visual project management

Visual project management

Il Visual Project Management è un approccio interessante per la gestione del progetto. Una strategia di project management progettata per aumentare il successo attraverso la visualizzazione dei componenti del progetto, come dati e attività.

E’ un dato di fatto che le persone ricevono più dell’80% delle informazioni attraverso il senso della vista.

Scriviamo e disegniamo, fin dalla più tenera età, per visualizzare i nostri pensieri, emozioni e cose da ricordare.

Perché non usare quindi questo senso per rendere il lavoro più semplice ed efficiente? La visualizzazione è, infatti, qualcosa che possiamo implementare nella gestione dei progetti.

La gestione visuale del progetto

Adottando una gestione del progetto visuale, team e organizzazioni possono completare progetti di qualsiasi tipo con maggiore velocità ed efficienza.

Il Visual project management diviene, quindi, una tecnica per la gestione del lavoro.

Invece di elencare le attività in “to do list” o di perdere tempo prezioso per rintracciare informazioni nella casella di posta, cartelle di file condivisi e fogli di calcolo, è molto piú facile tracciare il lavoro utilizzando uno strumento di gestione visuale delle attività.

Le funzionalità visive possono essere una risorsa preziosa per qualsiasi stile di progetto, ma sono più comunemente associate a metodi agili come Scrum e Kanban.

In un certo senso, il Visual Project Management prende spunto dalla “cara e vecchia” lavagna di scuola.

La lavagna funge da roadmap, progress tracker e strumento di collaborazione per tutti i tipi di team di sviluppo.

Ecco perhè in TW project oltre all’utilizzo di strumenti visuali di cui abbiamo già a parlato (come per esempio il diagramma di gantt, e la gestione delle issue) abbiamo creato delle vere e proprie lavagne.

Lavagne fisiche e lavagne digitali per la gestione visuale

Le lavagne fisiche sono un modo comune per condividere informazioni, ad esempio per raccogliere argomenti per un meeting. In Twproject esistono le “analoghe digitali” delle lavagne fisiche.

Una lavagna è un “open space” dove tutti (quasi tutti, la sicurezza è sempre in background) possono attaccare un messaggio.

Ecco come appare una lavagna usata per un po’.

screen1150 lavagne

In qualsiasi momento, durante un progetto si manipolano, trasformano e comunicano centinaia di singoli dati.

Questi dati includono stime del lavoro, spese di capitale e operative, elenchi di attività, metriche prestazionali, calendari, analisi costi-benefici, profili di rischio, dati di tendenza, ecc.

Con l’aumentare della velocità del business e la necessità di concentrarsi su un numero sempre crescente di dati per mantenere sotto controllo l’esecuzione dei progetti, sono necessari strumenti e tecniche nuovi e innovativi per aiutare i project manager.

La visualizzazione di dati e processi complessi si è dimostrata preziosa nel soddisfare tali esigenze.

Il Visual Project Management come facilitatore

Gli strumenti visuali tradizionali come i diagrammi di Gantt, le schede Kanban, i diagrammi di processo, i calendari dei team di progetto, i grafici di organizzazione degli stakeholder e simili sono vantaggiosi a modo loro, ma non raccontano la storia collettiva dello stato generale del progetto.

Complicando la questione, gli sponsor e gli stakeholder chiave del progetto potrebbero non avere più il tempo per lunghe relazioni sullo stato del progetto o riunioni di briefing settimanali.

Le decisioni devono essere prese al momento, con qualsiasi dato disponibile.

Per questo motivo, la tradizionale disciplina di project management che sfrutta processi e documenta approcci in modo “pesante” viene rapidamente abbandonata a favore di metodi più agili.

Alcuni studi hanno anche dimostrato che le informazioni presentate in formati testuali sono inefficaci e inefficienti.

L’occhio umano può vedere schemi visivi 65.000 volte più velocemente su un’immagine piuttosto che in forma tabellare.

visual project management 1

Questi fatti hanno quindi portato alla creazione di una nuova nicchia all’interno della comunità di project management conosciuta appunto come Visual Project Management.

Lo stile Scrum-ban

In termini di metodologia attuale, molti degli strumenti visivi che si sono rivelati utili combinano gli aspetti migliori di Kanban e Scrum a cui i team di progetto sono abituati.

Alcuni utenti hanno iniziato a chiamare questo stile “Scrum-ban“.

Le caratteristiche visive comuni includono:

  • Dashboard in tempo reale
  • Linea del tempo
  • Rapporti grafici (Gantt, burndown, ecc.)
  • Boards (Kanban)
  • Roadmap del prodotto
Scrum-ban

Il vantaggio chiave di questo nuovo approccio è la velocità, poiché le informazioni critiche del progetto possono essere prodotte, replicate e digerite in modi più efficaci ed efficienti.

