{"id":10158,"date":"2018-09-24T08:00:51","date_gmt":"2018-09-24T08:00:51","guid":{"rendered":"https:\/\/twproject.com\/?p=10158"},"modified":"2018-11-06T09:01:24","modified_gmt":"2018-11-06T09:01:24","slug":"documenti-di-progetto-best-practices","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/twproject.com\/blog\/it\/documenti-di-progetto-best-practices\/","title":{"rendered":"Documenti di progetto : best practices per gestirli al meglio"},"content":{"rendered":"<p>Una <strong>documentazione di progetto chiara e dettagliata<\/strong> \u00e8 fondamentale per il successo dello stesso.<\/p>\n<p>Ogni buon project manager lo sa bene!<\/p>\n<p>\u00c8, infatti, necessario essere costantemente aggiornati per <strong>rimanere in linea con il progetto<\/strong>.<\/p>\n<p>La <strong>redazione della documentazione di progetto<\/strong> pu\u00f2 essere per\u00f2 un compito difficile e poco amato.<\/p>\n<p>Per alcune organizzazioni e progetti esistono addirittura dei <strong>requisiti legali<\/strong> a cui attenersi per la redazione e conservazione dei documenti.<\/p>\n<p>Sono requisiti che, se disattesi, possono mettere a repentaglio non solo il singolo progetto, ma l&#8217;azienda in generale.<\/p>\n<div class=\"table-of-content\">\n<h5>INDICE DEI CONTENUTI<\/h5>\n<ul>\n<li><a href=\"#esigenze\">Determinazione delle esigenze di documentazione di progetto<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#creare\">Creare la documentazione giusta<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#cosa\">Cosa bisogna documentare<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#best\">Best practice di documentazione<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p>Tutto chiaro quindi, la documentazione \u00e8 importante e la sua corretta redazione e conservazione \u00e8 fondamentale.<\/p>\n<p>Quindi qual\u2019\u00e8 il problema? Il problema \u00e8 in realt\u00e0 molto semplice: la maggior parte delle persone odia <strong>redigere una documentazione<\/strong>.<\/p>\n<p>\u00c8 un processo che richiede tempo!<\/p>\n<p>\u00c8 considerato noioso e spesso viene sottovalutato o ignorato non solo dai collaboratori che devono occuparsene, ma anche dalle persone stesse che lo hanno richiesto.<\/p>\n<p>Ogni progetto \u00e8 unico e, pertanto, richiede una documentazione unica che aiuti a <strong>guidare il progetto ad una conclusione positiva<\/strong>.<\/p>\n<p>Diventa fondamentale quindi, per ogni progetto,<strong> individuare quali sono i documenti critici<\/strong> ed importanti.<\/p>\n<p>Di seguito forniamo una semplice<strong> classificazione di progetto<\/strong> che potrebbe aiutare ad individuare la relativa documentazione importante:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Piccoli progetti<\/strong>: questi progetti hanno una durata che va da uno a quattro mesi. L&#8217;enfasi \u00e8 sulla velocit\u00e0 e il <strong>completamento del progetto il pi\u00f9 rapidamente possibile<\/strong>. Esempi di tali progetti sono la creazione di un sito Web o semplicemente un aggiornamento dei sistemi esistenti.<\/li>\n<li><strong>Progetti di medie dimensioni<\/strong>: questi progetti richiedono fino a 12 mesi per essere completati e sono la norma per la maggior parte delle aziende. Non sono cos\u00ec veloci e di solito coinvolgono <strong>fornitori esterni<\/strong>. Il<strong> livello di rischio<\/strong> e controllo dei cambiamenti aumenta rispetto ai piccoli progetti.<\/li>\n<li><strong>Progetti super dimensionali<\/strong>: questi sono i progetti pi\u00f9 grandi e complessi. Potrebbero essere necessari addirittura anni per completarli. Un esempio di tale progetto \u00e8 la costruzione di un edificio.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"esigenze\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Determinazione delle esigenze di documentazione di progetto<\/strong><\/h2>\n<p>La domanda fondamentale da porsi per ogni progetto \u00e8: qual \u00e8 la <strong>documentazione di progetto minima<\/strong> di cui si ha bisogno?<\/p>\n<p>La documentazione scritta richiede infatti tempo e denaro.