere di implementazione ai quali si potrebbe andare incontro. Queste barriere di implementazione potrebbero essere qualsiasi cosa: dalla resistenza del team a sessioni di formazione più lunghe e costose del previsto, dalla migrazione dei dati difficoltosa al budget di acquisto insufficiente. L’idea è quindi quella di identificare tutto ciò che potrebbe causare un blocco all’implementazione del software, verificare se le barriere possono essere in qualche modo eliminate e trovare una soluzione.

4. Effettuare un test drive

Quasi tutti i software disponibili vengono forniti con una prova gratuita (quella di Twproject è disponibile qui). È quindi importante sfruttare al massimo questa opportunità, utilizzando scenari di progetti realistici per scorrere l’elenco delle funzionalità del software. Il PM non dovrà agire da solo, ma scegliere un Team proprio come farebbe per un progetto reale. Il team scelto per il test drive avrà così la possibilità di esplorare il nuovo software e dare un feedback il più accurato possibile. È importante qui tenere aperte le linee di comunicazione per contrastare qualsiasi problema e per essere sempre aggiornati.

5. Redigere un piano di implementazione dettagliato

Un ultimo fattore da considerare prima di scegliere ufficialmente il software di gestione dei progetti consiste nel pianificare il piano di implementazione e assicurarsi che sia il più agevole possibile. Elementi tipici da considerare in questa fase includono le scadenze temporali per l’implementazione, un’adeguata formazione per i diversi stakeholder e le eventuali attività di migrazione dei dati.

Guarda questo breve video per capire quanto è facile iniziare a usare Twproject.

È inoltre necessario valutare il livello di supporto all’avvio che è possibile ottenere dal fornitore e il supporto tecnico a lungo termine. Twproject ti garantisce un’assistenza costante fin dall’inizio e per tutta la durata del tuo lavoro.

Conclusioni

La scelta di un software di gestione progetti richiede quindi molto più che una decisione basata solo su un paio di nomi, su un’analisi superficiale delle funzionalità e sul feedback di poche persone.

La scelta di un nuovo strumento di gestione dei progetti può essere un processo lungo e complicato, ma che vale la pena a lungo termine.

La scelta giusta sarà un vantaggio per l’organizzazione in generale, per i clienti e per il team.

Nel mondo del project management, il Balanced Scorecard (BSC) si è affermato come uno strumento essenziale per i project manager.

Questo metodo offre una visione completa della performance aziendale, collegando obiettivi strategici con attività operative.

Vediamo di cosa si tratta e come implementarlo in modo efficace.

Le origini del Balanced Scorecard

Il concetto di Balanced Scorecard (BSC) è stato introdotto per la prima volta nel 1992 da Robert S. Kaplan e David P. Norton.

Questi due pensatori rivoluzionari hanno cambiato il panorama della gestione strategica e del controllo delle performance aziendali. Il loro approccio innovativo è nato dalla constatazione che i metodi tradizionali di valutazione delle performance aziendali, basati principalmente su indicatori finanziari, erano insufficienti per una gestione strategica completa e efficace.

Kaplan e Norton hanno proposto il BSC come un framework che equilibra gli indicatori finanziari con altri tipi di misure legate a fattori critici di successo.

L’idea era quella di fornire ai manager uno strumento più bilanciato e completo per monitorare e guidare la performance aziendale. Il Balanced scorecard non solo considera i risultati finanziari, ma integra anche misure legate alla soddisfazione del cliente, all’efficienza dei processi interni e alla capacità di innovazione e crescita dell’organizzazione.

Da allora, il BSC è stato adottato e adattato da innumerevoli organizzazioni in tutto il mondo, diventando uno degli strumenti di gestione strategica più influenti e diffusi.

Nel corso degli anni, Kaplan e Norton hanno continuato a sviluppare e affinare il concetto di BSC. Hanno introdotto l’idea delle “mappe strategiche”, che aiutano le organizzazioni a visualizzare le relazioni di causa-effetto tra diversi obiettivi strategici. Questo ha ulteriormente rafforzato il BSC come uno strumento non solo per la misurazione delle performance, ma anche per la pianificazione e l’esecuzione strategica.

La sua applicazione oggi va oltre la semplice misurazione delle performance, influenzando la cultura aziendale, la comunicazione interna, e la presa di decisioni strategiche.

In questo contesto, strumenti come Twproject possono giocare un ruolo cruciale nell’implementazione e nel monitoraggio del BSC, fornendo una piattaforma integrata per allineare gli obiettivi strategici con le attività quotidiane.

Le quattro prospettive del balanced scorecard

Il Balanced Scorecard si distingue per il suo approccio olistico alla misurazione delle performance aziendali, strutturato attorno a quattro prospettive fondamentali.

Queste prospettive aiutano le organizzazioni a bilanciare gli obiettivi a breve termine con quelli a lungo termine, considerando vari aspetti critici per il successo.

Ecco una dettagliata analisi di ciascuna prospettiva:

• Prospettiva finanziaria: questa prospettiva si concentra sugli aspetti economici e sulla salute finanziaria dell’organizzazione. Gli indicatori chiave in questa categoria includono il ritorno sugli investimenti (ROI), il flusso di cassa, la crescita dei ricavi, e la redditività.

L’obiettivo è garantire che le decisioni aziendali e le iniziative di progetto contribuiscano positivamente alla performance finanziaria. In questo contesto, il BSC aiuta i manager a comprendere come le strategie operative influenzino i risultati finanziari.

• Soddisfazione del cliente: questa valuta il grado di soddisfazione e fedeltà dei clienti, considerando l’azienda dal punto di vista del cliente. Indicatori come la soddisfazione del cliente, la quota di mercato, il numero di reclami dei clienti e il Net Promoter Score (NPS) sono comunemente utilizzati. L’obiettivo è migliorare la qualità del servizio, la relazione con il cliente e, in definitiva, la fedeltà del cliente. Questa prospettiva sottolinea l’importanza di ascoltare e rispondere alle esigenze dei clienti per il successo a lungo termine.

• Prospettiva dei processi interni: questa prospettiva si focalizza sull’efficienza e l’efficacia dei processi interni dell’organizzazione. Si tratta di valutare come i processi interni possano essere ottimizzati per migliorare la performance complessiva.

Indicatori come il tempo di ciclo, la qualità del prodotto/servizio e l’efficienza operativa sono essenziali. L’obiettivo è identificare e migliorare i processi critici che influenzano direttamente la soddisfazione del cliente e i risultati finanziari.

• Apprendimento e crescita: conosciuta anche come la prospettiva dell’innovazione e della crescita, questa dimensione si concentra sullo sviluppo delle risorse umane, dei sistemi informativi e dell’organizzazione in generale.

Indicatori come la soddisfazione e la formazione dei dipendenti, il tasso di innovazione e l’efficacia dei sistemi informativi sono centrali. L’obiettivo è creare un ambiente che favorisca l’apprendimento continuo e l’innovazione, garantendo così la sostenibilità e la crescita a lungo termine dell’organizzazione.

Incorporando queste quattro prospettive in un framework coerente, il Balanced Scorecard permette ai manager di ottenere una visione completa e bilanciata della performance aziendale.

Questo approccio assicura che le decisioni strategiche siano prese considerando una varietà di fattori critici, piuttosto che basarsi esclusivamente su misure finanziarie a breve termine.

Implementazione efficace del Balanced Scorecard

L’implementazione del Balanced Scorecard (BSC) in un’organizzazione è un processo che richiede impegno e pianificazione strategica.

 Ecco una guida passo-passo per una implementazione efficace:

• Definizione degli obiettivi strategici: il primo passo nell’implementazione del BSC è stabilire gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Questi obiettivi dovrebbero riflettere la missione e la visione aziendale e dovrebbero essere chiari, misurabili e raggiungibili. È importante che questi obiettivi siano allineati con le quattro prospettive del BSC per garantire un approccio bilanciato.

• Selezione degli Indicatori di Performance (KPI): una volta definiti gli obiettivi, il passo successivo è scegliere gli indicatori chiave di performance (KPI) per ciascuna prospettiva del BSC. Questi KPI dovrebbero essere direttamente collegati agli obiettivi strategici e dovrebbero fornire una misura chiara del progresso verso il raggiungimento di tali obiettivi. È cruciale selezionare KPI che siano rilevanti, affidabili e facilmente misurabili.

• Coinvolgimento e comunicazione con il team: l’implementazione del BSC non può avere successo senza il pieno supporto e coinvolgimento del team. È essenziale comunicare chiaramente gli obiettivi, i KPI e il valore del BSC a tutti i livelli dell’organizzazione. La formazione e l’istruzione del personale su come utilizzare il BSC nella loro routine quotidiana sono fondamentali per garantire l’adozione e l’efficacia del sistema.

• Integrazione con i processi aziendali: Il BSC dovrebbe essere integrato nei processi aziendali esistenti. Ciò significa collegare gli obiettivi del BSC con i piani operativi, i budget e i sistemi di reporting. Questo allineamento assicura che il BSC non sia percepito come un’iniziativa isolata, ma come parte integrante della gestione aziendale.

• Monitoraggio e revisione regolare: una volta implementato, il BSC richiede un monitoraggio e una revisione regolari. Questo include l’analisi periodica dei KPI, la valutazione dei progressi verso gli obiettivi strategici e l’aggiustamento delle strategie se necessario. È importante stabilire un processo di revisione regolare per assicurare che il BSC rimanga rilevante e allineato con le esigenze in evoluzione dell’organizzazione.

• Utilizzo di strumenti di project management: strumenti come Twproject possono giocare un ruolo cruciale nell’implementazione del BSC. Offre, infatti, funzionalità che permettono di tracciare facilmente i progressi verso gli obiettivi, monitorare i KPI e generare report dettagliati. L’utilizzo di tali strumenti può semplificare significativamente il processo di monitoraggio e revisione, rendendo l’implementazione del BSC più gestibile e meno onerosa.

Balanced Scorecard: un cambiamento strategico nell’azienda

L’adozione del Balanced Scorecard rappresenta molto più di una semplice implementazione di un nuovo strumento di gestione; è un cambiamento strategico che può trasformare l’intera cultura aziendale.

Questo cambiamento inizia con la riconsiderazione di come l’organizzazione misura e interpreta il successo, spostando il focus da misure finanziarie a breve termine a una visione più olistica e a lungo termine.

E’ un approccio che aiuta a identificare e colmare le lacune tra la strategia aziendale e le operazioni quotidiane, garantendo che ogni aspetto dell’organizzazione sia allineato con gli obiettivi a lungo termine.

L’introduzione del BSC spesso porta a una maggiore consapevolezza tra i dipendenti riguardo agli obiettivi strategici dell’azienda. Questo può aumentare l’engagement e la motivazione, poiché i dipendenti comprendono meglio come il loro lavoro contribuisca al successo complessivo dell’organizzazione.

Inoltre, favorisce una maggiore collaborazione tra diversi reparti, poiché incoraggia una visione condivisa degli obiettivi aziendali.

Un altro aspetto importante del cambiamento strategico indotto dal BSC è la promozione dell’innovazione e dell’apprendimento continuo.

Con la sua enfasi sulla prospettiva di apprendimento e crescita, il BSC incoraggia le aziende a investire nello sviluppo delle competenze dei loro dipendenti e nella ricerca di nuove opportunità di innovazione. Questo non solo migliora le capacità e la produttività dei dipendenti, ma contribuisce anche alla sostenibilità a lungo termine dell’azienda.

Tuttavia, questo cambiamento strategico non è esente da sfide. Richiede una comunicazione efficace da parte della leadership e un impegno a supportare il personale durante la transizione.

Le aziende devono essere pronte ad affrontare resistenze interne e a gestire le aspettative durante il processo di implementazione del BSC.

La chiave per superare queste sfide è mantenere una comunicazione aperta, offrire formazione adeguata e dimostrare con azioni concrete come il BSC possa portare benefici tangibili.

Perché utilizzare Twproject per l’implementazione del Balanced Scorecard?

Twproject è un software di gestione dei progetti che può aiutarti a implementare il Balanced Scorecard nella tua azienda. Può essere utilizzato per:

• Definire la tua visione e strategia: può aiutarti a catturare e documentare la visione, la missione e la strategia della tua azienda. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per creare un Balanced Scorecard allineato ai tuoi obiettivi globali.
• Identificare i fattori critici di successo: puoi utilizzare Twproject per identificare i fattori più importanti per il successo della tua azienda. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per definire obiettivi e misure per ciascun fattori critici di successo.
• Tracciare i progressi: il software può essere utilizzato per tracciare i progressi verso i tuoi obiettivi e misure del Balanced Scorecard. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per prendere decisioni basate sui dati sulla tua strategia aziendale.
• Comunicare i risultati: Twproject può aiutare a comunicare i risultati del tuo Balanced Scorecard agli stakeholder della tua azienda. Queste informazioni possono aiutare ad allineare tutti ad una visione e strategia comuni.

L’implementazione del Balanced Scorecard richiede una pianificazione strategica, un impegno organizzativo e l’utilizzo di strumenti adeguati.

Seguendo questi passaggi, le organizzazioni possono assicurarsi di adottare il BSC in modo efficace, trasformandolo in uno strumento potente per il raggiungimento degli obiettivi strategici e il miglioramento continuo delle performance aziendali.

Il backlog di progetto rappresenta il cuore della pianificazione e dell’esecuzione in un ambiente di project management agile.

È più di una semplice lista di compiti: è una mappa strategica che guida il team attraverso le complessità e le sfide di un progetto.

In questo articolo, esploreremo come creare un backlog efficace, elemento cruciale per il successo di qualsiasi progetto agile.

Cos’è un backlog di progetto?

Un backlog di progetto è un elenco ordinato di tutto ciò che è necessario per completare il progetto. Questo include funzionalità, funzioni, requisiti tecnici, miglioramenti e correzioni da apportare.

In un contesto agile, il backlog è dinamico e soggetto a cambiamenti, riflettendo l’evoluzione delle esigenze del progetto e degli stakeholder.

Un backlog ben strutturato è fondamentale per la chiarezza e l’efficienza. Esso permette ai team di capire rapidamente le priorità e di organizzare il lavoro in modo più produttivo.

Un backlog chiaro e dettagliato aiuta a prevenire incomprensioni e assicura che tutti i membri del team siano allineati sugli obiettivi del progetto.

Elementi essenziali di un backlog di progetto ben definito

Definizione dei ruoli nel team

Nel contesto di un progetto agile, la chiarezza dei ruoli è fondamentale per il successo. I membri del team sono il motore che trasforma le idee in realtà.

In un ambiente agile, essi lavorano in modo collaborativo, spesso in team cross-funzionali, per completare gli elementi del backlog. In particolare, i membri del team, in particolare, il Scrum Master e il Product Owner hanno responsabilità distinte ma complementari, che influenzano direttamente l’efficacia del backlog di progetto.

Il Scrum Master reagisce come un facilitatore e un coach per il team. Il suo ruolo è quello di assicurare che il team aderisca ai principi della metodologia agile e utilizzi le pratiche più efficaci.

Questo include aiutare il team a rimuovere eventuali ostacoli che potrebbero impedire il progresso e garantire che le riunioni di pianificazione dello sprint siano produttive.

Il Product Owner è il custode del backlog di progetto. Questa figura ha la responsabilità di definire la visione del prodotto e di assicurare che il backlog rifletta questa visione.

Il Product Owner priorizza gli elementi del backlog, assicurandosi che le attività più critiche siano affrontate per prime. Inoltre, lavora a stretto contatto con i membri del team per chiarire i requisiti e per assicurare che le user story siano ben definite e comprensibili.

Gli elementi chiave di un backlog di progetto

Un backlog ben definito è più di una semplice lista di compiti; è una roadmap dettagliata che guida il team attraverso il progetto.

Per essere efficace, deve essere chiaro, organizzato e strategicamente strutturato.

Ecco gli elementi chiave che lo rendono uno strumento indispensabile nella gestione agile del progetto.

• Chiarezza e specificità: ogni elemento del backlog deve essere descritto con chiarezza e precisione. Questo significa che ogni compito, user story o requisito deve avere obiettivi ben definiti e criteri di accettazione specifici. Una descrizione vaga o generica può portare a interpretazioni errate, causando ritardi e inefficienze. La chiarezza aiuta il team a comprendere esattamente cosa deve essere fatto e quali sono le aspettative.

