{"id":10832,"date":"2018-12-12T08:00:36","date_gmt":"2018-12-12T08:00:36","guid":{"rendered":"https:\/\/twproject.com\/?p=10832"},"modified":"2018-12-02T20:51:32","modified_gmt":"2018-12-02T20:51:32","slug":"come-implementare-un-software-di-gestione-progetti-partendo-da-zero-8-errori-da-evitare","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/twproject.com\/blog\/it\/come-implementare-un-software-di-gestione-progetti-partendo-da-zero-8-errori-da-evitare\/","title":{"rendered":"Come implementare un software di gestione progetti partendo da zero: 8 errori da evitare"},"content":{"rendered":"<p>Un <strong>software di gestione dei progetti<\/strong> pu\u00f2 aumentare l&#8217;efficienza e la produttivit\u00e0 del progetto, ma la sua implementazione non \u00e8 sempre semplice.<\/p>\n<p>Troppo spesso, le organizzazioni avviano il processo di <strong>inserimento di un nuovo software<\/strong> senza una chiara comprensione di come affrontare l&#8217;implementazione.<\/p>\n<p>L&#8217;implementazione di un <strong>software per la gestione dei progetti<\/strong> \u00e8 importante, ma il processo pu\u00f2 essere stressante ed impegnativo. Questo vale sia per il datore di lavoro che per i dipendenti.<\/p>\n<p>Qualunque sia il sistema che si pensa di implementare, sar\u00e0 necessario un processo di implementazione strutturato per contribuire alla sostenibilit\u00e0 e al buon funzionamento a lungo termine del nuovo sistema.<\/p>\n<p>Vediamo oggi quali sono gli 8 errori da evitare.<\/p>\n<div class=\"table-of-content\">\n<h5>INDICE DEI CONTENUTI<\/h5>\n<ul>\n<li><a href=\"#evitare\">Evitare di mantenere tutto come prima aspettando che tutto migliori magicamente<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#paure\">Non dissipare le paure inevitabilmente presenti nei membri del team<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#coinvolgere\">Non coinvolgere e non fidarsi di nessuno<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#affidarsi\">Affidarsi al software per risolvere i problemi di gestione delle risorse<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#leadership\">Mancanza di leadership nell&#8217;implementazione<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#aspettative\">Mancata comunicazione delle aspettative<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#motivazione\">Motivazione mancante per l&#8217;uso del software<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#feedback\">Mancanza di feedback<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#conclusioni\">Conclusioni<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p><a name=\"evitare\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Evitare di mantenere tutto come prima aspettando che tutto migliori magicamente<\/strong><\/h2>\n<p>Spesso si tende a mantenere invariate le vecchie impostazioni e funzionalit\u00e0 nell\u2019attesa che da un momento all\u2019altro tutto cambi magicamente. Non funziona proprio cos\u00ec.<\/p>\n<p>I processi sono la componente pi\u00f9 flessibile del processo di implementazione in quanto possono essere adattati per soddisfare i requisiti della tecnologia e delle persone.<\/p>\n<p>\u00c8 quindi fondamentale delineare e definire i nuovi processi nelle prime fasi del progetto di implementazione. E\u2019 indispensabile definirli con precisione perch\u00e8 la loro sottovalutazione pu\u00f2 portare a una diminuzione della produttivit\u00e0. E\u2019 facilmente comprensibile, infatti, come la produttivit\u00e0 possa essere inficiata a causa della duplicazione del lavoro ed del rifiuto da parte degli utenti ad applicare nuovi processi se non chiari.<\/p>\n<p>L&#8217;adozione di una nuova soluzione software offre quindi ad un\u2019organizzazione l&#8217;opportunit\u00e0 di ridisegnare il flusso di lavoro. Vanno progettati nuovi sistemi per massimizzare le risorse interne e le efficienze.<\/p>\n<p>Per questo \u00e8 importante definire chiaramente i processi e il modo in cui le persone dovranno interagire con il software. Bisogner\u00e0, viceversa, per capire se \u00e8 necessario modificare i processi esistenti.<\/p>\n<p>E\u2019 possibile farlo rispondendo a queste domande. Come \u00e8 possibile:<\/p>\n<ul>\n<li>mantenere i dati puliti e coerenti?<\/li>\n<li>registrare i dati ed analizzare le informazioni?<\/li>\n<li>ottenere risposte alle domande?<\/li>\n<li>gestire il sistema su base mensile?<\/li>\n<li>integrare altri sistemi di informazione con il software?<\/li>\n<li>interagire con il software giornalmente?<\/li>\n<li>superare un vincolo del software modificando i processi?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Inoltre:<\/p>\n<ul>\n<li>Il vincolo \u00e8 davvero una limitazione del software o un limite di capacit\u00e0 all&#8217;interno del team?<\/li>\n<li>\u00c8 possibile elaborare miglioramenti o adattamenti per migliorare l&#8217;interfaccia del personale con il software?<\/li>\n<li>\u00c8 possibile trarre vantaggio da pi\u00f9 funzioni adattando i processi?