{"id":13465,"date":"2020-05-13T07:00:21","date_gmt":"2020-05-13T07:00:21","guid":{"rendered":"https:\/\/twproject.com\/?p=13465"},"modified":"2024-08-06T10:00:19","modified_gmt":"2024-08-06T10:00:19","slug":"5-pratiche-per-gestire-efficacemente-un-meeting-virtuale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/twproject.com\/blog\/it\/5-pratiche-per-gestire-efficacemente-un-meeting-virtuale\/","title":{"rendered":"5 pratiche per gestire efficacemente un meeting virtuale"},"content":{"rendered":"<p><strong>Saper gestire efficacemente un meeting virtuale<\/strong> \u00e8 diventato estremamente importante in questo periodo in cui molti si stanno confrontando per la prima volta con il lavoro da casa.<\/p>\n<p>Soprattutto per chi si trova nella posizione di <strong>coordinare un team<\/strong>, questa modalit\u00e0 pu\u00f2 diventare una sfida ancora pi\u00f9 grande.<\/p>\n<div class=\"table-of-content\">\n<h5>INDICE DEI CONTENUTI<\/h5>\n<ul>\n<li><a href=\"#momento\">Gestire efficacemente un meeting virtuale: Trovare il momento pi\u00f9 conveniente per l&#8217;incontro<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#regole\">Gestire efficacemente un meeting virtuale: Impostare le regole su come verr\u00e0 eseguita la riunione<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#bonding\">Gestire efficacemente un meeting virtuale: Creare opportunit\u00e0 di team bonding<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#partecipanti\">Gestire efficacemente un meeting virtuale: Mantenere i partecipanti impegnati<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#verbale\">Gestire efficacemente un meeting virtuale: Inviare il verbale dopo l\u2019incontro<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#necessari\">I meeting virtuali sono sempre necessari?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p>Come in ufficio, anche a distanza sono diventati necessari dei <strong>meeting con pi\u00f9 partecipanti<\/strong> per discutere particolari <strong>aspetti di un progetto<\/strong> oppure <strong>condividere aggiornamenti<\/strong>, fare <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/blog\/tecniche-di-brainstorming-quando-lunione-fa-la-forza\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">brainstorming<\/a>\u00a0e definire le priorit\u00e0.<\/p>\n<p>Ed ecco che un <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/blog\/capacita-e-doti-di-un-project-manager-di-successo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">project manager<\/a> potrebbe trovarsi di fronte ad una serie di dubbi:<\/p>\n<ul>\n<li>Come organizzare efficacemente un meeting virtuale?<\/li>\n<li>Come essere sicuri che le persone chiave siano presenti?<\/li>\n<li>Cosa fare per essere sicuri che le informazioni siano recepite in modo corretto?<\/li>\n<\/ul>\n<p>I vantaggi delle riunioni di gruppo, si sa, sono enormi, purch\u00e9 si svolgano correttamente.<\/p>\n<p>Ma come fare nel caso di un team a distanza? Vediamo oggi le 5 migliori pratiche da seguire.<br \/>\n<a name=\"momento\"><\/a><\/p>\n<h2>Gestire efficacemente un meeting virtuale: Trovare il momento pi\u00f9 conveniente per l&#8217;incontro<\/h2>\n<p>In questo momento di quarantena dove i dipendenti si stanno avvicinando per la prima volta al telelavoro, un manager dovrebbe essere particolarmente flessibile per quanto riguarda <strong>il momento pi\u00f9 conveniente per l\u2019incontro<\/strong>.<\/p>\n<p>Non ci si pu\u00f2 basare sugli orari normalmente seguiti in ufficio, molti membri del team genitori potrebbero infatti ritrovarsi a gestire i loro figli e ad avere \u2013 per il momento \u2013 un\u2019altra routine ed altre esigenze (a tal proposito abbiamo dato alcuni consigli a chi deve <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/blog\/5-suggerimenti-per-gestire-figli-quando-si-lavora-da-casa-al-tempo-del-coronavirus\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">gestire i figli durante il telelavoro<\/a>.