L’adozione di questo nuovo approccio offre inoltre ulteriori vantaggi distinti ai project manager, ai membri del team e, soprattutto, ai principali stakeholder:

  • Lo stato delle attività di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo del progetto sono disponibili in una vista unica, a colpo d’occhio e di facile comprensione
  • Migliora la chiarezza, la visibilità e la comprensione dell’ambito e del piano operativo generale del progetto
  • Le allocazioni di risorse, o sovra-allocazioni, attraverso il progetto o più progetti, sono chiaramente visibili.
  • Conseguente al punto precedente: migliore pianificazione e allocazione delle risorse
  • Gli impatti delle modifiche all’ambito, al piano, alla priorità o alle risorse sono disponibili in tempo reale
  • Le informazioni vengono fornite in modo tale che chiunque possa accedervi in qualsiasi momento, luogo e modo conveniente
  • Capacità di isolare le aree problematiche più velocemente

Accellerare i processi con il Visual Project Management

Il Visual Project Management può accelerare i progressi trasmettendo le informazioni sul progetto in tempo reale in un modo che al quale è più facile accedere, comprendere e condividere.

Il project manager di oggi ha molto più da gestire rispetto al solo ambito di progetto, deliverable, comunicazioni e team.

La gestione visiva del progetto non è in realtà un approccio radicalmente nuovo che stravolge la disciplina.

È solo un insieme di strumenti e tecniche che rafforzano ciò che già sappiamo: le persone lavorano e gestiscono i progetti in modo più efficiente quando hanno una visione chiara di come i componenti del progetto si spostano e si collegano.

Il modo migliore per rappresentare e condividere queste informazioni in tempo reale non è con un elenco un foglio di calcolo o una serie di e-mail, ma un’immagine.

Anche tu hai adottato il visual project management nel tuo lavoro? Raccontaci la tua esperienza.

Gestisci il tuo progetto in maniera visuale ed intuitiva.

Una prova vale più di un milione di parole.
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Software di gestione progetti: 7 suggerimenti per aiutare il tuo team nel passaggio ad un nuovo software.

Implementare un nuovo software di gestione progetti non è cosa da poco!

È un processo molto complesso che deve essere affrontato in modo metodico e ponderato.

Devi aver ben presente che si tratta di un vero e proprio cambiamento a livello aziendale. Un cambiamento profondo, soprattutto se riguarda un grande numero di lavoratori e team.

Come tutti i cambiamenti, anche questo cambiamento può suscitare in alcuni una azione di opposizione.  Una vera e propria resistenza al cambiamento.

Fortunatamente, esistono diverse strategie da seguire per far sì che i collaboratori si abituino ed accettino il cambiamento.

Oggi ne vediamo alcune.

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“INDICE DEI CONTENUTI”

Prima dell’acquisto

Dopo l’acquisto

  1. Training
  2. User Acceptance Test – UAT
  3. Coordinare il passaggio fra un software e l’altro
  4. Premiare il team di implementazione
  5. Misurare i risultati
  6. Chiedere feedback

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Per prima cosa è fondamentale contestualizzare il momento di intervento.

Questo perché le strategie, per migliorare l’inserimento del nuovo sistema di gestione attività, possono essere usate in due momenti fondamentali:

  1. Prima della scelta ed acquisto del nuovo software
  2. dopo l’acquisto.

Naturalmente in ogni momento è possibile agire. Vediamo come:

Agire prima della scelta e dell’acquisto del nuovo software di project management

Il primo passo per facilitare l’adozione da parte dell’utente, in questo caso il lavoratore, di un nuovo strumento di project management consiste nel coinvolgerlo.

Costituire un team per gestire i cambiamenti organizzativi è un’ottima modalità per superare parte della resistenza al cambiamento.

Questo gruppo sarà responsabile della creazione di un piano di cambiamento organizzativo. Il piano verrà progettato per coinvolgere gli stakeholder durante l’implementazione.

Questo gruppo sarà quindi responsabile di tre aspetti chiave:

  • Identificazione del bisogno di cambiamento
  • Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate
  • Finalizzazione dei requisiti

Vediamo punto per punto.

Identificare il bisogno di cambiamento

Ciò significa assumere un approccio proattivo al cambiamento e non passivo.

La ricerca attiva di modi e strumenti per migliorare le inefficienze non solo migliorerà l’output, ma sarà anche un ottimo modo per supportare l’evoluzione del project manager nel suo ruolo.

Una strategia organizzativa dovrebbe essere implementata e le iniziative devono essere legate agli obiettivi aziendali.

E’ necessario, inoltre,  conoscere gli obiettivi che tutti i team, o l’azienda in generale, stanno cercando di raggiungere e tutti i punti critici che ostacolano il successo.

Individuati gli obiettivi che i team di progetto stanno cercando di raggiungere, si può lavorare per decidere se un nuovo software di project management può aiutare a raggiungere queste mete.

Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate

Per eseguire una corretta analisi dell’impatto sulle parti interessate è essenziale creare un elenco di ogni persona, team e reparto che utilizzerà il nuovo strumento.

Non solo è necessario indicare chi sono gli stakeholder, ma anche come saranno influenzati dal nuovo software.

Ottenere il consenso degli stakeholder è la chiave per un’implementazione di successo.

E’ importante infatti comunicare perché il cambiamento è imprescindibile. Non solo… dovranno anche essere noti quali parametri verranno utilizzati per confrontare i prodotti e chi prenderà la decisione finale per l’acquisto.

Quando le parti interessate sanno perché si sta verificando un cambiamento e in che modo esso avrà un impatto diretto su di loro, è più probabile che siano motivati ​​e coinvolti nei confronti del nuovo strumento.

Le migliori implementazioni prevedono infatti una spiegazione sul perché il nuovo software è in fase di implementazione. Vantaggi deriveranno anche dalla conoscenza dei benefici per tutti e dalla chiarezza sulle tempistiche di implementazione.

Finalizzazione dei requisiti

Dopo aver eseguito l’analisi dell’impatto sugli stakeholder, è necessario avere un’idea dei requisiti richiesti da parte di ciascun stakeholder e del modo in cui si traducono in funzionalità all’interno del nuovo software.

Ad esempio, immaginiamo che il risultato che si sta cercando di ottenere è una pianificazione del miglior progetto, con il quale gli stakeholder vogliono tenere traccia delle competenze dei dipendenti, della disponibilità e del loro rendimento.

n tal caso, le funzionalità chiave che cercherete nel nuovo software includerà la gestione delle risorse con questi determinati criteri.

Dopo l’acquisto del nuovo software per la gestione progetti

Una volta svolta la ricerca, confrontato vari prodotti, tenuto conto delle esigenze e dei requisiti richiesti, il nuovo software di gestione dei progetti viene acquistato ed installato.

Ora inizia la fase di implementazione vera e propria del nuovo strumento di project management all’interno dell’organizzazione.

L’implementazione del software può richiedere un lungo processo iniziale. I benefici che ne conseguiranno a lungo termine, varranno, però, l’impegno in termini di tempo.

Mentre si lavora per implementare un nuovo sistema, ci sono una serie di fattori da considerare. Sono fattori che possono portare indubbi vantaggi. Vediamoli insieme:

1) Training

Quando si implementa un nuovo software di gestione progetti, è buona prassi che la società di software addestri una o diverse persone chiave, in grado di gestire il sistema.

Quella o quelle persone diventano “gli esperti” e saranno, quindi, responsabili dell’insegnamento agli altri.

In alcuni altri casi, è invece preferibile addestrare direttamente tutto il personale che avrà a che fare con il software.

E’ opportuno evitare il disallineamento in merito all’utilizzo del nuovo software. Il disallineamento può essere evitato principalmente creando regole, FAQ e documenti pratici. Si possono, inoltre,  limitare i diritti e disporre un numero limitato di amministratori / moderatori.

Per supportare questa fase delicata, in TWproject abbiamo pensato a due aree d’intervento in grado di offfire più soluzioni

  • Un’area è legata alla formazione diretta, mediante corsi e webinar dedicati alla azienda.

A questo link è possibile trovare tutte e informazioni: https://twproject.com/it/servizi/

Un vero e proprio manuale d’uso, semplice e sempre disponibile, che si aggiorna sulla base delle nuove releise e delle richieste di approfondimento degli utenti.

2) Condurre test di accettazione degli utenti (User Acceptance Test – UAT)

Questo è un passo importante da intraprendere. Il fine è quello di garantire che il software funzioni come previsto e per aiutare a trovare eventuali bug.

software gestione progetti uat test

Sarà importante testare una piccola porzione di dati per vedere se il software elabora correttamente tutte le informazioni e per permettere al personale di abituarsi step by step.

Se il sistema è integrato con altri strumenti software, è necessario assicurarsi che i sistemi comunichino correttamente.

3) Coordinare il passaggio fra un software e l’altro

Quando è il momento di iniziare a passare al nuovo software, è una buona prassi mantenere le informazioni anche all’intero del software fino a quel momento utilizzato.

Questo fa sì che lo staff si abitui all’aspetto generale del nuovo software e crei un maggiore livello di fiducia prima di passare al completo utilizzo.

Per un breve periodo si potranno quindi avere in esecuzione due sistemi in contemporanea.

Possono passare dai 6 ai 12 mesi affinché gli utenti si sentano completamente a proprio agio con il  nuovo software. In tale periodo è opportuno che le informazioni storiche siano  accessibili.

4) Premiare il team di implementazione

Quando determinati collaboratori hanno lavorato di più per implementare un nuovo software, è una buona idea premiarli.