<\/li>\n<li>Quali processi sono necessari per massimizzare l&#8217;utilizzo di questo nuovo sistema?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il passaggio dei dati da un sistema all\u2019altro, sar\u00e0 inoltre un buon momento per eliminare dati obsoleti ed inutili per il progetto.<\/p>\n<p>Interessante per questa fase \u00e8 l\u2019uso della <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/blog\/brainstorming-e-project-management-la-creativita-al-servizio-del-successo-di-un-progetto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>tecnica di brainstorming<\/strong><\/a> per coinvolgere e definire le esigenze relative alla implementazione del nuovo software di project management.<br \/>\n<a name=\"paure\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Non dissipare le paure inevitabilmente presenti nei membri del team<\/strong><\/h2>\n<p>Come in tutte le cose, le persone hanno bisogno di provare e, si sa, gli errori possono capitare a chiunque. Questo a maggior ragione pu\u00f2 avvenire se il sistema \u00e8 totalmente nuovo.<\/p>\n<p>Se davvero la paura di un errore \u00e8 cos\u00ec grande e le conseguenze possono essere cos\u00ec importanti, una soluzione \u00e8 di offrire una versione prova del sistema. Grazie a tale versione sar\u00e0 possibile sperimentare senza nessun rischio tutte le funzionalit\u00e0 del nuovo software.<\/p>\n<p>Ci\u00f2 aiuter\u00e0 a rendere i membri del Team pi\u00f9 sicuri e eviter\u00e0 che la paura di commettere errori possa frenare il progetto.<\/p>\n<p>Inoltre, \u00e8 necessario prevedere una o pi\u00f9 sessioni di formazione, ben pianificate all\u2019interno del piano di implementazione.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-10836 size-full\" src=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-1-1.jpg\" alt=\"\" width=\"1290\" height=\"768\" srcset=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-1-1.jpg 1290w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-1-1-630x375.jpg 630w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-1-1-1130x673.jpg 1130w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-1-1-705x420.jpg 705w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-1-1-450x268.jpg 450w\" sizes=\"auto, (max-width: 709px) 85vw, (max-width: 909px) 67vw, (max-width: 1362px) 62vw, 840px\" \/><br \/>\n<a name=\"coinvolgere\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Non coinvolgere e non fidarsi di nessuno<\/strong><\/h2>\n<p>A volte, i project manager sono cos\u00ec assorti nel processo di implementazione che dimenticano che altri membri del team saranno tenuti a rendere efficace la transizione.<\/p>\n<p>Di conseguenza, il project manager finisce per essere l&#8217;unica persona che utilizza il software. Il resto del Team non si sentir\u00e0 coinvolto e avr\u00e0 riluttanza ad usare qualcosa che non conosce a fondo.<\/p>\n<p>Promuovere valori di apertura, trasparenza, comunicazione e, soprattutto, condividere la \u201cpropriet\u00e0\u201d del software, sono gli atteggiamenti giusti.<\/p>\n<p>Pi\u00f9 si collabora, pi\u00f9 efficiente sar\u00e0 l\u2019implementazione del nuovo software di progetto.<br \/>\n<a name=\"affidarsi\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Affidarsi al software per risolvere i problemi di gestione delle risorse<\/strong><\/h2>\n<p>Un software pu\u00f2 certamente aiutare nella gestione delle risorse di un progetto. La gestione offline, per\u00f2, rappresenta sempre e comunque un fattore fondamentale ed imprescindibile.<\/p>\n<p>Lo strumento pu\u00f2 facilitare le decisioni per quanto riguarda le priorit\u00e0 ed i compiti di lavoro, ma non pu\u00f2 prendere tutte le decisioni necessarie, per quanto evoluto sia.<\/p>\n<p>Un software non ha la sensibilit\u00e0 per capire gli stati d\u2019animo e le eventuali perplessit\u00e0 o conflitti che possono minare la produttivit\u00e0 di un team.<\/p>\n<p>Fondamentale, pertanto, sar\u00e0 prevedere riunioni ed incontri durante tutte le fasi di implementazione e <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/blog\/gestione-risorse-umane-team-progetto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>gestire le risorse<\/strong><\/a> \u00a0in prima persona.<br \/>\n<a name=\"leadership\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Mancanza di leadership nell&#8217;implementazione<\/strong><\/h2>\n<p>Indipendentemente dalle competenze dei dipendenti e del team di progetto, il supporto e la leadership mancanti sono deleteri. Porteranno inevitabilmente al rifiuto da parte dei dipendenti di utilizzare il nuovo software.<\/p>\n<p>Se manca la Leadership ed il supporto, l&#8217;investimento nel software di gestione del progetto sar\u00e0 inutile. Sar\u00e0 in sostanza un investimento perso e l&#8217;efficienza dell&#8217;organizzazione peggiorer\u00e0 inevitabilmente.