• Prioritizzazione strategica: la prioritizzazione è fondamentale in un backlog di progetto. Gli elementi devono essere ordinati in base alla loro importanza e urgenza. Questo aiuta il team a concentrarsi sulle attività più critiche, garantendo che le risorse siano allocate in modo efficiente. La capacità di distinguere tra ciò che è essenziale e ciò che può attendere è cruciale per il successo del progetto.

• Flessibilità e adattabilità: in un ambiente agile, il backlog deve essere flessibile. Deve poter adattarsi rapidamente ai cambiamenti, che possono derivare da feedback degli utenti, nuove scoperte durante lo sviluppo o cambiamenti nelle priorità aziendali. Un backlog rigido può ostacolare il progresso; pertanto, deve essere regolarmente rivisto e aggiornato per riflettere la realtà corrente del progetto.

• Collaborazione e coinvolgimento del team: un backlog efficace è il risultato di un processo collaborativo. Coinvolgere il team nella creazione e revisione del backlog non solo aumenta la precisione e la rilevanza degli elementi, ma migliora anche l’impegno e la responsabilità del team. Ogni membro dovrebbe avere la possibilità di contribuire con il proprio insight e competenza.

• Visibilità e accessibilità: il backlog deve essere facilmente accessibile a tutti i membri del team. Una visibilità chiara degli elementi del backlog assicura che tutti siano allineati e consapevoli delle priorità correnti.

La metodologia Agile e il backlog di progetto

La metodologia agile è un approccio rivoluzionario nella gestione dei progetti, che enfatizza la flessibilità, la collaborazione e la risposta rapida ai cambiamenti.

In questo contesto, il backlog di progetto assume un ruolo cruciale, fungendo da colonna vertebrale per l’intero processo di sviluppo. Vediamo come il backlog si integra e supporta la metodologia agile.

Nella metodologia agile, i progetti sono sviluppati in modo iterativo e incrementale. Questo significa che il lavoro è suddiviso in piccole parti gestibili, spesso chiamate “sprint“.

Il backlog di progetto supporta questo approccio fornendo un elenco ordinato di compiti e requisiti che possono essere affrontati in ciascuno sprint. Questa suddivisione permette al team di concentrarsi su piccoli obiettivi a breve termine, facilitando una consegna più rapida e flessibile.

Uno dei principi fondamentali dell’agile è la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

Il backlog di progetto è infatti dinamico; non è un piano fisso, ma un elenco vivente che si evolve con il progetto. Questo significa che può essere aggiustato e riprioritizzato in base ai feedback degli stakeholder, ai cambiamenti del mercato o alle nuove scoperte fatte dal team durante lo sviluppo.

Un backlog agile permette al team di rimanere agile e reattivo, garantendo che il prodotto finale sia il più rilevante e di alta qualità possibile.

La metodologia agile pone grande enfasi sulla collaborazione tra i membri del team e gli stakeholder. Il backlog di progetto diventa un punto di riferimento per questa collaborazione.

Gli stakeholder, inclusi i clienti e gli utenti finali, possono contribuire al backlog fornendo feedback e suggerimenti. Questo assicura che il prodotto finale sia allineato con le loro esigenze e aspettative.

Allo stesso tempo, il team ha la possibilità di discutere e valutare gli elementi del backlog, garantendo che siano realistici e fattibili.

La prioritizzazione degli elementi del backlog è spesso basata sul valore che ogni compito apporta al cliente o all’utente finale. Questo approccio orientato al valore assicura che le risorse siano concentrate sugli aspetti più critici del progetto, massimizzando il ritorno sugli investimenti e l’impatto del prodotto finale.

User Story: il cuore del backlog

Le user story sono un aspetto fondamentale del backlog di progetto, specialmente in un contesto agile. Queste brevi descrizioni focalizzate sull’utente rappresentano non solo ciò che deve essere fatto, ma anche il valore che ogni compito porta agli utenti finali.

Una user story è tipicamente formulata con una struttura semplice, ma potente: “Come [utente], voglio [obiettivo] così che [beneficio]”.

Questo formato aiuta a concentrarsi sulle esigenze e desideri degli utenti, piuttosto che su specifiche tecniche dettagliate. Ogni user story dovrebbe essere sufficientemente chiaro per fornire una comprensione diretta di ciò che l’utente necessita e perché è importante.

Il fulcro delle user story è il valore che esse apportano all’utente. Questo approccio orientato all’utente assicura che il team di sviluppo rimanga concentrato sul creare funzionalità che migliorano effettivamente l’esperienza dell’utente finale.

Invece di perdersi in dettagli tecnici, il team può continuare a chiedersi: “Stiamo soddisfacendo le esigenze dell’utente con questa funzionalità?“

Le user story incoraggiano la collaborazione e la discussione all’interno del team e con gli stakeholder.

Sono strumenti eccellenti per facilitare la comprensione reciproca e per garantire che tutti siano sulla stessa pagina. Inoltre, aiutano a spezzare il lavoro in parti più piccole e gestibili, rendendo più semplice per il team stimare lo sforzo e pianificare lo sviluppo.

Ogni user story dovrebbe includere criteri di accettazione chiari, che definiscono le condizioni specifiche che devono essere soddisfatte affinché la storia sia considerata completa. Questi criteri aiutano a garantire che il lavoro svolto soddisfi le aspettative e forniscono una linea guida chiara per il testing e la verifica della qualità.

Le user story nel backlog devono essere prioritizzate in base al loro valore e urgenza. Questo processo di prioritizzazione aiuta il team a concentrarsi sulle funzionalità più importanti per gli utenti, garantendo che le risorse siano allocate in modo efficiente e che il progetto progredisca in modo significativo.

Pianificazione dello sprint e gestione del backlog

La pianificazione dello sprint e la gestione efficace del backlog sono componenti cruciali nella metodologia agile, in particolare in framework come Scrum. Queste fasi permettono ai team di organizzare il lavoro in modo efficiente e di assicurare che gli obiettivi del progetto siano raggiunti in modo sistematico.

Esaminiamo più da vicino questi aspetti.

La riunione di pianificazione dello sprint

La riunione di pianificazione dello sprint è un momento chiave in cui il team, insieme al Product Owner e al Scrum Master, decide quali elementi del backlog saranno affrontati nel prossimo sprint.

Durante questa riunione, il team valuta la complessità e il tempo necessario per ciascun elemento del backlog, stabilendo un piano realistico per il lavoro che può essere completato durante lo sprint. Questo processo richiede una comprensione chiara delle capacità del team e delle priorità del progetto.

Selezione degli elementi del backlog

La selezione degli elementi del backlog da includere in uno sprint è un processo strategico.

Il team, guidato dal Product Owner, deve considerare vari fattori, come l’urgenza delle user story, la loro importanza per il progetto complessivo e la loro fattibilità nel contesto del tempo e delle risorse disponibili. Gli elementi selezionati diventano parte dello Sprint Backlog, che è un sottoinsieme del backlog di progetto più ampio.

Gestione del backlog di progetto

Il backlog di progetto, come abbiamo già detto, non è statico; è un documento vivente che deve essere costantemente aggiornato e raffinato.

Durante lo sprint, possono emergere nuove informazioni che richiedono l’aggiunta di nuovi elementi al backlog o la riconsiderazione delle priorità esistenti. ù

Il Product Owner ha la responsabilità di mantenere il backlog aggiornato, assicurando che rifletta sempre le esigenze correnti del progetto e degli stakeholder.

Un aspetto fondamentale della gestione del backlog è l’attivo coinvolgimento del team.

I membri del team dovrebbero avere la possibilità di esprimere opinioni e feedback sugli elementi del backlog, contribuendo alla loro definizione e priorizzazione. Questo approccio collaborativo non solo aumenta l’efficacia del backlog, ma migliora anche il morale e l’impegno del team.

Al termine di ogni sprint, il team dovrebbe rivedere il lavoro completato e prepararsi per il successivo. Questo include l’analisi degli elementi del backlog che non sono stati completati e la loro possibile inclusione nel prossimo sprint.

Questo processo di revisione e pianificazione continua assicura che il team rimanga focalizzato e allineato con gli obiettivi a lungo termine del progetto.

Preparazione per lo sprint successivo

Dopo la conclusione di uno sprint, è fondamentale dedicare tempo alla preparazione del successivo. Questa fase è cruciale per mantenere il momentum e assicurare che il progetto continui a progredire in modo efficiente e mirato.

Vediamo alcuni passaggi chiave per prepararsi efficacemente allo sprint successivo.

1. Revisione dello sprint concluso

Inizia con una revisione approfondita dello sprint appena concluso. Questo include l’analisi di ciò che è stato completato, ciò che non è stato fatto e i motivi di eventuali ritardi o ostacoli.

Questa valutazione aiuta a identificare le aree di miglioramento e le lezioni apprese che possono essere applicate nei futuri sprint.

2. Aggiornamento del Backlog di progetto

Sulla base della revisione, aggiorna il backlog di progetto. Rimuovi o modifica gli elementi che non sono più rilevanti e aggiungi nuove attività o requisiti emersi. Assicurati che il backlog rifletta le priorità correnti e le esigenze del progetto.

3. Pianificazione dello sprint successivo

Con un backlog aggiornato, inizia la pianificazione del prossimo sprint.

Questo processo dovrebbe coinvolgere tutto il team, assicurando che gli obiettivi dello sprint siano chiari, realistici e allineati con le aspettative degli stakeholder. Stabilisci quali elementi del backlog saranno affrontati e definisci gli obiettivi chiari e misurabili per lo sprint successivo.

Assicurati che ogni membro del team comprenda le aspettative e il proprio ruolo nel raggiungimento di questi obiettivi.

4. Promuovere la comunicazione e la collaborazione

Rafforza l’importanza della comunicazione aperta e della collaborazione all’interno del team. Incoraggia la condivisione di idee, preoccupazioni e feedback per migliorare continuamente il processo di lavoro e l’efficacia del team.

Twproject: la soluzione ideale per il tuo backlog di progetto

Nel contesto della gestione agile del progetto, la scelta dello strumento giusto per gestire il backlog è cruciale.

Twproject si afferma come uno strumento essenziale nella gestione agile del backlog, grazie alle sue funzionalità specifiche.

Offre un’interfaccia intuitiva che facilita la gestione del backlog, permettendo agli utenti di aggiungere, modificare e prioritizzare facilmente gli elementi.

La piattaforma promuove la collaborazione e la comunicazione efficace all’interno del team, essenziale per mantenere tutti allineati sulle priorità del backlog. Inoltre, supporta il tracciamento del progresso e fornisce report dettagliati, aiutando i project manager a monitorare lo stato del progetto e l’efficienza del team.

La sua integrazione con le metodologie agile lo rende particolarmente adatto alla gestione del backlog in ambienti dinamici, mentre le sue funzionalità di supporto e sicurezza assicurano la protezione dei dati e un’assistenza affidabile.

Twproject eccelle non solo nella gestione del backlog di progetto, ma anche nel supporto del backlog di prodotto.

Questo permette ai project manager e ai team di avere una visione olistica delle esigenze e delle priorità del prodotto, facilitando la pianificazione strategica a lungo termine e l’adeguamento agile alle esigenze in evoluzione del mercato e degli utenti.

In conclusione, la creazione e la gestione di un backlog di progetto efficace sono essenziali per il successo nella gestione di progetti agili.

Un backlog ben curato e una pianificazione dello sprint attenta permettono ai project manager e ai loro team di navigare con successo attraverso le complessità dei progetti, mantenendo un focus chiaro sugli obiettivi e garantendo che ogni passo sia allineato con la visione complessiva del progetto.

Con la giusta combinazione di strumenti, strategie e collaborazione di team, i project manager possono guidare i loro progetti verso risultati eccezionali.

Il monitoraggio dei progetti svolge un ruolo vitale nei processi decisionali di un project manager.

Tuttavia, pur essendo un metodo spesso trascurato, se messo in pratica, il monitoraggio dei progetti può aiutare il project manager ed il suo team a prevedere potenziali rischi e ostacoli che se non trattati potrebbero far deragliare il progetto.

Cos’è il piano di monitoraggio di un progetto?

Il piano di monitoraggio di un progetto consiste nel tenere traccia e monitorare di tutte le metriche relative al progetto.

Grazie a questa attività il Project Manager potrà avere sempre il controllo della situazione identificando potenziali problemi e mettendo in pratiche le azioni correttive. II piano di monitoraggio è fondamentale per garantire che il progetto rientri nel campo di applicazione e rispetti le scadenze specificate ed il budget previsto.

In parole povere,

il monitoraggio del progetto serve a supervisionare tutte le attività di progetto per assicurarsi che questo si svolga come pianificato.

Il monitoraggio è la quarta fase delle cinque fasi del project management secondo il PMBOK: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio – appunto – e chiusura.

La fase di monitoraggio dovrebbe essere eseguita contemporaneamente all’esecuzione del progetto, fornendo visibilità e informazioni utili sul progetto.

Il monitoraggio del progetto aiuta a tenere traccia delle prestazioni e della progressione del progetto utilizzando gli indicatori chiave di prestazione (KPI) concordati durante la pianificazione del progetto.

Il nucleo di questa fase sta nell’identificare quando è necessario un cambiamento, cosa comporta il cambiamento e come implementarlo impattando il minimo possibile sulla direzione del progetto.

Perché il piano di monitoraggio del progetti è importante?

Quando i project manager prendono decisioni importanti senza dati verificati, è come se si muovessero in una stanza che non conoscono ad occhi chiusi.

Le decisioni saranno basate su ben poche o nessuna evidenza. L’azione potrebbe, quindi, non essere molto efficiente e potrebbe essere solo uno spreco di tempo e risorse.

Ecco perché è importante monitorare i progetti diligentemente e utilizzare i dati raccolti per arrivare a decisioni razionali e logiche.

Ecco alcune domande fondamentali durante la fase di monitoraggio del progetto:

• Le attività vengono eseguite come pianificato?
• Ci sono conseguenze impreviste che sorgono come risultato di queste attività?
• Ci sono degli elementi del progetto che devono essere modificati e se sì quali sono?
• Qual è l’impatto di questi cambiamenti?
• Queste azioni correttive porteranno ai risultati attesi?

L’automazione nel monitoraggio dei progetti

Strumenti e tecnologie automatizzate possono semplificare il processo di monitoraggio del progetto.

La maggior parte dei project manager ha già adottato strumenti di project management per delegare compiti e monitorare i loro progetti.

Tuttavia, il monitoraggio del progetto è un processo complesso ed il project manager deve essere sempre coinvolto attivamente in questa fase.

I sei vantaggi del monitoraggio dei progetti

Nello specifico, il monitoraggio del progetto offre sei vantaggi:

1. Allinea i progressi al piano

Il monitoraggio del progresso del progetto aiuterà a valutare se il progetto è in linea con il piano originale. Inoltre, aiuterà a capire, nel caso in cui il progetto stesse andando male, quali azioni correttive intraprendere.

2. Coinvolgimento delle parti interessate.

Il monitoraggio migliora il coinvolgimento degli stakeholder. Se un problema o rischio viene rilevato troppo tardi, lo sponsor del progetto si trova spesso impotente. Con un monitoraggio regolare ed una chiara comunicazione, sarà più facile affrontare i rischi e gli imprevisti.

3. Soddisfazione del cliente.

La comunicazione aperta ed il feedback aumentano la probabilità che il risultato finale soddisfi le aspettative, ritenendo quindi il progetto un successo.

4. Motivazione del team e responsabilità.

La motivazione della squadra avrà oscillazioni durante l’esecuzione del progetto. Monitorando i progressi e il completamento delle tappe fondamentali, il team avrà chiari gli obiettivi del progetto e darà la giusta importanza ai singoli contributi.

5. Gestione dei fornitori esterni.

La comunicazione è fondamentale per qualsiasi progetto, in particolare quando si lavora con fornitori esterni. Monitorare le prestazioni di queste risorse aiuterà a rispettare le scadenze chiave, a gestire il budget e a tenere conto di ritardi imprevisti nella pianificazione del progetto. Allo stesso modo, è necessario condividere le modifiche del progetto con i fornitori in modo che possano aggiornare i propri piani interni ed essere disponibili di conseguenza.