Una festa, un piccolo bonus, un presente, un “grazie” verbale. Questi gesti possono significare molto. Una gratificazione del genere spesso vale più di un premio in denaro.

software gestione progetti- premiare il team

 

5) Misurare i risultati

Dopo che il nuovo software è stato implementato ed è operativo, è una buona idea analizzare e misurare i risultati per monitorare l’andamento.

Questo può includere cose come la capacità di elaborare più ordini in un giorno, la riduzione delle retribuzioni orarie pagate per gli straordinari o altro.

Continuare a monitorare e misurare durante l’anno è una buona prassi per assicurarsi che l’investimento abbia avuto un senso.

6)Chiedere feedback

I problemi sorgono sempre durante le prime fasi di implementazione. E’ assolutamente necessario che il team esponga i problemi a cui va incontro.

Per ricevere suggerimenti e creare un ciclo di feedback positivo, un consiglio è di eseguire un’indagine interna all’incirca un mese dopo l’introduzione del nuovo sistema. L’indagine andrà ripetuta nuovamente dopo tre mesi.

I membri del team si sentiranno ascoltati e il processo porterà a suggerimenti e best practice utili anche per il futuro.

Seguire questi consigli aiuterà sia il project manager che il team a pianificare correttamente il cambiamento.

Fondamentale è comunque assicurarsi che, in generale, le nuove implementazioni non siano disallineate con gli obiettivi aziendali, altrimenti saranno destinate a fallire a priori.

Ti sei mai trovato di fronte all’implementazione di un nuovo software di gestione progetti?

Come hai vissuto questo cambiamento? Raccontaci la tua esperienza e scrivici i tuoi suggerimenti.

Accedi al tuo nuovo software di gestione progetti.

Milestone di progetto

Le milestone di progetto: pianificare obiettivi e risultati

La milestone di progetto o pietra miliare  è lo strumento di gestione che viene utilizzato per delineare un punto determinato nella pianificazione di progetto.

I punti definiscono, infatti, l’inizio e la fine di un’attività e segnano il completamento di una fase importante del lavoro.

Le pietre miliari possono essere utilizzate per simbolizzare tutto ciò che è iniziato o finito.

Se una pietra miliare si concentra sui principali punti di progresso in un progetto, questa diventa utile come strumento di pianificazione.

Proprio come i task scompongono un progetto più grande in parti gestibili, le pietre miliari suddividono un progetto in tappe fondamentali.

Quindi, quando si inizia un progetto, le pietre miliari possono aiutare immensamente con la programmazione.

Le Milestone sono solitamente presenti nei software di gestione dei progetti, ed ovviamente anche in TWproject.

Hanno una loro icona specifica nella funzione di diagramma di Gantt, e sono a forma di diamante.

Le pietre miliari di progetto: la pianificazione

Le pietre miliari di un progetto sono un modo per stimare con maggiore precisione il tempo necessario per completare il progetto stesso.

Diventano, così, essenziali per una pianificazione precisa del progetto.

Con le milestone, è possibile calcolare meglio la programmazione del progetto segmentandolo in intervalli di tempo più gestibili e più facili da controllare.

Esse sono anche uno strumento flessibile per la pianificazione.

Con un pò di elasticità, possono fare molto di più che fungere da meri indicatori delle fasi del progetto.

Le pietre miliari possono, ad esempio, essere utilizzate per ricordare riunioni ed incontri importanti per il progetto o per segnalare altri eventi interessanti, come workshop o corsi di formazione.

milestone di progetto

In un piano editoriale importante, ad esempio, un digital project manager, può utilizzarle per definire la pubblicazione dei singoli articoli all’interno del blog.

Insomma usare questa icona a forma di diamante è un ottimo modo per assicurarsi che tutti siano a conoscenza delle prossime scadenze e dei prossimi incontri importanti.

Naturalmente, le pietre miliari possono indicare le scadenze imminenti di qualsiasi cosa relativa al progetto.

Ad esempio possono segnalare un risultato di un altro progetto collegato o una consegna imminente da parte di un fornitore.

Inoltre, le milestone sono ottime per indicare il punto in cui si passa da una fase all’altra di un progetto.

Le pietre miliari, come le attività, possono essere collegate e connesse fra di loro.

Questo accade ad esempio quando la fase di una pietra miliare non può iniziare fino al completamento della fase precedente, legata ad un’altra milestone.

Le pietre miliari di progetto: Tenere traccia dei progressi

Parte della pianificazione di un progetto è costituita dalla possibilità di monitorare e tenere traccia dell’avanzamento di quel programma in tempo reale.

Le pietre miliari sono un modo per vedere sia a che punto è una determinata singola attività, sia lo stato di avanzamento generale del progetto stesso.

Questo è utile quando si ha a che fare soprattutto con gli stakeholder.

Questi infatti, generalmente, non sono interessati a una relazione dettagliata sui progressi del progetto.

Quello che vogliono sapere è se il progetto si muove o meno come inizialmente programmato.

