INDICE DEI CONTENUTI<\/h5>\n\n- Per scegliere un software di gestione dei progetti bisogna aver chiaro il perch\u00e9 se ne ha bisogno<\/a><\/li>\n
- 10 caratteristiche indispensabili in un software di project management<\/a><\/li>\n
- 1. Un buon software di project management deve essere facile da usare<\/a><\/li>\n
- 2. Deve permettere una completa e corretta gestione delle attivit\u00e0<\/a><\/li>\n
- 3. La Pianificazione come priorit\u00e0 di un software di project management che si rispetti<\/a><\/li>\n
- 4. La Condivisione di file quale elemento di interazione e velocizzazione dei passaggi<\/a><\/li>\n
- 5. Comunicazione istantanea all’interno del team<\/a><\/li>\n
- 6. Strumenti di reporting in un software efficiente che permettano la creazione dei Rapporti in tempo reale<\/a><\/li>\n
- 7. Un buon Software deve mettere a disposizione una Dashboard semplice e intuitiva<\/a><\/li>\n
- 8. Interfaccia utente user friendly<\/a><\/li>\n
- 9. Scegliere software per la gestione di progetti che permettano la personalizzazione degli ambienti di lavoro e dei report<\/a><\/li>\n
- 10. Tempo, budget e gestione delle risorse<\/a><\/li>\n
- Funzioni avanzate opzionali<\/a><\/li>\n
- 1. Strumenti di visualizzazione aggiuntivi per semplificare la comunicazione<\/a><\/li>\n
- 2. Possibilit\u00e0 di integrazione dell’Analisi del rischio<\/a><\/li>\n
- 3. Rapporto spese e fatturazione<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n
<\/a><\/p>\nPer scegliere un software di gestione dei progetti bisogna aver chiaro il perch\u00e9 se ne ha bisogno<\/h2>\n
Un software di project management ben progettato manterr\u00e0 tutti aggiornati sullo stato dei lavori e assicurer\u00e0 che il progetto stia progredendo come pianificato.<\/p>\n
Molti project manager, ancora oggi, tengono traccia dei progetti utilizzando Excel, fogli di lavoro Google o altri programmi di fogli di calcolo.<\/p>\n
Questi funzionano bene fino ad un certo punto per progetti relativamente semplici che richiedono solo poche risorse.<\/p>\n
Tuttavia, per quanto elaborati possano essere, questi strumenti hanno performance nettamente inferiori rispetto ad un software di project management dedicato<\/strong>.<\/p>\nEcco i segni rivelatori che segnalano la necessit\u00e0 di utilizzare un software di gestione dei progetti:<\/p>\n
\n- Il team sta usando troppi strumenti per tracciare diversi aspetti del progetto.<\/li>\n
- Il team impiega troppo tempo in e-mail e riunioni e non ha abbastanza tempo per generare dei risultati.<\/li>\n
- Si vuole spostare il sistema di gestione dei progetti su cloud in modo che tutti possano accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.<\/li>\n
- Le esigenze aziendali e organizzative hanno superato la capacit\u00e0 dell\u2019attuale software.<\/li>\n
- Qualcuno non riceve aggiornamenti adeguati o visibilit\u00e0 sufficiente attraverso l\u2019attuale software.<\/li>\n
- I problemi non vengono tracciati correttamente e i rischi non vengono segnalati in tempo.<\/li>\n
- Il software \u00e8 troppo complesso, al punto che sta creando inefficienze, anzich\u00e9 aumentare la produttivit\u00e0.<\/li>\n
- La collaborazione tra i membri del team non \u00e8 efficiente o efficace.<\/li>\n
- Si sta spendendo troppo tempo ad analizzare i dati e generare rapporti.<\/li>\n<\/ul>\n
E\u2019 proprio il Project Manager che deve individuare queste carenza e decidere se e quando \u00e8 arrivato il momento di fare il salto di qualit\u00e0.