<\/p>\n<p>Pertanto, la <strong>dimensione del progetto<\/strong> ha una certa influenza sul numero dei documenti necessari.<\/p>\n<p>Inoltre, lo <strong>sviluppo della documentazione progettuale<\/strong> diventa ancora pi\u00f9 cruciale quando si lavora con la pubblica amministrazione e le istituzioni pubbliche.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\" wp-image-10196 aligncenter\" src=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/documenti-di-progetto-3-630x420.jpg\" alt=\"documenti di progetto\" width=\"725\" height=\"483\" 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una <strong>riduzione dell&#8217;efficienza del progetto<\/strong>.<\/p>\n<p>Nei casi in cui esisteva pochissima documentazione, i progetti avevano un superamento medio dell&#8217;11% che, superfluo dirlo, \u00e8 una percentuale bassissima.<\/p>\n<p>Per i piccoli progetti, l&#8217;enfasi \u00e8 quindi sui requisiti minimi e su una minima documentazione.<\/p>\n<p>I progetti di dimensioni medie richiedono gradualmente pi\u00f9 documentazione, mentre i progetti di grandi dimensioni richiedono il massimo dell\u2019impegno documentale perch\u00e9 necessitano di un <strong>elevato livello di comunicazione e coordinamento<\/strong>.<br \/>\n<a name=\"creare\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Creare la documentazione giusta<\/strong><\/h2>\n<p>A volte i project manager non vogliono creare nuovi documenti per ogni loro progetto.<\/p>\n<p>Come alternativa, possono utilizzare una vasta gamma di <strong>modelli di progetto<\/strong> collaudati.<\/p>\n<p>Ci\u00f2 permette al project manager di avere pi\u00f9 tempo per concentrarsi sul <strong>progetto reale<\/strong>, piuttosto che sprecare tempo per lo <strong>sviluppo di nuovi documenti<\/strong> da zero.<\/p>\n<p>Sia che il project manager gestisca l&#8217;intero <strong>ciclo di vita di un progetto<\/strong> o semplicemente una fase, dovr\u00e0 comunque avere a che fare con dettagli e informazioni provenienti da varie fonti.<\/p>\n<p>Si pensi agli imput provenienti da clienti, utenti e venditori, e ad un certo punto dovr\u00e0 anche scrivere qualcosa.<\/p>\n<p>Nello specifico, la <strong>documentazione del progetto<\/strong> si concentra per:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Definire lo scopo e l&#8217;ambito del progetto<\/strong>;<\/li>\n<li><strong>Identificare risultati<\/strong> ed i punti chiave;<\/li>\n<li><strong>Documentare i parametri tecnici<\/strong> e le tecnologie da utilizzare;<\/li>\n<li>Affrontare il modo in cui le <strong>derivable<\/strong> saranno costruite o distribuite;<\/li>\n<li>Valutare elementi come la qualit\u00e0, l&#8217;ambito, le risorse, i rischi, la formazione e i costi;<\/li>\n<li>Documentare qualsiasi back-out o imprevisto che potrebbe verificarsi;<\/li>\n<li><strong>Comunicare i progressi e aggiornare gli stakeholder di progetto.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Ancora una volta si pu\u00f2 comprendere quanto nna corretta documentazione sia fondamentale per il <strong>successo di un progetto<\/strong>.<\/p>\n<p>Che si tratti di semplici documenti cartacei o documentazione trasmessa in formato elettronico, \u00e8 necessario <strong>pianificare e sviluppare la documentazione del progetto<\/strong> prima di avviare il progetto stesso.<\/p>\n<p>I project manager devono quindi anticipare il tempo necessario richiesto per sviluppare tali documenti all&#8217;interno della<strong> pianificazione di progetto<\/strong> e aggiornare quest&#8217;ultima ogni volta che si verifica un cambiamento.<br \/>\n<a name=\"cosa\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Cosa bisogna documentare<\/strong><\/h2>\n<p>Indipendentemente dalla struttura dell&#8217;organizzazione, la capacit\u00e0 di registrare e documentare tutti gli aspetti di un progetto \u00e8 vitale per essere un <strong>project manager di successo<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Report, grafici, documenti, richieste di modifica e aggiornamenti di stato<\/strong> devono inoltre essere conservati per tutto il ciclo di vita di un progetto e, molto spesso, anche oltre.