6. Apprendimento e miglioramento continui.

Il monitoraggio rappresenta un’opportunità ideale per l’apprendimento continuo e il miglioramento, oltre che per la pianificazione che per l’esecuzione del progetto. Una volta terminato il progetto, è fondamentale documentare le lezioni apprese, compito che risulta più semplice se il progetto è stato monitorato durante l’esecuzione.

Metodi e tecniche di monitoraggio del progetto

Il monitoraggio del progetto inizia durante la fase di pianificazione del progetto.

Durante questa fase, il project manager deve decidere quali sono i fattori per definire il successo del progetto. Dovrà inoltre stabilire come misurare l’obiettivo utilizzando gli indicatori chiave di prestazione (KPI).

Sulla definizione di successo, è anche necessario consultare il team e lo sponsor del progetto.

I KPI utilizzati per tracciare e misurare il successo possono essere ad esempio:

• Tempo di ciclo: il tempo necessario per completare un’attività.
• Numero di aggiustamenti al programma: quanto spesso la pianificazione del progetto è stata modificata.
• Scostamento del budget: quanto il budget effettivo varia dal budget del progetto
• Numero di errori: il numero di volte in cui è necessario ripetere il lavoro.

Inoltre, è possibile tenere traccia della soddisfazione del cliente, delle ore di lavoro pianificate confronto alle effettive, ecc.

Scegliere i KPI è quindi il primo tassello del puzzle.

Le 6 fasi di monitoraggio del progetto

1. Identificare gli obiettivi del progetto

La definizione degli obiettivi del programma inizia con la risposta a tre domande:

• Che problema sta cercando di risolvere il progetto?
• Quali passi vengono presi per risolvere questo problema?
• Come farà il team di progetto a sapere quando il progetto ha avuto successo nel risolvere il problema?

Rispondere a queste domande aiuterà a identificare ciò che il progetto dovrebbe fare e come il team, e soprattutto il project manager, sapranno se ha funzionato o meno.

2. Definire gli indicatori

Una volta definiti gli obiettivi di progetto, è il momento di definire gli indicatori per tracciare i progressi verso il raggiungimento di tali obiettivi. Gli indicatori tracciano lo stato di avanzamento del progetto ed aiutano a rispondere alla domanda “Le attività vengono implementate come pianificato?”

3. Definire i metodi di raccolta dati e le tempistiche

Ora è il momento di decidere i metodi per la raccolta dei dati e la frequenza con cui i vari dati verranno registrati. Il metodo scelto avrà importanti implicazioni sul monitoraggio del progetto. Un metodo errato infatti, potrebbe portare ad una percezione sbagliata.

4. Identificare i ruoli e le responsabilità durante il monitoraggio

È importante decidere fin dalle prime fasi di pianificazione chi è responsabile della raccolta dei dati per ciascun indicatore. I ruoli di gestione dei dati devono essere decisi chiaramente in modo che tutti siano sulla stessa pagina.

5. Creare un piano di analisi e modelli di report

Una volta che tutti i dati sono stati raccolti, qualcuno dovrà redigere una tabella dei risultati per la revisione interna ed il reporting esterno. Il piano di monitoraggio di progetto dovrebbe quindi includere i dettagli su quali dati verranno analizzati e come verranno presentati i risultati.

6. Pianificare la divulgazione dei dati

L’ultimo elemento del piano di monitoraggio descrive come e a chi verranno diffusi i dati. Ad esempio, un team di progetto potrebbe voler rivedere i dati su base mensile per prendere decisioni programmatiche e sviluppare piani di lavoro futuri, mentre altri stakeholder potrebbero voler esaminare i dati ogni trimestre. Queste opzioni dovrebbero quindi essere discusse con le parti interessate per determinare le ragionevoli aspettative per la revisione dei dati e per sviluppare piani di diffusione all’inizio del progetto.

Questi sei passaggi sono tutto ciò che serve per impostare un piano di monitoraggio del progetto di buona qualità.

Applicando con costanza questi passaggi, ogni project manager sarà in grado di vedere come sta andando il suo progetto. Sarà soprattutto in grado di intervenire tempestivamente per correggere il percorso quando necessario evitando insuccessi inopportuni.

Twproject rappresenta per noi una soluzione efficiente per il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti e la registrazione delle ore lavorate, consentendoci di risparmiare sia in termini di costi che di energia. 

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I vantaggi nell’utilizzo di uno strumento intelligente come Twproject

Se il settaggio di tutti questi parametri può sembrare arduo, la vita del project manager può essere notevolmente semplificata dall’uso di uno strumento tecnologico avanzato come Twproject, che imposta automaticamente il riepilogo di questi dati e aiuta a tenere sotto controllo con semplici grafici l’andamento di tutti i progetti in corso.

Twproject fornisce infatti delle statistiche costantemente aggiornate e personalizzabili sull’andamento dei progetti e grazie agli alert avverte delle situazioni critiche.

Inoltre, ti garantisce di poter tener traccia dell’evoluzione del tuo progetto e di risalire alle fasi precedenti in qualsiasi momento, grazie alla sua utilissima Timeline di progetto.

In base ai dati inseriti in maniera guidata, Twproject genererà per ogni progetto dei diagrammi di avanzamento che valutano diversi parametri. Così il project manager sarà sempre consapevole di eventuali ritardi delle fasi programmate, di sforamento dei tempi previsti e del budget pianificato, del superamento delle scadenze, del sovraccarico delle risorse.

Tra i software di project management è l’unico ad avere una vista di progetto così dettagliata e questo è il suo principale punto di forza.

Ma non è finita qui: Twproject offre analisi così dettagliate ad ogni livello dell’albero di progetto, quindi anche per tutte le sotto-fasi inserite durante la stesura della WBS.

Insomma a tutti i livelli del project management e per i diversi ambiti coinvolti aiuta ad avere una vista completa sull’andamento dei progetti in corso.

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I progetti internazionali hanno assunto un ruolo centrale nel settore della logistica.

Questi progetti, che spaziano dal trasporto di merci su scala globale alla gestione di catene di approvvigionamento complesse, rappresentano una sfida significativa per i project manager.

La loro gestione efficace non è solo una questione di coordinamento logistico; è un equilibrio delicato tra comprensione culturale, competenza tecnica e strategia aziendale.

In questo articolo esploriamo le dinamiche dei progetti internazionali nel settore della logistica, evidenziando le sfide specifiche e le strategie per affrontarle con successo.

Panoramica della gestione dei progetti internazionali

Perché i project manager dovrebbero considerare i progetti internazionali distinti da quelli di portata locale, regionale o nazionale? La risposta è semplice: per la complessità.

I progetti globali comportano un numero maggiore di variabili, inclusi i fattori politici, economici, sociali e tecnologici del macroambiente in cui si svolgono.

Inoltre, i project manager devono affrontare barriere linguistiche e culturali, che richiedono approcci diversi alla gestione stessa. Questa situazione può essere paragonata al tentativo di guidare un’auto bendati: l’ambiente è estraneo e può portare a confusione, problemi di comunicazione, conflitto e stress.

Il successo di un progetto non dipende solo dalla sua conclusione nei tempi e nei budget stabiliti, ma anche dalla capacità di navigare in un ambiente in costante evoluzione, dove variabili come normative internazionali, instabilità politica e differenze culturali possono influenzare ogni aspetto del progetto.

La gestione dei progetti internazionali è un’area che richiede una comprensione profonda e una gestione strategica a causa della sua natura intrinsecamente complessa e sfaccettata. Questo tipo di gestione si distingue per la sua importanza critica in diversi aspetti chiave che vanno ben oltre i confini di un progetto locale o nazionale.

Comprensione del contesto globale

In primo luogo, la gestione dei progetti internazionali richiede una comprensione approfondita del contesto globale in cui operano. Questo include la consapevolezza delle dinamiche politiche, economiche, sociali e tecnologiche che variano notevolmente da una regione all’altra.

Ad esempio, un project manager deve essere consapevole di come le politiche commerciali di un paese possano influenzare la logistica e l’approvvigionamento o come le normative locali possano impattare sulle operazioni di progetto.

Gestione della diversità culturale e linguistica

Un altro aspetto fondamentale è la gestione della diversità culturale e linguistica. I progetti internazionali spesso coinvolgono team multiculturali e multilingue, il che richiede una comunicazione chiara e sensibile alle varie sfumature culturali.

La capacità di navigare e gestire efficacemente queste differenze è cruciale per evitare incomprensioni e per costruire un ambiente di lavoro collaborativo e rispettoso.

Sfide logistiche e operative

Dal punto di vista logistico e operativo, i progetti internazionali presentano sfide uniche.

La gestione di team distribuiti in diversi fusi orari, la pianificazione di spedizioni internazionali, la conformità con le leggi e i regolamenti locali richiedono un livello di pianificazione e coordinamento molto più sofisticato rispetto ai progetti locali.

Gestione dei progetti internazionali: le sfide nel settore logistico

La logistica presenta una serie di sfide uniche che richiedono un’attenzione e una competenza specifiche da parte dei project manager.

Queste sfide, se non gestite correttamente, possono portare a ritardi significativi, costi aggiuntivi e, in alcuni casi, al fallimento del progetto.

Vediamone alcune:

Coordinamento di catene di approvvigionamento complesse

Una delle principali sfide è il coordinamento di catene di approvvigionamento che spesso si estendono su più continenti. Questo richiede una pianificazione meticolosa e la capacità di gestire simultaneamente diversi fornitori, modalità di trasporto e requisiti doganali.

La complessità aumenta quando si devono considerare le variazioni nelle pratiche di lavoro, nei regolamenti e nelle infrastrutture logistiche di diversi paesi.

Ecco come un project manager può affrontare con successo questa sfida:

1. Mappatura

– Inizia con un’analisi dettagliata delle tue catene di approvvigionamento, identificando tutti i punti di contatto, i fornitori chiave e le possibili aree di rischio.

– Comprendi il flusso di materiali e le tempistiche per evitare ritardi o interruzioni impreviste.

2. Collaborazione efficace

– Mantieni una comunicazione costante con tutti i partner nella catena di approvvigionamento. Strumenti come Twproject possono facilitare questa comunicazione.

– Assicurati che tutti i partner condividano gli stessi obiettivi e siano allineati sulla strategia globale del progetto.

3. Monitoraggio in tempo reale

– Utilizza tecnologie di tracciamento in tempo reale per seguire la movimentazione delle merci lungo la catena di approvvigionamento.

– Definisci KPI chiari e monitorali costantemente per valutare le prestazioni della catena di approvvigionamento.

4. Pianificazione aggiornata

– Mantieni la tua pianificazione sempre aggiornata in base alle informazioni in tempo reale sulla catena di approvvigionamento. Twproject, ad esempio, consente di apportare modifiche in modo rapido ed efficace.

– Prepara piani di emergenza e procedure operative standard per affrontare situazioni critiche o crisi nella catena di approvvigionamento.

5. Risk Management

– Identifica i potenziali rischi lungo la catena di approvvigionamento e sviluppa piani di mitigazione specifici per ciascuno.

– Collabora con esperti locali: quando necessario, coinvolgi esperti locali che comprendono le sfumature delle leggi e delle pratiche commerciali in diverse regioni.

6. Adattabilità e flessibilità

– Sii pronto ad adattarti a cambiamenti improvvisi o a situazioni impreviste. La flessibilità è essenziale nella gestione delle catene di approvvigionamento globali.

– Raccogli costantemente feedback dalla tua catena di approvvigionamento e impara dagli errori precedenti per migliorare le future operazioni.

7. Pianificazione e gestione del tempo

La pianificazione e la gestione del tempo sono particolarmente complesse in un contesto internazionale. I project manager devono coordinare le attività tenendo conto dei diversi fusi orari e delle festività locali, oltre a gestire le aspettative dei clienti e degli stakeholder in termini di tempi di consegna e scadenze del progetto.

Le competenze del project manager nella gestione dei progetti internazionali

Nel contesto dei progetti internazionali, il ruolo del project manager è di vitale importanza.

Come abbiamo visto, questi professionisti non solo devono gestire gli aspetti tecnici del progetto, ma anche navigare attraverso una serie di sfide.

Vediamo quali competenze deve possedere un project manager che gestisce progetti internazionali:

– Gestione delle complessità

La complessità è una caratteristica intrinseca di molti progetti, sia grandi che piccoli.

I project manager devono essere in grado di gestire efficacemente le complessità per garantire il successo del progetto.

Queste competenze includono:

• La gestione di più aspetti del progetto: devono essere in grado di mantenere una visione d’insieme del progetto, anche quando devono gestire molteplici attività e stakeholder.
• La capacità di anticipare e mitigare i rischi: i pm devono essere in grado di identificare e gestire i rischi potenziali, prima che possano avere un impatto negativo sul progetto.
• Sapersi adattare rapidamente ai cambiamenti: è necessario essere preparati a cambiamenti imprevisti, come modifiche ai requisiti del progetto o eventi imprevisti.
• Risolvere i problemi in modo efficace: i project manager devono essere in grado di identificare e risolvere i problemi in modo rapido ed efficiente.

– Leadership e visione strategica

I pm devono anche possedere una forte leadership e una visione strategica. Ciò implica:

• La capacità di definire chiaramente gli obiettivi del progetto: i project manager devono essere in grado di comunicare chiaramente gli obiettivi del progetto a tutti gli stakeholder. Ad esempio, un project manager che sta guidando un progetto di sviluppo di un nuovo prodotto deve poter comunicare chiaramente la visione del prodotto a tutti i membri del team, spiegare perché il prodotto è importante e come si insedierà nel mercato di riferimento.

• La capacità di delineare piani realistici:  devono essere in grado di sviluppare piani realistici che tengano conto delle risorse e dei vincoli disponibili. Ad es. un project manager che sta guidando un progetto di ristrutturazione aziendale deve saper sviluppare un piano realistico che tenga conto dei vincoli finanziari e di tempo, identificare i rischi potenziali e sviluppare strategie per mitigarli.

• La capacità di assicurarsi che il team sia allineato con la visione complessiva: i project manager devono motivare e ispirare il team a perseguire gli obiettivi del progetto. Occorre saper creare un ambiente di lavoro positivo e collaborativo, in cui tutti si sentano apprezzati e coinvolti.

– Abilità di comunicazione e negoziazione

Le abilità di comunicazione e negoziazione sono fondamentali.

La leadership in un contesto internazionale richiede anche sensibilità culturale e la capacità di motivare e guidare team diversificati.

I project manager devono comunicare chiaramente con i team, i fornitori e gli stakeholder, spesso in diverse lingue e attraverso diverse culture. Quindi è necessario saper negoziare contratti, risolvere conflitti e presentare informazioni in modo che sia comprensibile a tutti i partecipanti al progetto.

– Gestione delle relazioni

La gestione delle relazioni è un altro aspetto cruciale. Occorre costruire e mantenere relazioni positive con una vasta gamma di persone, da team interni a fornitori esterni e clienti in diverse parti del mondo, e saper risolvere eventuali conflitti.

La comprensione e il rispetto della diversità culturale sono essenziali per creare un ambiente di lavoro collaborativo e rispettoso.

Twproject, la soluzione perfetta per la gestione di progetti complessi

Twproject emerge come una soluzione particolarmente adatta ai progetti internazionali, grazie alle sue funzionalità avanzate e alla sua interfaccia intuitiva. Vediamo alcune funzionalità:

• Il software offre funzionalità personalizzabili che possono essere modellate per adattarsi a progetti di diverse dimensioni e complessità, rendendolo uno strumento versatile per qualsiasi tipo di progetto internazionale.
• Twproject eccelle nella gestione delle risorse, permettendo ai project manager di allocare e monitorare le risorse in modo efficiente. Questo è particolarmente utile in progetti internazionali dove le risorse possono essere distribuite in diverse località geografiche e fusi orari.
• Il software facilita la comunicazione e la collaborazione tra team distribuiti globalmente. Con funzionalità come la messaggistica integrata, le bacheche e gli strumenti di condivisione dei documenti, assicura che tutti i membri del team siano sempre aggiornati e in grado di collaborare efficacemente, nonostante le distanze fisiche.
• Il software offre strumenti avanzati di monitoraggio e reporting che permettono ai project manager di tenere traccia dei progressi del progetto in tempo reale. Questi strumenti sono essenziali per identificare rapidamente eventuali problemi o ritardi e per prendere decisioni informate basate su dati accurati.