\n<\/a><\/p>\n10 caratteristiche indispensabili in un software di project management<\/h2>\n
Molte soluzioni di gestione dei progetti hanno caratteristiche simili, ma possono essere affrontate in modi diversi. Ecco a nostro avviso quali sono le 10 caratteristiche indispensabili per un software di PM che si rispetti.
\n<\/a><\/p>\n1. Un buon software di project management deve essere facile da usare<\/h3>\n
Un software di project management non sar\u00e0 utile a meno che il team non lo usi.<\/p>\n
Alcuni strumenti di gestione dei progetti sono molto complessi e potrebbero richiedere alcuni giorni di formazione.<\/p>\n
\u00c8 importante scegliere un software che offra il giusto mix di funzionalit\u00e0 erogate tramite un’interfaccia intuitiva. Pi\u00f9 sar\u00e0 semplice il suo utilizzo pi\u00f9 i membri del Team saranno portati ad usarlo.
\n<\/a><\/p>\n2. Deve permettere una completa e corretta gestione delle attivit\u00e0<\/h3>\n
Questa funzione non solo dovrebbe consentire di elencare tutte le attivit\u00e0, ma anche di assegnarle al membro corretto del team, in modo che tutti sappiano cosa deve essere fatto e da chi.<\/p>\n
Alcuni strumenti di gestione dei progetti consentono di ordinare le attivit\u00e0 secondo diversi filtri, come ad esempio per risorsa, reparto, giorno di completamento, ecc., in modo da poter individuare e organizzare le informazioni rapidamente.<\/p>\n
La maggior parte dei software avvisa il membro del team responsabile quando si avvicina una scadenza per assicurarsi che gli incarichi siano terminati in modo tempestivo. Se mancassero alcune di queste funzioni il software in esame dovrebbe essere scartato a priori.
\n<\/a><\/p>\n3. La Pianificazione come priorit\u00e0 di un software di project management che si rispetti<\/h3>\n
Si pu\u00f2 essere in grado di gestire un piccolo progetto grazie ad un semplice elenco di attivit\u00e0 su un foglio di calcolo, tuttavia, le cose possono diventare molto complicate nel caso di un grande progetto.<\/p>\n
Se non si ha la possibilit\u00e0 di visualizzare la cronologia e capire in che modo le varie attivit\u00e0 siano dipendenti e si influiscano a vicenda, potrebbe essere praticamente impossibile pianificare correttamente tutte le attivit\u00e0.<\/p>\n
Un diagramma di Gantt \u00e8 quindi una funzionalit\u00e0 non importante ma indispensabile per consentire di visualizzare l’elenco delle attivit\u00e0, le interdipendenze fra queste e, di conseguenza, l\u2019intera pianificazione del progetto.<\/p>\n
Scegliete solo software che abbiano una funzione Gantt<\/a>\u00a0estremamente chiara e facile da impostare.
\n<\/a><\/p>\n4. La Condivisione di file quale elemento di interazione e velocizzazione dei passaggi<\/h3>\n
La maggior parte dei software offre la possibilit\u00e0 di condividere file internamente. Questo permette ai membri del team di avere un accesso rapido alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro.<\/p>\n
E\u2019 per\u00f2 utile verificare se il software di Project Management che si sta valutando offre la possibilit\u00e0 di condividere file anche con persone esterne all’organizzazione, come fornitori, appaltatori o clienti. A volte una condivisione di questo tipo potrebbe essere indispensabile e non essere costretti a ricorrere a ulteriori strumenti \u00e8 sicuramente molto utile.
\n![\"come](\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/come-sceglire-un-software.png\")
\n<\/a><\/p>\n5. Comunicazione istantanea all’interno del team<\/h3>\n
Una buona comunicazione \u00e8 fondamentale per facilitare la collaborazione e assicurare che le attivit\u00e0 vengano svolte in modo efficiente e tempestivo.<\/p>\n
La necessit\u00e0 di una comunicazione semplificata sta diventando sempre pi\u00f9 importante. Nella maggior parte dei progetti di rilievo, infatti, un sempre maggior numero di persone lavora in remoto o \u00e8 distribuito tra uffici in diversi luoghi, anche nel terzo settore.<\/p>\n
Una funzione di messaggistica integrata, quindi, aiuta i membri del team a comunicare rapidamente tra loro in tempo reale senza dover scambiarsi centinaia di e-mail giornalmente.<\/p>\n
Inoltre, gli altri membri del team possono dare una rapida occhiata a una discussione per aggiornarsi rapidamente.<\/p>\n
Oggi come oggi scegliere un software di PM con la funzione di Chat istantanea integrata \u00e8 diventato indispensabile.
