{"id":10068,"date":"2018-08-31T08:00:44","date_gmt":"2018-08-31T08:00:44","guid":{"rendered":"https:\/\/twproject.com\/?p=10068"},"modified":"2024-08-01T08:52:21","modified_gmt":"2024-08-01T08:52:21","slug":"carico-di-lavoro-di-un-progetto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/twproject.com\/blog\/it\/carico-di-lavoro-di-un-progetto\/","title":{"rendered":"Carico di lavoro di un progetto: come pianificarlo al meglio"},"content":{"rendered":"<p>Un project manager ha a che fare con le <strong>aspettative dei clienti<\/strong>, le <strong>scadenze dei progetti<\/strong> e le <strong>priorit\u00e0 in continua evoluzione<\/strong>, il tutto cercando di <strong>coordinare e gestire il team e di rispondere alle richieste degli stakeholder.<\/strong><\/p>\n<p>Ammettiamolo, \u00e8 un lavoro spesso impegnativo, che richiede tempo e sforzi per gestire tutte le parti e pu\u00f2 sembrare che le ore non bastino mai!<\/p>\n<p>I project manager sono coinvolti sia nella<strong> gestione del carico di lavoro<\/strong> del proprio team che nella <strong>gestione del proprio carico di lavoro<\/strong>.<\/p>\n<p>Le <strong><a href=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/it\/progetti-e-carico-di-lavoro-delle-risorse-cosa-ce-da-sapere\/\">capacit\u00e0 di organizzazione e di gestione del temp<\/a>o<\/strong> sono quindi fondamentali per garantire che il lavoro venga svolto nel modo pi\u00f9 efficiente possibile.<\/p>\n<p>Questo \u00e8 il motivo per cui \u00e8 cos\u00ec importante pensare a come dare priorit\u00e0 e <strong>organizzare il carico di lavoro<\/strong>.<\/p>\n<div class=\"table-of-content\">\n<h5>INDICE DEI CONTENUTI<\/h5>\n<ul>\n<li><a href=\"#impostare\">Impostare chiare aspettative<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#comunicare\">Comunicare coerentemente<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#distribuire\">Distribuire il carico di lavoro<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#analizzare\">Analizzare sempre<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p><strong>Mantenere sotto controllo il carico di lavoro<\/strong> consente di risparmiare tempo, semplifica i processi, riduce i costi e migliora la produttivit\u00e0.<\/p>\n<p>Ecco quattro suggerimenti per una <strong>gestione efficace del carico di lavoro<\/strong>.<br \/>\n<a name=\"impostare\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>1) Impostare chiare aspettative<\/strong><\/h2>\n<p>La maggior parte della nostra vita lavorativa trascorre gestendo<strong> le aspettative e le priorit\u00e0 di altre persone<\/strong>.<\/p>\n<p>E quando quelle aspettative non sono chiaramente comunicate, il <strong>team di progetto<\/strong> non conosce i limiti e le regole in cui dovrebbe operare.<\/p>\n<p>Stabilire chiaramente gli obiettivi fin dall&#8217;inizio ed organizzare regolari <strong>meeting ed incontri per ogni nuovo progetto<\/strong> e durante tutta la durata di un progetto, chiarisce la situazione con l&#8217;intero team.<\/p>\n<p>Tutti coloro che sono coinvolti nel progetto dovrebbero conoscere la <strong>visione generale<\/strong>, il ruolo che svolgono e come dovrebbero comportarsi.<\/p>\n<p>Queste riunioni servono per <strong>impostare le regole di base<\/strong>, rispondere a dubbi e domande e assicurarsi che tutti si stiano muovendo nella stessa direzione.<\/p>\n<p>I<strong> documenti di progettazione interna<\/strong> sono preziosi per queste conversazioni iniziali.<\/p>\n<p>Questi documenti di progettazione fungono da schema per le <strong>aspettative del progetto<\/strong> e in genere includono:<\/p>\n<ul>\n<li>Contesto sul problema che si sta risolvendo e motivazioni;<\/li>\n<li><strong>Obiettivi e requisiti del progetto;<\/strong><\/li>\n<li>Riepilogo della soluzione;<\/li>\n<li><strong>FAQ<\/strong>, cio\u00e8 domande e risposte frequenti sul progetto.<\/li>\n<\/ul>\n<p>I documenti di progettazione servono anche come documenti ufficiali da poter consultare durante l&#8217;intera durata del progetto.<\/p>\n<p>Il <strong>documento di progettazione<\/strong> pu\u00f2 essere anche rivisto durante le riunioni con i clienti e le altre parti interessate per ricordare loro gli obiettivi e la direzione del progetto.<\/p>\n<p><strong>Stabilire aspettative chiare e realistiche<\/strong> all&#8217;inizio di un progetto e assicurarsi che queste siano accettate e rispettate da tutti gli stakeholder, \u00e8 la chiave vincente per evitare potenziali delusioni e sfiducia in seguito.