In conclusione, la gestione di progetti internazionali presenta una serie di sfide uniche, ma con gli strumenti giusti, queste sfide possono essere trasformate in opportunità di successo.

L’adozione di Twproject rappresenta un passo significativo verso una gestione di progetto più efficace, efficiente e collaborativa, consentendo ai project manager e ai loro team di raggiungere i loro obiettivi con maggiore sicurezza e successo.

Lo studio di fattibilità è un passaggio fondamentale prima di dare il via libera ad un progetto che potrebbe costare migliaia di euro. Questa analisi approfondita è spesso richiesta ‘dall’alto’ dell’organizzazione per garantire la realizzabilità e la sostenibilità del progetto.

Lo studio di fattibilità determina, in primo luogo, se il progetto ha probabilità di successo e se il suo avvio, per l’azienda, può essere o meno un’opportunità.

Viene in genere condotto prima di intraprendere qualsiasi iniziativa riguardante un progetto, inclusa la pianificazione. È uno dei fattori fondamentali, se non il più importante, che determinano se il progetto può essere portato avanti o no.

Sebbene i project manager non siano necessariamente quelli che conducono lo studio di fattibilità, possono comunque fungere da persone di riferimento durante questa fase.

Inoltre, i project manager possono utilizzare lo studio di fattibilità per comprendere i parametri del progetto, gli obiettivi di business e i fattori di rischio in gioco.

Cos’è uno studio di fattibilità?

Nello specifico, uno studio di fattibilità viene utilizzato per determinare la fattibilità di un’idea, ad esempio per garantire che un progetto sia giuridicamente e tecnicamente fattibile oltre che economicamente giustificabile.

Lo studio di fattibilità dice se un progetto vale l’investimento. Ad esempio, se un progetto richiede troppe risorse, questo impedisce a quelle determinate risorse di svolgere altre attività.

In generale il mancato utilizzo di quelle risorse per il tempo necessario allo svolgimento del progetto, può anche costare più di quanto l’organizzazione potrebbe guadagnare da quel determinato progetto.

Uno studio di fattibilità ben progettato dovrebbe quindi offrire una serie di parametri che potremmo definire imprescindibili per la valutazione completa di un progetto.

Possiamo partire da una base storica dell’attività o del progetto, includendo la descrizione del prodotto o del servizio, le dichiarazioni contabili, i dettagli di operazioni e gestione, le ricerche di mercato e politiche, i dati finanziari, i requisiti legali e gli obblighi fiscali, i potenziali ostacoli e le eventuali soluzioni alternative. Nulla dovrebbe essere lasciato al caso.

Generalmente, tali studi precedono lo sviluppo tecnico e l’implementazione del progetto.

In questo contesto, il progetto di fattibilità tecnica assume un ruolo cruciale, poiché valuta la realizzabilità tecnica del progetto in termini di risorse, competenze e tecnologie disponibili.

Cinque aree di fattibilità del progetto

Uno studio di fattibilità valuta il potenziale successo del progetto. L’obiettività percepita è, pertanto, un fattore importante nella credibilità dello studio per i potenziali investitori e stakeholder.

Esistono cinque aree che afferiscono alla fattibilità di un progetto. Vediamole insieme.

Fattibilità tecnica

Questa valutazione si concentra sulle risorse tecniche disponibili per l’organizzazione.

Aiuta le organizzazioni a determinare se le risorse tecniche soddisfano le capacità e se il team tecnico è in grado di convertire le idee in sistemi operativi. La fattibilità tecnica comporta anche la valutazione dell’hardware, del software e di altri requisiti tecnologici.

Fattibilità economica

Questa valutazione di solito comporta un’analisi costi/benefici del progetto, aiutando le organizzazioni a determinare la fattibilità, i costi e i benefici associati a un progetto prima che le risorse finanziarie siano assegnate.

Fattibilità giuridica

Questa valutazione esamina se eventuali aspetti del progetto proposto sono in conflitto con requisiti legali.

Fattibilità operativa

La fattibilità operativa implica lo svolgimento di uno studio per analizzare e determinare se e in che misura i bisogni dell’organizzazione possano essere soddisfatti completando il progetto.

Gli studi di fattibilità operativa analizzano anche come un piano di progetto soddisfa i requisiti identificati nella fase di analisi dei requisiti dello sviluppo del sistema.

Pianificazione della fattibilità

Questa valutazione è la più importante per il successo del progetto. Un progetto fallirà infatti, se non sarà completato in tempo.

Nella pianificazione della fattibilità, un’organizzazione stima quanto tempo ci vorrà per completare il progetto con successo.

Una volta esaminate queste aree, lo studio di fattibilità consente di identificare eventuali vincoli che il progetto proposto potrebbe affrontare, tra cui:

• Vincoli interni del progetto: tecnologia, budget, risorse, ecc.
• Vincoli aziendali interni: finanziari, marketing, esportazione, ecc.
• Vincoli esterni: logistica, ambiente, leggi e regolamenti, ecc.

Benefici di uno studio di fattibilità

L’importanza di uno studio di fattibilità si basa sul desiderio organizzativo di garantire un buon lavoro prima di impegnare risorse, tempo o budget.

Uno studio di fattibilità potrebbe rivelare nuove idee che potrebbero cambiare completamente lo scopo di un progetto.

È meglio effettuare questa analisi in anticipo, piuttosto che trovarsi a metà strada e capire che il progetto non funzionerà.

Di seguito sono riportati alcuni vantaggi chiave della realizzazione di uno studio di fattibilità:

• Migliorare l’attenzione e la motivazione del team di progetto
• Identificare nuove opportunità
• Restringere le alternative commerciali
• Identificare un motivo valido per intraprendere il progetto
• Migliorare la percentuale di successo valutando più parametri
• Aiutare il processo decisionale sul progetto
• Identificare le ragioni per non procedere

Come si conduce uno studio di fattibilità

Chiunque conduca uno studio di fattibilità, deve seguire diversi passaggi. Queste azioni includono:

• Analisi preliminare: prima di procedere con il processo di studio di fattibilità vero e proprio, molte organizzazioni condurranno un’analisi preliminare, una sorta di pre-selezione del progetto. L’analisi preliminare mira a scoprire ostacoli insormontabili che renderebbero inutile anche uno studio di fattibilità. Se non vengono scoperti blocchi importanti durante questa analisi, si potrà procedere con lo studio di fattibilità più approfondito.
• Definire l’ambito: è importante delineare l’ambito del progetto in modo da poter determinare l’ambito dello studio di fattibilità. L’ambito del progetto includerà il numero e la composizione di stakeholder sia interni che esterni. Inoltre, non bisogna dimenticare di esaminare il potenziale impatto del progetto su tutte le aree dell’organizzazione.
• Ricerche di mercato: nessun progetto può essere intrapreso senza questa analisi. Coloro che conducono lo studio di fattibilità approfondiranno il panorama concorrenziale esistente e determineranno se esiste spazio per il progetto all’interno di quel mercato.
• Valutazione finanziaria: lo studio di fattibilità esaminerà i costi economici relativi al progetto, comprese le attrezzature o altre risorse, le ore di lavoro, i benefici proposti del progetto, i rischi finanziari associati ed il potenziale impatto finanziario in caso di fallimento del progetto.
• Soluzioni alternative: se qualche problema potenziale dovesse emergere durante lo studio, si esamineranno le soluzioni alternative per portare comunque avanti il progetto con successo.
• Rivalutazione dei risultati: una rivalutazione dello studio di fattibilità con occhi nuovi è essenziale, in particolare se è trascorso del tempo da quando è stato intrapreso per la prima volta.
• Decisione Go/No-go: questo è il passo finale di uno studio di fattibilità, in poche parole, qui viene deciso se si può avviare il progetto (go) o no (no-go).

Per concludere, va ricordato che uno studio di fattibilità è più un modo di pensare che un processo burocratico.

Man mano che la portata del progetto cresce, diventa sempre più importante documentare lo studio di fattibilità, in particolare se sono coinvolte grandi quantità di denaro e/o se la consegna è critica.

Lo studio di fattibilità non deve contenere solo dettagli sufficienti per proseguire nella fase operativa del progetto. Dovrebbe anche essere utilizzato per l’analisi comparativa al termine del progetto.

Sarà in questa fase che si analizzerà ciò che è stato erogato rispetto a quanto proposto inizialmente nello studio di fattibilità. Minore sarà il divario e maggiore sarà la valutazione di professionalità di coloro che hanno redatto lo studio.

Pronto a fare un corretto studio di fattibilità? Prova il Gantt di Twproject

Grazie ad un Gantt interattivo come quello di Twproject eseguire uno studio di fattibilità sarà molto più semplice, perché sarete in grado di seguire ogni fase del processo. Sarà facile associare al progetto tutta la documentazione necessaria e monitorare e valutare i risultati.

Grazie allo studio del carico delle risorse potrete evidenziare eventuali colli di bottiglia ed intervenire prima dell’avvio dell’intero progetto.

Dunque, perché non provare? Twproject vi offre una prova gratuita di 15 giorni, con la quale potrete testare la fattibilità dei vostri progetti. Sarete seguiti dal nostro team di supporto per ogni dubbio tecnico o concettuale.

Il knowledge management in project management o gestione della conoscenza, è diventato un pilastro fondamentale per il successo dei progetti.

Ma cos’è esattamente?

Si tratta di un processo sistematico per acquisire, organizzare, e condividere informazioni e conoscenze all’interno di un’organizzazione.

Questo processo aiuta i project manager a prendere decisioni informate e a migliorare l’efficienza dei loro team.

Vantaggi del Knowledge Management in Project Management

Implementare strategie di knowledge management porta numerosi vantaggi, tra cui l’ottimizzazione dei flussi di lavoro, la preservazione della conoscenza aziendale, e l’abilità di generare nuova conoscenza.

Per i project manager, significa avere accesso alle informazioni necessarie al momento giusto, migliorando così il processo decisionale e l’efficacia del team.

L’adozione di strategie efficaci di knowledge management offre una serie di vantaggi significativi che possono trasformare il modo in cui i progetti vengono gestiti e portati al successo. Ecco alcuni dei vantaggi principali:

• Miglioramento del processo decisionale:

Accesso a Informazioni rilevanti: il knowledge management fornisce ai project manager un accesso rapido e facile a informazioni cruciali, riducendo il tempo speso nella ricerca di dati.

Decisioni basate su dati: con una vasta base di conoscenze a disposizione, i project manager possono prendere decisioni più informate, basate su dati storici, trend e analisi.

• Efficienza operativa:

Riduzione dei tempi di ricerca: Un sistema efficace di knowledge management riduce il tempo speso dai team nella ricerca di informazioni, permettendo loro di concentrarsi su compiti più produttivi.

Standardizzazione dei processi: La condivisione di procedure operative standard e best practices aiuta a standardizzare i processi, riducendo errori e incoerenze.

• Gestione del rischio:

Prevenzione degli errori: l’apprendimento dalle esperienze passate e la condivisione di queste conoscenze aiutano a prevenire errori ricorrenti.

Identificazione proattiva dei rischi: la conoscenza collettiva può aiutare a identificare potenziali rischi prima che diventino problemi critici.

• Innovazione e crescita:

Stimolo all’innovazione: la condivisione di idee e soluzioni può stimolare l’innovazione all’interno dei team.

Sviluppo professionale: i project manager e i loro team possono beneficiare dell’apprendimento continuo, migliorando le loro competenze e conoscenze.

• Miglioramento della collaborazione:

Condivisione della conoscenza: Strumenti di knowledge management facilitano la condivisione di informazioni tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

Cultura organizzativa positiva: la condivisione di conoscenze contribuisce a creare una cultura aziendale basata sulla collaborazione e sul supporto reciproco.

• Sostenibilità a lungo termine:

Conservazione della conoscenza aziendale: il knowledge management aiuta a conservare la conoscenza critica all’interno dell’organizzazione, anche quando i dipendenti lasciano l’azienda.

Adattabilità e flessibilità: le organizzazioni che gestiscono efficacemente la conoscenza sono meglio attrezzate per adattarsi ai cambiamenti del mercato e alle nuove sfide.

Tecniche di Knowledge Management in Project Management

Esistono diverse tecniche di knowledge management nel project management che i project manager possono utilizzare per migliorare l’efficacia dei loro progetti.

Queste tecniche non solo migliorano la gestione delle informazioni ma ottimizzano anche la collaborazione e l’innovazione all’interno dei team.

Vediamone alcune:

Raccolta e conservazione delle conoscenze

Una delle sfide più importanti del knowledge management è raccogliere e conservare le conoscenze in modo efficace.

• Procedure Operative Standard (SOP): le SOP sono documenti dettagliati che descrivono i processi e le procedure per eseguire compiti specifici. Nel project management, le SOP aiutano a garantire la coerenza e l’efficienza, fornendo una guida chiara su come affrontare attività ricorrenti.
• Linee guida e report: le linee guida forniscono indicazioni generali su come svolgere determinate attività. Creare linee guida dettagliate e report regolari permette di documentare le esperienze e le lezioni apprese. Questi documenti diventano risorse preziose per i project manager e i team, offrendo insight e riferimenti per progetti futuri.
• Banche dati: utilizzare banche dati centralizzate per conservare documenti, report, linee guida e altre informazioni importanti. Questo assicura che le conoscenze siano facilmente accessibili e organizzate in modo efficiente.

Condivisione delle conoscenze

La condivisione delle conoscenze è una fase importante del knowledge management. Consente alle persone di imparare l’una dall’altra, di migliorare le proprie competenze e di collaborare più efficacemente.

• Riunioni e presentazioni: organizzare regolarmente riunioni e presentazioni dove i membri del team possono condividere esperienze, idee e best practices. Questo favorisce un ambiente di apprendimento continuo e stimola la condivisione di conoscenze.
• Corsi di formazione: implementare programmi di formazione che permettano ai membri del team di acquisire nuove competenze e condividere il proprio know-how. Questo non solo migliora le competenze individuali ma arricchisce anche il pool di conoscenze del team.
• Community di pratica: creare community di pratica all’interno dell’organizzazione dove i professionisti possono scambiare idee, soluzioni e sfide comuni. In queste community ci si riunisce per condividere le conoscenze e le esperienze su un particolare argomento. Possono essere utilizzate per condividere le conoscenze tacite, che sono spesso più difficili da documentare e condividere.

Utilizzo delle conoscenze

Le conoscenze condivise devono essere utilizzate per migliorare i processi, prendere decisioni e risolvere problemi.

I project manager possono utilizzare le conoscenze raccolte e condivise per:

• Migliorare la pianificazione: utilizzare le conoscenze acquisite per affinare i processi di pianificazione dei progetti. Analizzare i dati storici e le lezioni apprese per anticipare sfide e identificare le migliori pratiche.
• Migliorare l’esecuzione: Applicare le conoscenze durante l’esecuzione dei progetti per ottimizzare le risorse, gestire i tempi e migliorare la qualità del lavoro.
• Migliorare il controllo: utilizzare sistemi di knowledge management per monitorare i progressi e adattare le strategie in tempo reale. Questo aiuta a mantenere i progetti in linea con gli obiettivi e a reagire prontamente a eventuali deviazioni.

Incorporando queste tecniche, i project manager possono non solo migliorare la gestione dei loro progetti ma anche costruire una base solida di conoscenze che beneficia l’intera organizzazione.

Questo approccio proattivo al knowledge management assicura che le informazioni siano non solo conservate ma anche condivise e utilizzate in modo efficace, portando a decisioni più informate, progetti più riusciti e un ambiente di lavoro più collaborativo e innovativo.

Guardando al futuro: knowledge management e innovazioni Tecnologiche

Nel dinamico mondo del project management, guardare al futuro significa comprendere come il knowledge management si intreccia con le innovazioni tecnologiche.

L’avanzamento tecnologico sta ridefinendo il modo in cui le conoscenze vengono raccolte, conservate, condivise e utilizzate, portando a un’evoluzione significativa nelle pratiche di project management.