\n<\/a><\/p>\n6. Strumenti di reporting in un software efficiente che permettano la creazione dei Rapporti in tempo reale<\/h3>\n
Gli strumenti di reporting raccolgono i dati del progetto precedentemente inseriti e creano rapporti sui budget di progetto, le spese, l’allocazione delle risorse, le prestazioni dei membri del team e altro ancora.<\/p>\n
La maggior parte dei software di gestione dei progetti dispone di un set predefinito di report che \u00e8 possibile generare e alcuni prevedono anche report personalizzati. Prima di scegliere il software per i nostri progetti, bisogna verificare in modo approfondito l\u2019efficienza di queste funzionalit\u00e0.
\n<\/a><\/p>\n7. Un buon Software deve mettere a disposizione una Dashboard semplice e intuitiva<\/h3>\n
Questa funzionalit\u00e0 permette di avere una visione dello stato di progetto attraverso un cruscotto con grafici, metriche visive e indicatori chiave.<\/p>\n
Una Dashboard semplice e intuitiva non solo per il Project Manager ma per tutti i membri del team \u00e8 sicuramente coadiuvante nella focalizzazione delle attivit\u00e0 da svolgere e nella individuazione delle priorit\u00e0.<\/p>\n
La Dashboard dovrebbe poter essere, all’occorrenza, condivisibile anche con gli stakeholder<\/a>. Questi report grafici, infatti, comunicano istantaneamente lo stato del progetto e alcune parti interessate, come ad esempio gli sponsor, potrebbero essere interessati a vedere i dati generali del progetto ma non aver bisogno di vedere i dettagli presentati in un rapporto scritto.
\n<\/a><\/p>\n8. Interfaccia utente user friendly<\/h3>\n
Anche se il design visivo potrebbe non sembrare una priorit\u00e0 assoluta, un minimo di importanza ce l\u2019ha comunque.<\/p>\n
Un’interfaccia povera e disordinata potrebbe rendere difficile agli utenti trovare ci\u00f2 di cui hanno bisogno, ostacolando in tal modo la produttivit\u00e0.<\/p>\n
Un’interfaccia pulita, semplice e professionale rende l’esperienza dell’utente pi\u00f9 piacevole e potrebbe persino aiutare i membri del team ad essere entusiasti di utilizzare il software.<\/p>\n
Inoltre, un’interfaccia ben progettata \u00e8 ancora pi\u00f9 importante se lo strumento di gestione del progetto viene utilizzato anche da un cliente finale.<\/p>\n
Un design moderno e professionale infatti, migliorer\u00e0 l’immagine dell\u2019organizzazione in generale.
\n<\/a><\/p>\n9. Scegliere software per la gestione di progetti che permettano la personalizzazione degli ambienti di lavoro e dei report<\/h3>\n
La personalizzazione consente di creare un “ambiente di lavoro” che rifletta le preferenze e le esigenze di un\u2019organizzazione: dal logo allo schema colore, dalle esportazioni personalizzate al modo in cui si organizzano i dati.<\/p>\n
La personalizzazione di report e colonne di dati, inoltre, consente di visualizzare in modo selettivo le informazioni nei grafici e nei report. Questo permette di poter mostrare rapidamente dati e metriche rilevanti a diverse parti interessate.<\/p>\n
Le possibilit\u00e0 di personalizzare questi aspetti nella scelta di un software sono spesso sottovalutate, ma non prenderle in considerazione pu\u00f2 essere sicuramente un errore.