<br \/>\n<a name=\"comunicare\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>2) Comunicare coerentemente<\/strong><\/h2>\n<p>Anche i pi\u00f9 piccoli malintesi possono causare <strong>stress, frustrazione<\/strong> e persino risentimento nella testa dei collaboratori.<\/p>\n<p>Una <strong>comunicazione chiara e coerente<\/strong> fin dall&#8217;inizio pu\u00f2 aiutare a evitare del tutto queste emozioni negative.<\/p>\n<p>Un <strong>processo di comunicazione strutturata<\/strong> \u00e8 fondamentale, soprattutto quando le attivit\u00e0 diventano pi\u00f9 complesse.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-medium wp-image-10111 aligncenter\" src=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/carico-di-lavoro-3-630x420.jpg\" alt=\"carico di lavoro\" width=\"630\" height=\"420\" srcset=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/carico-di-lavoro-3-630x420.jpg 630w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/carico-di-lavoro-3-1130x753.jpg 1130w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/carico-di-lavoro-3-1500x1000.jpg 1500w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/carico-di-lavoro-3-705x470.jpg 705w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/carico-di-lavoro-3-450x300.jpg 450w, https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/carico-di-lavoro-3.jpg 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 709px) 85vw, (max-width: 909px) 67vw, (max-width: 984px) 61vw, (max-width: 1362px) 45vw, 600px\" \/><\/p>\n<p>Non solo \u00e8 necessario effettuare regolari incontri con il team per ricordare gli <strong>obiettivi del progetto<\/strong> e allinearsi sulle attivit\u00e0, ma anche per condividere come i vari membri si sentono e se vivono preoccupazioni o disagi in particolare.<\/p>\n<p>Questo dialogo aiuta anche a comprendere come e quando \u00e8 necessario effettuare <strong>trasferimenti di risorse<\/strong> per fornire un supporto migliore al team e farlo funzionare al meglio.<\/p>\n<p>Anche nel caso in cui tutto si stia svolgendo per il meglio, le scadenze ed i <strong>costi sono in linea<\/strong>, ed il team sta facendo un buon lavoro, \u00e8 giusto comunicare ai collaboratori che il loro lavoro \u00e8 apprezzato.<\/p>\n<p>La chiave sta nell\u2019aiutarli a capire e rimanere concentrati sul quadro generale e sugli obiettivi, nel sostenerli e riconoscere continuamente in che modo i loro contributi stanno portando avanti il progetto.<br \/>\n<a name=\"distribuire\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>3) Distribuire il carico di lavoro<\/strong><\/h2>\n<p>Quali sono le <strong>abilit\u00e0 del team di progetto<\/strong>? Chi \u00e8 effettivamente disponibile durante tutta la durata del progetto?<\/p>\n<p>Quali sono <strong>i punti di forza e le debolezze<\/strong> di ogni collaboratore?<\/p>\n<p>Spesso si ha la tentazione di <strong>sovraccaricare i collaboratori<\/strong> migliori a discapito degli altri.<\/p>\n<p>Questo comportamento per\u00f3 non solo porter\u00e1 i <strong>top performer<\/strong> sull\u2019orlo di una possibile crisi, ma anche gli altri collaboratori ad annoiarsi e <strong>perdere l\u2019interesse nel progetto<\/strong> in generale.<\/p>\n<p>Si potrebbe pensare, ad esempio, di lasciare ai membri del team pi\u00fa dotati i<strong> task pi\u00fa complessi<\/strong> e tutto il resto distribuirlo equamente nel team.<\/p>\n<p>Chiaramente, le <strong>esigenze di personale<\/strong> potranno cambiare durante l\u2019esecuzione del progetto.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-large wp-image-14468\" src=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/assignment.gif\" alt=\"\" width=\"1130\" height=\"422\"><\/p>\n<p>Per questo \u00e8 necessario essere consapevoli di come ogni membro del team spende il proprio tempo, in modo da poter essere flessibile e regolare il corso quando necessario.<\/p>\n<p>Il <a href=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/it\/progetti-e-carico-di-lavoro-delle-risorse-cosa-ce-da-sapere\/\"><strong>programma di risorse<\/strong><\/a>, come ogni attivit\u00e1 di progetto, deve anch\u2019esso essere pianificato in modo strategico.<\/p>\n<p>Inoltre \u00e8 necessario che tutti capiscano le aspettative e come stanno contribuendo agli <strong>obiettivi di livello superiore<\/strong>.<\/p>\n<p>In caso di dubbi o problemi, non devono avere paura a comunicare n\u00e8 trovarsi nell\u2019ambiente di lavoro<strong> blocchi alla comunicazione<\/strong>.