Le pietre miliari sono ideali per questo tipo di report perché mostrano le fasi principali completate.

Le pietre miliari di progetto: Semplice task o pietra miliare?

Distinguere tra cosa considerare un task e cosa considerare pietra miliare di progetto può essere difficile.

La difficoltà è crescente soprattutto nel caso di progetti più complessi.

Per risolvere il dubbio è fondamentale porsi le seguenti domande:

  • Si tratta di un compito o di un risultato finale?
  • Ciò influirà sulla scadenza finale?
  • È un momento importante del progetto che indicherà progressi futuri?
  • Gli stakeholder devono essere informati su questo determinato punto?
  • È un evento che ha un impatto sul progetto?

Rispondere a queste domande aiuterà a capire se stiamo parlando di un task o di una pietra miliare.

In sostanza, gli eventi più importanti del proprio progetto devono essere riportati come milestone, in modo che possano essere facilmente visualizzati e mappati dal team di progetto.

Le pietre miliari hanno, in sostanza, un significato maggiore rispetto alle “semplici” attività.

Le pietre miliari di progetto: Perché usarle?

Le milestone possono migliorare la programmazione e l’esecuzione di un progetto in diversi modi:

1) Monitorare le scadenze

Nessun piano è completo senza un elenco di scadenze. Il modo migliore è appunto quello di utilizzare le milestone di progetto per indicarle.

Le pietre miliari, come già detto, solitamente sono raffigurate come un diamante nei software di pianificazione di progetto.

Questa icona va quindi a rappresentare una consegna, una presentazione del deliverable o comunque una scadenza da non dimenticare.

2) Rendere facile l’individuazione delle date importanti

Ci sono giornate importanti che hanno un impatto sul progetto?

Forse un corso di formazione per il team di progetto o un workshop?

Oppure una riunione con gli stakeholder?

È importante tenere a mente tutti questi eventi quando si pianifica un progetto.

milestone di progetto

Sono eventi di una importanza tale da poter avere un impatto sull’intero progetto e deve risultare semplice individuarli.

3) Identificare potenziali blocchi del progetto

Molti progetti fanno affidamento sul lavoro prodotto da team o partner esterni al fine di progredire.

Se non si tengono monitorati questi fattori esterni, la probabilità di dimenticarli o di non seguirli adeguatamente aumenta.

Quindi, se si sta lavorando ad un progetto che dipende – anche – da qualcuno o qualcosa al di fuori con cui non si ha un contatto così immediato, è importante elencare questi risultati come pietre miliari.

Come abbiamo visto, le pietre miliari sono uno strumento di gestione del progetto davvero utile.

E’ oltretutto uno strumento facile da usare per la pianificazione ed il reporting di progetto.

In Twproject una milestone coincide sempre con l’inizio o la fine di un task, questo perché normalmente una milestone è collegata a una consegna o a una fase di kick-off.

Per supportare il team nel raggiungimento dell’obiettivo, in TWproject abbiamo anche impostato un sistema di notifica sulle milestone.

Le notifiche rendono, infatti, ancora più semplice il lavoro del Team che riceverà in automatico gli alert delle attività in scadenza o in ritardo e provvederà a completare i task.

Di default l’allarme (milestone del task vicina) è 3 giorni prima della milestone, ma è anche possibile cambiarlo dalle pagine di configurazione.

Raggiungere e superare positivamente una milestone di progetto, fa bene anche al morale della squadra e del project manager stesso.

E’ per questo che ogni strumento (come gli alert) che faciliti il compito è sempre molto ben accolto.

Hai mai avuto modo di utilizzare le pietre miliari nei tuoi progetti?

Qual è la tua opinione?

Lasciaci il tuo commento.

Imposta le milestone del tuo progetto.

metodo kanban

Come Applicare il metodo kanban al project management

Il metodo Kanban è stato sviluppato come metodologia per migliorare l’efficienza produttiva.

“Kanban” è una parola giapponese che si può tradurre come “tabellone” in italiano, ha le sue origini nella società Toyota, in Giappone appunto.

Oggi questo metodo è di gran moda.

Ora non solo viene ampiamente utilizzato come sistema di pianificazione per una produzione snella, ma è anche utilizzato nei progetti Agile come modo per gestire il backlog delle attività.

In effetti, la popolarità e l’utilizzo del Kanban è cresciuto così tanto che ora esistono innumerevoli strumenti di gestione del progetto, basati su questo metodo.

Il fine è quello di aiutare le persone a pianificare e assegnare le priorità.

I vantaggi del metodo sono diversi.

Le schede Kanban sono come pannelli visivi con note adesive virtuali.

Queste note possono essere spostate dall’utente per organizzare l’ordine delle attività o delle cose da fare.

metodo kanban

Kanban consente quindi opzioni di pianificazione più flessibili, output più rapido, maggiore attenzione e trasparenza durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Una volta implementato in Toyota, la società ha creato sei regole per l’applicazione del Kanban a un processo di produzione.