\n<\/a><\/p>\n10. Tempo, budget e gestione delle risorse<\/h3>\n
Questi tre aspetti spesso si sovrappongono. L\u2019ideale \u00e8 averli tutti centralizzati in un unico software di gestione dei progetti. Questo sicuramente rappresenterebbe un validissimo aiuto per l\u2019allocazione del team e delle risorse in modo pi\u00f9 efficiente.
\n<\/a><\/p>\nFunzioni avanzate opzionali<\/h2>\n
In base alla natura dell’attivit\u00e0 dell\u2019organizzazione e alla complessit\u00e0 dei progetti, si potrebbero trovare utili anche funzionalit\u00e0 che non si trovano solitamente presenti nei software di project management di default. Vediamo insieme quali sono:
\n<\/a><\/p>\n1. Strumenti di visualizzazione aggiuntivi per semplificare la comunicazione<\/h3>\n
Se si gestiscono spesso dati complessi e rapporti di una certa rilevanza, il diagramma di Gantt potrebbe non essere sufficiente a dare una visione completa. Potrebbe essere necessario utilizzare strumenti di visualizzazione aggiuntivi per semplificare la comunicazione di vari dati e metriche coinvolte nel progetto.
\n<\/a><\/p>\n2. Possibilit\u00e0 di integrazione dell\u2019Analisi del rischio<\/h3>\n
Se si lavora con progetti complessi con molte parti mobili, una funzionalit\u00e0 integrata di analisi dei rischi<\/a>\u00a0pu\u00f2 aiutare moltissimo.
\nQuesta funzionalit\u00e0, infatti permette di identificare, analizzare e reagire rapidamente ai fattori di rischio per tutta la durata di un progetto.<\/p>\n
<\/a><\/p>\n Un software di project management ben progettato manterr\u00e0 tutti aggiornati sullo stato dei lavori e assicurer\u00e0 che il progetto stia progredendo come pianificato.<\/p>\n Molti project manager, ancora oggi, tengono traccia dei progetti utilizzando Excel, fogli di lavoro Google o altri programmi di fogli di calcolo.<\/p>\n Questi funzionano bene fino ad un certo punto per progetti relativamente semplici che richiedono solo poche risorse.<\/p>\n Tuttavia, per quanto elaborati possano essere, questi strumenti hanno performance nettamente inferiori rispetto ad un software di project management dedicato<\/strong>.<\/p>\n Ecco i segni rivelatori che segnalano la necessit\u00e0 di utilizzare un software di gestione dei progetti:<\/p>\n E\u2019 proprio il Project Manager che deve individuare queste carenza e decidere se e quando \u00e8 arrivato il momento di fare il salto di qualit\u00e0. Molte soluzioni di gestione dei progetti hanno caratteristiche simili, ma possono essere affrontate in modi diversi. Ecco a nostro avviso quali sono le 10 caratteristiche indispensabili per un software di PM che si rispetti. Un software di project management non sar\u00e0 utile a meno che il team non lo usi.<\/p>\n Alcuni strumenti di gestione dei progetti sono molto complessi e potrebbero richiedere alcuni giorni di formazione.<\/p>\n \u00c8 importante scegliere un software che offra il giusto mix di funzionalit\u00e0 erogate tramite un’interfaccia intuitiva. Pi\u00f9 sar\u00e0 semplice il suo utilizzo pi\u00f9 i membri del Team saranno portati ad usarlo. Questa funzione non solo dovrebbe consentire di elencare tutte le attivit\u00e0, ma anche di assegnarle al membro corretto del team, in modo che tutti sappiano cosa deve essere fatto e da chi.<\/p>\n Alcuni strumenti di gestione dei progetti consentono di ordinare le attivit\u00e0 secondo diversi filtri, come ad esempio per risorsa, reparto, giorno di completamento, ecc., in modo da poter individuare e organizzare le informazioni rapidamente.<\/p>\n La maggior parte dei software avvisa il membro del team responsabile quando si avvicina una scadenza per assicurarsi che gli incarichi siano terminati in modo tempestivo. Se mancassero alcune di queste funzioni il software in esame dovrebbe essere scartato a priori. Si pu\u00f2 essere in grado di gestire un piccolo progetto grazie ad un semplice elenco di attivit\u00e0 su un foglio di calcolo, tuttavia, le cose possono diventare molto complicate nel caso di un grande progetto.