<\/p>\n<p>E\u2018 responsabilit\u00e1 del project manager quindi garantire a tutti i membri del team un&#8217;<strong> equa quantit\u00e0 di lavoro<\/strong>, in base alle loro conoscenze, competenze ed esperienze individuali.<br \/>\n<a name=\"analizzare\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>4) Analizzare sempre<\/strong><\/h2>\n<p>Non si pu\u00f3 gestire ci\u00f2 che non si misura.<\/p>\n<p>Fondamentale, pertanto, \u00e8 avere a disposizione un <strong>software di gestione del carico di lavoro<\/strong>, per per tenere traccia dei successi e delle <strong>sfide dei progetti e dello stato di carico del team<\/strong>.<\/p>\n<p>Il carico del team deve essere costantemente monitorarto per evidenziare possibili necessit\u00e0 delle risorse, sovraccarichi o rallentamenti dovuti a fattori esterni al progetto.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-large wp-image-14466\" src=\"https:\/\/twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/operator-load.gif\" alt=\"\" width=\"1130\" height=\"647\"><\/p>\n<p>Ma in particolari situazioni, come ad esempio durante le riunioni, si possono utilizzare altri <strong>strumenti efficaci per la gestione del carico di lavoro<\/strong>\u2026.quali ad esempio un taccuino e una penna.<\/p>\n<p>Giornalmente, quando si analizza il punto della situazione dei progetti si pu\u00f2 prendere nota di eventuali<strong> opportunit\u00e1 o possibili rischi.<\/strong><\/p>\n<p>Durante i meeting e gli<strong> incontri con i collaboratori e con gli stakeholder<\/strong>, si pu\u00f3 prendere nota di dubbi, domande, feedback, impressioni che vengono esposti.<\/p>\n<p>Nel corso del tempo, rivedendo le note, sar\u00e1 possibile<strong> tenere traccia dei risultati del progetto<\/strong> e delle tendenze in termini di risorse.<\/p>\n<p>Forse i progetti di un cliente superano costantemente il budget?<\/p>\n<p>Forse uno dei membri del team \u00e8 perennemente sovraccaricato di lavoro mentre un altro continua a chiedere maggiori responsabilit\u00e0?<\/p>\n<p>Se si crea un&#8217;abitudine costante di prendere appunti e di esaminarli ogni settimana o mese, \u00e8 possibile identificare cosa funziona e cosa no ed iniziare a <strong>risolvere i problemi ricorrenti<\/strong>, in modo che non persistano.<\/p>\n<p>Alcune domande utili da porsi sono:<\/p>\n<ul>\n<li>Cosa ha funzionato bene in questo progetto?<\/li>\n<li>Perch\u00e9 questo progetto ha superato il budget?<\/li>\n<li>Questo progetto \u00e8 stato proficuo?<\/li>\n<li>Chi \u00e8 oberato di lavoro?<\/li>\n<\/ul>\n<p>La comprensione e la registrazione di questi dati consentono di identificare quali <strong>modifiche di processo<\/strong> \u00e8 necessario apportare, in modo da poter migliorare in modo iterativo la priorit\u00e0 e<strong> organizzare il carico di lavoro<\/strong>.<\/p>\n<p>Ovviamente taccuino e penna sono utili ma l\u2019utilizzo di un apposito software \u00e8 fondamentale per tenere traccia di tutte queste informazioni e semplificare e ottimizzare gli output di questa analisi.<\/p>\n<p>Infatti la classificazione dei dati permette una analisi degli stessi, nonch\u00e8 l\u2019uso strategico in ottica di miglioramento aziendale.<\/p>\n<p>Prendere proattivamente <strong>decisioni intelligenti sul flusso e sul carico di lavoro del team<\/strong>, diviene funzionale grazie all\u2019uso di un software di progetto integrato.<\/p>\n<p>Hai suggerimenti su <strong>come gestire il carico di lavoro al meglio<\/strong>?<\/p>\n<p>Quali sono state le tue pi\u00f9 grandi difficolt\u00e0? Lasciaci il tuo commento.<\/p>\n<div class=\"tw_promobox box_type2 sBlue sFilter sImage\" style=\"background-image: url('https:\/\/static.twproject.com\/blog\/wp-content\/uploads\/get-it-now-r.jpg'); background-size: 140%; background-position: -90px -290px;\">\n<div class=\"av_promobox avia-button-yes avia-builder-el-1 el_after_av_promobox avia-builder-el-last\">\n<div class=\"avia-promocontent\">\n<h2>Inizia a pianificare il carico di lavoro del tuo progetto<\/h2>\n<\/div>\n<div class=\"avia-button-wrap avia-button-right \"><a class=\"avia-button avia-icon_select-no avia-color-custom avia-size-xlarge\" href=\"https:\/\/twproject.com\/it\/sul-tuo-server\/\"><span class=\"avia_iconbox_title\">Prova Twproject!<\/span><\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Un project manager ha a che fare con le aspettative dei clienti, le scadenze dei progetti e le priorit\u00e0 in continua evoluzione, il tutto cercando di coordinare e gestire il team e di rispondere alle richieste degli stakeholder. 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