Oggi, il metodo Kanban è utilizzato da persone e project manager di tutti i settori per pianificare e gestire le attività in modo prioritario.

Kanban è, di fatto, un processo strutturato di prioritizzazione.

Che cos’è una Kanban Board?

Una Kanban Board è come una lavagna.

Un campo in cui le carte Kanban rappresentano le singole attività che vengono eseguite in base alla priorità e alla consegna.

Oggi le schede Kanban sono principalmente software online, o sono integrate direttamente come funzionalità in più completi software di gestione dei progetti.

Esse sono un modo per tenere traccia del flusso di lavoro di un team, in generale, e dei vari collaboratori nel singolare.

È utilizzato in particolare nei team di sviluppo software secondo metodologia Agile.

Serve per definire lo storico degli utenti, la definizione delle priorità delle attività nel backlog o come strumento di collaborazione per provocare innovazione.

Nella sua forma più basilare (e più strutturata), la scheda Kanban può essere suddivisa in tre stati:

  • Lavoro/attività in attesa;
  • Lavoro/attività in corso;
  • Lavoro/attività completata.

Ovviamente, la complessità della scheda dipende dallo scopo del progetto.

I collaboratori del team quindi prendono e spostano le carte Kanban attraverso le sezioni sulla Board a mano a mano che completano i loro compiti.

Le schede Kanban permettono di:

  • Visualizzare il flusso di lavoro;
  • Limitare il numero di attività in corso;
  • Tirare/spostare un’attività da una colonna all’altra;
  • Monitoraggio, adattamento e miglioramento.

Cosa sono le carte kanban?

Il metodo Kanban può essere visto come un sistema di conoscenza e le carte sono un modo di rappresentare ciascuno dei singoli oggetti di lavoro o attività.

Ciascuna delle carte Kanban raccoglie i dati critici per la determinata attività alla quale si riferisce.

Le carte sono codificate per colore per indicare che tipo di compito eseguito.

I colori possono anche indicare altre distinzione sulla quali ci si è accordati all’inizio del progetto.

Alcuni dei modi in cui una carta Kanban aiuta i team ed i project manager:

  • Comprensione rapida dei dettagli dell’attività;
  • Facilitare la comunicazione in tutto il team;
  • Informazioni sui documenti;
  • Aiuto al flusso di lavoro futuro.

Come utilizzare il metodo Kanban nel project management

Diversi progetti richiedono differenti metodologie per gestirli in modo efficiente e produttivo.

In generale, il metodo Kanban è un ottimo strumento per pianificare il progetto e dare priorità ai compiti in esso contenuti.

Può aumentare l’efficienza della squadra, ottimizzare la gestione del tempo e consentire una gestione generale di progetto più fluida e semplice.

E’ inoltre ottimo per aiutare con l’allocazione delle risorse, la gestione del flusso di lavoro e la riduzione degli sprechi.

Vediamo il perché più nel dettaglio:

Utilizzare il metodo Kanban per: Assegnazione delle risorse

Il primo passo è creare le attività, dopodiché assegnarle ad un membro del team.

Importante è assicurarsi che le persone giuste stiano facendo il lavoro giusto.

Questo aiuterà a gestire correttamente il lavoro, senza bloccare nessun altro membro del team o ritardare la produzione.

Ogni volta che una nuova attività di progetto viene introdotta nel flusso di lavoro, la risorsa giusta può essere facilmente e rapidamente assegnata ad essa.

Utilizzare il metodo Kanban per: Gestione del flusso di lavoro

Il metodo Kanban è uno strumento ideale per visualizzare il flusso di lavoro di qualsiasi progetto.

Il flusso di lavoro è una serie sequenziale di attività e la rappresentazione visiva di una scheda Kanban rende il tutto più comprensibile.

metodo kanban

Osservando come le attività si relazionano tra loro, si favorirà la collaborazione all’interno del team e si otterrà maggior efficienza ed una migliore produttività.

Utilizzare il metodo Kanban per: Ridurre gli sprechi

Ridurre gli sprechi, che siano di risorse o di costi in generale, non è solo la politica di un sistema lean.

Qualsiasi project manager è interessato ad ottenere risultati in tal senso.

Le schede Kanban aiutano a identificare un probabile processo dispendioso.

Qualcosa che non funziona come previsto, una eventuale sovrapproduzione o membri del team che stanno bloccando il flusso di lavoro sono facilmente rilevabili.

Il grande vantaggio è riuscire a rilevare tutto questo prima che diventi un problema.

Non c’è limite alla quantità di schede, di integrazioni e di gestione del flusso di lavoro che le schede Kanban possono consentire.

Questo metodo può funzionare per una piccola impresa con sede singola oppure anche essere applicato a una multinazionale con sedi in ogni continente.