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-10834 size-full\" src=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-2.jpg\" alt=\"software gestione progetti 2\" width=\"1151\" height=\"768\" srcset=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-2.jpg 1151w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-2-630x420.jpg 630w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-2-1130x754.jpg 1130w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-2-705x470.jpg 705w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/software-gestione-progetti-2-450x300.jpg 450w\" sizes=\"auto, (max-width: 709px) 85vw, (max-width: 909px) 67vw, (max-width: 1362px) 62vw, 840px\" \/><\/p>\n<p>Fondamentale quindi che la <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/blog\/capacita-di-leadership-del-project-manager\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">leadership<\/a>, a livello di project manager e a livello dirigenziale, sia presente durante tutto il processo di implementazione del software.<br \/>\n<a name=\"aspettative\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Mancata comunicazione delle aspettative<\/strong><\/h2>\n<p>Se si tenta di apportare modifiche senza avvisare il personale, inevitabilmente ci si trover\u00e0 davanti ad un muro.<\/p>\n<p>Prima di implementare un <strong>nuovo software di project management<\/strong>, \u00e8 necessario comunicare dettagliatamente le aspettative su <strong>come il software aumenter\u00e0 la produttivit\u00e0<\/strong>.<\/p>\n<p>Ci\u00f2 pu\u00f2 includere:<\/p>\n<ul>\n<li>la discussione delle motivazioni che hanno portato al cambiamento,<\/li>\n<li>le tempistiche con cui si verificher\u00e0 il cambiamento,<\/li>\n<li>il tipo di formazione necessaria o disponibile,<\/li>\n<li>come il team pu\u00f2 comunicare in caso di domande e dubbi.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"motivazione\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Motivazione mancante per l&#8217;uso del software<\/strong><\/h2>\n<p>Esprimere interesse a ridurre i costi generali <strong>non \u00e8<\/strong> una motivazione sufficiente per far accettare il cambiamento ai dipendenti.<\/p>\n<p>Per i collaboratori il cambiamento \u00e8 semplicemente uno sforzo ulteriore, un qualcosa che richiede un investimento di energie e di tempo.<\/p>\n<p>Tuttavia, la transizione pu\u00f2 essere facilitata <strong>fornendo un incentivo ai dipendenti<\/strong> nel caso in cui accettino ed utilizzano il software.<br \/>\n<a name=\"feedback\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Mancanza di feedback<\/strong><\/h2>\n<p>Non basta semplicemente implementare il nuovo software di gestione progetti \u00e8 farlo utilizzare dai dipendenti. Fatto questo, infatti, non si pu\u00f2 ancora dire che l\u2019implementazione sia terminata.<\/p>\n<p>Creare un <strong>forum per un feedback <\/strong>regolare da parte degli utenti, in questo caso i dipendenti, dar\u00e0 l&#8217;opportunit\u00e0 di fornire un <strong>feedback onesto<\/strong> sulla percezione del nuovo strumento.<\/p>\n<p>Il feedback dovrebbe anche essere sollecitato dal project manager e dalla dirigenza.<\/p>\n<p>Solo in questo modo sar\u00e0 possibile capire se il software ha bisogno di essere migliorato o aggiornato. I Feedback ci faranno capire se si \u00e8 trattato di una scelta ottimale o, addirittura, se il nuovo software sta andando completamente contro le aspettative.<br \/>\n<a name=\"conclusioni\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Conclusioni<\/strong><\/h2>\n<p>Le possibilit\u00e0 di un&#8217;organizzazione di raggiungere gli obiettivi sono pi\u00f9 elevate con un piano adeguato all\u2019implementazione del software.<\/p>\n<p>Comprendendo quali sono le insidie da evitare, \u00e8 possibile rendere pi\u00f9 semplice e pi\u00f9 efficace la transizione verso un nuovo <strong>software di gestione dei progetti<\/strong>.<\/p>\n<p>Inoltre, il monitoraggio regolare degli obiettivi rispetto alle prestazioni effettive, consentir\u00e0 di ottenere il massimo dall\u2019investimento.<\/p>\n<p>Ti sei mai trovato di fronte all\u2019implementazione di un nuovo software di gestione dei progetti? Come hai vissuto la situazione? Raccontaci la tua esperienza.<\/p>\n<div class=\"tw_promobox box_type3 sBlue sImage\" style=\"background-image: url('http:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/twproject-ipad-2-2.jpg');\">\n<div class=\"av_promobox avia-button-yes avia-builder-el-1 el_after_av_promobox avia-builder-el-last\">\n<div class=\"avia-promocontent\">\n<h2>Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.<\/h2>\n<\/div>\n<div class=\"avia-button-wrap avia-button-right \"><a class=\"avia-button avia-icon_select-no avia-color-custom avia-size-xlarge\" href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/prova-twproject\/\"><span class=\"avia_iconbox_title\">Prova ora!<\/span><\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Un software di gestione dei progetti pu\u00f2 aumentare l&#8217;efficienza e la produttivit\u00e0 del progetto, ma la sua implementazione non \u00e8 sempre semplice. 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