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\" wp-image-10195 aligncenter\" src=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/documenti-di-progetto-2-630x417.jpg\" alt=\"documenti di progetto\" width=\"699\" height=\"463\" srcset=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/documenti-di-progetto-2-630x417.jpg 630w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/documenti-di-progetto-2-1130x748.jpg 1130w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/documenti-di-progetto-2-1500x994.jpg 1500w, 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Immaginiamo che un cliente interroghi improvvisamente il project manager su una decisione presa un paio di mesi fa. Il cliente afferma di aver scelto chiaramente una direzione, ma l&#8217;azienda ha deciso di seguirne un&#8217;altra. Una <strong>documentazione chiara sulle riunioni<\/strong> con i clienti, con la specifica di date, orari e partecipanti, aiuter\u00e0 tutti a ricordare la decisione presa e a <strong>chiarire ogni malinteso<\/strong>.<\/li>\n<li><strong>Documenti legali<\/strong>: Per alcuni progetti esistono <strong>requisiti legali<\/strong> che richiedono la <strong>redazione di determinati documenti.<\/strong> Per i progetti pubblici ad esempio, potrebbero essere necessari processi di supervisione e revisione che analizzano un progetto dopo il suo completamento. I<strong> requisiti legali di un progetto<\/strong> devono essere chiari gi\u00e0 all&#8217;inizio del progetto stesso.<\/li>\n<li><strong>Documentazione sui processi<\/strong>: i processi importanti all&#8217;interno di un progetto devono essere documentati. Questa documentazione potr\u00e0 tornare utile anche come risorsa per eventuali progetti similari futuri. In caso di dubbio, l&#8217;approccio migliore \u00e8 sempre documentare.<\/li>\n<li><strong>Documentazione sulle modifiche di progetto<\/strong>: gli <strong>aggiornamenti di un progetto<\/strong> sono essenziali per documentare quando gli obiettivi, o l&#8217;esecuzione del progetto, si modificano a causa di <strong>fattori interni o cause esterne<\/strong>. Gli stakeholder inoltre devono essere informati di queste modifiche e ricevere la relativa documentazione.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"best\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Best practice di documentazione<\/strong><\/h2>\n<p>Quali sono le <strong>migliori strategie<\/strong> da usare per <strong>mantenere una documentazione efficace, efficiente e tempestiva<\/strong>? Ecco le <strong>best practice<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li>Prendersi il tempo: molte persone pensano che il calendario serva solamente per <strong>fissare <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/blog\/riunioni-di-stato-avanzamento-lavori-del-progetto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">riunioni <\/a>e meeting<\/strong>. Non \u00e8 solo cos\u00ec! Il calendario pu\u00f2 essere utilizzato per programmare blocchi di tempo da dedicare alla riflessione e alla r<strong>edazione di un documento essenziale per il progetto<\/strong>. Bisogna prendere del tempo per <strong>scrivere un documento ufficiale<\/strong>. Questo non pu\u00f2 avvenire quando si continua a rispondere al telefono, a scrivere e-mail e a parlare con i collaboratori. Allo stesso modo, si possono pianificare blocchi di 10-15 minuti ogni settimana per<strong> rivedere e aggiornare la documentazione<\/strong>.<\/li>\n<li>Inserire i giusti dettagli: a seconda del <strong>target della documentazione<\/strong>, questa dovr\u00e0 contenere pi\u00f9 o meno dettagli e, a seconda del <strong>ruolo del pubblico target<\/strong>, i dettagli dovranno essere di un certo tipo o di un altro. Ad esempio, un ingegnere avr\u00e0 bisogno dei <strong>dettagli tecnici di progetto<\/strong>, mentre un <strong>responsabile marketing<\/strong> sar\u00e0 concentrato su altri fattori. Il project manager deve decidere il giusto livello di dettaglio all&#8217;interno della documentazione.<\/li>\n<li><strong>Smart Storage<\/strong>: la documentazione deve essere facile da individuare e facilmente accessibile. Questo include anche l&#8217;<strong>utilizzo di parole chiave<\/strong> chiare e facilmente individuabili.