<\/p>\n Se non si ha la possibilit\u00e0 di visualizzare la cronologia e capire in che modo le varie attivit\u00e0 siano dipendenti e si influiscano a vicenda, potrebbe essere praticamente impossibile pianificare correttamente tutte le attivit\u00e0.<\/p>\n Un diagramma di Gantt \u00e8 quindi una funzionalit\u00e0 non importante ma indispensabile per consentire di visualizzare l’elenco delle attivit\u00e0, le interdipendenze fra queste e, di conseguenza, l\u2019intera pianificazione del progetto.<\/p>\n Scegliete solo software che abbiano una funzione Gantt<\/a>\u00a0estremamente chiara e facile da impostare. La maggior parte dei software offre la possibilit\u00e0 di condividere file internamente. Questo permette ai membri del team di avere un accesso rapido alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro.<\/p>\n E\u2019 per\u00f2 utile verificare se il software di Project Management che si sta valutando offre la possibilit\u00e0 di condividere file anche con persone esterne all’organizzazione, come fornitori, appaltatori o clienti. A volte una condivisione di questo tipo potrebbe essere indispensabile e non essere costretti a ricorrere a ulteriori strumenti \u00e8 sicuramente molto utile. Una buona comunicazione \u00e8 fondamentale per facilitare la collaborazione e assicurare che le attivit\u00e0 vengano svolte in modo efficiente e tempestivo.<\/p>\n La necessit\u00e0 di una comunicazione semplificata sta diventando sempre pi\u00f9 importante. Nella maggior parte dei progetti di rilievo, infatti, un sempre maggior numero di persone lavora in remoto o \u00e8 distribuito tra uffici in diversi luoghi, anche nel terzo settore.<\/p>\n Una funzione di messaggistica integrata, quindi, aiuta i membri del team a comunicare rapidamente tra loro in tempo reale senza dover scambiarsi centinaia di e-mail giornalmente.<\/p>\n Inoltre, gli altri membri del team possono dare una rapida occhiata a una discussione per aggiornarsi rapidamente.<\/p>\n Oggi come oggi scegliere un software di PM con la funzione di Chat istantanea integrata \u00e8 diventato indispensabile. Gli strumenti di reporting raccolgono i dati del progetto precedentemente inseriti e creano rapporti sui budget di progetto, le spese, l’allocazione delle risorse, le prestazioni dei membri del team e altro ancora.<\/p>\n La maggior parte dei software di gestione dei progetti dispone di un set predefinito di report che \u00e8 possibile generare e alcuni prevedono anche report personalizzati. Prima di scegliere il software per i nostri progetti, bisogna verificare in modo approfondito l\u2019efficienza di queste funzionalit\u00e0. Questa funzionalit\u00e0 permette di avere una visione dello stato di progetto attraverso un cruscotto con grafici, metriche visive e indicatori chiave.<\/p>\n Una Dashboard semplice e intuitiva non solo per il Project Manager ma per tutti i membri del team \u00e8 sicuramente coadiuvante nella focalizzazione delle attivit\u00e0 da svolgere e nella individuazione delle priorit\u00e0.<\/p>\n La Dashboard dovrebbe poter essere, all’occorrenza, condivisibile anche con gli stakeholder<\/a>. Questi report grafici, infatti, comunicano istantaneamente lo stato del progetto e alcune parti interessate, come ad esempio gli sponsor, potrebbero essere interessati a vedere i dati generali del progetto ma non aver bisogno di vedere i dettagli presentati in un rapporto scritto. Anche se il design visivo potrebbe non sembrare una priorit\u00e0 assoluta, un minimo di importanza ce l\u2019ha comunque.<\/p>\n Un’interfaccia povera e disordinata potrebbe rendere difficile agli utenti trovare ci\u00f2 di cui hanno bisogno, ostacolando in tal modo la produttivit\u00e0.<\/p>\n Un’interfaccia pulita, semplice e professionale rende l’esperienza dell’utente pi\u00f9 piacevole e potrebbe persino aiutare i membri del team ad essere entusiasti di utilizzare il software.