Integrazione dell’intelligenza artificiale e dell’apprendimento automatico

L’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico (Machine Learning) stanno emergendo come forze rivoluzionarie nel knowledge management.

Queste tecnologie possono analizzare grandi volumi di dati, identificare pattern e fornire insight preziosi che altrimenti potrebbero sfuggire.

Per i project manager, ciò significa decisioni più informate basate su analisi predittive e prescrittive. Ad esempio, l’AI può prevedere ritardi nei progetti analizzando tendenze storiche, aiutando i manager a mitigare i rischi prima che si manifestino.

Cloud Computing e collaborazione

Il cloud computing ha trasformato il modo in cui le informazioni vengono conservate e condivise. Piattaforme basate sul cloud permettono un accesso facile e sicuro alle informazioni, indipendentemente dalla posizione geografica.

Questo facilita una collaborazione senza precedenti tra i team distribuiti globalmente, consentendo ai project manager di gestire progetti in modo più flessibile ed efficiente. Inoltre, il cloud offre scalabilità e agilità, permettendo alle organizzazioni di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del business.

Big Data e analytics

I Big Data e gli strumenti di analytics stanno giocando un ruolo cruciale nel fornire insight approfonditi e in tempo reale.

Questi strumenti permettono ai project manager di analizzare vasti set di dati per identificare tendenze, valutare le performance dei progetti e prendere decisioni basate su dati concreti. L’analisi dei dati può anche aiutare a prevedere problemi futuri e a identificare opportunità di miglioramento continuo.

Automazione ed efficienza

L’automazione sta diventando sempre più importante nel knowledge management. Strumenti automatizzati possono gestire compiti ripetitivi, liberando i project manager e i loro team per concentrarsi su attività più strategiche. Questo non solo migliora l’efficienza ma anche la qualità del lavoro, riducendo errori e incoerenze.

Realizzazione di ambienti di lavoro connessi e intelligenti

Infine, l’evoluzione verso ambienti di lavoro connessi e intelligenti sta cambiando il modo in cui i team interagiscono e collaborano.

Tecnologie come la realtà aumentata, la realtà virtuale e le interfacce utente intuitive stanno creando nuove modalità di interazione con le informazioni e tra i membri del team, rendendo la collaborazione più coinvolgente e produttiva.

Tuttavia, il futuro del knowledge management nel project management è intrinsecamente legato alle innovazioni tecnologiche. Queste tecnologie non solo potenziano i project manager con strumenti più avanzati ma aprono anche nuove frontiere per l’efficienza, l’innovazione e la collaborazione.

Adattarsi e adottare queste tecnologie sarà cruciale per rimanere competitivi e per gestire progetti con successo nell’era digitale.

Il Ruolo di Twproject nel Knowledge Management

Twproject emerge come una soluzione chiave nel panorama del knowledge management applicato al project management.

Questo strumento è progettato per rispondere alle esigenze specifiche dei project manager, offrendo una piattaforma versatile e integrata che facilita la raccolta, la condivisione e l’utilizzo delle conoscenze all’interno delle organizzazioni.

Ecco come Twproject gioca un ruolo cruciale in questo ambito:

Iniziare con Twproject significa fare un passo fondamentale verso una gestione del knowledge management più efficace e integrata. 

Questi vantaggi si traducono in progetti più riusciti, team più soddisfatti e clienti più felici.

Il change management è un processo cruciale per ogni project manager.

Anche i progetti più ben pianificati possono essere soggetti a modifiche, sia di natura interna che esterna. In questi casi, è fondamentale saper gestire il cambiamento in modo efficace, per garantire il successo del progetto.

Per un project manager, comprendere e padroneggiare l’arte del change management non è solo una competenza desiderabile, ma una necessità assoluta.

Questo articolo si propone di esplorare in profondità come gestire efficacemente il cambiamento nei progetti, affrontando le sfide e cogliendo le opportunità che esso comporta. 

Analizzeremo i principi del change management, le fasi del processo, le tecniche che possono essere utilizzate e il ruolo del project manager.

Principi fondamentali del change management

Il successo nel change management si basa sulla comprensione e applicazione di alcuni principi fondamentali.

Questi principi forniscono una struttura solida su cui costruire e guidare il processo di cambiamento, specialmente in contesti complessi come quelli aziendali.

Il primo passo è comprendere il cambiamento che si intende implementare. È importante identificare i fattori che lo hanno reso necessario, i suoi obiettivi e le sue implicazioni.

I fattori che possono portare al cambiamento includono:

• Mutamenti nell’ambiente esterno: cambiamenti nelle condizioni economiche, sociali, politiche o tecnologiche possono richiedere un cambiamento nell’organizzazione.
• Efficacia e efficienza: il cambiamento può essere necessario per migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’organizzazione.
• Innovazione: il cambiamento può servire per introdurre nuove idee e tecnologie.

Una volta identificati i fattori che hanno portato al cambiamento, è importante definire gli obiettivi del cambiamento. Gli obiettivi devono essere chiari, specifici e misurabili.

• Coinvolgere le persone: il cambiamento è più facile da accettare se le persone sono coinvolte nel processo decisionale. È importante comunicare in modo chiaro e trasparente, coinvolgendo le persone fin dall’inizio.

Il coinvolgimento delle persone può essere ottenuto attraverso:

• Comunicazione efficace: è importante comunicare in modo chiaro e trasparente, coinvolgendo le persone fin dall’inizio del processo.
• Partecipazione: è importante dare alle persone la possibilità di partecipare al processo decisionale, fornendo loro le informazioni e gli strumenti necessari per prendere decisioni informate.

• Fornire supporto: il cambiamento può essere fonte di stress e incertezza. È importante fornire alle persone il supporto necessario per affrontare il cambiamento, sia a livello pratico che emotivo.

Il supporto pratico può includere:

• Formazione: può aiutare le persone a sviluppare le competenze e le attitudini necessarie per affrontare il cambiamento.
• Strumenti e risorse: è importante fornire alle persone gli strumenti e le risorse necessari per svolgere il loro lavoro in modo efficace.

Il supporto emotivo può includere:

• Ascolto attivo: è importante ascoltare le preoccupazioni delle persone e fornirgli un supporto emotivo.
• Riconoscimento: è fondamentale riconoscere gli sforzi delle persone e fornire loro un feedback positivo.

Fasi del processo di Change Management

Il processo di gestione del cambiamento può essere suddiviso in fasi distinte, ciascuna con obiettivi e attività specifiche.

Questa strutturazione aiuta i project manager a navigare efficacemente attraverso il cambiamento, garantendo che ogni aspetto sia attentamente considerato e gestito.

1. Preparazione al cambiamento

La fase di preparazione al cambiamento è il primo passo fondamentale per garantire il successo di qualsiasi progetto di cambiamento.

In questa fase occorre fare:

• Valutazione delle necessità: comprendere perché il cambiamento è necessario e quali problemi intende risolvere.
• Definizione degli obiettivi: stabilire obiettivi chiari e misurabili per il cambiamento.
• Analisi degli stakeholder: identificare chi sarà influenzato dal cambiamento e in che modo.
• Preparazione della Leadership: assicurarsi che i leader e i manager siano a bordo e comprendano il loro ruolo nel guidare il cambiamento.

2.  Pianificazione del cambiamento

In questa fase, il team di gestione del cambiamento deve sviluppare un piano dettagliato che guidi il cambiamento attraverso la sua esecuzione:

• Sviluppo di una strategia: creare un piano dettagliato che includa timeline, risorse necessarie e specifiche azioni.
• Comunicazione del piano: condividere il piano con tutte le parti interessate, assicurando trasparenza e comprensione.
• Formazione e risorse: pianificare la formazione necessaria e allocare le risorse per supportare il cambiamento.

3. Implementazione del cambiamento

La fase di implementazione del cambiamento è il momento in cui il piano di cambiamento prende vita. In questa fase occorre fare:

• Esecuzione del piano: mettere in atto le azioni previste nel piano
• Gestione della resistenza: monitorare e affrontare attivamente qualsiasi resistenza al cambiamento
• Supporto continuo: fornire supporto costante ai dipendenti durante la transizione

4. Comunicazione durante il cambiamento

La comunicazione durante il cambiamento prevede:

• Aggiornamenti regolari: fornire aggiornamenti costanti sul progresso e su eventuali modifiche al piano.
• Canali di feedback: stabilire canali per ricevere feedback dai dipendenti e dagli altri stakeholder.
• Rassicurazione e motivazione: mantenere il morale alto attraverso comunicazioni positive e rassicuranti.

5. Supporto e formazione

La fase di supporto e formazione è fondamentale per il successo del cambiamento. In questa fase, è necessario offrire:

• Formazione mirata: offrire formazione specifica per aiutare i dipendenti ad acquisire le competenze necessarie per il nuovo ambiente.
• Supporto psicologico: fornire supporto per gestire l’aspetto emotivo del cambiamento.
• Adattamento delle competenze: assicurarsi che i dipendenti siano adeguatamente preparati per i loro nuovi ruoli o responsabilità.

6. Monitoraggio e valutazione

Questa fase è fondamentale per garantire che il cambiamento sia efficace e sostenibile:

• Valutazione dell’impatto: misurare l’impatto del cambiamento rispetto agli obiettivi stabiliti.
• Raccolta di feedback: raccogliere feedback per comprendere come il cambiamento viene percepito e vissuto.
• Adeguamenti e miglioramenti: apportare modifiche al piano di cambiamento in base ai risultati e ai feedback.

7. Rafforzamento del cambiamento

Questa è la fase finale del processo di gestione del cambiamento.

Il team di gestione del cambiamento deve assicurarsi che il cambiamento diventi parte della cultura aziendale. Questo può essere fatto attraverso una serie di attività:

• Incorporazione nella cultura: assicurarsi che il cambiamento diventi parte della cultura aziendale.
• Celebrazione dei successi: riconoscere e celebrare i successi per rafforzare il cambiamento.
• Apprendimento continuo: utilizzare l’esperienza per migliorare i futuri processi di change management.

Tecniche efficaci nel Change Management

Per navigare con successo attraverso il processo di change management, è fondamentale impiegare tecniche efficaci che facilitino la transizione e minimizzino la resistenza.

Queste tecniche aiutano a garantire che il cambiamento sia non solo implementato, ma anche accettato e sostenuto a lungo termine.

1. Analisi degli Stakeholder

• Mappatura degli Stakeholder: Identificare tutte le parti interessate, valutare il loro livello di influenza e interesse nel cambiamento.

• Strategie di Coinvolgimento: Sviluppare strategie mirate per coinvolgere gli stakeholder in base alla loro posizione e al loro impatto sul cambiamento.

2. Gestione del Rischio

• Identificazione dei rischi: riconoscere i potenziali rischi associati al cambiamento, sia a livello operativo che a livello di accettazione da parte del personale.

• Piani di mitigazione: sviluppare piani per mitigare i rischi identificati, inclusa la pianificazione di scenari alternativi.

3. Formazione e sviluppo

• Programmi di formazione: creare e implementare programmi di formazione per sviluppare le competenze necessarie per adattarsi al nuovo ambiente o sistema.

• Sviluppo delle competenze: concentrarsi sullo sviluppo continuo delle competenze dei dipendenti per garantire che siano preparati a gestire i cambiamenti futuri.

4. Feedback continuo

• Canali di feedback aperti: stabilire canali di feedback aperti e accessibili per consentire ai dipendenti di esprimere le loro preoccupazioni e suggerimenti.

• Valutazione e azione: valutare regolarmente il feedback ricevuto e agire di conseguenza per apportare miglioramenti continui al processo di cambiamento.

5. Comunicazione strategica

• Piani di comunicazione: sviluppare piani di comunicazione che dettaglino quando, come e cosa comunicare a ciascun gruppo di stakeholder.

• Messaggi personalizzati: adattare i messaggi in base al pubblico per garantire che siano pertinenti e efficaci.

6. Supporto e Counseling

• Assistenza psicologica: fornire supporto psicologico per aiutare i dipendenti a gestire lo stress e l’ansia legati al cambiamento.

• Consulenza professionale: offrire accesso a consulenza professionale per affrontare problemi specifici legati al cambiamento.

7. Utilizzo di strumenti di gestione del cambiamento

• Software di Project Management: utilizzare strumenti di gestione di progetti come Twproject per pianificare, monitorare e comunicare efficacemente durante il processo di cambiamento.
• Automazione e Reporting: sfruttare la tecnologia per automatizzare i processi e fornire report dettagliati sull’avanzamento del cambiamento.

Incorporando queste tecniche nel processo di change management, i project manager possono aumentare significativamente le probabilità di un’esecuzione di successo del cambiamento.

Il ruolo cruciale del project manager nel change management

Nel contesto del change management, il project manager assume un ruolo cruciale, agendo come fulcro tra le necessità tecniche e umane del progetto. Questa figura professionale non si limita a guidare il progetto attraverso le sue fasi tecniche, ma si impegna anche a gestire l’aspetto umano del cambiamento, assicurando che la transizione sia accettata e sostenuta dall’intera organizzazione.

Un project manager efficace si distingue per la sua leadership visionaria, avendo una chiara comprensione degli obiettivi del cambiamento e la capacità di comunicarli efficacemente al team e agli stakeholder.

Questa leadership ispiratrice è fondamentale per infondere fiducia e motivazione, guidando con l’esempio e mostrando un forte impegno verso il cambiamento.

La comunicazione gioca un ruolo chiave, richiedendo l’uso di abilità avanzate per trasmettere in modo chiaro gli obiettivi, i benefici e l’impatto del cambiamento.

Inoltre, il coinvolgimento attivo dei membri del team e degli stakeholder è essenziale, incoraggiando la partecipazione e raccogliendo feedback per una gestione inclusiva del cambiamento.

Affrontare la resistenza e i conflitti è un altro aspetto critico. Il project manager deve essere in grado di identificare e comprendere le cause della resistenza al cambiamento tra i membri del team, utilizzando tecniche di risoluzione dei conflitti per trasformare le resistenze in opportunità di crescita.

La formazione e il supporto continuo sono indispensabili per assicurare che il team riceva le competenze necessarie per adattarsi ai nuovi processi o tecnologie. Fornire un supporto costante aiuta a gestire le preoccupazioni dei membri del team, garantendo che si sentano ascoltati e supportati.

Il monitoraggio e l’adattamento continuo del progresso del cambiamento sono vitali per valutare l’efficacia delle strategie adottate. Essere pronti ad adattare il piano di cambiamento in base al feedback e alle circostanze emergenti è un segno di flessibilità e resilienza.

Infine, l’utilizzo di strumenti di gestione progetti come Twproject è fondamentale per una pianificazione efficace, il monitoraggio del progresso e una comunicazione fluida. Questi strumenti aiutano a ottimizzare i processi, rendendo il cambiamento più gestibile e meno oneroso per il team.

Twproject: il tuo alleato nel Change Management

Twproject si rivela un alleato fondamentale nel processo di change management, offrendo una soluzione completa che supporta i project manager in ogni fase del cambiamento.

La piattaforma versatile e le sue funzionalità avanzate sono progettate per semplificare la gestione del cambiamento, rendendola più efficiente e meno gravosa.

Attraverso l’uso di Twproject, i project manager possono assicurare una transizione fluida, mantenendo il team allineato e focalizzato sugli obiettivi del progetto.

La capacità di fornire una visione chiara del progresso, di facilitare la comunicazione e di ottimizzare la gestione delle risorse rende il processo di change management più gestibile e meno stressante per tutti i coinvolti.

L’analisi dei costi (e benefici) di un progetto, tra tutte le analisi possibili è forse quella più importante per un Project Manager. Proviamo a vedere meglio di cosa stiamo parlando.

Quando si gestisce un progetto, è necessario prendere molte decisioni importanti.

A causa dell’elevata posta in gioco, i buoni project manager non prendono decisioni semplicemente basate sull’istinto. Preferiscono minimizzare il rischio al meglio delle loro capacità e agire solo quando c’è più certezza che incertezza.

Ma come è possibile in un mondo con una miriade di variabili e un’economia in costante cambiamento?

La risposta è:

consultare rigidamente i dati raccolti con strumenti di reporting, grafici e fogli di calcolo.