Il metodo Kanban nei software

Il filo conduttore che permette di utilizzare i vantaggi di questo metodo è il software di gestione dei progetti.

Per questo in TWproject abbiamo inserito la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del progetto.

Le Issue che in Twproject sono utilizzate come to-do possono essere facilmente gestite con IL KANBAN MULTI- DIMENSIONALE DI TWPROJECT.

Esso, infatti, permette di organizzare le issue in modo completamente visuale. E’ possibile trascinarle ed organizzarle per task, assegnatario, stato o gravità.

Insomma, un Kanban multi-dimensionale molto flessibile.

metodo kanban

 

Utilizzi anche tu il metodo Kanban per i tuoi progetti?

Dacci il tuo suggerimento e raccontaci la tua esperienza.

Utilizza la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del tuo progetto

Una prova vale più di mille parole.
La sesta edizione del PMbok in italiano

La sesta edizione del PMbok tradotta anche in italiano

Panoramica generale e differenze rispetto alla quinta edizione.

Alla fine del 2017 è stato pubblicata la sesta edizione del PMbok in italiano. Partiamo dalla base: che cos’è il PMbok?

Si tratta del Project Management Body of Knowledge, ossia una guida, pubblicata dal Project Management Institute – PMI, che ha lo scopo di documentare, riunire e standardizzare le pratiche generalmente utilizzate e riconosciute nel project management.

Precisiamo che per pratiche “generalmente riconosciute” si intendono quelle pratiche applicabili alla maggior parte dei progetti e sulle quali esiste un consenso diffuso sul loro valore e sulla loro utilità.

Ciò significa che a volte gli ultimi trend di project management promossi da alcuni consulenti, sebbene interessanti dal punto di vista evolutivo, potrebbero non far parte dell’ultima versione di questa guida, perché ancora non rientrano fra le pratiche “generalmente riconosciute”.

Il PMbok si è evoluto nel corso degli anni, facendo il suo debutto con la prima versione nel 1987, fino ad arrivare all’attuale sesta edizione pubblicata nel 2017.

Ma quali sono le modifiche del PMbok dalla quinta edizione a quella attuale?

Riassumiamo i cambiamenti in questo articolo.

PMBOK sesta edizione: Aumento dei capitoli totali

Nella quinta edizione del PMbok venivano elencati cinque gruppi di processi:

  1. Avvio
  2. Pianificazione
  3. Esecuzione
  4. Monitoraggio e controllo
  5. Chiusura

Questi rimangono invariati nella sesta edizione, ciò che cambia però è il numero di sotto-processi all’interno di ciascun gruppo di processi.

Nella quinta edizione, inoltre, c’erano un totale di 13 capitoli. Nella sesta edizione troviamo invece l’inserimento di un nuovo capitolo che tratta del ruolo del project manager e delle sue funzioni.

Oltre a questo, le abilità e le competenze che un project manager deve possedere sono ora allineate al, così detto, Triangolo del Talento.

Non è infatti sufficiente avere competenze tecniche, ma il dinamismo dell’ambiente di lavoro e le tendenze evoluzionistiche nel settore richiedono che il project manager abbia competenze aggiuntive.

Tra le più rilevanti troviamo:

  • Gestione strategica e aziendale: È necessario comprendere l’andamento ed il funzionamento del business aziendale per adeguare ad esso il progetto. Il project manager deve quindi possedere le competenze che consentono di analizzare la concorrenza, il mercato, conoscere le implicazioni legali, i modelli di business, ecc.
  • Capacità di leadership: questa skill è già stata discussa nella quinta edizione del PMbok, ma la nuova le dà una maggiore enfasi. Le capacità di leadership includono intelligenza emotiva, problem solving, team building e capacità di influenzare e motivare la squadra;
  • Abilità tecniche: riferite principalmente al settore in cui si lavora e alle skills richieste, nello specifico, dal progetto.

PMBOK sesta edizione: Le aree di conoscenza

Nella quinta edizione del PMbok venivano elencate 10 aree di conoscenza.

Queste ultime sono ancora presenti nella sesta edizione, ma due appaiono con nuovi nomi, come specificato nel seguente elenco:

  1. Integration Management.
  2. Scope Management.
  3. Time Management viene sostituito da Schedule Management.
  4. Cost Management.
  5. Quality Management.
  6. Human Resource Management viene sostituito da Resource Management.
  7. Communications Management.
  8. Risk Management.
  9. Procurement Management.
  10. Stakeholder Management.

Come mai questi due cambiamenti?

Con il nuovo termine Resource Management viene indicata non soltanto la forza lavoro degli esseri umani, ma anche le risorse fisiche (come materiali, attrezzature, licenze, ecc.) che fanno sempre parte di un progetto e contribuiscono al suo successo.

Time Management è stato invece sostituito con Schedule Management per enfatizzare l’importanza della pianificazione e della gestione del progetto.

