{"id":11825,"date":"2019-05-31T12:00:37","date_gmt":"2019-05-31T12:00:37","guid":{"rendered":"https:\/\/twproject.com\/?p=11825"},"modified":"2019-08-26T10:52:09","modified_gmt":"2019-08-26T10:52:09","slug":"la-gestione-delle-riunioni-di-progetto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/twproject.com\/blog\/it\/la-gestione-delle-riunioni-di-progetto\/","title":{"rendered":"La gestione delle riunioni di progetto"},"content":{"rendered":"<p>Essere in grado di <strong>gestire le riunioni di progetto<\/strong> \u00e8 una caratteristica che trasforma un Project Manager in un PM di successo.<\/p>\n<p>Ogni progetto richiede <strong>riunioni periodiche<\/strong> in cui gli stakeholder si riuniscono per discutere gli obiettivi, i compiti assegnati ed il progresso del progetto stesso.<\/p>\n<div class=\"table-of-content\">\n<h5>INDICE DEI CONTENUTI<\/h5>\n<ul>\n<li><a href=\"#fasi\">Le fasi di una riunione di progetto e come gestirle<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#prima\">Gestire una riunione di progetto: Cose da fare Prima del meeting<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#durante\">Gestire una riunione di progetto: Cose da fare Durante il meeting<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#dopo\">Gestire una riunione di progetto: Cose da fare Dopo il meeting<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#conclusioni\">Gestire efficacemente le riunioni di progetto: conclusioni<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p><strong>Le riunioni di progetto<\/strong> sono un modo efficace per comunicare, risolvere problemi e sviluppare abilit\u00e0 nel proprio team. Possono anche essere utilizzate come strumento per aumentare il morale e creare un senso di cameratismo all&#8217;interno della squadra, che a sua volta aumenta la produttivit\u00e0.<\/p>\n<p>Tuttavia, affinch\u00e9 le riunioni possano produrre i risultati desiderati, <strong>devono essere efficaci. <\/strong><\/p>\n<p>Vediamo quindi come funziona la <strong>gestione efficace delle riunioni di progetto<\/strong>.<br \/>\n<a name=\"fasi\"><\/a><\/p>\n<h2>Le fasi di una riunione di progetto e come gestirle<\/h2>\n<p>In linea generale, spetta al project manager determinare la frequenza con cui incontrarsi e creare un&#8217;agenda per ogni riunione.<\/p>\n<p>Questo non \u00e8 un compito da prendere alla leggera. Infatti, se il tempo dei partecipanti viene sprecato, questi diventeranno non collaborativi, il che pu\u00f2 andare a mettere a repentaglio il successo stesso del progetto.<\/p>\n<p>In linea di massima possiamo distinguere <strong>tre fasi che caratterizzano una riunione<\/strong>: prima, durante e dopo il meeting.<\/p>\n<p>Per ognuna di queste fasi il Project Manager dovr\u00e0 porre in essere alcuni accorgimenti indispensabili. Vediamoli insieme<br \/>\n<a name=\"prima\"><\/a><\/p>\n<h2>Gestire una riunione di progetto: Cose da fare Prima del meeting<\/h2>\n<p>Tutto inizia con un piano. Ogni riunione deve infatti avere uno scopo e, a volte, \u00e8 addirittura necessario riunire tutti gli <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/blog\/gli-stakeholders-di-progetto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">stakeholder<\/a> per un brainstorming sull\u2019obiettivo giusto.<\/p>\n<p>Per riunioni periodiche come riunioni settimanali di team o riunioni settimanali sullo stato dei clienti, \u00e8 probabile che l&#8217;obiettivo vada oltre lo stato attuale del progetto e ottenga e fornisca aggiornamenti su attivit\u00e0 chiave, risultati e problemi.<\/p>\n<p>Per effettuare una pianificazione efficace, ecco quali sono i punti essenziali da prendere in considerazione:<\/p>\n<ul>\n<li>Quanto dovrebbe durare l&#8217;incontro?<\/li>\n<li>Chi dovrebbe partecipare?<\/li>\n<li>Come dovrebbe essere l&#8217;agenda?<\/li>\n<li>Quale obiettivo chiave si vuole raggiungere?