<\/p>\n Inoltre, un’interfaccia ben progettata \u00e8 ancora pi\u00f9 importante se lo strumento di gestione del progetto viene utilizzato anche da un cliente finale.<\/p>\n Un design moderno e professionale infatti, migliorer\u00e0 l’immagine dell\u2019organizzazione in generale. La personalizzazione consente di creare un “ambiente di lavoro” che rifletta le preferenze e le esigenze di un\u2019organizzazione: dal logo allo schema colore, dalle esportazioni personalizzate al modo in cui si organizzano i dati.<\/p>\n La personalizzazione di report e colonne di dati, inoltre, consente di visualizzare in modo selettivo le informazioni nei grafici e nei report. Questo permette di poter mostrare rapidamente dati e metriche rilevanti a diverse parti interessate.<\/p>\n Le possibilit\u00e0 di personalizzare questi aspetti nella scelta di un software sono spesso sottovalutate, ma non prenderle in considerazione pu\u00f2 essere sicuramente un errore. Questi tre aspetti spesso si sovrappongono. L\u2019ideale \u00e8 averli tutti centralizzati in un unico software di gestione dei progetti. Questo sicuramente rappresenterebbe un validissimo aiuto per l\u2019allocazione del team e delle risorse in modo pi\u00f9 efficiente. In base alla natura dell’attivit\u00e0 dell\u2019organizzazione e alla complessit\u00e0 dei progetti, si potrebbero trovare utili anche funzionalit\u00e0 che non si trovano solitamente presenti nei software di project management di default. Vediamo insieme quali sono: Se si gestiscono spesso dati complessi e rapporti di una certa rilevanza, il diagramma di Gantt potrebbe non essere sufficiente a dare una visione completa. Potrebbe essere necessario utilizzare strumenti di visualizzazione aggiuntivi per semplificare la comunicazione di vari dati e metriche coinvolte nel progetto. Se si lavora con progetti complessi con molte parti mobili, una funzionalit\u00e0 integrata di analisi dei rischi<\/a>\u00a0pu\u00f2 aiutare moltissimo.Per scegliere un software di gestione dei progetti bisogna aver chiaro il perch\u00e9 se ne ha bisogno<\/h2>\n
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\n<\/a><\/p>\n10 caratteristiche indispensabili in un software di project management<\/h2>\n
\n<\/a><\/p>\n1. Un buon software di project management deve essere facile da usare<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\n2. Deve permettere una completa e corretta gestione delle attivit\u00e0<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\n3. La Pianificazione come priorit\u00e0 di un software di project management che si rispetti<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\n4. La Condivisione di file quale elemento di interazione e velocizzazione dei passaggi<\/h3>\n
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\n<\/a><\/p>\n5. Comunicazione istantanea all’interno del team<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\n6. Strumenti di reporting in un software efficiente che permettano la creazione dei Rapporti in tempo reale<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\n7. Un buon Software deve mettere a disposizione una Dashboard semplice e intuitiva<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\n8. Interfaccia utente user friendly<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\n9. Scegliere software per la gestione di progetti che permettano la personalizzazione degli ambienti di lavoro e dei report<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\n10. Tempo, budget e gestione delle risorse<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\nFunzioni avanzate opzionali<\/h2>\n
\n<\/a><\/p>\n1. Strumenti di visualizzazione aggiuntivi per semplificare la comunicazione<\/h3>\n
\n<\/a><\/p>\n2. Possibilit\u00e0 di integrazione dell\u2019Analisi del rischio<\/h3>\n
\nQuesta funzionalit\u00e0, infatti permette di identificare, analizzare e reagire rapidamente ai fattori di rischio per tutta la durata di un progetto.<\/p>\n