La sesta edizione del PMbok in italiano

Inoltre, nella sesta edizione del PMbok, ogni area di conoscenza avrà quattro sezioni aggiuntive:

  • Key concepts / concetti chiave;
  • Tailoring considerations: devono aiutare a mettere maggiormente a fuoco i processi importanti di un progetto a seconda delle sue dimensioni e, naturalmente, dell’ambito di lavoro;
  • Gli sviluppi e le nuove pratiche del project management;
  • Focus sulla metodologia Agile e adattativa.

PMBOK sesta edizione: I tre nuovi processi

Nella sesta edizione del PMbok in italiano sono elencati 49 processi, ovvero 2 in più della scorsa edizione.

In realtà le modifiche ai processi sono 4 in quanto sono stati aggiunti tre processi mentre uno è stato eliminato.

Nello specifico, il processo Close procurement è stato rimosso perché riferito alla chiusura di contratti di venditori, task che generalmente, nella maggior parte delle organizzazioni, non viene eseguita dai project manager.

Tra i nuovi processi aggiunti troviamo invece:

  1. Manage Project Knowledge / Gestione della conoscenza di un progetto: nato dalla necessità di elaborare i dati del mercato e del business in cui si opera per trasformarli in conoscenza e “saggezza” sulle quali si baseranno determinate decisioni. La conoscenza è un potere che aiuterà il project manager ad utilizzare le tecnologie di elaborazione dei dati e a prendere decisioni sulla base di analisi concrete;
  2. Implement Risk Response / Implementazione della risposta al rischio: sondaggi di PMI hanno affermato che la maggior parte dei fallimenti di progetti sono dovuti a una gestione impropria del rischio. Quindi, implementare la risposta al rischio nella gestione del progetto è un’aggiunta necessaria;
  3. Control Resources / Controllo delle risorse: questo nuovo processo si riferisce al monitoraggio ed al controllo delle diverse risorse presenti nel progetto ed è allineato alla modifica, vista precedentemente, nell’area della conoscenza dalle risorse umane.

PMBOK sesta edizione: 6 modifiche nei processi esistenti

6 processi vengono rinominati nell’attuale edizione del PMbok, anche se il loro contenuto rimane invariato:

  1. Perform Quality Assurance diventa Manage Quality
  2. Plan Human Resource Management diventa Plan Resource Management
  3. Control Communications diventa Monitor Communications
  4. Control Risks diventa Monitor Risks
  5. Plan Stakeholder Management diventa Plan Stakeholder Engagement
  6. Control Stakeholder Engagement diventa Monitor Stakeholder Engagement

Da Perform Quality Assurance a Manage Quality. Si riferisce al fatto che, mentre la garanzia della qualità è un modo per gestire la qualità durante l’esecuzione, in realtà ci sono anche altri aspetti qualitativi da considerare. Questa gestione della qualità complessiva è ciò che riflette la modifica del nome.

Il cambiamento da “Control” a “Monitor” indica che, mentre il progetto viene eseguito, lo monitoriamo per capire cosa sta succedendo e personalizziamo la strategia per soddisfare le mutevoli esigenze.

La sesta edizione del PMbok in italiano

I punti 5 e 6 sugli stakeholder si riferiscono al fattore essenziale di capire come coinvolgere gli stakeholder per garantire che tutti siano in accordo con i progressi ed i risultati.

Chi sarà influenzato da questi cambiamenti?

La figura del Project Manager sta diventando sempre più importante e si sta diffondendo in tutti i settori; è per questo che aumenta la necessità di certificare le proprie competenze.

La sesta edizione del PMbok in italiano diventa quindi un testo fondamentale per tutti coloro che si trovano alle prese con un esame ufficiale per ottenere il titolo di Project Manager.

Ad oggi, infatti, esistono cinque certificazioni riconosciute a livello internazionale:

  • CAPM – Certified Associate in Project Management.
  • PMP – Project Management Professional.
  • PgMP – Program Management Professional.
  • PMI-SP – PMI Scheduling Professional.
  • PMI-RMP – PMI Risk Management Professional.
  • PMI-ACP – PMI Agile Certified Practitioner.

Indipendentemente dal tipo di certificazione gli studenti e futuri Project Manager non potranno non avere come riferimento il Pmbok e, di conseguenza, il loro lavoro sarà sicuramente influenzato dai cambiamenti presenti nella sesta edizione del PMbok.

Ma non solo.

Anche un Project Manager certificato deve essere consapevole dei cambiamenti contenuti nella sesta edizione del PMbok in italiano.

Rimanere aggiornati ed al passo con i tempi è la migliore qualità di un professionista serio e competente.

Una lettura attenta della nuova edizione del Pmbok sarà sicuramente utile e fonte di riflessioni interessanti per guidare in maniera efficiente e professionale qualsiasi tipo di progetto.

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Prendi confidenza con le fasi del tuo progetto.