È quindi possibile utilizzare tali dati per valutare le proprie decisioni con un processo denominato analisi dei costi-benefici di un progetto.

Un uso intelligente dell’analisi costi-benefici aiuterà a minimizzare i rischi e a massimizzare i guadagni sia per il progetto che per l’organizzazione in generale.

Che cos’è l’analisi dei costi di un progetto?

L’analisi dei costi nella gestione dei progetti è stata ideata per valutare il costo rispetto ai benefici nella proposta di progetto.

Questo processo inizia con una lista in cui sono raccolte tutte le spese del progetto insieme ai benefici che ne deriveranno una volta completato con successo il progetto.

Da ciò è possibile calcolare il ritorno sull’investimento (ROI), il tasso di rendimento interno (IRR), il valore attuale netto (NPV) e il periodo di ammortamento.

La differenza tra il costo e i benefici determinerà se l’azione è giustificata o meno.

Nella maggior parte dei casi, se il costo è pari al 50% dei benefici e il periodo di ammortamento non è superiore a un anno, vale la pena agire.

Un’analisi costi-benefici è un processo attraverso il quale le organizzazioni possono analizzare decisioni, sistemi o processi o determinare un valore per i beni immateriali.

Il modello è costruito identificando i benefici di un’azione e dei costi a questa associati e sottraendo i costi dai benefici.

Una volta completata, un’analisi costi-benefici produrrà risultati concreti che possono essere utilizzati per sviluppare conclusioni ragionevoli in merito alla fattibilità e / o all’opportunità che rappresenta una decisione o situazione.

Lo scopo dell’analisi costi-benefici

Lo scopo dell’analisi costi-benefici nella gestione del progetto è di avere un approccio sistemico per capire i vantaggi e gli svantaggi di vari percorsi attraverso un progetto, comprese le transazioni, le attività, i requisiti aziendali e gli investimenti.

L’analisi costi-benefici offre opzioni e offre l’approccio migliore per raggiungere un obiettivo risparmiando sull’investimento.

Ci sono due scopi principali nell’utilizzo di un’analisi dei costi di un progetto:

• Per determinare se il progetto è valido, giustificabile e fattibile, verificando se i suoi benefici superano i costi.
• Offrire una base di riferimento per confrontare i progetti determinando quali benefici del progetto sono maggiori dei suoi costi.

Il processo di analisi costi-benefici: 10 passaggi chiave

Il processo di analisi dei costi-benefici di un progetto è composto da 10 passaggi attraverso i quali è possibile stabilire la convenienza del progetto. Vediamo insieme quali sono:

• Quali sono gli obiettivi del progetto? Prima di poter decidere se un progetto vale la pena, è necessario avere un’idea chiara e precisa di cosa questo si impegna a realizzare.
• Quali sono le alternative? Prima di poter sapere se il progetto è quello giusto, è necessario confrontarlo con altri progetti e vedere quale è il miglior percorso da seguire.
• Chi sono le parti interessate? Elencare tutti gli stakeholder del progetto.
• Che misure si utilizzeranno? È necessario decidere le metriche che si useranno per misurare tutti i costi e i benefici.
• Qual è l’esito di costi e benefici? È necessario sapere quali sono i costi e i benefici del progetto e mapparli in un periodo di tempo rilevante.
• Qual è la valuta comune? Qui si prendono tutti i costi e i benefici raccolti e si convertono nella stessa valuta per fare un confronto reale.
• Che tasso di sconto verrà applicato? Questo esprimerà l’ammontare degli interessi come percentuale del saldo alla fine di un certo periodo.
• Il valore attuale netto delle opzioni del progetto è…? Questa è una misura del profitto che viene calcolata sottraendo i valori attuali dei flussi finanziari in uscita dai valori attuali dei flussi di cassa in entrata in un determinato periodo di tempo.
• Analisi di sensibilità? Questo è uno studio di come l’incertezza dell’output può essere suddivisa in diverse fonti di incertezza nei suoi input.
• Decisione finale? Il passo finale, dopo aver raccolto tutti questi dati, è quello di fare la scelta più raccomandata secondo l’analisi.

Esistono limitazioni all’analisi costi-benefici?

Naturalmente, esiste sempre un rischio inerente a qualsiasi impresa, e il rischio e l’incertezza devono essere considerati quando si valuta la l’analisi costi-benefici di un progetto.

E’ possibile calcolare questo con la teoria della probabilità. L’incertezza è diversa dal rischio, ma può essere valutata utilizzando un’analisi di sensitività per illustrare come i risultati rispondono ai cambiamenti dei parametri.

Nel complesso l’uso dell’analisi costi-benefici è un passaggio cruciale nel determinare se vale la pena perseguire qualsiasi progetto.

Per i progetti che comportano spese in conto capitale da piccole a medie e che siano da brevi a intermedi (in termini di tempo di completamento), un’analisi approfondita costi-benefici può essere sufficiente per prendere una decisione razionale e ben informata.

Per i progetti di grandi dimensioni con un orizzonte temporale a lungo termine, l’analisi costi-benefici non riesce tipicamente a giustificare importanti preoccupazioni finanziarie come l’inflazione, i tassi di interesse, i flussi di cassa variabili e il valore attuale del denaro.

I metodi alternativi di analisi del capitale iniziale, compresi il valore attuale netto o il tasso di rendimento interno, sono più appropriati per queste situazioni.

A meno che non si sia estremamente fortunati, non sarà mai possibile ottenere tutte le informazioni necessarie per completare un’analisi costi-benefici.

Ci saranno infatti sempre lacune nelle informazioni, in un senso o in un altro.

Analisi dei costi: Il metodo delle ipotesi

Un modo per cercare di sorpassare queste lacune è utilizzare ipotesi sulle informazioni che mancano.

Per il project manager inesperto però, la creazione delle ipotesi è uno degli aspetti più terrificanti dell’analisi costi-benefici.

Ecco un esempio: per un progetto di investimento immobiliare si conduce un’analisi costi-benefici. Potrebbe esistere il caso di non sapere quali saranno le spese di manutenzione in futuro. Quello che si conosce, tuttavia, sono i tipi di spese di manutenzione che si sono pagate per proprietà simili in passato. È possibile quindi usare alcuni di quei numeri per fare una solida supposizione per l’integrazione nell’analisi.

In ogni caso bisogna porre attenzione quando si usano ipotesi. I fattori non seguono sempre le tendenze e anche il più piccolo cambiamento nell’ipotesi può produrre risultati drammaticamente differenti.

In conclusione, l’analisi costi-benefici è un processo basato sui dati e richiede molto spesso un software di gestione del progetto sufficientemente robusto per maneggiare e distribuire le informazioni.  

Se non hai ancora provato Twproject fallo ora! Scoprirai quanto è semplice organizzare le informazioni e portare a termine un’analisi costi benefici, grazie alla sua semplice e precisa gestione del budget di progetto.

La gestione del tempo è uno degli aspetti più importanti nella gestione di un progetto.

Per essere in grado di stimare il tempo in modo accurato, è necessario avere una corretta comprensione dei due concetti di effort e durata.

Cosa è l’Effort

L’effort è il numero di unità di lavoro necessarie per completare un’attività. Questo viene solitamente espresso in ore, giorni o settimane lavorate.

Si calcola quindi il numero di ore di lavoro necessarie per completare un’attività, ovvero il tempo effettivo impiegato per lavorare al progetto.

Al fine di stimare la durata di un progetto, si dovrà prima determinare l’effort.

Per semplificare proviamo a fare un esempio: se si stimano circa 30 ore di lavoro attivo per completare una recinzione, l’effort sarà di 30 ore.

Attenzione però che questo non significa che il recinto sia pronto entro 30 ore – a meno che non si pianifichi di costruirlo per 30 ore senza sosta.

La durata è il numero totale di periodi di lavoro (esclusi i giorni festivi o altri periodi non lavorativi) necessari per completare un’attività, è quindi il tempo totale necessario per concludere un’attività.

La durata viene solitamente espressa come giorni lavorativi o settimane lavorative e dipende dalla disponibilità e dalla capacità delle risorse.

Ad esempio, se vengono dedicate 3 ore al giorno al lavoro per la recinzione, la durata totale sarebbe di 10 giorni (30 ore di sforzo totale diviso per 3 ore / giorno).

Ma se, ad esempio, un amico aiutasse ogni giorno, allora si avrebbero due risorse che lavorano per 3 ore al giorno sulla recinzione = 6 ore al giorno.

La durata in questo caso sarebbe quindi di 5 giorni (30 ore di sforzo totale diviso per 6 ore / giorno).

Tuttavia, se l’amico potesse lavorare solamente 2 ore al giorno, la durata si estenderebbe a 6 giorni poiché le risorse funzionerebbero solo 5 ore al giorno.

L’effort totale è comunque sempre di 30 ore, non importa se ci sono una, due o più persone che lavorano al progetto.

Non è possibile ridurre l’effort a 15 ore se due persone lavorano al progetto, ma è possibile ridurre il tempo complessivo di completamento, ossia la sua durata.

Il concetto di Schedule Padding

Le stime rappresentano una delle aree più critiche e complesse per un project manager.

Non esiste mai la certezza che queste siano corrette e rimane sempre il dubbio che possano essere sbagliate per eccesso o per difetto, nonostante tutta la buona volontà nel formularle.

Le tecniche di stima, come per esempio quella per analogia o bottom-up, possono fornire stime più o meno attendibili, ma hanno tutte la stessa problematica: dipendono dalla predisposizione di chi le formula.

Con il concetto di Schedule Padding si intende l’aggiunta di maggior tempo alla stima, una sorta di “cuscinetto” (di qui il termine Padding) che può ammorbidire la “caduta” in caso di imprevisti o errori di valutazione.

Quando non si hanno sufficienti informazioni o esperienza per effettuare una stima realistica, è molto facile cadere nel “Padding”.

Si tende cioè ad aumentare, anche oltremodo, la stima di durata per eccessiva prudenza.

Chiaramente, se ognuno in azienda, project manager incluso, usasse questa tecnica, si arriverebbe a formulare una stima finale totalmente equivocata.

Quindi, come evitare lo Schedule Padding?

Nel project management si consiglia di effettuare prima la stima dell’effort e dopo quella durata.

L’effort è il tempo complessivo stimato per la realizzazione di un task, di un’attività, quindi il totale dei worklog su quell’attività.

La durata è invece l’intervallo di tempo richiesto per la realizzazione del task/attività sulla base della disponibilità delle risorse e del calendario di progetto.

Su 8 ore che corrispondono alla giornata lavorativa, la metodologia TenStep considera produttive solamente 6,5 ore.

Anche questo ad esempio è un valore che si dovrebbe tenere presente e che non sempre durante la schedulazione di un progetto viene considerato.

Noi di Twproject, nel nostro strumento di gestione progetti, inseriamo sia le attività di progetto che quelle di routine, in modo da avere chiaro quanto tempo ogni risorsa può davvero dedicare alle sue attività.

Inserisci le stime in modo corretto

In Twproject puoi mappare ogni attività, con orari di lavoro e indisponibilità e sapere davvero quanto le tue risorse sono cariche.

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Tecniche per evitare lo Schedule Padding

Ci sono diverse possibili tecniche di project management per diminuire il rischio di Schedule Padding:

• Chiedere l’opinione di un esperto disinteressato rispetto al progetto;
• Utilizzare il metodo PERT (Program Evaluation and Review Technique), conosciuta anche come stima a tre valori, in cui viene fornita una stima più ottimistica, una pessimistica ed una di mezzo, la più probabile.
• Concedere il tempo che serve a chi deve effettuare la stima senza mettere pressione o fretta.
• Aggiungere un tempo extra al progetto in generale, evitando di farlo su ogni singola attività.
• Come detto anche precedentemente, determinare prima l’effort e solo successivamente la durata delle attività.

Non tutte le persone hanno la stessa produttività e posseggono conoscenze, competenze ed esperienze diverse.

Per questo la capacità di effettuare una stima come anche il tempo necessario per farla può variare.

Consigli per una corretta stima dell’effort

Tutto inizia quindi dalla stima dell’effort. Vediamo allora alcuni consigli per poterla individuare al meglio, divisi per categoria.

Stime di effort di base:

• Lo stimare è un’attività sempre aperta e che dovrebbe avvenire regolarmente durante il progetto. La stima iniziale verrà così sempre più approfondita e gradualmente perfezionata.
• Durante la fase di avvio di un progetto, assicurarsi di essere tutti d’accordo su ciò che deve essere consegnato e quindi stimato. Con tutti, si intendono il project manager e team di progetto in primis, ma anche dirigenti e tutti gli stakeholder di progetto.
• Coinvolgere le persone esperte nell’analisi e nel processo di stima e fare un brainstorming con chi dovrà effettivamente svolgere il lavoro. Utile è avere gruppi diversi di persone che danno una stima ad una stessa cosa. Se confrontando i risultati si rileva una grande disparità tra i numeri, significa che l‘incertezza sull’attività, o sul progetto in generale, è alta.

Stime sul grado di imprevisto:

• Tutte le stime portano un grado intrinseco di incertezza, soprattutto nelle prime fasi del progetto in cui ci sono più incognite. È fondamentale quantificare la percentuale di incognite nella stima e compensare con un livello equivalente di contingenza.
• Tenere sempre in considerazione i rischi e gli imprevisti di progetto, mai effettuare stime solamente considerando l’ipotesi migliore.
• Ricerca e sperimentazione con diversi strumenti e tecniche di stima. Gli strumenti di stima aiuteranno a prendere in considerazione tutti i diversi aspetti del progetto e aggiungeranno automaticamente ulteriore contingenza.
• Stimare l’effort in punti o ore di lavoro rispetto al tempo di calendario per far fronte al fatto che il team non è mai efficace al 100%. È inoltre possibile applicare un fattore di conversione separato per tradurre l’effort stimato in tempo del calendario. Ciò renderà più facile tracciare l’accuratezza delle stime. Se, per esempio, il team spende il 30% del tempo di una giornata media in riunioni, rispondendo al telefono e alle email, si dovrà aggiungere un fattore di conversione adeguato, in questo caso corrispondente all’1,4 (1/70%).

Stime complessive:

• Tenere conto di tutte le fasi e attività del progetto, tra cui analisi, progettazione, pianificazione, realizzazione, eventuale rielaborazione, consegna, closedown di progetto.
• Registrare formalmente le stime e documentare come sono state trovate, attraverso quali informazioni e quali processi. Rendere chiari lo scopo e le ipotesi stimate ed evidenziare ciò che è fuori ambito. Questo non solo metterà in una posizione migliore per difendere i numeri, ma aiuterà anche a rivedere e migliorare il processo di stima in futuro.

Conclusioni

Come abbiamo visto, capire la differenza fra effort e durata di un’attività è fondamentale per la corretta pianificazione di un progetto.

In Twproject puoi stimare quanto lavoro serve per completare ogni fase di progetto.

Queste stime sono prese in considerazione nella valutazione del carico di lavoro delle risorse, uno strumento utilissimo in tal senso, che puoi trovare sulla nostra piattaforma.

Twproject tiene conto delle ore disponibili della risorsa, con la definizione dell’orario di lavoro incrociato con l’agenda e le indisponibilità.

Lo strumento ti permette anche di inserire i progetti di routine che riducono le ore effettive che le risorse posso dedicare ai progetti, per avere un carico sempre aggiornato e più realistico.

Con Twproject puoi anche intervenire in tempo reale sulle assegnazioni per ribilanciarle in caso di necessità.

Cosa ne pensi? Vuoi provare a migliorare il modo in cui stimi i progetti e verifichi il carico delle tue risorse? 

Nel mondo del project management, il controllo dei costi aziendali è cruciale per il successo di qualsiasi progetto.

Con l’aumento della complessità dei progetti e la pressione per mantenere i costi al minimo, gli strumenti di gestione dei progetti come Twproject diventano essenziali.

In questo articolo, esploreremo come monitorare i costi aziendali in modo efficace.

Tipologie di costi aziendali: fissi e variabili

Prima di tutto, è fondamentale comprendere la natura dei costi aziendali, che si dividono principalmente in due categorie: costi fissi e costi variabili.