<\/p>\n<p>Ecco perch\u00e9 diventa fondamentale programmare un meeting virtuale per tempo, idealmente un paio di giorni prima, per permettere a chiunque di organizzarsi di conseguenza o, ancora meglio, chiedere direttamente ai partecipanti qual \u00e8 il lasso di tempo in cui si considerano disponibili.<\/p>\n<p>Decidere il giorno e l&#8217;ora giusti per incontrarsi online \u00e8 il primo passo da fare se si desidera avere conversazioni produttive.<br \/>\n<a name=\"regole\"><\/a><\/p>\n<h2>Gestire efficacemente un meeting virtuale: Impostare le regole su come verr\u00e0 eseguita la riunione<\/h2>\n<p>Una volta concordato il giorno e l&#8217;ora dell&#8217;incontro, \u00e8 molto importante mettere in chiaro una serie di regole che aiuteranno il team a <strong>sfruttare al meglio il meeting<\/strong>.<\/p>\n<p>\u00c8 possibile inviare questa lista di regole per e-mail o nella chat interna, in modo da essere sicuri che ognuno le abbia ricevute.<\/p>\n<p>Ecco alcune linee guida per meeting a distanza:<\/p>\n<ul>\n<li>Essere rispettosi del tempo delle persone ed avvisare il coordinatore se non si sar\u00e0 presenti.<\/li>\n<li>Trovare una postazione di lavoro con rumore di fondo limitato o assente.<\/li>\n<li>Disattivare il microfono quando non si sta parlando.<\/li>\n<li>Se nel meeting si richiede l\u2019uso del video, vestirsi e curare il proprio aspetto.<\/li>\n<li>Leggere l&#8217;ordine del giorno prima della riunione e preparare il proprio contributo.<\/li>\n<li>Non interrompere le altre persone quando parlano.<\/li>\n<li>Non svolgere altre attivit\u00e0 durante la riunione \u2013 questo \u00e8 particolarmente importante se il meeting \u00e8 senza video.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"bonding\"><\/a><\/p>\n<h2>\u00a0Gestire efficacemente un meeting virtuale: Creare opportunit\u00e0 di team bonding<\/h2>\n<p>Conoscere personalmente i partecipanti al meeting virtuale pu\u00f2 sicuramente essere un aiuto enorme per permettere ad ognuno di sentirsi pi\u00f9 coinvolto.<\/p>\n<p>\u00c8 importante che questa parte \u201camichevole\u201d venga mantenuta anche durante il periodo di isolamento.<\/p>\n<p>Ci saranno sicuramente molti colleghi che gi\u00e0 privatamente sono in contatto fra di loro, ma all&#8217;inizio di un meeting virtuale, il manager pu\u00f2 diventare proattivo chiedendo ad esempio come stanno andando le giornate di quarantena e se qualcuno ha qualche episodio divertente da raccontare.<\/p>\n<p>Questo \u201crompighiaccio\u201d \u00e8 un ottimo modo per <strong>rafforzare i legami all&#8217;interno del team<\/strong>, stimolare un migliore brainstorming e creare un&#8217;atmosfera di inclusivit\u00e0 durante una riunione a distanza.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-13468\" src=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/gestire-meeting-virtuale.png\" alt=\"gestire meeting virtuale\" width=\"1280\" height=\"853\" 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assegnando diversi ruoli fra i partecipanti.<\/p>\n<p>Si sa che mantenere una riunione all&#8217;interno di determinati limiti di tempo \u00e8 fondamentale per un risultato efficace: ecco quindi che il \u201ccronometrista\u201d sar\u00e0 il responsabile di monitorare l\u2019orologio e non andare oltre l\u2019orario concordato.<\/p>\n<p>Un altro ruolo particolarmente utile \u00e8 quello di chi scriver\u00e0 il verbale della riunione. La persona \u2013 a rotazione \u2013 a cui sar\u00e0 affidato questo incarico, sar\u00e0 quindi responsabile di riportare tutto ci\u00f2 che \u00e8 stato discusso durante l\u2019incontro all&#8217;interno di un report che verr\u00e0 poi inviato ad ogni partecipante.