<\/li>\n<li>Condividere: la documentazione deve essere condivisa e non deve rimanere salvata singolarmente sul pc del project manager<strong>. Condividere la documentazione<\/strong>, con i collaboratori giusti, permette inoltre di <strong>ricevere feedback costruttivi<\/strong> qualora siano necessarie delle modifiche.<\/li>\n<li><strong>Aggiornamento della documentazione<\/strong>: mano a mano che il progetto progredisce, \u00e8 necessario assicurarsi che la documentazione di progetto sia correttamente aggiornata. Inutile infatti perdere tempo nella redazione di documenti iniziali e poi rinchiuderli nel dimenticatoio.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Per concludere, la documentazione \u00e8 sicuramente un argomento ostico per molti project manager, ma rappresenta uno <strong>strumento fondamentale<\/strong> che in certi casi pu\u00f2 addirittura <strong>semplificare l&#8217;esecuzione del progetto<\/strong>.<\/p>\n<p>E&#8217; importante quindi dare il giusto valore alla <strong>documentazione di progetto<\/strong>.<\/p>\n<p>Per questo in <a href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">TWproject <\/a>abbiamo reso la vita semplice!<\/p>\n<p>La gestione dei documenti \u00e8 di per s\u00e9 un argomento cos\u00ec ampio da avere dozzine di applicazioni specifiche (chiamate DMS).<\/p>\n<p>In Twproject non vogliamo competere con questi strumenti specifici.<\/p>\n<p>Siamo, infatti, consapevoli che ogni azienda ha il proprio sistema di archiviazione documenti ormai collaudato e strutturato.<\/p>\n<p>Per questo abbiamo scelto di mantenere la gestione dei documenti all\u2019essenziale.<\/p>\n<p>Al contempo abbiamo pensato di integrare questo aspetto con qualche potente e semplice tecnica.<\/p>\n<p>Abbiamo realizzato quindi in Twproject un sistema intelligente per gestire e archiviare i documenti del progetto.<\/p>\n<p>I tuoi documenti saranno sempre a un click di distanza dai tuoi progetti (e dalle risorse, e anche dalle issue).<\/p>\n<p>Potrai collegare e accedere ai tuoi documenti in tre modalit\u00e0:<\/p>\n<ol>\n<li>Caricando un documento direttamente su TWproject;<\/li>\n<li>Creando un collegamento ad un archivio di file;<\/li>\n<li>Aggiungendo un collegamento, se gi\u00e0 hai un repository dei documenti.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Cos\u00ec avrai accesso ai tuoi documenti direttamente da Twproject: un unico luogo da dove gestire tutto e mettere tutto a disposizione del team.<\/p>\n<p>Non male, vero?<\/p>\n<p>Il tutto lavorando anche da remoto o accedendo da mobile.<\/p>\n<p>Insomma abbiamo cercato di soddisfare tutte le esigenze del PM per supportare concretamente la necessit\u00e0 di gestione dei <strong>documenti di progetto<\/strong>.<\/p>\n<p>E tu che rapporto hai con la documentazione di progetto?<\/p>\n<p>Rappresenta per te un compito difficile o fai parte dei project manager che non hanno difficolt\u00e0 ad affrontarlo?<\/p>\n<p>Dacci la tua opinione, ma soprattutto raccontaci quali sono le necessit\u00e0 in merito.<\/p>\n<p>Ci piacerebbe sapere cos\u2019altro possiamo implementare nel software per migliorare il tuo lavoro.<\/p>\n<div class=\"tw_promobox box_type2 sBlue sFilter sImage\" style=\"background-image: url('https:\/\/static.twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/get-it-now-r.jpg'); background-size: 140%; background-position: -90px -290px;\">\n<div class=\"av_promobox avia-button-yes avia-builder-el-1 el_after_av_promobox avia-builder-el-last\">\n<div class=\"avia-promocontent\">\n<h2>Gestisci i tuoi documenti di progetto.<\/h2>\n<\/div>\n<div class=\"avia-button-wrap avia-button-right \"><a class=\"avia-button avia-icon_select-no avia-color-custom avia-size-xlarge\" href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/sul-tuo-server\/\"><span class=\"avia_iconbox_title\">Prova Twproject!<\/span><\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Una documentazione di progetto chiara e dettagliata \u00e8 fondamentale per il successo dello stesso. 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