Questa distinzione è cruciale per una gestione finanziaria efficace e per l’implementazione di strategie di riduzione dei costi.

Caratteristiche dei costi fissi

I costi fissi sono spese che rimangono costanti indipendentemente dal volume di produzione o dal livello di servizi offerti. Questi includono affitti, stipendi di base, ammortamenti e spese generali come le utenze e le assicurazioni. La caratteristica principale dei costi fissi è la loro invariabilità nel breve termine, anche se il volume di produzione aumenta o diminuisce.

Per un’azienda, è vitale monitorare e gestire i costi fissi poiché rappresentano spese che devono essere sostenute indipendentemente dal livello di attività economica.

Una gestione efficace dei costi fissi può portare a una maggiore stabilità finanziaria e a una migliore pianificazione a lungo termine.

Caratteristiche dei costi variabili

I costi variabili, al contrario, cambiano in relazione al volume di produzione o al livello dei servizi forniti.

Esempi tipici includono il costo delle materie prime, le spese di spedizione, le commissioni di vendita e i costi di manodopera diretta. Questi costi tendono a aumentare con l’aumento della produzione e a diminuire quando la produzione si riduce.

La gestione dei costi variabili è fondamentale per mantenere la competitività e la redditività. Una sfida chiave è quella di bilanciare la produzione e i servizi offerti con i costi variabili associati, ottimizzando così il rapporto tra costi e ricavi.

Perché è importante l’analisi dei costi aziendali

L’analisi dei costi aziendali, che comprende sia i costi fissi che quelli variabili, è essenziale per valutare la salute finanziaria di un’impresa.

Comprendere come questi costi influenzino il prezzo di vendita dei prodotti o servizi e l’efficienza operativa può aiutare le aziende a prendere decisioni informate riguardo a strategie di prezzo, volumi di produzione e metodi di riduzione dei costi.

In questo contesto, strumenti come Twproject diventano fondamentali.

Offrono una visione chiara e dettagliata dei vari tipi di costi sostenuti in un progetto, permettendo ai manager di prendere decisioni basate su dati concreti e di pianificare strategie di riduzione dei costi più efficaci.

Nel prossimo paragrafo, esploreremo come Twproject facilita specificamente la gestione e il monitoraggio di questi costi, contribuendo a una gestione finanziaria più efficiente e mirata.

Monitorare i costi di progetto

Il primo passo per ridurre i costi aziendali è monitorare attentamente i costi di progetto.

Ad esempio, utilizzando il budgeting e la pianificazione dei costi, puoi assicurarti che i progetti siano finanziati in modo appropriato e che non ci siano sorprese in termini di costi.

Il tracciamento dei costi ti consente di identificare eventuali discrepanze tra i costi previsti e i costi effettivi, in modo da poter intraprendere azioni correttive.

L’analisi dei costi ti consente di identificare le aree in cui è possibile ridurre i costi, ad esempio riducendo i costi delle risorse, dei materiali o dei servizi.

Gestire i costi aziendali con Twproject

Twproject emerge come uno strumento fondamentale nella gestione dei costi aziendali, offrendo soluzioni innovative e personalizzabili per affrontare le sfide finanziarie in ambito di project management.

La sua capacità di adattarsi sia ai costi fissi che variabili lo rende uno strumento versatile e indispensabile per i manager che mirano a ottimizzare la gestione finanziaria dei loro progetti.

• Budget di progetto e controllo dei costi: Twproject consente una gestione dettagliata del budget di progetto, permettendo ai manager di impostare e monitorare i budget per ogni fase del progetto. Questa funzionalità è cruciale per garantire che i costi siano sempre allineati con le previsioni e per prevenire eventuali sforamenti di budget.

• Budget Overflow e Underflow: La funzionalità BUDGET_OVERFLOW_FORBIDDEN di Twproject impedisce l’inserimento di costi che superano il budget assegnato. Questo controllo aiuta a prevenire gli sforamenti di budget e assicura che ogni sotto-fase del progetto rispetti il budget della fase superiore. Allo stesso modo, il controllo dell’underflow impedisce la riduzione del budget al di sotto dei costi già stimati o sostenuti.

• Pianificazione finanziaria guidata: Twproject guida i project manager nell’inserimento di stime consistenti con il budget disponibile, facilitando una pianificazione finanziaria più accurata e realistica.

Twproject non si limita alla gestione del budget, ma offre anche strumenti avanzati per il controllo dei costi in tutte le fasi del progetto:

• Gestione del costo orario delle risorse: la funzionalità USE_REAL_RESOURCE_COST permette di differenziare il costo interno delle risorse dal valore fatturato ai clienti. Questo aspetto è fondamentale per una corretta valutazione dei costi diretti e indiretti e per una fatturazione precisa dei servizi ai clienti.

• Monitoraggio dei costi in tempo reale: Twproject consente di visualizzare i costi di consuntivazione (worklog) storicizzati e le stime aggiornate, offrendo una visione chiara e aggiornata dei costi reali e stimati del progetto.

• Controllo dei worklog e gestione dei centri di costo: la funzionalità WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN impedisce la registrazione di ore lavorative oltre la stima, garantendo che il lavoro svolto sia sempre allineato con il budget e le previsioni. Inoltre, la gestione avanzata dei centri di costo semplifica la ripartizione e il monitoraggio dei costi tra diversi dipartimenti o progetti.

Vantaggi strategici nell’uso di Twproject per la gestione dei costi aziendali

L’uso di Twproject nella gestione dei costi aziendali offre numerosi vantaggi strategici:

• Maggiore trasparenza: Twproject fornisce una visione dettagliata e trasparente dei costi, consentendo ai manager di identificare aree di spreco e opportunità di risparmio.
• Decisioni basate sui dati: con dati accurati e aggiornati, i manager possono prendere decisioni informate per ottimizzare i costi e migliorare l’efficienza operativa.
• Flessibilità e personalizzazione: la capacità di Twproject di adattarsi a diversi tipi di progetti e costi lo rende uno strumento flessibile e adatto a una vasta gamma di esigenze aziendali.

Twproject è uno software di project management indispensabile per qualsiasi project manager che desidera ottimizzare la gestione dei costi aziendali.

Che cosa sono i diagrammi di Gantt? Perché possono essere utile per gestire i tuoi progetti?

Se non ne hai mai sentito parlare, è importante sapere che un Gantt di progetto è uno strumento molto versatile per visualizzare e tracciare le tempistiche e l’avanzamento dei lavori di un’attività.

La sua rappresentazione è molto semplice:  è un diagramma cartesiano, sulle cui ascisse si dispone la scala temporale dall’inizio alla fine del progetto, mentre nelle ordinate le attività possono essere elencate per completarlo.

Il tempo pianificato per svolgere un task è rappresentato visivamente con una barra colorata che va dalla data di inizio alla data di fine dello stesso.

A cosa serve il diagramma di Gantt?

Gestire il progetto con i diagrammi di Gantt permette di vedere a colpo d’occhio l’insieme delle attività da svolgere, quali hanno scadenze più ravvicinate, quali possono essere svolte contemporaneamente e quali sono le dipendenze.

Sono usati universalmente per pianificare e gestire ogni tipo di attività, da quelle più complesse alle semplici attività personali, grazie alla loro immediata comprensione.

Esaminiamo i vantaggi del Gantt.

Con i Gantt puoi facilmente vedere:

• La data di inizio e di fine di un progetto
• Quale è la sequenza di attività da fare
• Chi lavora sui vari task
• Quanto durerà ogni task
• Le dipendenze tra i vari task

Di seguito ti spieghiamo in che modo puoi utilizzarli nella gestione del tuo progetto di lavoro.

4 motivi per usare i Gantt di progetto:

1) Comprendi la struttura del tuo progetto

Grazie alla creazione della timeline dovrai, insieme al tuo team, evidenziare e scomporre il tuo progetto in fasi e sottofasi.

Questo momento di brainstorming ti aiuterà a classificare più correttamente l’intero piano di lavoro, evidenziando con maggiore chiarezza le deadlines, le dipendenze tra i vari step, e anche quali figure andranno a completare le varie fasi.

Quest’analisi è un punto fondamentale nella pianificazione del progetto e creare un diagramma di Gantt ti aiuterà a visualizzarla più chiaramente.

Il primo passo è quindi quello di creare una work breakdown structure all’interno della quale inserire le fasi e le sotto-fasi.

Per progetti semplici si può utilizzare un semplice foglio Excel, per quelli più complessi, sempre nell’ottica di ottimizzare tempi e risorse, è preferibile l’uso di un software di project management come Twproject che permetta di impostare in modo veloce e chiaro le varie attività.

2) Definisci le dipendenze e le date di fine attività

Come detto al punto precedente, una volta scomposte le attività in fasi e sotto-fasi, sarà molto più semplice identificare le milestone e le relative dipendenze.

Una volta creati questi legami potrai con facilità capire quale impatto può avere un ritardo su una specifica fase.

Essere a conoscenza di queste informazioni all’inizio del progetto, facendo emergere quello che viene chiamato “critical path”, cioè la sequenza di fasi tra loro dipendenti che determinano la data di fine,  ti permetterà di prestare maggiore attenzione durante il suo svolgimento.

3) Delega le attività del progetto

La scomposizione in fasi può aiutarti anche a capire quali sono le figure che andranno a completarle e quindi a distribuire correttamente il carico dei tuoi operatori migliorando la gestione delle risorse umane.

Stabilire l’asse temporale ti aiuterà a gestire il progetto in maniera ottimale, bilanciando il carico di lavoro ed evitando sovraccarichi che andrebbero a influire sulla capacità operativa del team.

Non Solo, l’utilizzo del Gantt è fondamentale anche in caso di ripianificazione del progetto, grazie al quale, con poche semplici modifiche, potrai cambiare l’intero albero accorgendoti subito di nuovi possibili sovraccarichi.

La ripianificazione delle attività può essere ancora più semplice affidandosi ad un software di project management come Twproject che offre la possibilità di valutare il carico integrato alla struttura di progetto nel Gantt.

Twproject ti permette di bilanciare il carico delle risorse trovando con un algoritmo complesso la prima data possibile di fine progetto.

4) Monitora i progressi

I Gantt di progetto, se creati con un software specifico come Twproject, sono dinamici e si evolvono conseguentemente al completamento delle varie attività.

Grazie a questo, potrai costantemente monitorare lo sviluppo del lavoro, identificando progressi e ritardi.

Applicare i diagrammi di Gantt al tuo progetto può quindi portare notevoli vantaggi:

• Miglioramento dell’analisi e della pianificazione
• Riduzione degli errori e dei rischi
• Migliore gestione delle risorse
• Maggiore controllo

Questi aspetti sono fondamentali per ogni responsabile di progetto che punti a gestire in maniera ottimale le attività di lavoro e il team.

I diagrammi di Gantt rappresentano da questo punto di vista uno strumento potente e immediatamente applicabile.

In più, con uno strumento specifico come Twproject, potrai, non solo controllare l’evolversi del tuo progetto, ma avrai la possibilità in ogni momento di confrontare lo stato di avanzamento del tuo Gantt con le sue versioni precedenti fino alla baseline.

Sarà semplice identificare le fase che hanno generato maggiore ritardo e cosi intervenire nei casi futuri.

Ottimizzazione del Workflow: un motivo in più per usare il diagramma di Gantt 

Se vuoi ottimizzare il workflow e garantire il raggiungimento degli obiettivi, l’adozione di un diagramma di Gantt si rivela una scelta strategica.

Questo strumento non solo facilita la visualizzazione dell’intero ciclo di vita del progetto, ma permette anche di identificare con precisione le fasi critiche e le risorse necessarie.

In un contesto dove ogni attività deve essere eseguita con precisione e tempismo, il diagramma di Gantt offre una panoramica chiara e immediata dello stato di avanzamento del progetto. Questo consente ai responsabili di progetto di anticipare eventuali ritardi o sovrapposizioni, assicurando che ogni fase proceda secondo i tempi previsti. Inoltre, la capacità di questo strumento di evidenziare le dipendenze tra le varie attività aiuta a prevenire intoppi e a gestire in modo più efficace le risorse umane e materiali.

In sintesi, il diagramma di Gantt non è solo uno strumento di pianificazione, ma un vero e proprio alleato nella gestione ottimale dei progetti, fondamentale per chi opera nel dinamico mondo del project management.

Se vuoi approfondirne l’uso facendo delle semplici prove, scomponendo ed analizzando i tuoi progetti puoi provare gratuitamente Twproject, lo strumento completo per la gestione del lavoro che include un tool interattivo per la creazione di questi tracciati.

Una volta iniziata la demo potrai da subito iniziare a creare i tuoi grafici, suddividendo il lavoro nelle varie fasi, indicando le dipendenze e le deadlines, il tool in automatico ti mostrerà graficamente la sequenza delle attività inserite aggiornandole progressivamente.

Puoi fare tutti i test di cui hai bisogno e valutare in modo approfondito i benefici che questo strumento potrebbero portare nel tuo lavoro!

La gestione della nota spese è una delle attività più delicate e complesse all’interno delle aziende, in particolare per i progetti di grande entità.

La nota spese rappresenta un documento fondamentale che attesta i costi sostenuti da un dipendente durante una trasferta o nell’ambito di un progetto specifico.

La sua gestione può essere una sfida significativa, a causa della molteplicità di spese coinvolte e della complessità del processo di rendicontazione.

Vediamo di seguito come possiamo gestire la nota spese in progetti complessi.

La nota spese perfetta

La gestione delle note spese è un aspetto cruciale per molte aziende, e avere una nota spese chiara e dettagliata è fondamentale per garantire una rendicontazione precisa e tempestiva.

Una nota spese “perfetta” dovrebbe essere trasparente, dettagliata e conforme alle normative vigenti.

La normativa vigente in materia di note spese in Italia è il decreto ministeriale 55/2014, che stabilisce i requisiti che le note spese devono soddisfare per essere valide ai fini fiscali.

Ecco cosa dovrebbe includere una nota spesa perfetta:

Dati anagrafici

Questi rappresentano le informazioni base del dipendente che ha sostenuto le spese. Devono essere chiari e corretti per evitare possibili incomprensioni o errori. Includono:

• Nome e Cognome: l’identificazione completa del dipendente.
• Ragione Sociale: questo si riferisce al nome legale dell’azienda o dell’entità per cui il dipendente lavora. È fondamentale per garantire che la nota spese sia associata all’entità giusta, specialmente in grandi aziende o in gruppi con diverse società.

Elenco delle spese

Un elenco dettagliato delle spese è cruciale per comprendere la natura e l’entità delle spese sostenute:

• Dettagliato: ogni spesa dovrebbe essere descritta in modo dettagliato, specificando, ad esempio, se si tratta di una cena di lavoro, un biglietto del treno o un pernottamento in hotel.
• Suddiviso per categoria: le spese dovrebbero essere suddivise in categorie, come viaggi, vitto, alloggio, etc. Questo aiuta a comprendere rapidamente la natura delle spese e facilita la loro approvazione e contabilizzazione.

Data e luogo

Questi dettagli sono fondamentali per contestualizzare le spese:

• Periodo: specificare le date in cui le spese sono state sostenute aiuta a comprendere il contesto e a verificare la loro pertinenza.
• Contesto: il luogo o l’evento durante il quale le spese sono state sostenute (ad esempio, una conferenza a Milano, un incontro cliente a Roma) fornisce ulteriori dettagli sulla natura delle spese.

Rimborso delle spese sostenute

Quest’area della nota spese dovrebbe chiarire come e quando il dipendente verrà rimborsato:

• Modalità di rimborso: che sia tramite bonifico bancario, assegno o altro, è fondamentale specificare come il dipendente riceverà il rimborso.
• Tempi di rimborso: indicare chiaramente quando il dipendente può aspettarsi di ricevere il rimborso, ad esempio, entro 30 giorni dalla presentazione della nota spese.

La gestione delle note spese in progetti complessi

In un contesto di progetti complessi, la gestione delle note spese può essere una sfida significativa, a causa della molteplicità di spese coinvolte e della complessità del processo di rendicontazione.