<\/p>\n<p>Un\u2019altra cosa che il manager pu\u00f2 fare per coinvolgere i dipendenti \u00e8 chiedere un\u2019opinione a membri specifici del team durante la riunione.<\/p>\n<p>Questa \u00e8 una strategia molto utile, non solo per mantenere alta l\u2019attenzione, ma anche quando un individuo \u201calfa\u201d tende a prendere il controllo delle discussioni.<br \/>\n<a name=\"verbale\"><\/a><\/p>\n<h2>Gestire efficacemente un meeting virtuale: Inviare il verbale dopo l\u2019incontro<\/h2>\n<p>Come detto prima, <strong>la persona responsabile di redigere il verbale<\/strong>, lo far\u00e0 subito dopo la riunione \u2013 quando la mente \u00e8 ancora fresca.<\/p>\n<p>Prima di inviarlo a tutti i partecipanti, il project manager controller\u00e0 la qualit\u00e0 delle informazioni inserite e, una volta approvato, questo diventer\u00e0 un documento ufficiale.<\/p>\n<p>Nel verbale della riunione sar\u00e0 indicato l\u2019elenco delle attivit\u00e0 da svolgere, chi \u00e8 responsabile di fare cosa e quando si dovranno raggiungere gli obiettivi prefissati.<\/p>\n<p>Un&#8217;altra parte importante del follow-up di una riunione da remoto, soprattutto se si tratta della prima volta, \u00e8 chiedere ai partecipanti se hanno qualche feedback per rendere i meeting in futuro ancora pi\u00f9 produttivi.<br \/>\n<a name=\"necessario\"><\/a><\/p>\n<h2>I meeting virtuali sono sempre necessari?<\/h2>\n<p><strong>Organizzare un meeting con un team virtuale<\/strong> pu\u00f2 non essere cos\u00ec facile come nel caso di una riunione in ufficio.<\/p>\n<p>Le persone possono avere altre esigenze momentanee e non essere sempre disponibili.<\/p>\n<p>Per questi motivi, prima di <strong>organizzare un meeting<\/strong>, \u00e8 importante che il project manager valuti l\u2019urgenza, l\u2019importanza e la complessit\u00e0 della situazione.<\/p>\n<p>In casi meno complicati e che non richiedono necessariamente un incontro online, esistono una miriade di altri strumenti che possono essere utilizzati.<\/p>\n<p>Non solo le classiche e-mail, ma anche le chat interne che, grazie ad i nuovi software, permettono ora una comunicazione molto pi\u00f9 immediata ed efficace.<\/p>\n<p>Attraverso una chat \u00e8 possibile infatti parlare non solo con una singola persona ma anche formare un gruppo di discussione.<\/p>\n<p>Inoltre, sar\u00e0 possibile vedere chi \u00e8 online e le risposte saranno riportate in ordine cronologico nella finestra di discussione, rendendo il tutto molto pi\u00f9 chiaro rispetto ad uno scambio di e-mail.<\/p>\n<p>\u00c8 stato detto che la comunicazione \u00e8 l&#8217;ossigeno di un&#8217;azienda e questa \u00e8 un\u2019analogia valida ancora di pi\u00f9 nel caso di un team da remoto che deve necessariamente avere buone strategie di comunicazione per sopravvivere e prosperare.<\/p>\n<div class=\"tw_promobox box_type3 sBlue sImage\" style=\"background-image: url('https:\/\/static.twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/get-it-now-r.jpg'); background-size: 140%; background-position: -90px -210px;\">\n<div class=\"av_promobox avia-button-yes avia-builder-el-1 el_after_av_promobox avia-builder-el-last\">\n<div class=\"avia-promocontent\">\n<h2>Dai uno sguardo ai servizi Twproject.<\/h2>\n<\/div>\n<div class=\"avia-button-wrap avia-button-right \"><a class=\"avia-button avia-icon_select-no avia-color-custom avia-size-xlarge\" href=\"https:\/\/demo.twproject.com\/applications\/teamwork\/welcome\/createUserEnvironment.jsp\" target=\"blank\" rel=\"noopener\"><span class=\"avia_iconbox_title\">Prova ora!<\/span><\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Saper gestire efficacemente un meeting virtuale \u00e8 diventato estremamente importante in questo periodo in cui molti si stanno confrontando per la prima volta con il lavoro da casa. 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