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ecco pi\u00f9 in concreto i suggerimenti da seguire:<\/p>\n<ul>\n<li>Fissare degli obiettivi. Se non si impostano obiettivi chiari, la riunione \u00e8 destinata a fallire. Senza un obbiettivo chiaro la riunione non dar\u00e0 risultati e non verr\u00e0 generata alcuna soluzione. Prima di decidere la data in cui tenere il meeting, quindi, \u00e8 necessario assicurarsi di aver impostato una serie di obiettivi SMART.<\/li>\n<li>Scrivere un ordine del giorno del meeting. Sviluppare e seguire un&#8217;agenda consente di rendere l\u2019incontro pi\u00f9 efficace. Grazie all&#8217;agenda si avranno, infatti, pi\u00f9 possibilit\u00e0 di finire la riunione con i risultati attesi e in modo pi\u00f9 celere.<\/li>\n<li>Mantenere la documentazione organizzata e reperibile. Ci\u00f2 significa che \u00e8 necessario rendere i documenti della riunione pi\u00f9 brevi e concisi possibile. Se la documentazione \u00e8 troppo lunga e caotica infatti, si rischia disordine o la perdita di importanti informazioni.<\/li>\n<li>Invitare le persone giuste. Conoscere perfettamente l\u2019obiettivo, permette, di conseguenza, di sapere chi sono le persone giuste da invitare al meeting.<\/li>\n<li>Creare un ambiente fisico appropriato e confortevole. La riunione del progetto deve essere condotta in una stanza confortevole e ben ventilata. Non dimenticare la presenza di acqua e caff\u00e8 che faranno sentire i partecipanti pi\u00f9 a loro agio.<\/li>\n<li>Iniziare e terminare la riunione in tempo. Le persone non amano quando un evento si protrae troppo o inizia in ritardo. E\u2019 molto probabile che i partecipanti abbiano del lavoro da svolgere al di fuori del meeting e di conseguenza vorrebbero che la loro scaletta lavorativa non venisse rovinata. \u00c8 necessario assicurarsi che ogni partecipante sia a conoscenza dell&#8217;ora di inizio e di fine. Inoltre, si consiglia di inviare notifiche e reminder ai partecipanti.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Queste cose possono sembrare elementari, ma pu\u00f2 sorprendere sapere quanto spesso alcune di loro vengano dimenticate o non considerate.<br \/>\n<a name=\"durante\"><\/a><\/p>\n<h2>Gestire una riunione di progetto: Cose da fare Durante il meeting<\/h2>\n<ul>\n<li>Iniziare sempre il meeting in tempo. A meno che non si verifichi un\u2019urgenza o di un imprevisto importante, qualsiasi meeting deve sempre iniziare all&#8217;ora prestabilita.<\/li>\n<li>Finire in tempo. Allo stesso modo, \u00e8 importante terminare il meeting il pi\u00f9 vicino possibile all&#8217;orario di fine pianificato. L\u2019orario di chiusura lavori deve essere reso chiaro nell&#8217;invito, in agenda e nelle informazioni pre-riunione. Spesso infatti \u00e8 fissato l\u2019orario di inizio, ma nessuno sa esattamente a che ora il meeting andr\u00e0 a terminare. Questo ostacola la possibilit\u00e0 da parte dei partecipanti di organizzarsi con il lavoro successivo.<\/li>\n<li>Mai annullare un meeting. Ci possono sicuramente essere validi motivi per cancellare una riunione, ma generalmente \u00e8 una pessima idea. I partecipanti si sono organizzati sulla base della riunione, e a parte eventi catastrofici \u00e8 sempre bene portarla a termine.<\/li>\n<li>Prendere note. Soprattutto il project manager, nonch\u00e9 la persona di riferimento delle comunicazioni del progetto, deve assicurarsi di prendere appunti dettagliati. \u00c8 necessario infatti documentare tutte le decisioni prese, i compiti svolti, le questioni aggiornate, i progressi delle attivit\u00e0 annotate e le preoccupazioni che sono state discusse. Registrare quanti pi\u00f9 dettagli possibili e il pi\u00f9 accuratamente possibile in vista del follow-up.<\/li>\n<li>Mantenere la riunione positiva e incoraggiare i commenti. Se la squadra vede che il project manager \u00e8 positivo e motivato sul progetto o sull&#8217;argomento di discussione, questo entusiasmo si ripercuoter\u00e0 su di loro. In incontri regolarmente programmati con la squadra, un suggerimento \u00e8 di dare un riconoscimento ai dipendenti che stanno facendo un lavoro eccellente, questo manterr\u00e0 il tono dell&#8217;incontro positivo e stimoler\u00e0 il morale.