Tra le sfide e le criticità che possono emergere nella gestione delle note spese in progetti complessi, si possono evidenziare:

Molteplicità di spese

In progetti di grande importanza, le spese possono provenire da molteplici fonti e per diverse ragioni:

• Viaggi e trasferte: i viaggi di lavoro, sia nazionali che internazionali, possono comportare spese di trasporto, alloggio, vitto e altre spese accessorie.
• Acquisto di beni e servizi: questo può includere l’acquisto di software, attrezzature, consulenze esterne, e altro ancora.
• Eventi e formazioni: la partecipazione o l’organizzazione di eventi, seminari o corsi di formazione possono comportare costi significativi.
• Spese impreviste: in ogni progetto, ci possono essere spese non previste che emergono in corso d’opera e che devono essere adeguatamente documentate e giustificate.

Complessità del processo di rendicontazione

La rendicontazione delle spese in progetti complessi può essere un processo intricato:

• Approvazione delle spese: ogni spesa potrebbe richiedere l’approvazione di diversi livelli gerarchici o dipartimenti, come il reparto finanziario o la direzione.
• Verifica e controllo: le spese sostenute devono essere verificate per assicurarsi che siano legittime, pertinenti al progetto e conformi alle politiche aziendali.
• Documentazione: ogni spesa deve essere adeguatamente documentata, con ricevute, fatture e altre prove che giustifichino l’importo speso.
• Rimborso: una volta approvate, le spese devono essere rimborsate in modo tempestivo, rispettando le modalità e i tempi stabiliti dall’azienda.

Twproject: una soluzione completa per la gestione delle note spese

In un’epoca in cui la digitalizzazione e l’automazione stanno rivoluzionando il modo in cui le aziende operano, la gestione delle note spese non fa eccezione.

La gestione manuale delle spese, con fogli di calcolo e cartelle piene di ricevute, è diventata obsoleta e inefficace, soprattutto in contesti aziendali di grandi dimensioni o con progetti complessi.

Twproject emerge come una soluzione all’avanguardia in questo contesto, offrendo una serie di funzionalità che lo rendono un alleato prezioso per le aziende.

Ecco un’analisi dettagliata delle sue caratteristiche principali:

• Gestione multivalutaria: in un contesto internazionale, le aziende spesso si trovano a dover gestire spese in diverse valute. Twproject offre la possibilità di gestire note spese in molteplici valute, garantendo conversioni accurate e aggiornate, e facilitando la rendicontazione e l’approvazione di spese sostenute in valute diverse.

• Spese ricorrenti ed eccezionali: ogni azienda ha delle spese che si ripetono periodicamente, come gli abbonamenti, ma anche spese eccezionali, come le trasferte. Twproject consente di gestire entrambe queste tipologie in modo efficace, permettendo una categorizzazione chiara e una tracciabilità dettagliata.

• Spese personali: ci sono momenti in cui un dipendente potrebbe sostenere una spesa che non rientra nelle voci rimborsabili dall’azienda. Twproject offre la possibilità di registrare anche queste spese, garantendo una distinzione chiara tra spese rimborsabili e non, e assicurando trasparenza e chiarezza nel processo di rendicontazione.

• Efficienza e precisione: la gestione delle note spese con Twproject consente di ridurre significativamente il tempo impiegato nella compilazione, approvazione e rimborso delle spese. Inoltre, minimizza il rischio di errori umani, garantendo una maggiore precisione nella rendicontazione.

• Allocazione al centro di costo: ogni volta che viene inserita una nota spesa, è possibile associarla automaticamente a un centro di costo specifico. Questo garantisce che ogni spesa venga correttamente registrata e attribuita al giusto progetto o dipartimento.

• Accessibilità e tracciabilità: le informazioni sulle spese diventano accessibili in tempo reale da qualsiasi dispositivo, permettendo una migliore tracciabilità delle spese e una maggiore trasparenza nel processo.

In conclusione, Twproject non è solo uno strumento per la gestione dei progetti, ma si presenta come una soluzione completa anche per la gestione delle note spese.

La sua versatilità e le sue funzionalità avanzate lo rendono un’opzione ideale per le aziende che cercano un modo efficace e affidabile per gestire le spese.

Nel vasto mondo del software aziendale c’è un settore specifico che non andrebbe mai trascurato, ed è proprio la gestione dei costi di progetto. 

L’attività di tracciamento dei costi di progetto è infatti un’attività essenziale nel project management e se fatta intelligentemente può ridurre gli sprechi, aumentare la consapevolezza ma anche migliorare la collaborazione e la soddisfazione personale. 

Ma cos’è esattamente il “Project Cost Management”? È un processo che si occupa di stimare e rendicontare i costi dei progetti aziendali mettendoli in relazione al budget. 

Permette in altre parole di creare dei bilanci tra entrate e uscite in progetti e attività di ogni tipo, e di conseguenza di apportare aggiustamenti e fare previsioni accurate.

Un software per gestire questa complessità può essere la chiave di volta. La compilazione di fogli di calcolo oltre che time-consuming può risultare confusionaria: si rischia di disperdere le informazioni, dover ripetere gli stessi dati più volte rischiando di sbagliare e in ogni caso generando caos. 

In questo post vedremo i migliori software di gestione costi di progetto.

Gli obiettivi

Entriamo nel dettaglio e vediamo quali sono le tipiche funzioni di un software di cost management:

1. Settaggio del budget: questo è utile per avere un limite di spesa. Il budget può coincidere con il ricavo previsto ma anche con l’intenzione di spesa. Leggi qui per una panoramica esaustiva sui vari approcci nella redazione di un budget. Il budget può essere assegnato al progetto nella sua interezza ma può anche essere suddivise nelle varie fasi di progetto.

2. Assegnazione dei costi: i costi orari dei dipendenti devono essere registrati nel sistema, ma allo stesso tempo bisogna garantire flessibilità nel loro impiego.

3. Distinzione tra costi stimati ed effettivi: per ogni voce di spesa, un confronto tra il valore previsto e quello reale è utile per compiere aggiustamenti al budget e rivedere le tempistiche.

4. Multiple voci di spesa: qualsiasi progetto è fatto di costi ordinari e accessori. Un buon software deve permettere di registrare tutto con la massima accuratezza e flessibilità.

5. Timeline: è importante prevedere un grafico con l’andamento dei costi, per vedere l’evoluzione della situazione finanziaria nel tempo e compiere statistiche aggiornate. 

6. Gestione documenti: un ulteriore vantaggio nell’usare un buon software è la possibilità di creare e archiviare la documentazione legata alle spese di progetto (offerte, fatture, ecc.) in un’unica comoda posizione. 
   

Tutto ciò deve essere presente in un buon software di gestione costi di progetto e concorre a ottenere migliori prestazioni finanziarie e risultati ottimali nella gestione dei progetti, riducendo i tempi che in passato venivano spesi a implementare tediose e ripetitive liste di voci di spesa, costi del personale, pagamenti e via dicendo. 

Ecco i migliori software di gestione costi di progetto

Se dunque ti abbiamo convinto ad adottare un software che migliorerà enormemente la qualità del tuo lavoro (e della tua vita) per la gestione finanziaria, ecco la nostra personale selezione dei 7 migliori software di cost management sul mercato:

1. Twproject

Twproject è la sintesi perfetta tra la classica gestione dei progetti e il controllo dei costi.

Si pone come obiettivo quello di ridurre gli strumenti usati in azienda fornendone uno che copra al 100% le esigenze di ogni project manager.

La particolarità di questa soluzione è che, all’interno di un software di project management si trovano tutte le funzionalità per una accurata gestione dei costi di progetto. Non è quindi necessario utilizzare uno strumento ad hoc per avere sotto controllo spese e budget.

Vuoi un esempio dei vantaggi che può offrire la gestione integrata di Twproject? Il project manager può costruire il suo Gantt di progetto definendo tempi e dipendenze, assegnare le risorse che gestiscono le loro attività e allo stesso tempo definire un budget ad ogni livello dell’albero, inserire le previsioni di spesa e di fatturazione e le spese effettive via via che il progetto procede. Twproject include anche i costi delle risorse e la rendicontazione per una gestione finanziaria completa.

Per sintetizzare, ecco le sue principali funzionalità:

• Gestione del budget/costi integrata alla struttura di progetto
• Gestione costi delle risorse
• Comparazione di costi stimati ed effettivi
• Segnalazione degli sforamenti
• Inserimento di scontrini e fatture, anche da mobile
• Filtri che permettono di esportare i costi per diverse voci
• Grafici di riepilogo

Costi: a partire da 4,89 € per utente/mese.

Pro: Twproject gestisce in un unico ambiente i costi di progetto, i ricavi e i costi delle risorse, mettendoli in relazione tra loro. Lo strumento è di facile utilizzo, ma allo stesso tempo molto adattabile alle singole esigenze, personali e aziendali.

Contro: Nessun contro rilevato.

Twproject è un sistema sempre al passo coi tempi, e tra i software di project management ha una gestione dei costi avanzatissima e accurata.

2. Scoro

Anche Scoro è una piattaforma inclusiva che combina funzionalità di gestione budget, CRM e project management.

 Il sistema permette di integrare il tracciamento dei tempi con i dati finanziari, in modo da far avere all’azienda uno sguardo accurato sui profitti. Una grande importanza è infatti data ai tempi di lavoro, per massimizzare l’efficienza interna.

Le principali funzionalità di Scoro sono:

• Sistema integrato di fatturazione
• Reportistiche di entrate e uscite
• Monitoraggio dei tempi di lavoro su task, progetti o clienti

Costi: a partire da 26 $ utente/mese

Pro: buona usabilità, il flusso di lavoro è lineare e permette di tenere diversi aspetti sotto controllo.

Contro: le fasi di progetto non hanno un budget indipendente; i prezzi sono più onerosi rispetto ad altri sistemi.

Scoro aiuta le aziende a massimizzare l’efficienza dei dipendenti mettendo al centro il valore dei tempi di lavoro.

3. Centage

Centage è un’applicazione cloud che si pone come obiettivo quello di supportare nei processi aziendali di budgeting, previsione e reportistica.

Il sistema è integrabile con diverse fonti di dati, permettendo dunque alle aziende di mantenere i sistemi attualmente usati e facilitare la transizione.

Presenta dei modelli precostituiti per operazioni quali la pianificazione dei ricavi e l’assegnazione di budget alle risorse.

Le sue funzioni possono essere così sintetizzate:

• Funzionalità di previsione con diversi scenari
• Rendicontazione integrata di conto economico, stato patrimoniale e flusso di cassa
• Strumenti di collaborazione
• Semplice importazione/esportazione
• Procedure guidate

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: uno strumento specializzato che offre vari strumenti di analisi, tra cui scenari “what-if”.

Contro: non è adatto a chi cerca una soluzione all-in-one perché necessita dell’integrazione con altri sistemi.

Centage è un potente strumento di budgeting per piccole e grandi imprese, pur essendo un po’ carente in quanto a versatilità.

4. Prophix

Prophix è un o strumento utile a chi vuole fare della buona pianificazione finanziaria. Offre infatti svariati modelli di ottimizzazione dei profitti e permette di predire la redditività dei progetti.

Si rivela una soluzione robusta per aziende di varia misura, con un’interfaccia di facile utilizzo e una buona quantità di grafici e tabelle, che tuttavia non sono personalizzabili.

Tra le sue funzionalità citiamo:

• Previsione e pianificazione di budget
• Analisi dei dati storici
• Utilizzo di formule
• Export di modelli

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: prodotto molto specializzato e che offre raffinati strumenti di analisi e previsione.

Contro: la curva di apprendimento può essere talvolta un po’ insidiosa per chi non ha un’ottima competenza informatica e tecnica.

Il budgeting, le previsioni e la reportistica sono utili ed efficienti, una volta che si è riusciti a capire i modelli, cosa che può richiedere un po’ di tempo.

5. Anaplan

Anaplan è un software particolarmente specializzato nella pianificazione finanziaria che offre soluzioni dinamiche e punta molto sulla collaborazione interna al team.

Anche Anaplan offre strumenti di pianificazione futura molto raffinati, ma come molti sistemi complessi, il suo utilizzo non è immediato. Ogni dato deve essere completamente pianificato sin dalla prima implementazione, al fine di costruire un sistema che sia scalabile a lungo termine e che rimanga flessibile ai cambiamenti aziendali.

Cosa offre Anaplan:

• Personalizzazioni e integrazioni
• Strumenti di pianificazione e previsione
• Analisi e report dei dati
• Controlli di accesso e sicurezza

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: totalmente personalizzabile; offre all’azienda buoni strumenti di auto-analisi; collaborazione in tempo reale; buone funzioni di calcolo.

Contro: mancanza di alcune tipologie di visualizzazione; poca flessibilità nei report; inefficiente con dati frammentati.

Uno strumento potente ma che può presentare alcune insidie per chi è all’inizio del percorso.

6. Vena

Vena si distingue per avere come obiettivo quello di non disorientare gli affezionati ai vecchi fogli di calcolo Excel. La sua interfaccia è dunque specificamente studiata per tracciare una continuità con i vecchi sistemi usati normalmente nelle aziende.

Allo stesso tempo però, vuole incoraggiare la condivisione a la collaborazione all”interno della squadra di lavoro e perciò punta molto sugli strumenti di condivisione, sulla sicurezza dei ruoli, eccetera.

Offre la possibilità di partire da modelli precostituiti oppure di customizzare i propri prospetti di budget management basandosi su strutture in uso.

Le principali caratteristiche di Vena sono:

• Importazione di dati e modelli
• Utilizzo formule di calcolo
• Strumenti di previsione con diversi tipi di analisi
• Oggetti personalizzabili

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: snellimento dei flussi di lavoro; interfaccia user-friendly; possibilità di combinare i dati tra i vari reparti aziendali.

Contro: complessità del settaggio inziale; lentezza nel caricamento dei dati.

La familiarità dell’interfaccia di Excel unita a un buon motore di calcolo.

7. Budgyt

Per chi è abituato a un approccio agile, Budgyt può essere una buona soluzione. Infatti questo strumento di gestione costi presenta funzioni adatte all’analisi di piccoli dati, senza dover necessariamente inserire tutto il business plan aziendale.

Oltre a promuovere la collaborazione, mettendo a disposizione strumenti per una gestione condivisa, Budgyt tiene alla velocità e all’efficienza nella presentazione dei dati.

È uno strumento apprezzato da chi ama la facilità d’uso, la velocità di inserimento dei dati e un’interfaccia pulita e semplice.

Tra le sue funzioni principali citiamo:

• Dashboard per le presentazioni
• Singolo punto di accesso dei dati
• Visualizzazione dati flessibile e customizzabile
• Suddivisione dei ruoli a ogni livello del sistema
• Approccio granulare

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: facile utilizzo e breve curva di apprendimento; leggibilità dei dati anche per i non addetti ai lavori, utile alla condivisione dei dati.

Contro: poco fruibile da mobile; aggiornamenti non sempre immediati.

Un tentativo parzialmente riuscito di applicare la filosofia agile al budget management.

Conclusioni

Speriamo che questa panoramica dei migliori software di gestione costi di progetto potrà esserti utile nella scelta di un software di cost management per la tua azienda. 

In ultima analisi, grazie anche alle ricerche fatte per scrivere questo breve articolo, siamo giunti ad alcune conclusioni che ci sentiamo di darti quando farai le tue valutazioni. 

Le caratteristiche che dovrai ricercare all’interno del tuo software sono: 

1. l’intuitività: se un software è facile da usare e di rapido apprendimento, la sua implementazione potrà essere rapida e in questo modo ci potrà essere un reale vantaggio rispetto alla compilazione del classici fogli di calcolo.

2. Automatizzazione dei processi: di conseguenza al precedente punto, la riduzione del lavoro manuale deve essere il punto focale, soprattutto per quanto riguarda i processi ripetitivi e routinari. 

3. Il budget planning deve poter essere collegato a diversi target, non solo al progetto ma anche alle sue singole fasi o al cliente. Insomma, la flessibilità di obiettivo deve essere garantita.

Twproject possiede tutte queste qualità ed è un’eccellente commistione tra efficienza e versatilità. Un’azienda, sia essa di piccole o grandi dimensioni, può sfruttare Twproject come unica soluzione per la gestione di tantissime funzioni, tra cui quella del cost management.

E tu, hai mai provato ad avvalerti del supporto di un software per la gestione finanziaria? 

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