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"dopo\"><\/a><\/p>\n<h2>Gestire una riunione di progetto: Cose da fare Dopo il meeting<\/h2>\n<p>Dopo il meeting sar\u00e0 opportuno distribuire il pi\u00f9 rapidamente possibile le note ed il protocollo del meeting a tutti i partecipanti. Sar\u00e0 inoltre indispensabile chiedere il loro feedback o le loro revisioni entro una determinata scadenza.<\/p>\n<p>In seguito ai suggerimenti, il project manager potr\u00e0 rivedere il protocollo ed inviare nuovamente la copia finale ed aggiornata.<\/p>\n<p>L&#8217;obiettivo \u00e8 di garantire sempre che tutti siano allineati al progetto e questo \u00e8 il passaggio finale fondamentale per poterlo garantire.<br \/>\n<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-11831\" src=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/le-riunioni-di-progetto.png\" alt=\"le riunioni di progetto\" width=\"1280\" height=\"853\" srcset=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/le-riunioni-di-progetto.png 1280w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/le-riunioni-di-progetto-630x420.png 630w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/le-riunioni-di-progetto-1130x753.png 1130w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/le-riunioni-di-progetto-705x470.png 705w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/le-riunioni-di-progetto-450x300.png 450w\" sizes=\"auto, (max-width: 709px) 85vw, (max-width: 909px) 67vw, (max-width: 1362px) 62vw, 840px\" \/><a name=\"conclusioni\"><\/a><\/p>\n<h2>Gestire efficacemente le riunioni di progetto: conclusioni<\/h2>\n<p><strong>\u00a0<\/strong>Ecco quindi gli ingredienti per pianificare ed eseguire riunioni di progetto efficaci.<\/p>\n<p>Seguendo questi suggerimenti, \u00e8 possibile trasformare i meeting di progetto in incontri efficaci e produttivi, con partecipanti svegli ed addirittura interessati.<\/p>\n<p>Come project manager avrai sicuramente sempre moltissime riunioni a cui attendere ogni settimana.<\/p>\n<p>Organizzare tutte le informazioni che ne derivano non \u00e8 una passeggiata. Sicuramente non esiste un modo pi\u00f9 semplice per organizzare tutte le informazioni che utilizzare un software di project management \u00a0adeguato allo scopo, <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/blog\/tool-per-la-gestione-dei-progetti-10-aspetti-chiave-per-orientarsi-nella-scelta\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">qui puoi trovare alcuni consigli per scegliere un software di project management<\/a>. In <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">TWproject<\/a>, ad esempio, \u00e8 possibile non solo inserire la date dei meeting, ma anche aggiornare in automatico il workflow in base alle decisioni prese durante ogni riunione.<\/p>\n<p>Un meeting organizzato nel modo migliore \u00e8 un ottimo modo per permettere un lavoro efficiente a livello di squadra.<\/p>\n<p>Le <strong>riunioni di progetto ben gestite<\/strong> consentono ai team di superare il labirinto di distrazioni e ostacoli per ottenere risultati.<\/p>\n<div class=\"tw_promobox box_type3 sBlue sImage\" style=\"background-image: url('https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/twproject-ipad-2-2.jpg');\">\n<div class=\"av_promobox avia-button-yes avia-builder-el-1 el_after_av_promobox avia-builder-el-last\">\n<div class=\"avia-promocontent\">\n<h2>Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.<\/h2>\n<\/div>\n<div class=\"avia-button-wrap avia-button-right \"><a class=\"avia-button avia-icon_select-no avia-color-custom avia-size-xlarge\" href=\"https:\/\/demo.twproject.com\/applications\/teamwork\/welcome\/createUserEnvironment.jsp\"><span class=\"avia_iconbox_title\">Prova ora gratis!<\/span><\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Essere in grado di gestire le riunioni di progetto \u00e8 una caratteristica che trasforma un Project Manager in un PM di successo. 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